Что нужно знать кадровику об обязанностях специалиста по закупкам

Обязанности специалиста по закупкам в зависимости от уровня квалификации и структуры организации включают в себя:

документационное и информационное обеспечение;
проведение процедуры;
прием результатов и экспертизу;
контроль стадий.

Какие НПА регламентируют деятельность контрактного специалиста

Один из важных аспектов законодательного регулирования деятельности по ведению закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд — исполнение принципа профессионализма заказчика (ст. 9 ФЗ-44). Квалификационные требования к специалистам профильных служб установлены Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38, ч. 5 ст. 39, ч. 23 ст. 112).

Профессиональные стандарты (ПС) в закупочной сфере используются для описания должностных обязанностей специалиста по закупкам по 223-ФЗ и 44-ФЗ и разработаны для обеспечения принципа профессионализма.

Сборник ПС содержит два документа, регулирующих профессионально-квалификационные требования к специалистам обсуждаемой сферы занятости.

Стандарт 08.024 описывает обязанности экспертов по 44-ФЗ о закупках и используется заказчиками, которые в силу статьи 94 № 44-ФЗ обязаны провести экспертизу предоставленных поставщиком результатов работы в части их соответствия условиям контракта.

В случае неисполнения требования по обязательному применению ПС, ответственность наступает как за неисполнение норм ТК — ст. 5.27 КоАП РФ.

ФЗ-223 не содержит обязательных указаний на уровень квалификации исполнителей. Государственные (муниципальные) заказчики, как правило, применяют требования самостоятельно. Специалисты (контрактные работники) ведут закупочную деятельность в составе контрактных служб и в качестве отдельной штатной единицы. Контрактная служба создается при годовом объеме закупок свыше 100 млн рублей и действует на основе утвержденного регламента (Приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н). Кроме законодательства, регулирующего сферу закупок, специалисты руководствуются внутренними документами, утверждаемыми в организации:

положением о контрактной службе, разработанным на основании типового положения;
решением о создании комиссии по осуществлению закупок;
положением о приемочной комиссии, если заказчиком принято решение о ее создании (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
регламентом взаимодействия структурных подразделений при проведении закупок.

Требования к специалисту

Функциональная карта вида профессиональной деятельности «специалист в сфере закупок» содержит трудовые функции, входящие в ПС (раздел I стандарта). Для наглядности на схеме приведены предлагаемые работодателю варианты названий должностей, соответствующие каждому уровню квалификации.

Специалист по закупкам — стартовая должностная позиция и профессионально-квалификационный уровень. Для подготовки документов и выполнения обязанностей специалиста по госзакупкам высшего образования и опыта не требуется: достаточно среднего профессионального.

При создании закупочной комиссии преимущество у лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки, — ч. 5 ст. 39 ФЗ-44.

Знания и умения, необходимые для специалиста начального уровня, приведены в подразделах 3.1.1–3.1.3 отдельно для каждой функции.

Начиная с обобщенной функции 3.2 «Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд» растут требования к образованию и опыту работы. Контрольные действия (п. 3.4) выполняют специалисты с магистратурой, профильным дополнительным образованием и опытом не менее 5 лет в закупках.

Квалификационный стандарт обязателен к использованию, как и точное соответствие названия должности профстандарту, если работник получает льготы, выплаты и компенсации (Письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).

Обязанности и должностная инструкция специалиста по закупкам

Перечень обязанностей специалиста работодатель формирует, исходя из структуры контрактного подразделения, количества штатных единиц и подчиненности. Для специалиста начального уровня рекомендованный перечень трудовых действий — в подразделах 3.1.1–3.1.3. Общий перечень делегируемых действий и составит должностные обязанности.

Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги (пп. 3.1.1) в стандарте состоит из следующих действий:

В должностной инструкции появляется раздел 2 с перечислением функций, информация об обязанностях выглядит следующим образом:

Необходимые знания и умения в тексте ЛНА размещают либо пофукционально, либо переносят в общую часть документа. На практике используется ДИ в двух структурных вариантах:

Права и ответственность

Профессиональный стандарт обязывает специалиста придерживаться этических норм. Нормы в «других характеристиках» разделов, содержащих профессионально-квалификационные требования, одинаковы для должностей всех уровней.

Права и ответственность находятся в заключительных частях ДИ. Текст сформирован на основе действующего законодательства. В конце сведения об утверждении ЛНА, использованных документах и реквизиты профстандарта.

В привычном классическом товароведении, закупками занимается отдел закупок, продажами – отдел продаж, продвижением – отдел маркетинга. Менеджер по закупкам в этой системе отвечают за то, чтобы товар приходил и был на складе в наличии. Что дальше происходит с товаром закупщика уже не касается. Потому что не его задача продавать товар или продвигать.

В категорийном менеджменте, менеджер осуществляет весь цикл продажи товара — от его приобретения до реализации. Он имеет более широкие полномочия: отвечает за то, чтобы товар поступал в компанию, принимает решения по ассортименту и закупочным ценам, а также отвечает за то, чтобы купленный им товар был в дальнейшем реализован в магазинах или каналах сбыта компании.

Именно поэтому он принимает решения по ценообразованию и маркетинговым активностям. Его задача, чтобы товар был продан. В случае если товар становится неликвидом, задача категорийного менеджера вернуть товар поставщику или реализовать в компании за счет промо-акций и т.д.

Давайте разберемся в принципиальных отличиях.

Менеджер по закупкам

Управляет ассортиментом, основываясь на спросе
Планирует закупки: составляет товарные матрицы, оценивает риски, составляет график поставок и т. д.
Наценки устанавливаются на основании предыдущих данных

Категорийный менеджер

Управляет ассортиментом, опираясь на исследования поведения потребителей
Централизует управление закупками: объединяет товары в категории, планирует, контролирует и анализирует эффективность продаж по категориям
Ценообразование учитывает затраты, цены конкурентов, покупательский спрос. Анализируется прибыльность каждой товарной группы

Что такое категорийный менеджмент?

Концепция управления категориями знакома тем, кто занимается розничной торговлей. Она позволяет компаниям работать эффективней и экономить значительные суммы денег при закупках.

На самом базовом уровне категорийный менеджмент – это объединение товаров в категории.

Категория – это, по сути, любая группа похожих товаров, которые компания закупает в рамках одной сделки.

Товарные категории формируются с ориентацией на предпочтения покупателей. Группируются они так, как их связывает между собой конечный потребитель, а не так, как удобно закупщику.

Стратегия «разделяй и властвуй»

Поставщики знают, что менеджеры по закупкам хотят скорее заключить сделку и предлагают им более высокую цену взамен на быстрые поставки, отсрочки и другие выгодные условия. В результате возникают договоренности с не самыми выгодными условиями по цене.

Категорийный менеджер действует по-другому. Он отвечает за определенную категорию товаров. Для него важна входная стоимость товара, цена на полке, а также какие инструменты будут использоваться при продаже данного товара. Например, он коррелирует свои действия с отделом маркетинга по продвижению товара. А также взаимодействует с отделом логистики по поставках и хранению товара, с бухгалтерией по оплате товара.

Централизация ответственности в руках категорийного менеджера позволяет компании иметь меньше неликвидов, более сбалансированный ассортимент и в результате иметь лучшие результаты.

PS. В помощнике закупок min-max.pro реализован функционал для категорийного менеджмента, с помощью которого можно видеть текущие продажи и остатки, устанавливать лимиты и видеть категории, по которым остатки вышли за допустимые пределы, сравнивать цены поставщиков и многое другое.

Протестировать функционал для категорийного менеджмента вы можете в течение 14 дней совершенно бесплатно. Оставить заявку на демо-версию помощника закупок min-max.pro можно здесь

Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

общие положения инструкции;
должностные обязанности специалиста по закупкам;
права специалиста по закупкам;
ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Основные формулировки

Здесь имеет смысл зафиксировать:

что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
порядок назначения на данную должность;
порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.

В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:

задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.

В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:

на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.

