profstandart.rosmintrud.ru Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
Требования к секретарю
В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.
ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.
Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
Название должности по профстандарту
Выполняемая обобщенная трудовая функция
Требуемый уровень образования
Условия допуска к работе и требования к стажу
Секретарь-администратор
Организационное обеспечение деятельности организации
Среднее общее, профессиональное обучение
Нет
Делопроизводитель
Документационное обеспечение деятельности организации
СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки
Нет
Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельностиСПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
Помощник руководителя
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности
Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации
Раздел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.
Права и ответственность и заключительные положения
Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
Специалист имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
5.1. Работник привлекается к ответственности:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Может пригодиться: обязанности делопроизводителя в организации
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Должностная инструкция секретаря руководителя
Должностную инструкцию секретаря директора составляют в свободной форме. В документе указывают требования к специалисту, его трудовые функции, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы секретарем руководителя нужно:
высшее, неполное высшее или среднее специальное образование;стаж работы по специальности от полугода.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
локальные нормативные акты общего характера и по функциональному направлению деятельности, трудовое и гражданское законодательство РФ и законодательство об архивном деле;правила деловой переписки и этикета;правила защиты конфиденциальной служебной информации;структуру организации и распределение функций между подразделениями и специалистами;методы оформления и обработки документов;основы договорной работы;правила организации встреч в офисе;правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;основы психологии, конфликтологии, медиации;структуру и принципы организации документооборота;правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов.
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;помогать в проведении корпоративных, деловых и торжественных мероприятий;поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами компании.
2.1. Помощь руководителю в организации его деятельности.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя обязан:
составлять расписание руководителя, согласовывать его с ним;принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию;принимать документы на подпись руководителя;готовить документы и материалы по запросу руководителя;следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя;организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры;участвовать в организации корпоративных мероприятий;выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря.
4.1. Секретарь руководителя вправе:
запрашивать у руководителя информацию и нормативно-правовые документы для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;запрашивать у руководителя и других работников компании документы для выполнения должностных обязанностей;разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению функционирования офиса;знакомиться с решениями генерального директора, касающимися своих должностных обязанностей, и документами, содержащими оценку своей деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Секретарь руководителя знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у секретаря руководителя.
5.3. Секретарь руководителя знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Павлова Нина Владимировна
(подпись) / (расшифровка подписи)
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей