profstandart.rosmintrud.ru Должностная инструкция заместителя начальника отдела экономики, прогнозирования и социально-экономического развития
1.1. Должностная инструкция заместителя начальника отдела экономики, прогнозирования и социально-экономического развития администрации города Чебоксары (далее – должностная инструкция) является основным документом, определяющим квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность заместителя начальника отдела экономики, прогнозирования и социально-экономического развития администрации города Чебоксары (далее – Отдел).
1.2. Настоящую должностную инструкцию должны знать: начальник Отдела, заместитель начальника Отдела.
1.3. Настоящая должностная инструкция составлена на основании:
1.3.1. Положения об Отделе;
1.3.2. Рекомендаций по разработке и утверждению должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Чебоксары, утвержденных распоряжением администрации города Чебоксары от 30.05.2019 № 200-р;
1.3.3. Стандарта описания функций структурных подразделений и должностных обязанностей муниципальных служащих администрации города Чебоксары, утвержденного распоряжением администрации города Чебоксары от 30.05.2019 № 200-р;
1.3.4. Справочника типовых квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы, разработанных Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации;
1.3.5. Приказа Минтруда России от 10.09.2015 № 625н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок».
1.4. Должность заместителя начальника Отдела является должностью, которая отнесена к категории ведущей должности муниципальной службы.
1.5. Области профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которыми муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: «Регулирование экономики, деятельности хозяйствующих субъектов и предпринимательства».
1.6. Виды профессиональной служебной деятельности, в соответствии с которыми муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: «Разработка, рассмотрение, утверждение, прогнозная и аналитическая оценка, и реализация документов программно-целевого и стратегического планирования», «Контроль за выполнением и оценка эффективности муниципальных актов по развитию муниципального образования в социальной и экономической сфере», «Контроль за соблюдением законодательства о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд».
1.7. Основной задачей заместителя начальника Отдела является реализация единой экономической политики администрации города Чебоксары в сфере програмно-целевого планирования, определение стратегии, основных принципов, методов и форм реализации концепции социально-экономического развития города Чебоксары, прогнозно-аналитическая оценка состояния и разработка среднесрочных и долгосрочных прогнозов социально-экономического развития города Чебоксары.
1.8. Заместитель начальника Отдела подчиняется в функциональном и административном отношении начальнику Отдела (далее – непосредственный руководитель).
1.9. Заместитель начальника Отдела назначается, перемещается и освобождается от занимаемой должности распоряжением администрации города Чебоксары. Назначению на должность может предшествовать проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы согласно законодательству о муниципальной службе. Заявление о приеме/переводе согласовывается с непосредственным руководителем и заместителем главы администрации по экономическому развитию и финансам.
1.10. В период временного отсутствия заместителя начальника Отдела его обязанности возлагаются на специалиста отдела на основании распоряжения администрации города.
1.11. Заместитель начальника Отдела выполняет поручения непосредственного руководителя и распоряжения руководства администрации города Чебоксары, обязательно согласовав выполнение данных распоряжений с непоcредственным руководителем.
1.12. Все подготавливаемые заместителем начальника Отдела документы должны быть в обязательном порядке согласованы с непосредственным руководителем.
1.13. Разногласия, возникающие между заместителем начальником Отдела и муниципальными служащими администрации города Чебоксары, разрешаются непосредственным руководителем.
