Должностная инструкция

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

• организационное;
• документационное;
• информационно-аналитическое.

Рассмотрим где взять код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД.

https://youtube.com/watch?v=KI9DtZQeUBM%3Ffeature%3Doembed%26wmode%3Dopaque

• Как выглядит и где взять код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД
• Код профессиональной деятельности в программах 1С
• Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Обновлено 19 апреля 2024

Пока есть бизнес, производство, да и в целом государство, будут нужны профессии, связанные с документами: секретарь, делопроизводитель, бухгалтер, специалист по закупкам, инспектор по кадрам, документовед, офис-менеджер, архивариус. Кстати, недавно центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию, который сам расскажет, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Так случилось, что в организации «Надежда» никогда не составляли должностные инструкции. Ее работники просто исполняли любое поручение руководителя и не возмущались, даже если их просили сделать что-то, что не относится к их непосредственной работе (например, секретарю приходилось вечерами убирать приемную, а инспектору по кадрам готовить документы для сдачи в архив всей организации). Но в один прекрасный момент назрел конфликт. Делопроизводитель и секретарь возмутились: «Почему мы убираем офис, красим стены и разгружаем товар? Где прописаны эти обязанности? Нет такого документа? Тогда и делать это мы не будем». Пришлось руководству разработать должностные инструкции для каждой штатной позиции.

В статье рассмотрим, чем должностная инструкция полезна работодателю и работнику-делопроизводителю, как ее грамотно составить и оформить, а также когда ее можно изменить и как это сделать.

Сразу оговоримся, что должностной инструкцией логично называть инструкцию, разработанную для должности. Но должности занимают только служащие (руководители, специалисты и технические исполнители). Рабочие трудятся по профессиям, поэтому составленные для них инструкции нельзя назвать должностными. Более подходящее название для документа в этом случае – рабочая инструкция, инструкция по профессии.

В статье мы будем оперировать понятием «должностная инструкция», имея в виду и рабочие инструкции в том числе.

Документ составлен с учетом нормативных правовых актов, действующих на 2023 год: 

– ФГОС дошкольного образования, утвержденные Приказом Минобрнауки России от 17 октября 2013 г. № 1155.

1. Общие положения

1.1. На должность делопроизводителя в ДОУ может быть принято лицо, которое соответствует требованиям профессионального стандарта «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015 г.

1.2. Делопроизводитель в ДОУ должен иметь среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.3. Особыми условиями допуска к работе являются:

• прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, а также внеочередных медицинских осмотров  в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
• наличие личной медицинской книжки с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• отсутствие ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних,  установленных статьей 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующий ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным  образовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель ДОУ обязан знать:

1.7. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.8. Делопроизводитель ДОУ систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности.

1.9. Делопроизводитель ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать требования антитеррористической защищенности, пути эвакуации, при угрозе совершения или совершении террористического акта, иной кризисной ситуации, выполнять нормы антикризисного плана действий в чрезвычайной ситуации, распоряжения заведующего и ответственных за пожарную безопасность, антитеррористическую защищенность.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

2.1.1. прием и первичная обработка входящих документов в ДОУ;
2.1.2. предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;
2.1.3. подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим ДОУ;
2.1.4. регистрация входящих документов;
2.1.5. организация доставки документов исполнителям;
2.1.6. ведение базы данных документов ДОУ;
2.1.7. ведение информационно-справочной работы;
2.1.8. обработка и отправка исходящих документов;
2.1.9. организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
2.1.10. контроль исполнения документов в организации.
2.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

2.2.1. разработка номенклатуры дел ДОУ;
2.2.2. проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
2.2.3. формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
2.2.4. формирование дел;
2.2.5. контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в делаю
2.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

2.3.1. проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
2.3.2. составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
2.3.3. оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
2.3.4. оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
2.3.5. составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
2.3.6. передача дел в архив ДОУ.
2.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.5. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.6. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.7. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.8. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.10. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.11. Ведет книгу движения воспитанников.

2.12. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.13. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.14. Ведет книги приказов.

2.15. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.16. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем ДОУ.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Проходит предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры, профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (при приеме на работу и далее с периодичностью не реже 1 раза в 2 года), вакцинацию в соответствии с национальным календарем профилактических прививок и национальным календарем прививок по эпидемиологическим показаниям.

2.24. Выполняет все требования настоящей должностной инструкции, правила по охране труда, пожарной безопасности  и антитеррористической защищенности в детском саду.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.2. На защиту своей чести, достоинства и деловой репутации.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.7. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.8. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.9. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.10. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.11. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.12. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.13. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.14. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

Эффективность профессиональной служебной деятельности делопроизводителя оценивается по следующим показателям:

6.1. Выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины.

6.2. Своевременности и оперативности выполнения поручений.

