часто встречающиеся коды трудовая функция

Чтобы проставить код по ОКЗ для начальника в отчете, нужно выбрать его из группы «Руководители» классификатора. Для правильности выбора важен функционал сотрудника.


ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ КОДЫ ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ

Согласно постановлению Правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п с 1 июля в СЗВ-ТД необходимо вносить коды ОКЗ. В форме ОКЗ проставляется в графе 6 в случае трудоустройства и при переводе работника на другую должность.

Коды ОКЗ можно найти в Общероссийском классификаторе занятий. Все занятия в справочнике сгруппированы в блоки: руководители, специалисты высшего и среднего уровня квалификации, работники сферы обслуживания и торговли, военнослужащие и т.д.

Код ОКЗ имеет вид: XXXX X. Пример присвоения кодового значения должности «юрист» по классификатору:

Таким образом, должность «юрист» в отчете указывается кодовым знаком: 2611.8.

Коды в ОКЗ нужно искать по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту Классификатора. Не следует останавливаться на первой найденной позиции – лучше просмотреть все результаты. Можно искать по словам, связанным с деятельностью работника.

Если в классификаторе нет названия занятия, которое однозначно совпадало бы с требуемым по документу, работодатель может выбрать наиболее близкий по значению код.

Подойти могут обобщенные коды из подходящих основных групп. Например, заместителю директора подойдет код 1219.0 из основной группы «Руководители». Тот же код можно указать по заведующему хозяйством в крупной компании. А вот завхозу небольшой фирмы больше подойдет код 1324.7.

Коды ОКЗ указаны и в профстандартах. Так, по профстандарту можно найти код для специалиста по охране труда – 2149.8. Если в стандарте приведен старый код, нужно найти действующий в Таблице соответствия.

Рекомендуем: Код ОКЗ для ЕФС-1 в 2023 году

Наиболее распространенные коды ОКЗ:

  • директор – 1120.9
  • исполнительный директор – 1120.9
  • коммерческий директор – 1221.4
  • главный инженер – 1223.1
  • главный бухгалтер – 1211.1
  • заместитель главного бухгалтера – 2411.6
  • бухгалтер, ведущий бухгалтер – 2411.6
  • бухгалтер-кассир, бухгалтер по зарплате – 2411.6
  • экономист – 2631.5
  • юрисконсульт – 2611.8
  • начальник отдела кадров – 1212.5
  • специалист по кадрам – 2423.6
  • специалист по охране труда – 2149.8

Рекомендуем материалы КонсультантПлюс (доступны в бесплатной демоверсии – заполните форму  ):

Кадровое делопроизводство

Так как отчет по форме ЕФС-1 обязательно сдается с указанием цифровых обозначения профессий и должностей, у специалистов, ответственных за его подачу, нередко возникают сомнения по поводу того, какие цифры указать. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ № 14-3/В-1050 от 01.09.2021 разъясняет, на что ориентироваться при сдаче отчетности. Первенство отдается приоритетным функциям. Если в классификаторе отсутствует цифровое обозначение точно совпадающего названия должности с кодом по справочнику, то компания вправе применить наиболее близкий по значению цифровой знак.

Например, код по ОКЗ директора по развитию в справочнике отсутствует, но близка по названию и функционалу группа «Руководители служб по сбыту, маркетингу и развитию», обозначенная цифрами 1220, их указывают в отчете.

В соответствии с классификатором общий функционал начальников/директоров следующий:

Руководящий состав относится в справочнике к основной группе 1, занятия которой подразделяются еще на 4 подгруппы:

Согласно справочнику основная функция руководства — это ответственность за деятельность структурного подразделения, код по ОКЗ начальника производства находится в подгруппе 13 «Руководители подразделений в сфере производства и специализированных сервисных услуг». Цифровое обозначение должности начальник участка в ОКЗ также соответствует вышеуказанной подгруппе: 1322.

Татаркова Наталья
специалист по кадровому делопроизводству

С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста отдела управления персоналом в сети магазинов.

Все статьи автора

2.

Verdad

Сейчас в теме

Здравствуйте! На мой взгляд, каждая организация должна сама подобрать коды, исходя из специфики своей деятельности, ведь нужно ещё наименование трудовой функции написать.