2.1. Основными квалификационными требованиями для замещения должности заместителя начальника Отдела являются:
2.1.1. Квалификационные требования к уровню профессионального образования муниципальной службы: высшее образование по специальностям, направлениям подготовки: «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Экономика», «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)», «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, аудит и анализ хозяйственной деятельности» или иным специальностям и направлениям подготовки, содержащимся в ранее применяемых перечнях специальностей и направлений подготовки, для которых законодательством об образовании установлено соответствие указанным специальностям и направлениям подготовки;
2.1.3. Квалификационные требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки: без предъявления требований к стажу муниципальной службы стажу работы по специальности, направлению подготовки;
2.1.4. Квалификационные требования к знаниям в зависимости от области и вида профессиональной служебной деятельности согласно приложению к настоящей должностной инструкции;
2.1.5. Квалификационные требования к умениям в зависимости от области и вида профессиональной служебной деятельности, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей:
базовые квалификационные требования к умениям: работать на компьютере (текстовые редакторы, электронные таблицы, почтовые системы, Интернет); работать в информационно–правовых системах; работать с оргтехникой; работать со служебными документами (составление, оформление, хранение и др.); руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение; оперативно принимать и реализовывать управленческие решения; вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления; соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
общие квалификационные требования к умениям в зависимости от области профессиональной (служебной) деятельности: проводить антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов, проводить экспертизу заключений об оценке регулирующего воздействия проектов актов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности;
дополнительные квалификационные требования к умениям в зависимости от вида профессиональной (служебной) деятельности: осуществлять анализ и оценку результатов закупок, достижения целей закупок; осуществлять проверку, анализ и оценку информации о законности, целесообразности, об обоснованности, о своевременности, об эффективности и о результативности расходов на закупки по планируемым к заключению, заключенным и исполненным контрактам; обобщать результаты осуществления экспертно-аналитической и информационной деятельности; проводить плановые и внеплановые проверки в отношении субъектов контроля при осуществлении закупок.
3.1. Для решения поставленных перед заместиелем начальника Отдела задач, на него возлагаются следующие должностные обязанности по реализации единой экономической политики администрации города Чебоксары в сфере програмно-целевого планирования, определения стратегии, основных принципов, методов и форм реализации концепции социально-экономического развития города Чебоксары, прогнозно-аналитической оценки состояния и разработки среднесрочных и долгосрочных прогнозов социально-экономического развития города Чебоксары:
3.1.1. обеспечивать подготовку и согласование проектов решений Чебоксарского городского Собрания депутатов, постановлений и распоряжений администрации города Чебоксары, касающихся социально-экономического развития города Чебоксары;
3.1.2. определять совместно со структурными подразделениями администрации города Чебоксары, иными органами местного самоуправления города Чебоксары, основные направления социально-экономического развития города Чебоксары;
3.1.3. обеспечивать подготовку аналитических материалов, информации о состоянии экономики города Чебоксары и тенденциях ее социально-экономического развития в виде годовых и ежеквартальных докладов для главы администрации города Чебоксары, заместителя главы администрации по экономическому развитию и финансам, а также по мере необходимости для структурных подразделений;
3.1.4. обеспечивать работу по разработке долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных прогнозов социально–экономического развития города Чебоксары с привлечением структурных подразделений, иных органов местного самоуправления;
3.1.5. обеспечивать контроль и координацию деятельности за разработку, согласование, утверждение, актуализацию и внесение изменений в муниципальные программы города совместно со структурными подразделениями администрации города – ответственными исполнителями муниципальных программ;
3.1.6. запрашивать у ответственных исполнителей муниципальных прогрмамм города информацию и свведения необходимые для мониторинга реализации, о ходе и полноте выполнения программных мероприятий и достижение значений важнейших целевых индикаторов и показателей муниципальных программ города;
3.1.7. проводить анализ об основных результатах реализации, о степени соответсвия установленных и достигнутых значений важнейших целевых индикаторов и показателей, о выполнении расходных обязательств и использовании бюджетных ассигнований, связанных с реализацией муниципальных программ, об измменении форм и методов управления реализации муниципальных программ города;
