ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ ШКОЛЫ

«______» _______________ 20___ г.

1. Общие положения

1.2. Данная должностная инструкция секретаря школы определяет основные функции, устанавливает должностные обязанности, права и ответственность, а также взаимоотношения в коллективе сотрудника, занимающего в школе должность секретаря.

1.3. Секретарь школы назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

1.4. На должность секретаря школы принимается лицо:

1.5. Секретарь школы непосредственно подчиняется заместителю директора школы по административно-хозяйственной части.

1.6. В своей профессиональной деятельности секретарь школы обязан руководствоваться:

1.7. Секретарь школы обязан знать:

1.8. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителя.

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь школы выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Прием всей поступающей в школу корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде.

3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента школы) и списка всех преподавателей каждого учебного года.

3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников школы.

3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся.

3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в школу.

3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся.

3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками школы.

3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора школы или его заместителя.

3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками школы изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль.

3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора школы.

3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация).

3.14. Контроль обеспечения директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения.

3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору школы.

3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники.

3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников школы.

3.19. Секретарь школы должен вести работу в соответствии с графиком, утвержденным директором школы, в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

Секретарь школы имеет право:

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом.

4.2. Запрашивать у сотрудников школы, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.

4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации школы.

4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы.

4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности.

4.7. Вносить на рассмотрение администрации школы свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

Секретарь школы несет ответственность:

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в настоящей должностной инструкции, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов школы.

5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный школе, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.

6.2. Получает от директора и заместителей директора школы информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

6.5. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

Должностная инструкция секретаря

1.1. Данная должностная инструкция секретаря школы разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 27 марта 2018г, с учетом Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012г №273-ФЗ с изменениями от 4 августа 2023 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция секретаря определяет основные функции, устанавливает должностные обязанности, права и ответственность, а также взаимоотношения в коллективе сотрудника, занимающего в школе должность секретаря.
1.3. Секретарь образовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
1.4. На должность секретаря принимается лицо:

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется заместителю директора по административно-хозяйственной части.
1.6. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

Функции

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.

Должностные обязанности секретаря школы

3.1. Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:
3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;
3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;
3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;
3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;
3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;
3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;
3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;
3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;
3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;
3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;
3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;
3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;
3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;
3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.
3.19. Секретарь школы должен вести работу:
– в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;
– в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

Права

Секретарь школы имеет право:
4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

Ответственность

Секретарь несет ответственность:
5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

Взаимоотношения и связи по должности

Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.
6.5. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.

Должностную инструкцию секретаря школы разработал:
«___»____202___г. __________ /______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен(а), второй экземпляр получил (а)
«___»____202___г. __________ /______________________/