В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:

его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.

Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.

В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.

Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:

Проверьте, подходите ли вы и ваши коллеги, занимающиеся закупками, требованиям данной должности!

В 2022 году по-прежнему обязательным остается требование государства нанимать на работу и доверять задачи по организации закупочной деятельности только тем специалистам, знания и опыт которых соответствуют требованиям профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Данный документ закрепляет принцип профессионализма заказчика.

От завхоза до руководителя

руководителей федеральных, региональных и муниципальных сфер управления;
руководителей бюджетных, автономных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий и иных юридических лиц;
управляющих финансово-экономической и административной деятельностью;
руководителей и специалистов бухгалтерии, служащих по бухгалтерским операциям и учету.

Применим к таким должностям, как

юристы;
финансисты и экономисты;
специалисты и сотрудники, связанные с закупочной деятельностью;
специалисты органов государственной власти.

Описывает четыре обобщенные трудовые функции

обеспечение закупок;
осуществление закупок;
экспертиза результатов закупок, приемка контракта;
мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок.

Подробнее о специалистах по закупкам, о должностях, требованиях к ним в соответствии с профстандартом рассказала эксперт Татьяна Руцинская на вебинаре Контур.Школы «Профессионализм заказчика по 44-ФЗ, 223-ФЗ в сфере закупок».

Должности и функции

Все трудовые функции для специалистов в сфере закупок профстандарт делит на четыре уровня квалификации. Каждый из них описывает свои должности, требования к образованию специалиста и к его профессиональным навыкам.

Уровень квалификации 5

Должность: специалист по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: допустимо наличие среднего профессионального образования, строгих требований к наличию высшего образования нет.

Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.

Опыт работы: строгого требования к наличию опыта работы в данной сфере нет.

предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы и услуги;
подготовка закупочной документации;
обработка результатов закупки и заключение контракта.

Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе

Уровень квалификации 6

Должность: старший специалист в сфере закупок, консультант по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже бакалавриата.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее трех лет.

составление планов и обоснование закупок;
осуществление процедур закупок.

Уровень квалификации 7

Должность: ведущий специалист, работник контрактной службы, заместитель руководителя подразделения, руководитель подразделения, руководитель контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее четырех лет.

проверка соблюдений условий контракта;
проверка качества представленных товаров, работ, услуг.

Уровень квалификации 8

Должность: руководитель организации, заместитель руководителя организации, советники.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее пяти лет, а также не менее двух лет на руководящих должностях.

мониторинг в сфере закупок;
аудит и контроль в сфере закупок.

Обратите внимание на то, что все трудовые функции, которые выполняет специалист по закупкам, обязательно должны отражаться в должностной инструкции и других внутренних документах организации!

Узнайте об основных обязанностях специалиста по закупкам, требованиях к кандидатам и стандартам профессии

Принцип профессионализма и требование к профессии

Ст. 9 Закона № 44-ФЗ закрепляет принцип профессионализма заказчика. Данный принцип предполагает, что закупочная деятельность должна осуществляться на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в сфере закупок.

Поддержание и повышение уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, занятых в сфере закупок, достигается в том числе путем повышения квалификации или профессиональной переподготовки в сфере закупок в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важно: за несоблюдение принципа профессионализма и неприменение профессиональных стандартов в контрактной системе контрольные органы в сфере закупок вправе применять меры административной ответственности.

Административная ответственность устанавливается в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ в части нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Обязанность работодателей соблюдать требования к квалификации сотрудников, если таковые установлены нормативными актами, профессиональными стандартами, установлена ст. 195.3 Трудового кодекса РФ.

Закон № 44-ФЗ содержит требования к квалификации сотрудников, в связи с чем заказчик обязан следить за соответствием квалификации своих специалистов по закупкам установленным нормам и профессиональным стандартам.

Понятие, состав, требования к сотрудникам

К специалистам по закупкам, обеспечивающим планирование и осуществление закупок товаров, работ, услуг, Закон № 44-ФЗ относит контрактную службу или контрактного управляющего.

