должностная инструкция начальника службы

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Открыть документ

Получить бесплатный доступ

«____» ____________ 20__ г.

1. Общие положения

1.2. Начальник отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителю Компании.

1.4. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:

высшее профессиональное образование по специальности «Промышленное и гражданское строительство», «Городское строительство и хозяйство» и профессиональную переподготовку по направлению «Ценообразование и сметное нормирование в строительстве»;
стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет;
повышение квалификации не реже одного раза в 5 лет и наличие квалификационного аттестата на соответствие занимаемой должности.

1.5. Начальник отдела должен знать:

1.6. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

уставом компании;
настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

Начальник отдела выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Разрабатывает сметную политику организации.

2.2. Проверяет обоснованность стоимости строительно-монтажных работ и прочих затрат генподрядчика по тендерной документации или по предложениям к договору подряда на строительство объекта с учетом возможного удорожания в период строительства, обусловленного инфляцией, научно-техническим и социальным прогрессом, затратами на мероприятия по охране окружающей среды.

2.3. Участвует в подготовке и согласовании договора подряда на строительство объекта.

2.4. Организует подготовку и обоснование предложения о начальной цене контракта при проведении торгов на размещение заказов в строительстве, в том числе государственных и муниципальных.

2.5. Осуществляет проверку получаемой от заказчика сметной документации и подготовку заключения об ее составе и качестве.

2.6. Совместно с представителями субподрядных организаций согласовывает с заказчиком и проектной организацией локальные сметы, индивидуальные сметные ресурсные нормы и расценки на строительно-монтажные работы, калькуляции сметной стоимости материальных ресурсов, стоимости машино-часа эксплуатации строительных машин (в том числе новых высокоэффективных, импортных машин), индивидуальные нормы накладных расходов и сметной прибыли, расчеты стоимости работ и затрат, предусмотренные сводным сметным расчетом стоимости строительства.

2.7. Рассчитывает стоимость строительства, в том числе по отдельным ее составляющим.

2.8. Участвует в выборе наиболее оптимальной схемы расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, учет оплаченных заказчиком выполненных работ, контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных работ.

2.9. Организует составление смет на дополнительные виды работ, затраты на выполнение которых не предусмотрены в соответствующих расценках, и согласовывает их с заказчиком и проектной организацией.

в подготовке проектов договоров поставки материальных ресурсов с их поставщиками (производителями, посредниками), в согласовании изменений условий по вопросам ценообразования по заключенным договорам поставки;
в подготовке необходимой документации для рассмотрения претензий в арбитраже;
в формировании, обновлении и хранении данных о показателях расходов и стоимости ресурсов (затрат труда работников строительства, времени работы строительных машин, потребности в материалах, изделиях и конструкциях) на построенных подрядной организацией объектах, необходимых для создания фирменных элементных и укрупненных сметных норм и расценок;
в подготовке данных, необходимых для формирования акта государственной приемочной комиссии по вводу объекта в эксплуатацию.

В случае служебной необходимости начальник отдела может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

Начальник отдела имеет право:

3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководителя компании.

3.2. Распоряжаться вверенными ему финансовыми средствами и имуществом с соблюдением требований, определенных законодательными и нормативными правовыми актами, уставом организации.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

3.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

3.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований), соблюдения установленных норм, правил, инструкций, давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя компании представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую дисциплину.

3.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.9. Требовать от руководителя компании оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Начальник отдела несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы начальника отдела осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы начальника отдела является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы начальника отдела определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью начальник отдела обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности начальника отдела может выделяться служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Начальнику отдела для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ____/____________/ «__» _______ 20__ г.

Должностная инструкция
начальника отдела информации и делопроизводства управления организационно-контрольной работы аппарата главы администрации Алексеевского района
(утв. постановлением Администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области
от 31 мая 2016 г. N 395)

I. Общие положения

1.1. Должность начальника отдела информации и делопроизводства управления организационно-контрольной работы аппарата главы администрации Алексеевского района (далее по тексту – начальник отдела) в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы органов местного самоуправления муниципального района “Алексеевский район и город Алексеевка” является должностью муниципальной службы, относящейся к главной группе должностей муниципальной службы.

1.2. Начальник отдела назначается главой администрации Алексеевского района на должность муниципальной службы, на условиях трудового договора и освобождается от занимаемой должности главой администрации Алексеевского района.

1.3. Начальник отдела подчиняется непосредственно начальнику управления организационно-контрольной работы аппарата главы администрации Алексеевского района.

1.4. Начальник отдела имеет в своем подчинении 2 муниципальных служащих.

1.5. В период временного отсутствия начальника отдела его должностные обязанности частично исполняет начальник управления организационно-контрольной работы аппарата главы администрации Алексеевского района и ведущие специалисты отдела информации и делопроизводства управления организационно-контрольной работы аппарата администрации Алексеевского района, в части утвержденной должностными инструкциями.

1.6. В своей практической деятельности начальник отдела руководствуется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, Постановлениями Правительства Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”, от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”, от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации”, от 25.12.2008 г. N 273-ФЗ “О противодействии коррупции”, законом Белгородской области от 24.09.2007 г. N 150 “Об особенностях организации муниципальной службы в Белгородской области”, Уставом муниципального района “Алексеевский район и город Алексеевка” Белгородской области, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления Алексеевского района, настоящей должностной инструкцией.

II. Квалификационные требования

2.1. Для замещения должности начальника отдела к муниципальному служащему предъявляются следующие квалификационные требования:

а) Типовые квалификационные требования: наличие высшего профессионального образования по специальностям: “Государственное и муниципальное управление”, “Юриспруденция” либо по специальности, входящей в группу “Экономика и управление”, наличие стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности не менее трёх лет.

б) Квалификационные требования к общим профессиональным компетенциям:

– знание Конституции Российской Федерации, Устава Белгородской области, основ федерального и областного законодательства о муниципальной службе, Устава муниципального района “Алексеевский район и город Алексеевка”;

– знания в области информационно-коммуникационных технологий (далее – ИКТ): аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных ИКТ в органах местного самоуправления, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

– навыки владения современными средствами, методами и технологией работы с информацией (работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами и базами данных, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет);

– способность логически верно, аргументировано и ясно строить устную и письменную речь; грамотное написание текста на русском языке.

в) Квалификационные требования к специальным профессиональным компетенциям:

– умение принимать решения, рассматривать ряд вариантов, в случае очевидных последствий нести ответственность за результат;

– умение управлять своим временем и временем подчиненных для достижения оптимального результата путем рационального распределения обязанностей, делегирования полномочий, расстановки приоритетов;

– умение определять задачи, распределять их, расставляя приоритеты, контролировать ход выполнения отдельных заданий, в том числе сроки, создавать систему правил и норм, приводящую к достижению результата;

– стремление находить пути для достижения результата в стандартной ситуации и способность оценивать ресурсы;

– способность контроля и оценки результатов деятельности подчиненных в стандартных ситуациях;

– владение знаниями о путях развития общества и государства, восприятие ситуаций и решение задач с позиции государственных приоритетов;

– следование социальным стандартам и требованиям служебной этики;

– видение разных факторов, влияющих на ситуацию, структурированный подход к решению проблем, нахождение взаимосвязей между элементами в стандартных ситуациях;

– умение применять установленные стандарты, правила и процедуры в соответствии с конкретной ситуацией, способность двигаться в новом направлении при изменении ситуации;

– готовность нести ответственность за свои решения и решения своих подчиненных;

– постоянное профессионально-квалификационное развитие, в том числе посредством самообразования, развитие своих подчиненных, в том числе путем предоставления практической поддержки и помощи;

– умение проводить совещания, убеждать, управлять поведением людей в конфликтных ситуациях; владение навыками публичного выступления перед собраниями;

– умение объединять людей вокруг своей идеи, формировать команду, стремясь поддерживать в команде дух сотрудничества;

– способность предлагать новаторские решения;

– руководство в работе правовыми знаниями и убеждениями в соответствии с законодательством и установленными регламентами, умение отстаивать свои права;

– знание структуры общественных институтов, особенностей построения системы государственного и муниципального управления;

– умение выполнять отдельные функции в проекте;

– знание финансово-экономических аспектов государственного и муниципального управления;

– знание правовых аспектов в области ИКТ, программных документов и приоритетов государственной политики в области ИКТ, правовых аспектов в сфере предоставления государственных услуг населению и организациям посредством применения ИКТ;

– навыки стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных ИКТ в органах местного самоуправления области, работы с системами управления проектами.

г) Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам по предметной области деятельности.

Знание законодательства по предметной области деятельности:

– законодательство об общих принципах организации местного самоуправления;

– законодательство о порядке работы с обращениями граждан;

– законодательство о защите персональных данных;

– законодательство в области организации хранения, комплектования, учёта и использования служебных документов;

– законодательство в области использования электронного документооборота;

– основные положения нормативно-правовой базы в области проектного управления.

Специальные знания и умения по предметной области деятельности:

– знание основ протокольно-организационных аспектов проведения мероприятий;

– навыки проведения мониторинга информации;

– навыки организации проведения приема граждан;

– навыки рассмотрения обращений и жалоб граждан;

– навыки регистрации и систематизации обращений и жалоб граждан;

– навыки подготовки специальной аналитической, методической информации по вопросам деятельности;

– навыки регистрации, комплектования, учета, использования служебной информации,

– навыки осуществления служебного документооборота, в том числе электронного;

– умение готовить проекты нормативных правовых актов;

– навыки организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами и органами местного самоуправления;

– навыки проведения мониторинга информации.

III. Функциональные обязанности

3. В обязанности начальника отдела входят:

3.1. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты Белгородской области, Устав муниципального образования “Алексеевский район и город Алексеевка” и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение.

3.2. Исполнять обязанности, соблюдать ограничения и запреты, связанные с прохождением муниципальной службы, установленные Федеральными законами от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ “О муниципальной службе в Российской Федерации”, от 25.12.2008 г. N 273-ФЗ “О противодействии коррупции”.

3.3. Соблюдать Регламент работы администрации Алексеевского района, Правила внутреннего трудового распорядка, Кодекс этики и служебного поведения муниципального служащего администрации Алексеевского района, правила пожарной безопасности и охраны труда.

3.4. Своевременно и качественно выполнять распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий.

3.5. Консультировать муниципальных служащих органов местного самоуправления Алексеевского района, организации и граждан в пределах компетенции отдела.

3.6. Осуществлять руководство отделом, обеспечивать выполнение стоящих перед отделом задач.

3.7. Осуществлять регистрацию постановлений, распоряжений и разрешений на строительство и ввод в эксплуатацию объектов администрации Алексеевского района в журналах и в электронном виде.

3.8. Сканировать и редактировать социально-значимые постановления и распоряжения администрации Алексеевского района для размещения на официальном сайте администрации Алексеевского района и Консультант+.

3.9. Осуществлять контроль за своевременной рассылкой нормативных и распорядительных документов, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Регламентом работы администрации Алексеевского района.

3.10. Осуществлять контроль и методическое руководство за исполнением Инструкции по делопроизводству в структурных подразделениях администрации Алексеевского района.

3.11. Осуществлять контроль за представлением информации об исполнении обращений и заявлений граждан для размещения в РИА: ПУВП “Мотив”.

3.12. Ежемесячно готовить реестр о рассмотренных и размещенных в РИА: ПУВП “Мотив” обращениях граждан, поступивших из Правительства Белгородской области.

3.13. Подготавливать справки, информации, аналитический материал и отчеты о работе с обращениями и заявлениями граждан.

3.14. Осуществлять работу по предварительной записи и ведению приема граждан по личным вопросам главой администрации Алексеевского района. Контролировать исполнение поручений, данных в период приема граждан.

3.15. Осуществлять работу по предварительной записи и ведению приема граждан в общественной приемной Губернатора Белгородской области должностными лицами органов государственной власти Белгородской области. Вести учет и контроль исполнения поручений, поступивших в период приема граждан. Готовить отчеты, информации по вопросам работы общественной приемной Губернатора Белгородской области.

3.16. Разрабатывать графики дежурства ответственных работников администрации Алексеевского района в выходные и праздничные дни.

3.17. Разрабатывать графики приема граждан по личным вопросам должностными лицами администрации Алексеевского района.

3.18. Вести единый документальный реестр муниципальных контрактов (договоров, соглашений), заключенных администрацией Алексеевского района.

3.19. Формировать списки дней рождения работников администрации Алексеевского района, руководителей предприятий, организаций и учреждений района.

3.20. Вести работу по подготовке приветственных адресов, поздравительных открыток (телеграмм) и осуществлять контроль за их отправкой.

3.21. Составлять номенклатуру дел администрации Алексеевского района.

3.22. Осуществлять учет, хранение и передачу в архив служебных документов.

3.23. Вести работу по подготовке и предоставлению нормативных правовых актов в государственно-правовое управление Администрации Губернатора Белгородской области для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов области.

3.24. Ежемесячно подготавливать информацию на Общественный Совет по оценке результативности профессиональной служебной деятельности глав администраций поселений Алексеевского района к разделу: “Качество подготовки и принятия нормативно-правовых актов”.

3.25. Участвовать в работе комиссий и рабочих групп, членом которых является начальник отдела.

3.26. Участвовать в работе оперативной группы администрации Алексеевского района.

3.27. Заверять секретные документы печатями администрации Алексеевского района.

3.28. Начальник отдела является ответственным за:

– формирование почты главе администрации Алексеевского района;

– использование и хранение штампов и печатей администрации Алексеевского района;

– формирование и представление в управление государственной службы и кадров департамента внутренней и кадровой политики области списков дней рождения;

– подготовку проектов распоряжений о командировании работников администрации района и МКУ “ЦМТОД ОМС” Алексеевского района;

– ежедневный мониторинг и размещение на интернет-ресурсе “Народная экспертиза” информации о реагировании на поступившие негативные и критические материалы в разделе “Чёрный список” и “Белый список”;

– проведение сверки и представление информации о достигнутых значениях показателей работы органов местного самоуправления Алексеевского района по основным социально-экономическим направлениям деятельности.