3.1.8. обеспечивать подготовку совместно со структурными подразделениями администрации города предложения по реализации муниципальных программ, разработку годового отчета и Доклада о достигнутых значениях показателей об оценки эффективности муниципальных программ города Чебоксары за отчетный год;
3.1.9. обеспечивать формирование, подготовку и представление сводного годового Доклада о ходе реализации и об оценке эффективности муниципальных программ главе администрации города Чебоксары для прнятие решения о сокращении (увеличении) бюджетных ассигнований, и (или) досрочном прекращении отдельных мероприятий или муниципальной программы в целом;
3.1.10. обеспечить размещение сводного годового Доклада о ходе реализации и об оценке эффективности муниципальных программ города на официальных сайтах администрации городаи в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
3.1.11. обеспечивать подготовку соответствующих материалов в ходе формирования бюджета города Чебоксары на очередной финансовый год;
3.1.12. обеспечивать подготовку предложений по формированию информационных ресурсов в экономической и социальной сфере с целью создания системы мониторинга, анализа и прогнозирования социально-экономического развития города Чебоксары;
3.1.13. обеспечивать ежеквартально подготовку отчетов об итогах экономического и социального развития города Чебоксары;
3.1.14. обеспечивать подготовку и предоставление ежемесячно, ежеквартально и ежегодно информации о социально-экономическом развитии города Чебоксары в рамках обмена информацией с городами – членами Ассоциации городов Поволжья;
3.1.15. взаимодействовать с федеральными территориальными органами исполнительной власти, органами государственной власти Чувашской Республики, структурными подразделениями и иными органами самоуправления города Чебоксары, муниципальными предприятиями и учреждениями города Чебоксары по вопросам мониторинга доходов бюджета города Чебоксары и обеспечения поступления налоговых и неналоговых платежей, сборов и прочих поступлений в бюджеты всех уровней;
3.1.16. обеспечивать подготовку элементов Докладов о результатах и основных направлениях деятельности субъекта бюджетного планирования – муниципального образования города Чебоксары;
3.1.17. обеспечивать ежемесячно, ежеквартально и ежегодно предоставление в Министерство экономического развития и торговли Чувашской Республики информации о выполнении постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики по вопросам социально-экономического развития;
3.1.18. обеспечивать разработку и формирование совместно со структурными подразделениями и иными органами местного самоуправления ежегодного Доклада о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления за отчетный год и их планируемых значениях на трехлетний период;
3.1.19. обеспечивать подготовку информационного материала к заседаниям Рабочей группы по повышению устойчивости социально-экономического развития города Чебоксары, организовывать проведение её заседаний;
3.1.20. участвоватьв работе балансовой комиссии;
3.1.21. проводить мониторинг и анализ за ходом реализации региональных проектов в рамках национальных проектов (программ) и федеральных проектов, входящих в состав национальных проектов (программ);
3.1.22. запрашивать информацию, предоставлять сведения и осуществлять контроль за исполнением мероприятий региональных проектов, направленных на реализацию национальных проектов (программ) и федеральных проектов, входящих в состав национальных проектов (программ);
3.1.23. обеспечивать разработку и формирование совместно со структурными подразделениями отчетов о достижении целей, целевых показателей и решением задач региональных проектов в рамках нациаональных проектов (программ) и федеральных проектов, входящих в состав национальных проектов (программ) в части касающейся города Чебоксары;
3.1.24. регулировать вопросы по контролю за осуществлением закупок на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд города Чебоксары в соответствии с действующим законодательством и нормативными правовыми актами;
3.1.25. осуществлять контроль за соблюдением заказчиками законодательства и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд города Чебоксары;
3.1.26. осуществлять методологическое сопровождение деятельности заказчиков, осуществляющих закупки для обеспечения муниципальных нужд города Чебоксары;
3.1.27. участвовать в расмотрении контрольным органом в сфере закупок обращения о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) либо об отказе в таком согласовании;
3.1.28. осуществлять контроль за соблюдением требований при определении поставщика путем проведения плановых и внеплановых проверок, расмотрения жалоб в отношении субъектов контроля при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд;
3.1.29. курировать проведение проверок, анализа и оценки информации о законности, целесообразности, об обоснованности, о своевременности, об эффективности и о результативности расходов на закупки по заключенным и исполненным контрактам;