Под контрактной службой понимается группа должностных лиц заказчика, на которую возлагается функционал осуществления закупок для государственных и муниципальных нужд. Действует контрактная служба в соответствии с положением (регламентом), разработанным и принятым на основании типового положения, утвержденного Приказом Минфина России от 31.07.2020 № 158н «Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе».

Заказчик обязан создать контрактную службу, если его СГОЗ превышает 100 млн руб. (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Остальные заказчики самостоятельно решают, создавать ли контрактную службу. Если она не создается, то ее функции выполняет контрактный управляющий.

Контрактная служба создается одним из следующих способов:

создание отдельного структурного подразделения;
утверждение заказчиком постоянного состава работников, выполняющих функции контрактной службы, без образования отдельного структурного подразделения.

Если годовой объем закупок заказчика не превышает 100 млн руб. и у него отсутствует контрактная служба, заказчик назначает контрактного управляющего — должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта. Контрактным управляющим может быть только работник заказчика.

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов

Руководитель контрактной службы назначается на должность приказом руководителя заказчика, лицом, исполняющим его обязанности, лицом, уполномоченным руководителем.

Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).

Закупочная комиссия является коллегиальным органом, которая имеет полномочия рассмотрения и оценки заявок.

В силу Закона № 44-ФЗ (ч. 5 ст.39 Закона № 44-ФЗ) при создании закупочной комиссии заказчик отдает преимущество лицам, прошедшим профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лицам, обладающим специальными знаниями, относящимися к объекту закупки.

Членами комиссии не могут быть:

физические лица, которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки извещения, заявок на участие в конкурсе;
физические лица, имеющие личную заинтересованность в результатах закупки, в том числе физические лица, подавшие заявки на участие либо состоящие в трудовых отношениях с организациями или физическими лицами, подавшими данные заявки, либо являющиеся управляющими организаций, подавших заявки на участие в закупке;
физические лица, являющиеся участниками (акционерами) организаций, подавших заявки на участие в закупке, членами их органов управления, кредиторами участников закупки;
должностные лица органов контроля, указанных в ч. 1 ст. 99 44-ФЗ, непосредственно осуществляющие контроль в сфере закупок.

Члены комиссии обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе с учетом информации, предоставленной заказчику в соответствии с ч. 23 ст. 34 44-ФЗ.

Профстандарты в сфере закупок

Обеспечить принцип профессионализма заказчика, предусмотренный положениями ст. 9 Закона № 44-ФЗ, призваны профессиональные стандарты, разработанные во исполнение ст. 195.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Профессиональный стандарт — это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.

Приказами Минтруда России от 10.09.2015 № 625н, № 626н в сфере закупок утверждены следующие профессиональные стандарты:

«Специалист в сфере закупок»;
«Эксперт в сфере закупок».

Важно: данные профессиональные стандарты обязательны в части требований к квалификации работника. Это означает, что необходимо соблюдать профессиональные стандарты специалиста по закупкам с наличием документов об образовании в сфере закупок.

Применение иных положений профессиональных стандартов в отношении квалификации носит добровольный характер, например, для разработки должностных инструкций.

Стандарты в сфере закупок применяются при осуществлении закупок для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд, из чего следует, что профессиональный стандарт распространяется не только на заказчиков, действующих в рамках Закона № 44-ФЗ, но и на заказчиков, работающих по Закону № 223-ФЗ.

Положения Закона № 223-ФЗ обязательных требований к квалификации работников не содержат. Однако заказчики вправе самостоятельно устанавливать требования к квалификации работников, в том числе путем применения профессиональных стандартов.

Подводя итог, еще раз отметим важность поддержания и повышения уровня квалификации и профессионального образования специалистов в сфере закупок. Важность заключается не только в обязательности требований по поддержанию профессионализма заказчика, но и прежде всего в снижении риска допущения ошибок при проведении закупок, влекущих за собой дополнительные временные и материальные затраты, а также последующие взыскания со стороны контрольных органов при выявлении допущенных нарушений.