6.3. Качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок).

6.4. Профессиональной компетентности (знанию законодательных и иных нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами).

6.5. Способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты.

6.6. Творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям.

6.7. Осознанию ответственности за последствия своих действий.

7. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

7.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

• при изменении должностных прав и обязанностей;
• при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
• при реорганизации юридического лица;
• при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
• при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

7.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

7.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

7.4.  Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Как выглядит и где взять код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД

С 1 августа 2021 года в СЗВ-ТД используется код выполняемой функции по классификатору ОКЗ. Подробнее о нем в статье Код ОКЗ для СЗВ-ТД в ЗУП 3.1

Согласно правилам заполнения СЗВ-ТД код профессиональной деятельности заполняется с 1 января 2021 г. при его наличии.

Он состоит из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х» (п. 2.5.5 Правил заполнения СЗВ-ТД), где:

• первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Коды профессиональной деятельности указаны в профессиональных стандартах.  Перечень утвержденных профессиональных стандартов можно найти на сайте Минтруда:

Применение профессионального стандарта обязательно, если работа по должности имеет какие-либо ограничения в соответствии с федеральными законами или связана с предоставлением льгот. В других случаях использование профессионального стандарта рекомендовано, но не обязательно.

Рассмотрим на примерах как найти код профессиональной деятельности.

Пример 1. Код профессиональной деятельности для менеджера

Найдем код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД для менеджера по продажам программного продукта.

Для этого на сайте Минтруда на странице с реестрами профессиональных стандартов в строке поиска зададим наименование искомой должности – менеджер:

В нашем случае подойдет стандарт —  Менеджер продуктов в области информационных технологий:

Первые пять символов – 06.012:

Следующие два символа А-4:

Таким образом код профессиональной деятельности для менеджера по продажам программного продукта получается — 06.012-А-4.

Пример 2. Код профессиональной деятельности для бухгалтера

Найдем код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД для бухгалтера, занимающегося составлением и представлением бухгалтерской отчетности.

Код профессиональной деятельности будет иметь следующий вид:

Первые пять символов – 08.0­02:

Следующие два символа В-6:

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Может пригодиться: обязанности делопроизводителя в организации

Специалист по управлению персоналом

По профстандарту это тоже обобщенное название сразу нескольких должностей и профессий, связанных с работой с документами:

• Специалист по персоналу (инспектор по кадрам) – другие возможные официальные названия должности: специалист по оформлению трудовых отношений; специалист по документационному обеспечению персонала. В его обязанности входит оформление и ведение всей кадровой документации: он документирует трудовые отношения – оформляет трудовые книжки и приказы о приеме на работу или увольнении, об отпусках и переводах, регистрирует документы в информационных системах для того, чтобы учитывался стаж, и т. д. Для этой работы достаточно среднего профобразования.
• Менеджер по персоналу (специалист по подбору персонала), неофициальное название – HR-менеджер. Он занимается комплектацией штата предприятия или организации. Его задача – сформировать трудовой коллектив, который сможет выполнять поставленные задачи. Для этого он выясняет, какие работники нужны, и ищет подходящих кандидатов, проводит собеседования. Эта работа тоже сопровождается ведением документации: менеджер формирует базу вакансий, оформляет документы, связанные с отбором кандидатов (на проведение конкурса, при необходимости делает запросы в госорганы и др.). Эту должность можно занимать после бакалавриата.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Раздел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Бухгалтер

Занимается финансовой документацией предприятия или организации. В крупных компаниях есть целые бухгалтерские отделы, в которых работают несколько специалистов, и каждый ведет свое направление:

• расчет зарплаты;
• налоги;
• финансовый аудит;
• валютные операции;
• бюджет компании и т. д.

Работа бухгалтера любого профиля связана с документами и финансовой отчетностью. Должность допускает среднее профобразование (в колледже). По профстандарту оно необязательно должно быть по специальности «Экономика и бухучет (по отраслям)», параллельно с учебой по любой другой профессии или после выпуска можно пройти курсы профпереподготовки на бухгалтера.

Секретарь

По актуальному профстандарту секретарь – это специалист по ДОУ (организационному и документационному обеспечению управления организацией). Определение очень широкое и подразумевает несколько должностей разной квалификации:

• Секретарь-администратор, секретарь приемной – это самая простая офисная должность; в обязанности секретаря общей приемной входят обязанности принимать звонки, организовывать прием посетителей, вести журнал записи на прием, оформлять гостевые пропуска, получать документы от посетителей и передавать их сотрудникам или руководителю предприятия, координировать работу курьеров и водителей, готовить чай, кофе, напитки и сервировать стол. Работать секретарем-администратором можно после курсов профподготовки (профессионального обучения).
• Делопроизводитель – должен организовать работу с бумажными и электронными документами и их хранение; он принимает, обрабатывает, регистрирует, сортирует входящие документы и отправляет исходящие; передает документы исполнителям и контролирует исполнение распоряжений и приказов; формирует базу документов. На эту работу можно устроиться со средним профобразованием (после колледжа).
• Секретарь руководителя – помогает планировать руководителю рабочее время, организует телефонные переговоры, командировки, конференции прием посетителей; составляет и оформляет управленческую документацию (приказы, служебные записки, распоряжения и т. д.); обеспечивает руководителя информацией (собирает и обрабатывает данные, нужные для принятия управленческих решений, проверяет их достоверность, исключает противоречивые и дублирующиеся, систематизирует сведения). Чтобы работать на этой должности, надо получить среднее профобразование (в колледже).
• Помощник руководителя – это секретарь руководителя, но более высокой квалификации. В его обязанностях больше аналитики, чем административной работы. Он пишет обзоры, доклады, аналитические справки; собирает материалы для подготовки решений; готовит документы для договоров о сотрудничестве; делает запросы в государственные органы, общественные организации; планирует и организует деловые встречи, переговоры, совещания, ведет протоколы; готовит и проводит пресс-конференции; контролирует исполнение решений руководителя. На эту должность возьмут только после бакалавриата.

Где учиться

Все профессии из топа можно получить в колледже. Специальности для поступления:

• «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 46.02.01 – для работы секретарем, офис-менеджером, инспектором по кадрам, архивистом, специалистом по закупкам.
• «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)» 38.02.01 – чтобы стать бухгалтером любого профиля.

Учиться необязательно очно. Например, в колледже НСПК профессии, связанные с работой с документами, можно получить дистанционно. Это значит, что вы можете учиться без отрыва от семьи и работы или начать карьеру уже во время обучения.

Для поступления не нужны результаты ЕГЭ и конкурс аттестатов не проводится.

Еще один большой плюс учебы в Национальном социально-педагогическом колледже – два диплома. По основной профессии выдается диплом гособразца о среднем профессиональном образовании. Кроме этого, на последнем курсе студенты проходят бесплатную профпереподготовку и получают диплом установленного образца. Например, за два года после 11-го класса и за три после 9-го можно получить государственный диплом сразу и секретаря, и бухгалтера, а не учиться несколько лет по разным программам.

Архивист (архивариус)

Ведет архив организации. Специалист архива (так по профстандарту называется должность) регистрирует, систематизирует документы, которые должны храниться вечно или в течение определенного периода. Он комплектует и учитывает архивные дела, организует их использование в случае необходимости, отвечает на запрос. Сейчас бумажные архивы переводятся в электронный формат, поэтому архивист может готовить архивные материалы к оцифровке. На работу возьмут после колледжа, а если образование было непрофильным, то можно пройти курсы профпереподготовки на архивариуса. 

Где работать

• Секретари нужны в любых компаниях: на производстве, в банках, государственных и частных организациях, МФЦ.
• Инспекторы по кадрам есть во всех государственных организациях и предприятиях, частные компании нанимают специалиста по персоналу, если штат достаточно большой (обычно от 15 человек).
• Бухгалтеры – на предприятии может не быть секретаря, кадровика, но так не бывает, чтобы у него не было бухгалтера. Даже если компания маленькая, она нанимает специалиста из аутсорса.
• Специалисты по закупкам – эти должности своего рода «мастхэв» в штатном расписании всех государственных предприятий и организаций, органов исполнительной власти и управления. Без них ни одно министерство не купит пачку бумаги, а госкорпорация – сырье для производства. Но работать можно не только в госсекторе – поставщики товаров и услуг для федеральных и муниципальных учреждений заинтересованы в специалистах, разбирающихся в тонкостях госконтрактов.
• Архивисты чаще всего работают в музеях, но это не единственное место для трудоустройства. Архивные специалисты нужны в библиотеках, закрытых государственных фондах спецхранения, в медучреждениях и вообще в любых организациях, которые должны хранить документы (суды, ЗАГСы, нотариальные конторы и т. д.).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Все статьи автора

Востребованность

Аналитики порталов трудоустройства утверждают, что востребованность офисного персонала стабильно растет последние два года.

• Спрос на секретарей и делопроизводителей на Авито: от 2 до 10 % вакансий на платформе.
• На бухгалтеров спрос за прошлый год вырос в среднем по России на 15 %, а в отдельных регионах – больше чем на 70 %: во Владивостоке – на 72 %, в Уфе – на 85 %.

Причем офис-менеджеров (секретарей), администраторов, помощников руководителя, менеджеров по персоналу всё чаще ищут на удаленную работу.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция – очень удобный инструмент управления персоналом. Если документ составлен грамотно, он позволит работодателю следующее.

