Про Профстандарты РосМинТруда Составление штатного расписания – обязанность работодателя. В нем отражается кадровый состав и оклады сотрудников. Локальный акт необходимый для нормального функционирования организации.
Успешные компании увеличивают объем производства, разрабатывают новые направления деятельности. При этом возникает потребность в привлечении дополнительных сотрудников. В других случаях, к примеру, во время кризиса, происходит сокращение числа работников. Все эти изменения требуют внесение поправок в штатный состав и численность на предприятии, а инициативной бумагой, обосновывающей перемены, является служебная записка на изменение штатного расписания. Внести корректировки придется и при изменении окладов.
Желаете получить больше знаний по теме? Прочитайте статью до конца.
Служебная записка об изменении штатного расписания – это документ, с которым представитель организации может обратиться к директору с инициативой по внесению правок в уже существующее штатное расписание. Сегодня мы разберемся, что представляет собой штатное расписание, зачем оно нужно, в каких случаях в него вносят изменения.
Штатное расписание
Штатное расписание – это локальный акт организации, без которого не обходится ни один работодатель. Документ разрабатывается в самом начале деятельности компании, содержит в себе все должности, доступные для замещения, а также количество сотрудников на каждую должность. При трудоустройстве кадровик будет обращать внимание, если ли в штатном расписании свободное место. Так, если согласно документам в бухгалтерии может трудиться лишь три бухгалтерия, нельзя будет принять четвёртого.
Штатное расписание, как мы уже отметили ранее, разрабатывается и утверждается на первоначальных этапах работы организации, однако в процессе может возникнуть необходимость внести в него правки или даже принять новое. Второе решение повлечет за собой кардинальные изменения кадровой политики компании. Чаще всего новое расписание утверждают после реорганизации компании в любой форме.
Правки представляют собой щадящий вариант внедрения нововведений. Если организации потребовалось больше штатных единиц в целях расширения или наоборот, меньше сотрудников в связи с урезанием бюджетов, придётся вносить изменения. Сотрудникам, попавшим под сокращение, работодатель обязан предложить занять иные вакантные должности.
Процедура внесения изменений
В силу того, что штатное расписание – это кадровый документ, подготавливать проект изменений и вносить правки будет начальник кадровой службы. Чаще всего инициатива о необходимости внесения изменений спускается сверху, от начальника одного из отделов. Если для нормальной организации работы требуется больше штатных единиц, придется вносить изменения. Эта задача поручается кадровой службе.
Директор на стол получается уже готовый проект изменений, изучает его, вносит свои корректировки. Как только проект будет утвержден, руководитель издаст приказ о внесении изменений, документ закрепится на локальном уровне.
Служебная записка
Служебная записка об изменении штатного расписания в теории может заявляться от любого сотрудника организации. На практике же чаще всего инициатива исходит от представителя руководящего состава. Если начальник отдела посчитает необходимым внести корректировки по части количества своих подчинённых, он обратится с соответствующей служебкой в адрес директора. Виза руководителя даст процедуре зеленый свет.
Служебка является бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, не покинет его пределов. Документ должен храниться в архиве в течение трёх лет.
Форма документа
Форма служебной записки об изменении штатного расписания не утверждается на уровне федерального законодательства, а значит, имеется возможность оформить официальную бумагу в произвольном виде. Каждая отдельно взятая организация вправе самостоятельно разработать фирменный бланки, которыми сотрудники пользовались бы при каждом удобном случае. Этой задачей чаще всего также занимаются кадровики. Использование фирменных бланков сделает документооборот организации более целостным и единообразным, а также придаст служебкам более деловой внешний вид.
В тех случаях, когда в вашей компании не окажется собственных шаблонов, придётся брать ситуацию в свои руки, формировать документ самостоятельно. Для этого нам потребуется обзавестись синей или чёрной шариковой ручкой, чистым листком бумаги формата А4. Чаще всего записки составляются именно от руки, тем не менее никто не запрещает исполнить содержание в печатном виде. Такой вариант допускается к применению.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка в свободной форме должна составляться сотрудниками по общим правилам делового документооборота. Исполнителю придется соблюдать деловой стиль общения с коллегами по работе, освежить в памяти нормы пунктуации и орфографии. Как-никак, документ должен оказаться на столе у директора, а значит, выполнить его следует по всем канонам.
