profstandart.rosmintrud.ru Главный хранитель фондов
Возврат к списку
«______» _______________ 20___ г.
Главного хранителя фондов
1. Общие положения
1.2. Главный хранитель фондов относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.4. На должность главного хранителя фондов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (библиотечное, культуры и искусства, педагогическое) и стаж работы не менее 5 лет.
1.5. Главный хранитель фондов должен знать:
1.6. Главный хранитель фондов в своей деятельности руководствуется:
2. Должностные обязанности
Главный хранитель фондов выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Возглавляет работу по организации хранения и обеспечения сохранности фондов (фонда, коллекций) библиотеки.
2.2. Контролирует своевременность поступления документов в фонды.
2.3. Обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию, организацию хранения и использования фондов.
2.4. Руководит работой по составлению справочного аппарата, обеспечивающего учет и проверку фондов.
2.5. Участвует в экспертизе научной и практической (историко-культурной, полиграфической и др.) ценности документов, собраний и коллекций, в отборе документов для создания их защитных или страховых копий.
2.6. Осуществляет контроль за правильностью расстановки библиотечных фондов, состоянием документов, своевременностью передачи их в переплет или на реставрацию.
2.7. Руководит работой по составлению актов о перераспределении документов, их изъятии из фондов.
2.8. Следит за соблюдением условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.9. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
2.10. Контролирует соблюдение правил безопасности по хранению библиотечных фондов и пожарной безопасности в помещениях фондов.
2.11. Ведет установленную отчетность.
2.13. Принимает участие в разработке регламентирующих документов (положений, инструкций) по комплексу работ, связанных с организацией хранения, использования и обеспечением сохранности фондов библиотеки.
2.14. Участвует в организации повышения квалификации работников, связанных с организацией хранения, обеспечением сохранности и использования фондов библиотеки.
В случае служебной необходимости главный хранитель фондов может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
Главный хранитель фондов имеет право:
3.1. Осуществлять руководство подчиненными.
3.2. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
3.3. На рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
3.4. Получать полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
3.5. Осуществлять профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.
3.6. Получать материалов и документов, относящихся к вопросам своей деятельности.
3.7. Осуществлять взаимодействие со всеми подразделениями Организации для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Главный хранитель фондов несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы главного хранителя фондов осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы главного хранителя фондов является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы главного хранителя фондов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью главный хранитель фондов обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
Главного хранителя музейных предметов
1.2. Главный хранитель музейных предметов относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.4. На должность главного хранителя музейных предметов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (культуры и искусства, гуманитарное), стаж работы в должности хранителя музейных предметов I категории не менее 3 лет.
1.5. Главный хранитель музейных предметов должен знать:
1.6. Главный хранитель музейных предметов в своей деятельности руководствуется:
Главный хранитель музейных предметов выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет руководство работой подразделений, обеспечивающих учет, хранение, консервацию и реставрацию музейных предметов и музейных коллекций.
2.2. Организует проведение систематических сверок наличия музейных предметов, закрепленных за музеем.
2.3. Организует формирование в установленном порядке электронных баз данных, содержащих сведения о музейных предметах, закрепленных за музеем.
2.4. Организует проведение экспертизы культурных ценностей по заданиям федеральных органов исполнительной власти, судебных и правоохранительных органов.
2.5. Организует контроль за допуском лиц в фондохранилища и соблюдение установленных правил использования музейных предметов и музейных коллекций.
2.6. Организует процессы приобретения (независимо от источника и форм поступления) культурных ценностей для собрания музея, оформления их включения в состав Музейного фонда Российской Федерации, регистрации в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.
2.7. Разрабатывает правила и инструкции учета и хранения фондов, предложения по модернизации оборудования фондохранилищ и экспозиций музея, по внедрению в работу музея новых технологий, обеспечивающих сохранность, хранение, контроль движения музейных предметов и музейных коллекций.
2.8. Обеспечивает организацию и контроль за проведением плановых и оперативных проверок наличия музейных предметов и музейных коллекций и оформление соответствующей документации по их итогам.
2.9. Обеспечивает разработку текущих и перспективных планов учетно-хранительской и реставрационной работы музея, координацию и контроль за их исполнением.
2.10. Организует планирование деятельности подразделения, учет и своевременное представление необходимой отчетности.
2.11. Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования, находящегося в ведении подразделения, своевременно подает заявки на ремонт и пополнение оборудования и инвентаря.
2.12. Осуществляет подбор и расстановку кадров подразделения, их целесообразное использование.
2.13. Организует обучение и работу по повышению квалификации работников, контролирует соблюдение ими правил по охране труда, пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
В случае служебной необходимости главный хранитель музейных предметов может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.
Главный хранитель музейных предметов имеет право:
4.1. Главный хранитель музейных предметов несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.2. Оценка работы главного хранителя музейных предметов осуществляется:
4.3. Основным критерием оценки работы главного хранителя музейных предметов является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.1. Режим работы главного хранителя музейных предметов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью главный хранитель музейных предметов обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.
Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.
Состав документов
Основными задачами архивохранилища являются:
Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.
Учет документов архивохранилища.
Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
Функции
Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
Осуществляет обособленное хранение:
документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;
страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости – картонирование документов.
Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.
Контролирует и поддерживает оптимальный температурно – влажностный и световой режимы хранения документов.
Обеспечивает соблюдение санитарно – гигиенического режима, проводит санитарные дни.
Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.
В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.
При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.
В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.
Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.
Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
– проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
– проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.
Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.
Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.
Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно – совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
Права
Архивохранилищу предоставляется право:
Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
Не принимать к исполнению требования:
без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно – профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
без визы начальников соответствующих структурных подразделений архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками архива.
Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов при наличии фонда пользования, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архива).
Ставить перед отделом обеспечения сохранности документов вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
Вносить на рассмотрение руководства отдела, в состав которого входит архивохранилище, а также архива предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.
Организация работы архивохранилища
Организационно – методическое руководство работой архивохранилища осуществляет отдел, в состав которого входит архивохранилище; руководство архива дает задания и поручения архивохранилищу через начальника отдела.
Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с главным хранителем фондов и по представлению начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище.
Заведующий архивохранилищем организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач, состояние трудовой и производственной дисциплины; распределяет обязанности между работниками архивохранилища, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.
Прием – передача документов при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом приема – передачи документов.
Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище.
Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива.
Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом документов, задачами и объемом выполняемых в архивохранилище работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.
Работники архивохранилища назначаются и освобождаются приказами директора архива по представлениям начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище, согласованным с заведующим архивохранилищем.
Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.
Приложение 2 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
Обеспечивает разработку предложений к проектам программ развития архива и их реализацию, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов по профильным направлениям на основе анализа состояния деятельности.
Разрабатывает предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава службы обеспечения сохранности документов архива на основе анализа эффективности трудозатрат, совершенствования нормирования труда.
Принимает участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования.
Участвует в распределении и перераспределении между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов.
Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
– проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных дел;
– проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
– определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию.
По поручению директора архива в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ.
Организует работу по передаче документов на ответственное хранение.
Руководит работой по государственному учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета, своевременность их представления в Росархив.
Принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методом хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов.
Руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов.
Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
Руководит научно – методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно – методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, организует их внедрение.
Изучает передовой опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений для организации его внедрения в практику работы архива. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступления специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам, входящим в его компетенцию.
Решает вопросы повышения квалификации специалистов службы обеспечения сохранности архива, руководит подготовкой программ учебных планов, других методических документов, организует стажировки специалистов.
представлять архив по вопросам, относящимся к его компетенции, и по поручению руководства архива – по другим вопросам; возглавлять по указанию директора архива совещательные органы архива; осуществлять деловые контакты с органами управления архивным делом, архивными, научными и другими организациями по вопросам, входящим в его компетенцию, а по поручению руководства архива – по другим вопросам;
получать в установленном порядке от организаций, структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;
давать в установленном порядке указания структурным подразделениям архива по вопросам, входящим в его компетенцию; указания главного хранителя фондов по вопросам соблюдения требований нормативно – методических документов в части обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов являются обязательными для всех работников архива;
созывать совещания руководителей и специалистов структурных подразделений архива для рассмотрения вопросов, входящих в его компетенцию;
вносить предложения директору архива:
о мерах, способствующих повышению безопасности архива и архивных фондов, обеспечению их сохранности, совершенствованию учета;
об отказе в приеме на хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, и в выдаче документов из архивохранилища по причинам, предусмотренным нормативными документами.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области сохранения историко – культурного наследия; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), систему планово – отчетной документации учреждений Росархива, нормативы по труду, режимы хранения документов и микроформ страхового фонда, правила работы с ними, порядок их учета, научно – исследовательские и методические разработки, отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы; нормативно – методические документы архива, состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно – справочного аппарата, справочно – информационный фонд архива, средства реализации информационно – поисковых систем, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
Приложение 3 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. N 12
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>
Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.
Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами.
Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов.
На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда.
Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива.
Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности.
В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.
В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций и их реализации.
Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов.
Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования.
Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение.
Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов.
Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов.
Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета.
Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ.
Участвует в подготовке нормативных документов и научно – методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями.
Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности.
представлять архив по поручению директора архива, согласованному начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом;
получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей;
в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива;
в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно – исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища; нормативно – методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно – справочного аппарата и справочно – информационный фонд архива, средства реализации информационно – поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА И ПРИМЕРНЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ И ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов приказываю:
Утвердить и ввести в действие примерные:
– Положение об архивохранилище государственного архива (Приложение 1);
– должностную Инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (Приложение 2);
– должностную Инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (Приложение 3).
Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 г. разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.
Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.
Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т. Е.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В. И.):
Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.
Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.
Руководитель Росархива В. П. КОЗЛОВ
Приложение 1 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. N 12