Установить круг обязанностей по конкретной должности или профессии, четко распределить работу внутри подразделения. В разных организациях набор обязанностей, которые вменены работнику по конкретной должности, может различаться. Разными могут быть периодичность и сроки, инструментарий и способы выполнения работы. И важно все эти моменты закрепить в каком-либо документе: локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции. Должностная инструкция для этой цели – самый подходящий вариант, поскольку:

• изменения и уточнения (разумеется, не затрагивающие трудовую функцию в целом) работодатель может вносить в нее в одностороннем порядке в отличие от изменения условий трудового договора;
• ознакамливать с измененным документом нужно только тех работников, которые работают на конкретной должности, в отличие от локального нормативного акта (далее – ЛНА), с которым ознакамливают всех работников организации.

Определить требования к квалификации работника. Методы отбора персонала, организация обучения, формулировка причин отказа в приеме на работу – все это напрямую зависит от того, какие требования работодатель предъявляет к образованию, стажу, опыту, знаниям работника. Конечно, требования к квалификации для каждой штатной позиции можно закрепить в каком-либо ином ЛНА, но целесообразнее это сделать именно в должностной инструкции.

Зафиксировать ответственность за неисполнение обязанностей. Работнику нужно точно знать, когда наступает дисциплинарная ответственность, когда – материальная, а в каких случаях – уголовная. И хотя раздел об ответственности сторон обязательно включают в Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), информация об ответственности в нем общая для всех. В должностной инструкции имеет смысл конкретизировать, за что именно тот или иной работник будет нести ответственность. Работнику это помогает определять риски, работодателю – контролировать работу и правильно действовать при выявлении нарушений.

Закрепить права и полномочия работника. Должностная инструкция – не единственный документ, в котором можно определить права работника и наделить его полномочиями. Для этой цели используют также трудовой договор и ЛНА. Но должностную инструкцию легче скорректировать. К тому же, как правило, копия инструкции находится у работника, и он в любой момент может свериться, вправе ли согласовывать отпуска и дни отдыха подчиненных, отстранять их от работы или допускать к работе, какие документы может подписывать, согласовывать или утверждать и т.д.

Избежать ошибок при применении дисциплинарных взысканий, проведении проверки знаний или аттестации. Применяя к работнику дисциплинарные взыскания, нужно точно указывать, какую именно обязанность он не выполнил, что именно нарушил (срок, требования к качеству), где эта обязанность была закреплена. Такая информация должна быть в должностной инструкции.

При проведении проверки знаний или аттестации используют сведения из должностной инструкции о том, что должен знать и уметь работник. Ни один другой документ не предусматривает фиксации этих требований. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – ЕКС) имеют рекомендательный характер, а профстандарты обязательны далеко не для всех организаций.

Для работника наличие должностной инструкции также небесполезно. Благодаря ей он:

• точно знает свои обязанности, сроки и периодичность их выполнения;
• понимает, за что и в каких случаях несет ответственность;
• может использовать инструкцию для защиты своих прав в случае незаконного наказания или изменения трудовой функции.

Чтобы должностная инструкция выполняла все эти задачи, она должна учитывать специфику организации. Не имеет смысла просто скачивать инструкцию с какого-либо сервиса, ведь может оказаться, что действия, которые вы требуете от работника, в ней не прописаны, требования к квалификации завышены (ваши работники не имеют нужного образования или стажа работы), формулировки настолько общие, что невозможно привлечь работника к ответственности за плохую работу, и т.д.

На основании ведомственных приказов должностные инструкции обязательны для госслужащих, сотрудников полиции, врачей, фармацевтов, частных охранников, военнослужащих. Для других работников должностные инструкции можно не оформлять.

В этом случае все трудовые обязанности необходимо закрепить в трудовом договоре. И тогда любые изменения будут возможны только с согласия работника через оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

А.Н. Славинская, специалист по кадрам

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

https://youtube.com/watch?v=videoseries%3Fsi%3DUdh-VyIDvl9Lj9dM%26list%3DPLZ7xZwbBZm90ahYyZsNXG9aSWxkhHdSa8

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

Если Вы еще не подписаны:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней
бесплатно

Специалист по закупкам

Без него не может работать ни одна государственная организация, фонд, корпорация. Он собирает данные о том, что нужно предприятию, разрабатывает и обосновывает план закупок, оценивает их объем и стоимость, составляет контракты для поставщиков и контролирует их исполнение. По профстандарту должность может называться «работник контрактной службы» или «контрактный управляющий». Для работы достаточно среднего профобразования и профпереподготовки или повышения квалификации по закупкам.

Код профессиональной деятельности в программах 1С

Код профессиональной деятельности в программах 1С хранится в специальном справочнике (Главное меню – Все функции – Справочники — Трудовые функции):

Подробнее см. — «Трудовая функция» и «Код профессиональной деятельности» в 1С ЗУП

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.