Немаловажный фактор – структура служебной записки. Она формируется из шапки, основного содержательного блока, даты составления и подписи заявителя инициативы об изменении штатного расписания.
Шапка – первый структурный элемент, которому мы должны уделить должное внимание. В верхней части документа пропишем, кому и от кого он подаётся. Для этого указываем ФИО руководителя организации, его должность (директор, генеральный директор), а также полное название фирмы. Затем здесь же обозначим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность в соответствии с текущей редакцией штатного расписания.
Следующий структурный блок – основная часть. Здесь мы обращаемся к директору, выражаем инициативу о внесении изменений в штатное расписание, мотивируем свой запрос. Начальник не обязан идти вам навстречу и удовлетворять запрос в ста процентах случаев, однако, если грамотно аргументировать позицию, можно добиться желаемого результата.
В завершение работы с документом исполнитель ставит дату формирования документа, заверяет всё вышеизложенное своей подписью. В таком виде служебку уже можно назвать полностью составленной, готовой к передаче на рассмотрение.
Поэтапное заполнение документа
1.
Чтобы определить заявителя и адресата, в шапке документа указывается должность и ФИО руководителя компании и лица, составившего документ.
Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.».
2.
В середине листа располагается названия документа: «служебная записка».
3.
В основной части отражается суть (обоснование) хозяйственной операции: «В связи с открытием нового обособленного подразделения, магазина «Лабиринт-Строй», прошу одобрить внесение в штатное расписание изменений: добавить три новые должности: продавец – в количестве 2 человек, с окладом 27.000 рублей, заведующий магазином – в количестве 1 человек, с окладом 40.000 рублей».
4.
После этого ставится дата составления служебной записки и подпись начальника отдела кадров.
5.
В документе указывается дата составления.
При внесении изменений в штатное расписание инициатор доводит информацию о необходимости сделать это при помощи служебной записки. Документ не является обязательным. Но многие организации используют его или разрабатывают форму самостоятельно. В архиве организации служебная записка хранится в течение 5 лет.
Из вышесказанного следует, что специальной формы акта на списание автошин не существует. Его разрабатывает компания самостоятельно. Печать на нем требуется.
Правовая сторона
Основанием для приема на работу нового сотрудника является наличие свободной должности в соответствии со штатным расписанием. Его наличие предусмотрено статьей 15 ТК РФ.
Составление служебной записки при внесении изменений в локальный документ не предусмотрено законодательно. Тем не менее, многие организации используют документ в документообороте, так как он удобен для составителя и руководителя, которому даются пояснения, почему необходимо внести правки в локальный акт.
Штатное расписание фиксируется на установленном бланке по , а служебная записка пишется в произвольной форме. Хотя предприятие вправе разработать бланк самостоятельно, закрепив его форму в учетной политике.
Документ хранится в архиве организации 5 лет. Об этом говорится в 125-ФЗ, а также в «Законе о бухгалтерском учете».
Кто и когда составляет
Закон не дает четких указаний, кому должна принадлежать инициатива внесения изменений в штатное расписание. Обычно потребность в кадрах и возможность оптимизации кадрового состава отслеживают специалисты отдела кадров. Однако нередко о необходимости ввести новую должность сообщают начальники подразделений.
При увеличении объема работ и при прочих обстоятельствах именно руководитель цеха либо отдела видит, что имеющиеся на данный момент сотрудники с объемом работ не справляются.
Инициатор пишет служебную записку, передает ее руководителю компании. Последний прорабатывает вопрос с финансовой и кадровой службами и издает приказ при принятии положительного решения.
Служебная записка передается лично директору, через секретариат, электронно, если в компании действует ЭДО.
Правила составления и оформления
Предприятие вправе самостоятельно разработать форму служебной записки. Для первичных документов есть требования в отношении содержания в них необходимых реквизитов. Они отражены в 402-ФЗ. В «первичке» должны присутствовать:
После подписания служебной записки она передается руководителю компании.