3.1.30. участвовать в осуществлении анализа и оценки обоснованности закупок, обобщении результатов осуществления аналитической деятельности с использованием единой информационной системы закупок и содержащейся в ней информации;
3.1.31. участвовать в составлении и оформлении сводных аналитических отчетов, актов, справок по результатам проверок документов;
3.1.32. участвовать в организации и функционировании системы внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства в администрации города Чебоксары (антимонопольный комплаенс), в том числе путем:
подготовки и представления главе администрации на подпись правовых актов, направленных на организацию и функционирование антимонопольного комплаенса;
координации взаимодействия с Коллегиальным органом и обеспечение его работы;
исполнения поручений заместителя главы администрации – руководителя аппарата, связанных с организацией и функционированием антимонопольного комплаенса;
выявления комплаенс-рисков, учета обстоятельств, связанных с комплаенс-рисками, определение вероятности возникновения комплаенс-рисков совместно с правовым управлением администрации города Чебоксары;
консультирования муниципальных служащих (работников) администрации города Чебоксары по вопросам, связанным с соблюдением антимонопольного законодательства и антимонопольным комплаенсом;
разработки и внесение на утверждение главой администрации города Чебоксары карты комплаенс-рисков администрации города Чебоксары;
разработки и внесение на утверждение главой администрации города Чебоксары ключевых показателей эффективности антимонопольного комплаенса;
разработки и внесение на утверждение главой администрации города Чебоксары плана мероприятий по снижению комплаенс-рисков;
оценки достижения ключевых показателей эффективности антимонопольного комплаенса;
подготовки для подписания главой администрации города Чебоксары и утверждения коллегиальным органом проекта доклада об антимонопольном комплаенсе;
организации взаимодействия с другими структурными подразделениями администрации города Чебоксары по вопросам, связанным с антимонопольным комплаенсом;
подготовки проекта карты комплаенс-рисков администрации города Чебоксары;
подготовки проекта ключевых показателей эффективности антимонопольного комплаенса;
подготовки проекта доклада об антимонопольном комплаенсе.
3.1.33. организовывать совместно с отделом муниципальной службы и кадров, правовым управлением администрации города Чебоксары систематическое обучение муниципальных служащих (работников) администрации города Чебоксары требованиям антимонопольного законодательства и антимонопольного комплаенса.
3.2. Наряду с исполнением вышеуказанных функций на заместителя начальника Отдела возлагаются следующие должностные обязанности:
3.3.1. обеспечивать осуществление мониторинга правоприменения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Чувашской Республики в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, Чувашской Республики, муниципальными правовыми актами города Чебоксары;
3.3.2. актуализировать правовые акты администрации города в сферах деятельности Отдела;
3.3.3. обеспечивать выполнение в установленные сроки правовых актов Чебоксарского городского Собрания депутатов и администрации города Чебоксары, принятых по вопросам деятельности отдела;
3.3.4. участвать в организации и функционировании системы внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства в администрации города Чебоксары;
3.3.5. организовывать работу по разработке для размещения в средствах массовой информации, в сети Интернет аналитических материалов, отчетов о социально–экономическом развитии города Чебоксары, в т.ч. своевременно подготавливать (актуализировать) информацию по вопросам деятельности Отдела для размещения (обновления) на официальном сайте администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
3.3.6. осуществлять в установленном порядке переписку с федеральными территориальными органами исполнительной власти, государственными органами Чувашской Республики, предприятиями, организациями и гражданами в рамках возложенных функций;
3.3.7. участвать в работе заседаний администрации города Чебоксары, Чебоксарского городского Собрания депутатов;
законодательство РФ о муниципальной службе и противодействию коррупции;
муниципальные правовые акты и локальные нормативные акты администрации города Чебоксары, в том числе Правила внутреннего трудового распорядка администрации города Чебоксары;
пропускной и внутриобъектовый режим администрации города Чебоксары;
режим информационной безопасности, сохранения коммерческой и иной охраняемой законом тайны;
правила, нормы, инструкции по охране труда и пожарной безопасности;
3.3.9. не разглашать информацию, составляющую служебную тайну и не использовать эту информацию в личных целях;
3.3.10. поддерживать уровень квалификации, необходимый для исполнения своих должностных обязанностей;
3.3.11. в обязательном порядке согласовывать все подготавливаемые документы и решения с непосредственным руководителем;
3.3.12. бережно относиться к имуществу представителя нанимателя (работодателя), правильно и по назначению использовать оборудование, приборы и материалы, представленные для работы (службы);
3.3.13. содержать свое рабочее (служебное) место в чистоте и порядке.
