Профессиональный стандарт архивариуса

На работников каких архивов распространится этот профстандарт? Как он изменит состав их должностей по сравнению с ныне действующим Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих? Как понимать требования стандарта к уровню образования и стажу работы? Какую «скидку» нужно делать коммерческим организациям при чтении перечисленных в нем трудовых функций? Ответы на эти вопросы даны в статье.

Уже год действует единственный для архивной сферы профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива», который остался почти незамеченным. Его положения и формулировки службы делопроизводства и кадровые службы приняли к сведению, но обычно не используют при разработке конкретных должностных инструкций тех специалистов, которые осуществляют сканирование документов в процессе регистрации, «ввода» информации о них в СЭД, формирования электронных копий фонда пользования и подготовки документов к сдаче в архив.
Попытаемся выявить, для специалистов каких организаций этот профстандарт все-таки пригоден, в каком архиве могут выполняться закрепленные им трудовые функции, соответствуют ли они архивной технологии и нормативным правилам работы архивов организаций.

Профессиональный стандарт архивариуса применяется работодателями для определения квалификационных требований к действующим и потенциальным сотрудникам.

Нормативно-правовая основа профстандартов

Федеральный закон 122-ФЗ, принятый 2 мая 2015, включает основные положения, на которые опирается действие профстандартов. В соответствии с ними, их применение обязательно в ситуациях, если:

• Работодателем является учреждение из государственного сектора или частная компания, более 50% которой принадлежит государству – Постановление Правительства №584.
• Для должности специально введены в законодательство квалификационные параметры – ст. 195.3 ТК.
• Представители профессии пользуются льготами и правами на компенсацию или для них специально установлены ограничения – ст. 57 ТК РФ.

За исключением этих трех ситуаций, наниматель может применять профстандарты по своему желанию. Стимулы для их использования:

• Возможность прописать параметры по опыту, образованию, знаниям, которым будут обязаны соответствовать сотрудники и кандидаты на работу.
• Создание базы для оценки и переаттестации сотрудников.
• Совершенствование кадровой документации, что полезно для профилактики споров с представителями проверяющих её корректность госструктур.
• Создание основ для получения персоналом надлежащего дополнительного образования.

Эти и другие возможности базируются на продвигаемых государством профстандартах, что уменьшает вероятность предъявления претензий к организации-работодателю от сотрудников и контролирующих инстанций.

Внимание! Основные вопросы, возникающие у работодателей по применению должностных стандартов, разобраны Минтрудом в Письме №14-0/10/В-2253.

Особенности профессионального стандарта для архивариуса

В 2018-м году Минюст зарегистрировал профстандарт 07.009, описывающий деятельность специалиста по формированию электронного архива. Данный документ наиболее актуален для архивариуса, особенно с учетом повсеместного перехода на электронный документооборот. Он включает четыре части.

Во вводном разделе дается краткая характеристика профессии: цель, принадлежность к группе и виду экономической деятельности по кодам ОКЗ и ОКВЭД.

Второй раздел кратко характеризует три обобщенные трудовые функции, создающих базис профессии, а также десять их составляющих. Так, функция по формированию и загрузке данных в систему электронного архива состоит из двух составляющих:

• распознавание документа с последующей классификацией в системе электронного архива;
• загрузка данных в систему архива.

Для функций и составляющих приведены уровни сложности и коды.

Третья часть подробно характеризует обязанности архивариуса. По каждой функции дана информация о:

• профильных специалистах, чей уровень позволяет её выполнять;
• требованиях к их опыту и образованию;
• других характеристиках и особых критериях для их допуска к выполнению функции.

Например, для упомянутой функции по формированию и загрузке данных в систему электронного архива даны:

• Готовые к её выполнению два класса специалистов по архивам.
• Требуемое образование – средне-специальное или среднее с дополнительным профессиональным обучением.
• Ожидаемый опыт профильной работы – от года.

Дополнительно даны коды специалистов по классификаторам профессий ОКЗ, ОКПДТР, ОКСО.

По составляющим даются следующие данные:

• трудовые действия;
• нужные для них архивариусу знания и умения.

К примеру, для составляющей «Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива» приведены:

• Четыре трудовых операции – загрузка информации в архив, её предварительная проверка и пр.
• Четыре практических умения – использовать компьютер с соответствующим программным обеспечением и т.д.
• Знания в семи областях – методика оценки качества архивируемых данных, требования к их формату и пр.

Указанные в этом разделе квалификационные параметры и описания трудовых операций используются работодателями для документирования задач архивариуса и определения уровня его подготовки.

В заключительной части содержится список организаций-разработчиков документа.

Использование профстандарта в практической деятельности

Эффективное использование профстандартов работодателем предполагает следующий порядок операций:

• Написание регламента, где документируют их внедрение в кадровое делопроизводство организации-нанимателя.
• Рассмотрение организационной структуры работодателя и имеющихся отраслевых особенностей, а также деятельности персонала.
• Ревизия и оценка актуальности действующих документов по персоналу.
• Изменение документации по персоналу с помощью соответствующих профстандартов.
• Создание на базе обновленной документации новых квалификационных параметров.

В результате проведенных мероприятий менеджмент организации приобретает новые возможности по управлению подчинёнными, причем на корректной, с точки зрения трудового законодательства, основе. Некоторые из этих возможностей:

• Получение базы для тестирования уровня профессионализма персонала.
• Оценка востребованности в таких организационных преобразованиях, как введение новых должностей, перераспределение обязанностей и т.д.
• Оценка необходимости прохождения действующими сотрудниками дополнительного профильного обучения.

Как читать любой профстандарт на примере стандарта специалиста ДОУ

Профстандарты имеют одинаковое «прокрустово
ложе», в которое вливается уникальное содержимое. Научитесь читать один профстандарт, сможете прочесть и другие. Автор учит этому на примере профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», где описаны требования к секретарю-администратору, секретарю руководителя, помощнику руководителя, делопроизводителю и др. Объясняем, что могут почерпнуть из него работодатель, сам работник и образовательная организация. Как ориентироваться в логике изложения материала. Какие уровни квалификации нужны для выполнения работы в сфере ДОУ. Какие обобщенные трудовые функции описаны, из каких конкретных трудовых функций и действий они состоят, какие знания и умения нужны для их качественного выполнения. Для какой работы какой уровень образования и опыт требуются, какие дополнительные требования могут предъявляться. Какие наименования должностей для какого функционала уместны.

лауреат Национальной премии в области
протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый
профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в
какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

управляющий партнер юридической компании
BLS

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист
и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Профессиональные стандарты в деятельности организаций, в т. в сфере ДОУ

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты
станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

к.и.н., доцент кафедры документоведения,
аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные
требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

Образец должностной инструкции архивариуса

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

III. Права

Архивариус наделен следующими правами:

• Подписывать документы в пределах своих полномочий.
• Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
• Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
• Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
• Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

• За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
• За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
• За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
• За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

• Общая часть.
• Обязанности специалиста.
• Его трудовые права.
• Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

• Особенности должностных взаимоотношений.
• Условия работы специалиста.
• Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

• порядок его приема на работу и увольнения;
• порядок его временной замены;
• умения, которыми он должен обладать;
• квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

«Дорожная карта» Росархива

2013 по 2018 годы Федеральное архивное агентство реализовывало План мероприятий («дорожную карту») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела» 1.

План мероприятий («дорожная карта») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», утв. приказом Росархива от 25.03.2013 № 21

3. «Дорожная карта» предусматривает уточнение показателей эффективности работы федеральных архивных учреждений, создание действенных механизмов оценки деятельности их работников и соответствия уровня оплаты труда его качеству для обеспечения дифференциации в оплате труда разной значимости, сложности и квалификации (переход на «эффективный контракт»), актуализацию квалификационных характеристик должностей работников архивов, усовершенствование существующей системы непрерывной профессиональной переподготовки архивных кадров, а также регулярное приведение штатной численности федеральных государственных архивов в соответствие с объемами хранящихся документов и оказываемых государственных услуг (выполняемых работ).

Одним из мероприятий дорожной карты является «актуализация квалификационных характеристик должностей работников архивов».