Менеджер по тендерам — сложная и перспективная профессия, которая требует постоянного развития. Работодатели держатся за успешных менеджеров и хорошо оплачивают их работу. Рассказываем, как тендерным специалистам поддерживать профессиональный уровень.

Какие обязанности у менеджера по тендерам

Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:

Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
Изучать практику ФАС и судов.
Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.

Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.

Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.

Какой распорядок дня у тендерного специалиста

Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.

Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.

Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.

Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:

Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.

Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.

Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.

Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.

Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.

Как отчитываются менеджеры по тендерам

Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.

В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.

Когда и где учиться менеджеру по тендерам

Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.

Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015

Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.

Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.

Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:

торговые площадки,
госведомства,
образовательные центры,
учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.

Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.

Где специалисту по тендерам искать полезную информацию

Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:

справочно-правовые системы,
блоги экспертов,
форумы специалистов по закупкам,
подписка на журналы о госзаказе,
участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».

Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:

Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
Выберите вид поиска — «Поиск по делам».
Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.
Укажите остальные параметры поиска, если они известны.
Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.

Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:

ИНН и названию заказчика,
наименованию подразделения ФАС,
названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
реквизитам закупки.

Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.

Возьмите за правило проверять принципиально важную информацию в официальных источниках. Например, если в одном из телеграм-каналов прошла шок-новость об изменении закона, зайдите на официальный интернет-портал правовой информации или в справочно-правовую систему и убедитесь, что закон действительно изменен.

У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.

Чек-лист менеджера по тендерам

Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Должностные обязанности менеджера по закупкам

Что входит в обязанности менеджера по закупкам? Это сбор информации о выгодных торговых предложениях, проведение переговоров с поставщиками, контроль процесса приобретения, разрешение конфликтов с контрагентами и ведение отчетности. А также близкое к идеальному оформление документов.

Что это за специалист

Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.

В закупочной деятельности имеются два основных направления:

приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.

Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
знание основ договорного права и документооборота;
знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
знание основ ценообразования;
базовые знания бухгалтерского учета;
аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Менеджер по закупкам вправе:

требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
принимать решения в рамках своей компетенции;
участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
проводить переговоры с поставщиками;
готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
организовывать и участвовать в приемке товаров;
готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
мониторить товарооборот в организации;
анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.

Ответственность менеджера по закупкам наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ:

дисциплинарная за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
материальная при причинении ущерба имуществу работодателя. Иногда работодатели заключают с менеджерами договор о материальной ответственности и о конфиденциальности, что обязывает менеджеров отвечать за сохранность вверенного имущества и хранить коммерческую тайну работодателя.

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.

«10» декабря 2020 года

І. Общие положения.

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.

4. Менеджер по закупкам обязан знать:

основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
методы планирования снабжения организации;
нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
принципы ценообразования, организацию закупок;
формы учета и отчетности, принятые в организации.

5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
уставом организации;
правилами внутреннего трудового распорядка;
распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
Осуществляет документальное сопровождение сделок.
Контролирует исполнение обязательств сторон.
Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

Менеджер по закупкам имеет право:

Принимать решения в пределах своей компетенции.
Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.

Менеджер по закупкам несет ответственность за:

Результаты принимаемых решений и собственных действий.
Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
Умышленное предоставление недостоверной информации.
Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Специалисты и эксперты по госзакупкам

От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.

Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:

особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.

В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.

Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

1311
Дней на портале

Современный профессионал, способный эффективно выполнять обязанности инженера по подготовке производства, — это высокообразованный, квалифицированный и редкий для рынка труда специалист. За время своего существования должностная позиция претерпела некоторые изменения, в том числе в профессионально-квалификационных требованиях к работнику.

Профессиональный стандарт, утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21.04.2022 № 238н, содержит обязанности слесаря механосборочных работ. Выясним, чем занимается специалист, какие требования к нему предъявляются при трудоустройстве.

В «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) указан функционал большинства специалистов. Выясним, что входит в обязанности психолога в соответствии с этим и другими НПА.

документационное и информационное обеспечение;
проведение процедуры;
прием результатов и экспертизу;
контроль стадий.