3.3.14. подготавливать документы Отдела по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
3.3.15. выполнять поручения непосредственного руководителя, заместителя главы администрации города Чебоксары по экономическому развитию и финансам по вопросам, относящимся к компетенции заместителя начальника Отдела;
3.3.16. исполнять иные обязанности, возложенные на заместителя начальника Отдела по письменному распоряжению главы администрации города Чебоксары или заместителя главы администрации города Чебоксары по экономическому развитию и финансам, в случае производственной необходимости.
4.1. Заместитель начальника Отдела имеет право:
4.1.1. давать по поручению непосредственного руководителя структурным подразделениям администрации города Чебоксары, а также отдельным муниципальным служащим администрации города Чебоксары разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию заместителя начальника Отдела;
4.1.2. запрашивать по поручению непосредственного руководителя от структурных подразделений администрации города Чебоксары документы, материалы и иную информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией,;
4.1.3. участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию заместителя начальника Отдела;
4.1.4. участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей;
4.1.5. использовать ресурсы администрации города Чебоксары (помещения, мебель и оргтехника, информационные сервисы и пр.) для исполнения своих должностных обязанностей;
4.1.6. в необходимых случаях, при выполнении поручений непосредственного руководителя или по распоряжению руководства администрации города Чебоксары, привлекать в установленном порядке к совместной работе работников структурных подразделений администрации города Чебоксары;
4.1.7. разрабатывать проекты муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов по вопросам, входящим в компетенцию заместителя начальника Отдела (инструкций, положений, стандартов, приказов, распоряжений и т.п.);
4.1.8. знакомиться с решениями непосредственного руководителя, распоряжениями, муниципальными правовыми актами главы администрации города Чебоксары, касающимися деятельности заместителя начальника Отдела;
4.1.9. требовать от непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на заместителя начальника Отдела, и осуществлении предоставленных прав;
4.1.10. вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по улучшению деятельности Отдела;
4.1.11. вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения о поощрении муниципальных служащих Отдела за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на муниципальных служащих Отдела, нарушающих трудовую дисциплину и установленный порядок работы.
5.1. Заместитель начальника Отдела несет ответственность за:
5.1.1. исполнение должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией:
качество (соответствие установленным нормам, отсутствие дефектов, полноту исполнения, эффективность) выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей (исполнение возложенных обязанностей к установленному непосредственным руководителем сроку, отсутствие просрочек исполнения);
5.1.2. разглашение служебной информации, ставшей ему известной в процессе исполнения должностных обязанностей;
5.1.3. соблюдение трудовой дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка администрации города Чебоксары, пропускного и внутриобъектового режима администрации города Чебоксары, положений иных муниципальных правовых актов и локальных нормативных актов администрации города Чебоксары;
5.1.4. соблюдение законодательства РФ о муниципальной службе и противодействию коррупции;
5.1.5. соблюдение правил, норм, инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
5.1.6. соответствие подготавливаемых документов положениям законодательства, нормативно-правовых актов, муниципальных правовых актов, локальных нормативных актов администрации города Чебоксары, иным установленным требованиям;
5.1.7. своевременное обеспечение непосредственного руководителя полной и достоверной информацией о своей деятельности;
5.1.8. обеспечение сохранности вверенного имущества.
5.2. Оценка качества работы заместителя начальника Отдела и исполнения его должностных обязанностей осуществляется непосредственным руководителем самостоятельно и основывается на полном, всестороннем и беспристрастном рассмотрении результатов исполнения заместителем начальника Отдела должностных обязанностей.
Должностная инструкция специалиста по тендерам. Примерная форма должностной инструкции начальника отдела по проведению торгов § ведения телефонных переговоров
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
Общие положения
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
Требования к качеству товаров;
Методы и порядок закупок;
Порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
Порядок расчетов по договорам;
Базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
Формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
Проверка количества и качества внутренних поставок;
Осуществление своевременного отбора поставщиков;
Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
Анализ склада, планирование темпа закупок;
Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
Осуществление руководства подчиненными сотрудниками
Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
Запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
Принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
Повышать свою квалификацию.
Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
Причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Руководитель кадровой службы
С инструкцией ознакомлен:
«____» ____________ 20__ г.
1. Общие положения
1.2. Начальник отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю Компании.