3.

trn

Сейчас в теме

Ну разумеется, каждая организация сама должна подобрать как текстовую часть, так и коды.
Но сейчас никто не знает, что именно нужно указать. И, насколько я знаю, никаких санкций за “неверное” заполнение не предусмотрено.
Поэтому прошу что-то в качестве образцов, которые не есть эталоны, но хоть какое-то подспорье для тех, кто растерялся.

4.

Hla

Сейчас в теме

Добрый день! Заполняли Трудовые функции, как говорила Грянина в наименовании указывали “должность” / “”наименвание групп занятий”. Коды ОКЗ заполнили ранее в справочнике “Должности”
Бактериолог / Биологи, ботаники, зоологи и специалисты родственных занятий ОКПДР 20307 ОКЗ 2131
Бухгалтер / Бухгалтеры ОКПДР 20336 ОКЗ 2411
Ведущий инженер-программист / Разработчики Web и мультимедийных приложений ОКПДР 22824 ОКЗ 2513
Ведущий менеджер / Руководители служб и подразделений в сфере финансовой деятельности и страхования ОКПДР 24057 ОКЗ 1346
Ведущий менеджер / Руководители служб по снабжению, распространению товаров и аналогичным видам деятельности ОКПДР 24054 ОКЗ 1324
Ведущий юрисконсульт / Специалисты в области права, не входящие в другие группы ОКПДР 27931 ОКЗ 2619
Ветеринарный врач / Ветеринарные врачи ОКПДР 20425 ОКЗ 2250
Водитель автомобиля / Водитель автомобиля ОКПДР 11442 ОКЗ 8322
Водитель погрузчика / Операторы (машинисты) кранов, подъемников и аналогичного оборудования ОКПДР 11453 ОКЗ 8343
Гардеробщик / Охранники ОКПДР 11633 ОКЗ 5414
Генеральный директор / Руководители учреждений, организаций и предприятий ОКПДР 20560 ОКЗ 1120
Главный ветеринарный врач / Руководители подразделений в сельском и лесном хозяйстве ОКПДР 20659 ОКЗ 1311
Главный механик / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 20815 ОКЗ 1321
Главный технолог /Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 21009 ОКЗ 1321
Главный энергетик / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 21041 ОКЗ 1321
Грузчик / Грузчики ОКПДР 11768 ОКЗ 9333
Дежурный по переезду / Рабочие, обеспечивающие безопасность движения и формирование поездов на железнодорожных станциях ОКПДР 11796 ОКЗ 8312
Директор / Руководители учреждений, организаций и предприятий ОКПДР 21365 ОКЗ 1120
Директор коммерческий / Руководители служб по сбыту и маркетингу ОКПДР 21407 ОКЗ 1221
Директор по персоналу / Управляющие трудовыми ресурсами ОКПДР 21477 ОКЗ 1212
Заведующий магазином / Руководители служб по снабжению, распространению товаров и аналогичным видам деятельности ОКПДР 22037 ОКЗ 1324
Заведующий столовой / Руководители служб в сфере социальных услуг, не входящие в другие группы ОКПДР 22150 ОКЗ 1349
Заместитель начальника участка / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 25080 ОКЗ 1321
Инженер по нормированию труда / Инженеры в промышленности и на производстве ОКПДР 22625 ОКЗ 2141
Инженер по охране окружающей среды (эколог) / Инженеры в промышленности и на производстве ОКПДР 22656 ОКЗ 2141
Инженер по охране труда и промышленной безопасности / Инженеры в промышленности и на производстве ОКПДР 22659 ОКЗ 2141
Инженер по стандартизации / Специалисты в области техники, не входящие в другие группы ОКПДР 22739 ОКЗ 2149
Инженер-конструктор / Инженеры-механики ОКПДР 22491 ОКЗ 2144
Инженер-программист / Разработчики Web и мультимедийных приложений ОКПДР 22824 ОКЗ 2513
Инженер-химик / Инженеры-химики ОКПДР 22860 ОКЗ 2145