Разработка новых и актуализация существующих квалификационных характеристик были поручены Правительством РФ Министерству труда и социальной защиты РФ, которое начало эту работу совместно с «Агентством развития профессиональных сообществ и рабочих кадров «Молодые профессионалы (Ворлдскиллс Россия)» 3 на основе государственных контрактов на разработку проектов профессиональных стандартов 4.

В настоящее время по данным интернет-портала «Государственная система правовой информации» (www.pravo.gov.ru) разработано и утверждено Министерством труда и социальной защиты РФ порядка 1 000 профессиональных стандартов в различных отраслях экономики.

На кого распространяется Стандарт

Подборка наиболее важных документов по запросу Профстандарт специалист архива (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

В сфере архивного дела на сегодня разработаны 2 и утвержден пока только 1 профессиональный стандарт.

Утвержден 5 профстандарт «Специалист по формированию электронного архива». Основная цель вида описываемой им профессиональной деятельности – «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий», наименование группы должностей – «регистраторы и копировщики, оператор копировальных и множительных машин».

То обстоятельство, что первым нормативную силу в архивной отрасли приобрел профстандарт именно оператора по сканированию документов, вполне объяснимо движением страны по пути цифровизации. Но наши архивы до сих пор хранят в основном традиционный (бумажный и пленочный) носитель информации, и сканирование не может занимать главное место в их работе.

Предметом данной статьи является другой разработанный, но пока не утвержденный 6 профстандарт «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» (далее – Стандарт). Давайте посмотрим, к чему надо готовиться – какие квалификационные требования будут предъявлены к работникам архивов.

ечь пойдет о профессиональном стандарте «Специалист по формированию электронного архива», утвержденном приказом Минтруда России от 19.04.2018 № 266н (далее – Стандарт). В его названии отразилась практическая потребность в регламентации процессов хранения документов в электронном виде на уровне выполняемых трудовых функций и действий. Кроме того, профстандарты обычно помогают организации определить направления подбора новых специалистов и повышения квалификации уже работающих сотрудников, разрабатывать положения о подразделении и должностные инструкции, проводить аттестацию, оценку деятельности и осуществлять другие организационные процедуры.

В качестве разработчиков Стандарта под эгидой Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников выступили в основном коммерческие компании, которые оказывают услуги архивного хранения документов и услуги сертификации. Разработчики пошли на определенный риск, поскольку в настоящее время еще не утвержден профессиональный стандарт для специалиста в области архивного дела (стандарт архивиста более высокого уровня), отсутствует общепринятое понимание «электронного архива» как специализированной информационной системы, не сформулированы единые функциональные требования к ней.

Справка. Множество значений у одного слова «архив»

Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Но так может именоваться:

• как организация,
• так и структурное подразделение.

Это закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» также дает несколько определений терминов, которые в концепции управления документами являются базовыми:

• архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования;
• архив / архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы;
• архив / архивное учреждение / архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам.

В разделе I «Общие сведения» рассматриваемого нами Стандарта в качестве регламентируемого вида профессиональной деятельности закреплена очень «скромная» формулировка – создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива. А основной целью данного вида профессиональной деятельности является «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий». И только последующий анализ трудовых функций, основанных на технологии сканирования, позволяет сделать заключение, что Стандарт сфокусирован лишь на трудовых действиях, которые совершаются в процессе создания электронных образов, т.е. «картинок», об удостоверении которых ничего не говорится. Создания графических образов для ввода документа в информационную систему недостаточно, чтобы сформировать полноценный электронный архив, для этого нужно много чего еще сделать.

Но только реализации технологии сканирования посвящен весь текст Стандарта, в функциональной карте которого (раздел II) закрепляются 3 обобщенные трудовые функции:

• выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива;
• формирование и загрузка данных в систему электронного архива;
• руководство процессом сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива.

То, что электронный архив представляет собой специализированную информационную систему, здесь лишь подразумевается. Причем на практике все правила работы в информационных системах регламентируются прежде всего конкретными инструкциями пользователям (это еще могут быть рабочие инструкции и регламенты всего процесса сканирования).