1.4. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:
- высшее профессиональное образование по специальности «Промышленное и гражданское строительство», «Городское строительство и хозяйство» и профессиональная переподготовка по направлению «Ценообразование и сметное нормирование в строительстве»;
- стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет;
- повышение квалификации не реже одного раза в 5 лет и наличие квалификационного аттестата на соответствие занимаемой должности.
1.5. Начальник отдела должен знать:
1.6. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:
- уставом компании;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
Начальник отдела обязан выполнять следующие трудовые функции:
2.1. Разрабатывает сметную политику организации.
2.2. Проверяет обоснованность стоимости строительно-монтажных работ и прочих затрат генподрядчика по тендерной документации или по предложениям к договору подряда на строительство объекта с учетом возможного удорожания в период строительства, обусловленного инфляцией, научно-техническим и социальным прогрессом, затратами на мероприятия по охране окружающей среды.
2.3. Участвует в подготовке и согласовании договора подряда на строительство объекта.
2.4. Организует подготовку и обоснование предложения о начальной цене контракта при проведении торгов на размещение заказов в строительстве, в том числе государственных и муниципальных.
2.5. Осуществляет проверку получаемой от заказчика сметной документации и подготовку заключения об ее составе и качестве.
2.6. Совместно с представителями субподрядных организаций согласовывает с заказчиком и проектной организацией локальные сметы, индивидуальные сметные ресурсные нормы и расценки на строительно-монтажные работы, калькуляции сметной стоимости материальных ресурсов, стоимости машино-часа эксплуатации строительных машин (в том числе новых высокоэффективных, импортных машин), индивидуальные нормы накладных расходов и сметной прибыли, расчеты стоимости работ и затрат, предусмотренные сводным сметным расчетом стоимости строительства.
2.7. Рассчитывает стоимость строительства, в том числе по отдельным ее составляющим.
2.8. Участвует в выборе наиболее оптимальной схемы расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, учет оплаченных заказчиком выполненных работ, контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ.
2.9. Организует составление смет на дополнительные виды работ, затраты на выполнение которых не предусмотрены в соответствующих расценках, и согласовывает их с заказчиком и проектной организацией.
- в подготовке проектов договоров поставки материальных ресурсов с их поставщиками (производителями, посредниками), в согласовании изменений условий по вопросам ценообразования по заключенным договорам поставки;
- в подготовке необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;
- в формировании, обновлении и хранении данных о показателях расходов и стоимости ресурсов (затрат труда работников строительства, времени работы строительных машин, потребности в материалах, изделиях и конструкциях) на построенных подрядной организацией объектах, необходимых для создания фирменных элементных и укрупненных сметных норм и расценок;
- в подготовке данных, необходимых для формирования акта государственной приемочной комиссии по вводу объекта в эксплуатацию.
В случае служебной необходимости начальник отдела может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
Начальник отдела имеет право:
3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя компании.
3.2. Распоряжаться вверенными ему финансовыми средствами и имуществом с соблюдением требований, определенных законодательными и нормативными правовыми актами, уставом организации.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
3.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований), соблюдения установленных норм, правил, инструкций, давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
3.7. Вносить на рассмотрение руководителя компании представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую дисциплину.
3.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.9. Требовать от руководителя компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Начальник отдела несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы начальника отдела осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем – регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы начальника отдела является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы начальника отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью начальник отдела обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности начальника отдела может выделяться служебный автотранспорт.
6. Право подписи
6.1. Начальнику отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.
Тендерный отдел – это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.
Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.
Тендерный отдел
Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
обеспечение участия компании в тендерах
участие в создании и поддержание имиджа компании
привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов
Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.
Типовая организационная структура тендерного отдела
Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
Руководитель тендерного отдела
Заместитель руководителя / главный специалист
Менеджер /
Помощник менеджера / секретарь
Схема подчиненности выглядит следующим образом:
Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции
Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.
Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.
Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.
Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.
Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.
Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.
Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.
Тендерный отдел и управление процессом
Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.
Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
информация об объявленных тендерах,
требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
информация о результатах участия в торгах
Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.
Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.
Тендерный отдел и его технология работы
Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.
Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.
Процесс завершается при следующих условиях:
получение информации о результатах торгов
доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.
Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.
Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.
На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.