Инспектор по кадрам / Агенты по трудовым договорам и найму ОКПДР 22956 ОКЗ 3333
Кладовщик / Упаковщики вручную ОКПДР 12759 ОКЗ 9321
Кладовщик-весовщик / Упаковщики вручную ОКПДР 11422 ОКЗ 9321
Консультант (по производственным и технологическим вопросам) / Специалисты в области подготовки и развития персонала ОКПДР 23509 ОКЗ 2424
Кухонный рабочий / Шеф-повара ОКПДР 13249 ОКЗ 3434
Лаборант электромеханических испытаний и измерений / Электромеханики и монтеры электрического оборудования ОКПДР 13324 ОКЗ 7412
Лифтер / Охранники ОКПДР 13413 ОКЗ 5414
Мастер по ремонту / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 23914 ОКЗ 1321
Мастер участка / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 23998 ОКЗ 1321
Мастер цеха / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 24013 ОКЗ 1321
Менеджер (в финансово-экономических и административных подразделениях (службах)) / Управляющие финансовой деятельностью ОКПДР 24062 ОКЗ 1211
Менеджер / Руководители служб по сбыту и маркетингу ОКПДР 24047 ОКЗ 1221
Менеджер интернет-проектов / Руководители служб по сбыту и маркетингу ОКПДР 24068 ОКЗ 1221
Менеджер по логистике / Руководители служб по снабжению, распространению товаров и аналогичным видам деятельности ОКПДР 24054 ОКЗ 1324
Менеджер по продажам / Руководители служб и подразделений в сфере финансовой деятельности и страхования ОКПДР 24057 ОКЗ 1346
Менеджер по рекламе / Руководители служб по рекламе и связям с общественностью ОКПДР 24071 ОКЗ 1222
Менеджер-оператор / Руководители служб по сбыту и маркетингу ОКПДР 24047 ОКЗ 1221
Начальник группы (в промышленности) / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 24482 ОКЗ 1321
Начальник отдела / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 24680 ОКЗ 1321
Начальник отдела кадров / Управляющие трудовыми ресурсами ОКПДР 24696 ОКЗ 1212
Начальник участка / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 25080 ОКЗ 1321
Начальник цеха / Руководители подразделений (управляющие) в обрабатывающей промышленности ОКПДР 25114 ОКЗ 1321
Оператор 1С / Операторы упаковочных, разливочных и маркировочных машин ОКПДР 16199 ОКЗ 8183
Оператор видеозаписи (видеонаблюдения) / Операторы упаковочных, разливочных и маркировочных машин ОКПДР 15521 ОКЗ 8183
Оператор видеозаписи (диспетчер) / Операторы упаковочных, разливочных и маркировочных машин ОКПДР 15521 ОКЗ 8183
Повар / Шеф-повара ОКПДР 16675 ОКЗ 3434
Подсобный рабочий (уборщик производственных и служебных помещений) / Другие уборщики ОКПДР 16771 ОКЗ 9129
Подсобный рабочий / Охранники ОКПДР 16771 ОКЗ 5414
Продавец продовольственных товаров / Бригадиры в магазинах ОКПДР 17353 ОКЗ 5222
Региональный менеджер / Руководители служб и подразделений в сфере финансовой деятельности и страхования ОКПДР 24057 ОКЗ 1346
Секретарь / Секретари (общего профиля) ОКПДР 26341 ОКЗ 4120
Специалист по противопожарной профилактике / Руководители в области определения политики и планирования деятельности ОКПДР 26541 ОКЗ 1213
Технический директор / Руководители подразделений по научным исследованиям и разработкам ОКПДР 21571 ОКЗ 1223
Укладчик-упаковщик / Упаковщики вручную ОКПДР 19293 ОКЗ 9321
Учетчик-кладовщик / Служащие по бухгалтерским операциям и учету ОКПДР 12759 ОКЗ 4311
Экономист / Экономисты ОКПДР 27728 ОКЗ 2631
Электрогазосварщик / Сварщики и газорезчики ОКПДР 19756 ОКЗ 7212

