Про Профстандарты РосМинТруда Инструкция, которая очерчивает круг обязанностей сотрудника, – это документ, необходимый в каждой фирме. Его наличие избавит руководство от возможных споров с подчиненным в случае, если он откажется выполнять порученную работу. Для сотрудников этот ЛНА также важен. Он служит гарантией соблюдения прав лица, если от него потребуют выполнения дополнительных функций, не предусмотренных инструкцией. В то же время за неисполнение ее положений могут наказать, поскольку при приеме на работу сотрудника знакомят с локальными актами, относящимися к его работе. О том, что устанавливает служебная инструкция офис-менеджера, расскажем в нашей статье.
Над статьей работали:
редактор: Чапис Елена
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника организации при выполнении им служебных обязанностей по занимаемой должности.
Она разрабатывается не персонально для каждого сотрудника, а по каждой штатной должности.
В ТК упоминаний о ДИ нет. В коммерческих компаниях иметь ее в наличии необязательно.
Отсутствие служебной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. За его отсутствие на фирме штрафовать не должны. Тем не менее такой документ компании лучше оформить. Он позволит организации:
– равномернее распределять обязанности между сотрудниками схожих штатных единиц;
– обосновать расторжение соглашения с сотрудником в связи с несоответствием занимаемой должности;
– доказать в суде правомерность применения мер дисциплинарного взыскания.
Отсутствие этого ЛНА в компании может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений.
Поэтому Федеральная служба по труду и занятости считает этот документ важным (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).
Порядок утверждения должностной инструкции
Инструкция является ЛНА, который в соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель разрабатывает и принимает самостоятельно. Порядок составления этого документа НПА не урегулирован. Как его оформлять и изменять, решает руководитель.
Составляя ДИ, нужно учитывать следующее:
– если по выполняемой должности, профессии, специальности сотруднику положены льготы, компенсации или существуют ограничения на выполнение работ, ущемление прав сотрудников недопустимо. В таком случае наименование этих должностей (профессий, специальностей) и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, содержащимся в квалификационных справочниках либо профессиональных стандартах (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
– если ТК, другими законами, иными НПА установлены требования к квалификации персонала, необходимой для выполнения определенной трудовой функции, то работодатель обязан применять в части указанных требований профессиональные стандарты (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).
В других случаях при разработке ДИ требования профстандартов носят рекомендательный характер (письмо Минтруда РФ от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).
Служебная инструкция может:
а) являться приложением к трудовому соглашению;
б) быть самостоятельным документом.
Если ДИ является приложением к трудовому соглашению, ее составляют в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и инструкция оформляются единым документом. Их следует подписывать единовременно. Работник обязан исполнять условия трудового договора, в том числе должностной инструкции, если она является приложением к нему.
Если ДИ оформлена как самостоятельный документ, ее нужно утвердить приказом руководителя. Кроме того, наниматель обязан ознакомить работника с таким документом, а при отказе последнего ознакомиться с ней составить акт об этом.
Ознакомиться или нет с инструкцией – право сотрудника. Отказ от подписания этого документа не может быть основанием для привлечения лица к дисциплинарной ответственности. Ни уволить его, ни применить иную меру дисциплинарной ответственности за отказ от подписания ДИ работодатель не вправе.
После ознакомления с документом работодатель не может в одностороннем порядке изменить служебные полномочия сотрудника или дополнять ДИ новыми полномочиями.
В письме от 31.10.2007 № 4412-6 Роструд по этому поводу говорит, что внесение изменений в ДИ может быть связано с изменением обязательных условий трудового соглашения.
Работодатель вправе изменить перечень обязанностей работника, указанных в трудовом договоре или в должностной инструкции, на которую имеется ссылка в трудовом договоре, в порядке, предусмотренном ст. 72, 74 ТК. Изменение трудовой функции работника без его согласия не допускается.
В случаях когда ДИ является приложением к договору или меняется функция сотрудника, кроме новой инструкции должно быть заключено допсоглашение к трудовому договору.
Структура должностной инструкции
Служебная инструкция может включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции сотрудника.
3. Служебные обязанности.
4. Права сотрудника.
5. Обязанности сотрудника.
6. Ответственность сотрудника.
7. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями.
8. Заключительные положения.
Унифицированной формы этого документа трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому каждая компания вправе создавать его самостоятельно. При этом Минтруд разрешает не только использовать набор основных трудовых функций профстандарта, но и самостоятельно формировать задачи сотрудников, исходя из конкретной должности и специфики деятельности фирмы (письмо Минтруда РФ от 01.08.2017 № 14-2/ООГ-6197).
Вместе с тем поскольку сотрудник трудоустраивается на конкретную должность, указанную в трудовом соглашении и штатном расписании, включать в ДИ обязанности, не соответствующие этим документам, компания не вправе.
Инструкция является документом, который только уточняет трудовую функцию. При разработке ДИ допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Требования к сотруднику
На первый взгляд работа офис-менеджера не кажется сложной. Однако на деле успешное выполнение профессиональных задач зависит от обладания определенными навыками.
К примеру, офис-менеджеру может понадобиться:
– знание делопроизводства, деловой переписки;
– уверенное знание компьютера;
– умение обращаться с оргтехникой;
– знание языков;
– умение сориентироваться в структуре компании.
В своей работе офис-менеджер контактирует с руководством, клиентами, коллегами. Поэтому хороший специалист должен обладать такими личными качествами, как:
– ответственность. В процессе работы специалист выполняет поручения руководства и должен уметь принимать решения;
– многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно, к примеру, отвечать на звонок клиента и продолжать работать с документацией;
– умение определить важность задачи и расставить приоритеты. Нужно понимать, какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее;
– хорошая память. Понадобится держать в голове десятки задач и понимать, как выполнить их в поставленные сроки;
– организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора;
– коммуникабельность. Работа на этой должности подразумевает постоянное общение;
– стрессоустойчивость. Такое качество необходимо всем сотрудникам, чья работа связана с коммуникацией;
– организованность и аккуратность. Эти качества требуются для систематизации обрабатываемой документации.
Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджером является сотрудник, обязанности которого связаны с обеспечением деятельности офиса. Это относительно новая специальность. Она возникла не так давно, на базе должности администратора.
Со временем функционал этой должности расширился за счет полномочий, которые сочетают функции секретаря, хозяйственника, кадровика и даже старшего специалиста.
С английского слово manager переводится как «управляющий». Он контролирует работоспособность офисной техники, совершает закупку канцелярии и распределяет корреспонденцию между сотрудниками различных отделов, выполняет поручения руководства, участвует в организации деловых встреч и переговоров.
В то же время таким сотрудникам могут поручать оформление первичной документации (счетов, накладных), сбор отчетов с руководителей подразделений, обустройство рабочих мест сотрудников, выполнение административно-хозяйственных функций.
Деятельность офис-менеджеров урегулирована на законодательном уровне.
Требования к этой специальности власти определили:
– в Приказе Минтруда РФ от 02.02.2018 № 49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»;
– Общероссийском классификаторе занятий «ОК 010-2014 (МСКЗ-08)» (принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
Профессиональный стандарт устанавливает определенный уровень квалификации, то есть требования к образованию и опыту работы, необходимые сотруднику для выполнения своей работы (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Они применяются работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, организации обучения и аттестации работников, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления.
В Общероссийском классификаторе занятий в типовые функции офис-менеджеров входит:
а) координация, определение и анализ работы служащих, выполняющих следующие обязанности – обработка текстов, ведение учета и регистрации, обслуживание телефонов и коммутаторов; ввод данных, их распечатка и другие мероприятия, требующие общих навыков канцелярской и административной работы;
б) разработка рабочих графиков и процедур и координация деятельности с другими подразделениями и департаментами;
в) решение проблем, связанных с работой;
г) подготовка и представление отчетов;
д) обучение и инструктаж работников по поводу исполнения служебных обязанностей, обеспечения безопасности и реализации политики компании или организация обучения по данным направлениям;
е) оценка выполнения работниками работ и соблюдения правил и рекомендации по соответствующим действиям персонала;
ж) оказание помощи при отборе персонала, приеме сотрудников на работу, проведении собеседований.
Из-за многообразия поручаемой работы профессию офис-менеджера нельзя назвать рутинной. На практике в служебные задачи этого специалиста может входить:
а) ведение деловой переписки. За работником, как правило, закрепляют персональную электронную почту, которую необходимо постоянно проверять. Также к его компетенции относится подготовка ответов на бумажную корреспонденцию;
б) обработка документации. Нужно отвечать за регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Сотруднику могут поручать и подготовку приказов по деятельности компании;
в) учет звонков и обращений. Их нужно фиксировать в специальных журналах и извещать о них руководство;
г) организация совещаний. Эта задача подразумевает подготовку зала, закупку всего необходимого для участников, встречу приглашенных лиц;
д) встреча клиентов. Офис-менеджеру нужно выяснить, по какому вопросу прибыл посетитель и проводить его в нужный кабинет;
е) закупка канцтоваров, а также иной продукции, необходимой для функционирования офиса в плановом режиме — к примеру, воды для кулера, кофе и чая;
ж) организация питания сотрудников, как то: заказ ланч-боксов или готовых обедов, подбор компаний по доставке еды;
з) контроль работы курьеров и техперсонала;
и) выполнение поручений руководства. В некоторых компаниях менеджеру отводят роль персонального помощника начальника, поручая заказ билетов, бронирование отелей для командировок и другое.
Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Предоставляемые сотрудникам права можно разделить на две группы:
1) общие, которые есть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой должности;
2) присущие сотрудникам определенной специальности.
К правам первой группы можно отнести полномочия:
– запрашивать и получать от структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения служебных полномочий;
– участвовать в обсуждении вопросов, касающихся выполняемых служебных обязанностей;
– требовать от руководителя оказания содействия в выполнении своих полномочий и т.д.
Офис-менеджеров могут наделять специальными правами, к примеру, подписи документов, или правом контролировать работу подчиненных – секретаря-администратора, делопроизводителя, уборщицы, курьеров.
Положения, предусмотренные ЛНА, с которым сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве, являются обязательными для соблюдения. За нарушение обязанностей, предусмотренных этим документом, лицо могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
В этом случае будет считаться, что сотрудник совершил дисциплинарный проступок. Но при этом следует убедиться, что работник был ознакомлен под подпись с документом, в котором зафиксирована нарушенная им обязанность. Иначе доказать, что он знал об этой обязанности, будет сложно.
Обычная история с должностной инструкцией у работодателя: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет».
И никакой управы работодатель найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании или у ИП. В документе перечислены:
требования к квалификации сотрудника;опыт работы, обязанности;права и ответственность;кому он подчиняется;как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
Работодатели не обязаны составлять должностные инструкции для сотрудников. Поэтому оформляют их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у работодателя больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то былоЧто случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как сотрудники магазина выполняют свою работу, обеспечивать замену отсутствующих работников. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:У управляющего была должностная инструкция.В ней были четко прописаны обязанности и ответственность.Управляющий ознакомился с должностной инструкцией под подпись и обязан был ее соблюдать.Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Какие бывают должностные инструкции
В законе нет единых требований к форме и содержанию, но обычно должностные инструкции делят на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляют, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция стала обязательной для работников, надо выполнить два условия:
Утвердить документ — правильно оформить, поставить подпись работодателя.Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто составить список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, у нее не будет юридической силы.
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, применить дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили, и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания или ИП должны будут выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: работодатель предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на его стороне.
5. Возможность провести аттестацию сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестацию, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в Excel, можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят требований, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник осознает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера — ГПХ. Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. Руководитель может получить штраф от 10 000 до 20 000 ₽, ИП и малое предприятие — от 5000 до 10 000 ₽, остальные компании — от 50 000 до 100 000 ₽.
Какие пункты есть в должностной инструкции
В законе нет требований к оформлению должностной инструкции, поэтому разделы, их названия, содержание и количество пунктов работодатель может составить под себя.
Вот структура, которую обычно используют при разработке должностной инструкции:
Заголовок.Общие положения.Должностные обязанности.Права.Ответственность.Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
В случае с компанией утвердить может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. Дальше — название структурного подразделения работодателя, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
Так можно оформить заголовок должностной инструкции бухгалтера-кассира
Общие положения. В этом разделе пункты, обязательные для всех сотрудников:
Кто назначает и увольняет работника. Например, для помощника юриста это руководитель юридической службы.Образование и опыт. Например, помощнику юриста нужно юридическое образование, а опыт работы по профилю не обязателен.Кого заменяет сотрудник при болезни или отпуске основного работника. Например, заместитель главного бухгалтера временно выполняет работу главного бухгалтера.Чем руководствуется в работе. Например, правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиН, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно пишут, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается. Например, в инструкции повара нельзя указать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику будет тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Работодатели могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы — KPI — и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Речь идет о документах, которые относятся к деятельности работодателя: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиН, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для многих должностей, специальностей и профессий разработаны профстандарты, где детально расписаны требования к работнику, что он должен знать и уметь.
Для коммерческих работодателей профстандарты не обязательны, но ими можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретному работодателю. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации вникает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу «1С» для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не знает 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и локальным нормативным актам работодателя.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать на первой странице в грифе «Утверждаю». Утверждает руководитель всей организации.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под подпись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. Тогда составляют акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре работодатель может использовать этот документ как обоснование вины сотрудника.
Так может выглядеть лист ознакомления с должностной инструкцией
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Хранить нужно в отделе кадров или у непосредственного руководителя.
Как внести изменения в существующую инструкцию
Бывает, что у работодателя меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название либо ИП — ФИО, нужно:
Изменить титульный лист.Утвердить должностную инструкцию у руководителя.Ознакомить работника с документом под подпись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать его приложением к исходной должностной инструкции.Ознакомить с приказом работника под подпись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую отменить.
Если обязанности работника в организации — трудовая функция — изменяют в одностороннем порядке, его нужно предупредить минимум за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет трудиться другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то работодателю лучше утвердить новую, в другой редакции.
Больше по теме
Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.
Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте.
В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.
Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)”. Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства.
Общая характеристика должностной инструкции
Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.
Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.
Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Значение должностной инструкции
Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:
Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.
Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства РФ.
Что делать, если нет должностной инструкции
Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке вносить в нее изменения и (или) дополнения.
При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые приняты и действуют на территории РФ.
Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер. Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно, работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.
С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника, который уже работает по данной должности.
На курсе “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления” подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.
Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.
Основные разделы должностной инструкции:
В разделе «Общие положения» указывают:
Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при этом опыт работы 1 год в отделе кадров.
В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по специальности не менее 2 лет».
Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом».
Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции руководствоваться справочниками.
Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует требованиям, указанным в должностной инструкции.
Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по должности специалиста отдела кадров под работника.
Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».
Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.
При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Профессиональный совет
Квалифицированные кадровики должны знать, как эффективно разрабатывать, применять и контролировать ЛНА, чтобы соответствовать требованиям трудового законодательства и улучшить условия для работы сотрудников.
Онлайн-курс “Локально-нормативные акты работодателя: Практика составления” даст глубокое понимание разработки и использования локально-нормативных актов в организации.
ПО ОКОНЧАНИИ ОБУЧЕНИЯ ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:
Получите бесплатный ПРОБНЫЙ ДОСТУП на нашем сайте!
Получить доступ Учебная программа
Должностные обязанности Транспортного экспедитора
Должностная инструкция Транспортного экспедитора
Общие положения
Транспортный экспедитор отвечает за координацию и контроль перевозки товаров и грузов. Он обеспечивает эффективное взаимодействие между перевозчиком и заказчиком для своевременной и безопасной доставки грузов.
Квалификационные требования
Транспортный экспедитор обеспечивает регулярную отчетность о статусе перевозок, обрабатывает данные о доставках и участвует в подготовке аналитических отчетов для руководства.
Экспедитор имеет право на получение полной информации о грузах, требование выполнения транспортными компаниями условий договора, а также право на внесение предложений по улучшению качества логистических процессов.
Критерии эффективности и ответственность
Работа транспортного экспедитора оценивается по критериям своевременности доставки грузов, точности и целостности груза, а также уровню удовлетворенности клиентов и партнёров.