IV. Права и должностные полномочия

4. Начальник отдела имеет право:

4.1. На ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

4.2. На обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.4. На отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

4.5. На получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности администрации муниципального района.

4.6. На повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.

4.7. На защиту своих персональных данных.

4.8. На ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

4.9. На объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

4.10. На рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.

4.11. Взаимодействовать с другими подразделениями администрации Алексеевского района, органами местного самоуправления Алексеевского района по своевременному рассмотрению обращений граждан этими органами, подразделениями.

4.12. Подписывать и заверять печатью “аппарат главы администрации Алексеевского района” копии нормативных и распорядительных документов по запросам граждан и организаций.

5. Начальник отдела несет дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и иными нормативными актами.

5.2. Несоблюдение Регламента работы администрации Алексеевского района, Правил внутреннего трудового распорядка, правил пожарной безопасности и охраны труда.

5.3. Разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

5.4. Действие или бездействие, влекущее нарушение прав и законных интересов граждан, юридических лиц.

5.5. Несоблюдение ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой, установленных законодательством Российской Федерации.

5.6. Несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений физических (граждан) и юридических лиц.

5.7. Несоблюдение положений Кодекса этики и служебного поведения муниципального служащего администрации Алексеевского района.

VI. Служебное взаимодействие

6. В процессе осуществления своей служебной деятельности начальник отдела самостоятельно и (или) по поручению главы администрации Алексеевского района или заместителя главы администрации Алексеевского района, руководителя аппарата главы администрации Алексеевского района взаимодействует:

– с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти Белгородской области;

– со структурными подразделениями администрации Алексеевского района;

– иными муниципальными образованиями, органами местного самоуправления Алексеевского района;

– с юридическими и физическими лицами (гражданами).

VII. Показатели эффективности и результативности деятельности

7. Эффективность и результативность профессиональной деятельности начальника отдела определяется за счет уровня достижения следующих показателей:

7.1. Объем выполненных работ (в том числе в рамках проектной деятельности).

7.2. Качество выполненных работ.

7.3. Своевременность выполнения работ (в том числе в рамках проектной деятельности).

7.4. Количество нарушений должностной инструкции (в том числе нарушений трудовой дисциплины).

7.5. Количество обоснованных жалоб граждан и организаций, в том числе и на ненадлежащее исполнение стандартов муниципальных услуг (муниципальных функций), а также ненадлежащее рассмотрение инициатив и обращений граждан (организаций).

“___” мая 2016 г.

Открыть документ

Получить бесплатный доступ

«______» _______________ 20___ г.

Руководителя отдела по документационному обеспечению управления

1. Общие положения

1.2. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.5. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну организации.

1.6. На должность руководителя отдела по документационному обеспечению управления может быть назначено лицо, имеющее высшее образование — специалитет, магистратура, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.7. Требования к опыту практической работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления: не менее трех лет в области документационного обеспечения управления.

1.8. Особые условия допуска руководителя отдела по документационному обеспечению управления к работе: нет.

1.9. В практической деятельности руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен руководствоваться:

локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
правилами внутреннего трудового распорядка;
правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией.

1.10. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен знать:

1.11. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления должен уметь:

2. Должностные обязанности

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Руководство деятельностью отдела по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников;
распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации;
разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников;
планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации;
руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации;
проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения;
организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации;
контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации;
определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых ресурсах;
подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников отдела по документационному обеспечению управления;
определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации.

2.2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации, в том числе:

определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления;
организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления;
организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления;
консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации;
организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления.

2.3. Построение системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления;
содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации;
обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления;
обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации;
организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии;
внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации;
управление проектами документационного обеспечения управления организации;
руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления;
определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация;
организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами.

2.4. Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации;
организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению;
осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации;
осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации;
осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации;
исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации;
организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления;
мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга;
контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации;
определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

2.5. Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации, в том числе:

определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития;
обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации;
определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации;
разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации;
подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления;
координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации.

В случае необходимости руководитель отдела по документационному обеспечению управления может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно по решению руководителя Компании в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Руководитель отдела по документационному обеспечению управления имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию о деятельности предприятия от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.

3.6. Взаимодействовать с другими подразделениями предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

3.7. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы отдела.

3.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Руководитель отдела по документационному обеспечению управления несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления осуществляется:

4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы руководителя отдела по документационному обеспечению управления определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью руководитель отдела по документационному обеспечению управления обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью руководителю отдела по документационному обеспечению управления для выполнения его трудовых функций может быть предоставлен служебный автотранспорт.

6. Право подписи

6.1. Руководителю отдела по документационному обеспечению управления для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

должностная инструкция начальника службы

Добавить комментарий Отменить ответ