5.

German_Tagil

Сейчас в теме

спасибо
вот ломаю голову заполнили трудовые функции наименование из штатки
а должностей меньше чем в штатке .
Как бы правильно назвать в этом случае трудовую функцию
например
в штатке
Ведущий инженер-конструктор /Конструкторский отдел приводов и систем управления/
Ведущий инженер-конструктор /Отдел технологии литейного производства/
Ведущий инженер-конструктор /Проектный офис/
а должность одна
Ведущий инженер-конструктор

6.

Hla

Сейчас в теме

Добрый день
Должность – одна, но в данном случае можно создать три трудовые функции, указать одинаковый код ОКЗ, но в поле «Наименование» и «Описание» уточнить выполняемые функции, указанные в трудовом договоре! Созданные трудовые функции необходимо указать в соответствующих позициях штатного расписания. Описание следуют заполнять, если в трудовом договоре уточнены выполняемые функции по должности сотрудника.

7.

German_Tagil

Сейчас в теме

Хорошо. В штатке трудовая функция указывается через должность
а должность одна

8.

German_Tagil

Сейчас в теме

Вроде разобрался – но кривизна не обычная
получается что позиции штатного расписания сопоставить с трудовыми функциями можно только
через внешнюю обработку

9.

trn

Сейчас в теме

Я бы с Вами не согласилась.
Трудовая функция попадает в СЗВ-ТД из кадрового документа(Прием, Кадр.перевод).
Туда попадает из Позиции штатного расписания.
Туда попадает из Должности.

Т.е. имеет смысл подбирать строку Трудовая функция сразу в Штатное расписание. А если уж очень срочно-вносить сразу в кадровый документ.
Обработка нужна, если начали подбирать Трудовую функцию со справочника Должности. Она распостранит Трудовую функцию по соответствующим позициям ШР.

Кстати, на днях был разъяснение методистов 1С
Какой код профессии указывать в СЗВ-ТД, если его нет в классификаторе?

10.

German_Tagil

Сейчас в теме

Проблема в другом
мы сделали трудовые функции наименование по штатному расписанию и соответственно если сопоставлять через должности
то получается ерунда.
Поэтому я и написал о том что позиции штатного расписания сопоставить с трудовыми функциями можно только
через внешнюю обработку. Я так понимаю что должности вообще можно не заполнять в случае если ведется
штатное расписание

11.

Montecrizto

Сейчас в теме

А как быть с Заместителями и прочей нечастью ?)
По кодам okpdtr (

у нас есть Код производной должности, однако в программе нет способа дополнительный код указать. Получается, что всех Заместителей мы должны делать Директорами по должности/трудовой функции ? Буду благодарен за ответ, 2 дня бьемся с этой задачей

16.

deiterij

Сейчас в теме

Тоже интересует этот вопрос, т.к. куча всяких заместителей и помощников.
Поделитесь, пожалуйста, кто как заполнял ОКПДТР

Заведующий складом готовой сельскохозяйственной продукции какой код по ОКЗ указывать в СЗВ ТД?

Мы проставляем по ОКПДТР код 221418 – Заведующий складом, по ОКЗ 1324

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как прокодировать руководителя службы безопасности?

Набираете слева в ОКПДТР 247551 выходит – Начальник отделения (службы безопасности) по ОКЗ 1213

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2014.

Где искать коды ОКЗ

Цифровой код берется из Общероссийского классификатора занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Классификации в документе подлежат занятия, то есть вид трудовой деятельности с определенным набором функций, которую сотрудник выполняет на рабочем месте за заработную плату. Справочник состоит из перечня классификационных группировок занятий и их описания.

Если занятие охватывает обширный трудовой функционал, то его классификацию осуществляют с применением принципа приоритетности. Если он связан с различными процессами производства и распределения товаров и услуг, то первенство отдают производственным функциям, если другой функционал не доминирует.

Документ содержит 10 основных групп занятий, в нем содержится иерархический метод классифицирования и последовательный метод кодирования.

Схема кодирования выглядит так: XXXX X,

Рассмотрим пример присвоения цифрового обозначения должности генеральный директор ООО в ОКЗ:

Кодировка 1120 в ОКЗ входит в начальную группу «Руководители учреждений, организаций и предприятий», ей можно обозначить в отчетности для СФР такие должности, как:

Пример кодирования должности начальника отдела кадров в ОКЗ в зависимости от выполняемого функционала:

Где используются коды ОКЗ

Цифры из классификатора необходимы при сдаче отчетности по форме ЕФС-1. В специальную графу отчета проставляется код выполняемой сотрудником функции. Например, руководитель отдела продаж в ОКЗ при подаче отчета в соответствующую графу проставляется цифрами: 1221.4.

Разберем, как указать в отчете должность начальник юридического отдела в ОКЗ в 2023 году согласно общей схеме кодирования:

Обращаем внимание, что коду ОКЗ для начальника службы безопасности тоже соответствуют цифры 1349.0. Основная функция для обеих должностей «руководство отделом/подразделением/службой».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *