profstandart.rosmintrud.ru 
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
СОЮЗА ССР
СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ
ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ
НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ
КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Настоящий
стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и
другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).
Стандарт
устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования
к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила
учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.
Документы
на МН микрофильмированию не подлежат.
Термины,
используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в демонтажу оборудования.
1.3.3.
Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность технических средств,
применяемых на производственных участках СТД.
1.3.4.
Служба типографских и копировально-монтажных работ обеспечивает размножение и
тиражирование технической документации средствами репрографии и оперативной
полиграфии.
В
ее состав могут входить службы:
оперативного
размножения технической документации;
типографских
и переплетно-брошюровочных работ;
Служба
оперативного размножения технической документации может включать
электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие
копировально-множительные участки, а также машинописное бюро.
Служба
типографских и переплетно-брошюровочных работ может включать производственные
участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издательского и
полиграфического производства.
Служба
микрографии и репрографии может включать микрографический, репрографический
участки и фотолабораторию.
1.3.5.
Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечивает учет, хранение,
изменение и обращение технической документации на носителях, данных различного
вида.
учета
и передачи документации;
формирования,
обращения и хранения документации.
Работу
в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов
механизации и автоматизации.
Служба
учета и передачи документации может включать следующие участки:
комплектования
и рассылки технической документации;
обработки
запросов на техническую документацию;
контроля
за выполнением сроков прохождения документации.
Служба
изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и
копии документов.
Служба
формирования, обращения и хранения документации может включать следующие
участки:
приема,
комплектования и хранения подлинников технической документации;
учета,
хранения и выдачи копий технической документации;
подготовки
технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда
документации на микроформах.
1.3.6.
В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут
входить:
служба
по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного
ведения документации;
служба
обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД).
1.4.
Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие
устанавливает предприятие.
2.
Автоматизированная служба технической документации
2.1. АСТД в
зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в
обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или
непосредственно входить в состав СОТД.
АСТД
может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и
вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.
2.2.
Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса
работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки
и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного
приложения.
2.3.
Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств
автоматизированного ведения документации.
2.3.1.
Служба может включать:
группу
по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения
документации;
группу
но внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих
процесс обработки и обращения документации на МН;
группу
по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки
документации.
2.3.2.
Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
внедрение
автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях
данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;
выполнение
работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации
на носителях данных различного вида;
разработка
и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации,
внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;
разработка
НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;
организация
обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;
проведение
(участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ
в области применения новых способов документирования.
2.4.
Служба обеспечения функционирования БДТД
2.4.1. Служба может
включать:
группу
информационно-справочного обеспечения БДТД;
группу
по формированию и сопровождению БДТД;
2.4.2.
Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
ввод,
сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;
организацию
работы пользователей БДТД;
формирование
и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.
3.1.
Магнитотека – систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый
аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.
Справочно-поисковый
аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных
средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.
3.2.
Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ.
Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или
разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед
ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им
атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после
всех файлов с ДМ.
3.3.
В магнитотеке хранят:
магнитные
носители данных с записанными на них документами;
документы,
сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;
магнитные
носители данных без записи.
3.4.
Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету,
хранению, тиражированию и обращению МН, МПЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и
включать службы хранения:
подлинников,
дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;
содержания
изменений документов, выполненных в виде ДМ;
3.5.
Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения
которого не истек к моменту записи.
3.6.
Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.
3.7.
В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными
средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ,
контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные
варианты организации магнитотеки.
3.8.
Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в
, настоящим стандартом и нормативными документами на условия
хранения МН.
4. Порядок
приема документов на магнитных носителях данных в службу технической
документации
4.1.
Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного
стандарта, передают в СТД.
Вместе
с ДМ передают:
ведомость
МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;
УД
или (и) ЛУ;
инструкцию
по применению ДМ (при необходимости);
другие
сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.
Например,
информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.
Эти
сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.
4.2.
При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов
выполняют следующие работы:
проверяют
наличие установленных подписей, дат и виз;
проверяют
комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены
сдаваемые ДМ;
обеспечивают
в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного
контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник,
дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных
носителях магнитотеки.
4.3.
Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то
следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной
контроль повторить.
4.4.
При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют
необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных
носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.
Изготовленные
МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном
порядке, передают в магнитотеку.
Все
изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.
4.5.
В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов,
выполняют следующие работы:
заполняют
инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МПЗ, инвентарную книгу учета документов,
карточку учета ДМ;
помещают
в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ,
полученные с МНЗ магнитотеки;
дополняют
ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;
возвращают
разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении
представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме
ДМ в магнитотеку.
4.6.
Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:
извещение
об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;
измененный
ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;
ведомость
МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.
4.7.
При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп.
4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации
изменений.
проведение
профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;
контроль
за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ
по сохранению ДМ.
2.
Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.
Журчал
может содержать следующие графы:
отметки
о проведенных работах и их результатах и др.
3.
При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ,
подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными
характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ.
В
случае отрицательного результата профилактического контроля
предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления
конкретного ДМ, находящегося на данном томе.
По
результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его
проведения.
4.
Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес.,
начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.
В
технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может
быть изменен.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДУБЛИКАТОВ (КОПИЙ) ДОКУМЕНТОВ НА
МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ ПОТРЕБИТЕЛЮ
1.
ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по каналам связи.
2.
Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и
принимающим предприятиями.
3.
Передачу ДМ осуществляют:
на
МН предприятия, передающего документы;
на
МН предприятия, принимающего документы;
на
транспортных МН, т.е. принимающее предприятие переписывает документы с
переданных МНЗ па свои МН и возвращает переданные МНЗ передающему предприятию.
4.
Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ.
5.
Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи (форма 9 приложения 9) или протоколом приема-передачи по
каналу связи.
6.
При передаче ДМ (МНЗ) делают соответствующие отметки в учетных документах.
7.
Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или
аутентичных дубликатов (копий) ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях
данных, что должно быть установлено в соглашении между предприятиями.
8.
В соглашении между передающим, и принимающим ДМ предприятиями оговаривают
условия, на которых разрешается его тиражирование (например, для внутреннего
использования, для поставок в составе эксплуатационной документации, разрешено
тиражирование ограниченного числа экземпляров, тиражированию не подлежит и
др.).
9.
Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения
вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму (если на них есть
ссылка в комплекте документов) оговаривают особо.
ОСОБЕННОСТИ ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ
НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПО ЕСКД
1.
В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ,
содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и
(или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки
с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или
несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по
отношению к данному ДМ.
Вторичные
документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные,
перфоносители, бумага, микроформы и др.).
2.
Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с и разд.
3 настоящего стандарта.
3.
Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных
документов в соответствии с и разд.
5 настоящего стандарта.
Допускается
записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН),
которой присваивают обозначение по и код вида
документа ВН.
ВН записывают в спецификацию
в раздел «Документация» после всех документов, предусмотренных в
ВН
составляют по форме
10 приложения 9 на листах формата А4 по . При выполнении BН в виде машинограмм на листах формата A3 можно
размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по
Запись
документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.
4.
При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки»
указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный
ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для
однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего
первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика
первичного ДМ.
5.
На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие
атрибуты:
обозначение
УД, если документы включены в УД;
обозначение,
порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа
(документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы
и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного
документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах
не проставляют.
Атрибуты
размещают на первом листе над основной надписью (для листов «формата А4) или
слева от нее (для листов формата A3 и более).
При
наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с
которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ) под обозначением документа.
6. Для организации
учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает
предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы
на перфоносителях) допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и
т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для
которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты
включения указанной ведомости в спецификацию:
1)
предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при
этом в графе «Примечание» против обозначения соответствующей ВН указывают «для
АБВГ», где АБВГ – код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.
Такая
запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов
разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе
«Примечание» спецификации;
2)
предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на
данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают,
предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о «ведении их в
копии спецификации.
Вторичные
документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД),
если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их
изготовившего, и дата изготовления.
Допускается
в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие
документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе «Примечание»
указывают форматы этих документов.
Возможны
другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного
производства и СТД.
1.
В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН,
нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на
этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных
средств для автоматизированного выпуска документации.
2.
На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, настройке,
приеме в эксплуатацию):
1)
соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть
использованы в визуальном виде, требованиям НТД;
2)
соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования
конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного
вида продукции;
3)
использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие
изделия, материалы, размеры, профили и т.п.;
4)
соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой
документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов
и другие.
3.
Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных
средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД
наравне с разработчиками.
4.
Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по
п. 2, как правило, нормоконтролю не подвергают.
5.
В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не
переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на
завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:
документ,
отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его
получение);
вторичные
документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.
6.
МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.
По
требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его
контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ
ДМ и (или) ведомости МНЗ.
ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ
Приложение
содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и
обращения ДМ и МНЗ (формы
3 – 9) и форму ведомости документов на
носителях данных (форма 10).
Приведенные
формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и
автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и
сопроводительных документов.
Для
инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила
заполнения.
Из
карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены
копии ДМ (форма 5, графы «Архивное
обозначение МНЗ, КК, К»), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.
Личная подпись Расшифровка
подписи
При
восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю
информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и
делать отметку о восстановлении (аннулировании).
Инвентарная книга учета МН и МНЗ
Заполнение инвентарной книги учета МН И МНЗ
В
инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:
в
графе «Дата хранения» – окончание гарантийного срока хранения МН;
в
графе «МН поступил» – дату поступления и организацию, поставившую МН;
в
графе «МН выдан» – дату выдачи и куда выдан МН;
ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).
Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.
Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.
Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы “Архивное обозначение МНЗ, КК, К”), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.
Форма 2. ВЕДОМОСТЬ МНЗ
При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).
Форма 3. Инвентарная книга учета МН и МНЗ
Инвентарная книга учета МН и МНЗ
В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:
– в графе “Дата хранения” – окончание гарантийного срока хранения МН:
– в графе “МН поступил” – дату поступления и организацию, поставившую МН;
– в графе “МН выдан” – дату выдачи и куда выдан МН;
– в графе “Списано” – обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
Форма 4. Карточка учета МНЗ (лицевая сторона первого листа)
Карточка учета МНЗ(лицевая сторона первого листа)
Форма 4а. Карточка учета МНЗ (оборотная сторона первого и последующих листов)
Карточка учета МНЗ(оборотная сторона первого и последующих листов)
Форма 4б. Карточка учета МНЗ (лицевая сторона последующих листов)
Карточка учета МНЗ(лицевая сторона последующих листов)
Заполнение карточки учета МНЗ
В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:
– в графе “Архивное обозначение” – обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;
– в графе “Вид МН” – код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);
– в графе “Инв. N” – регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;
– в графах “Тип МН”, “Длина, емкость МН”, “Зав. N” – соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;
– в графе “Срок хранения” – дату истечения гарантийного срока хранения МН;
– в графе “N акта, дата списания” – дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;
– в графе “Дата создания” – дату первой записи на МН;
– в графе “Идентификатор тома” – имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;
– в графе “Код системы” – код операционной системы, с помощью которой произведена запись;
– в графе “Основание” – обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;
– в графе “Кол. прогон.” – количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе “Вид работы”;
– в графе “Примечание” – различные дополнительные данные.
Форма 5. Карточка учета ДМ (лицевая сторона первого листа)
Карточка учета ДМ(лицевая сторона первого листа)
Форма 5а. Карточка учета ДМ (оборотная сторона первого листа)
Карточка учета ДМ(оборотная сторона первого листа)
Форма 5б. Карточка учета ДМ (лицевая сторона второго и последующих листов)
Карточка учета ДМ(лицевая сторона второго и последующих листов)
Форма 5в. Карточка учета ДМ (обратная сторона второго и последующих листов)
Карточка учета ДМ(обратная сторона второго и последующих листов)
Заполнение карточки учета ДМ
1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
– в графах “Обозначение” и “Наименование” – соответственно обозначение и наименование ДМ;
– в графе “Идентификатор файла” – имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;
– в графе “Инв. N” – инвентарный номер подлинника (против символа “П”), дубликата (против символа “Д”);
– в графе “Дата” – дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;
– в графе “Вид МН” – код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п.5.1);
– в графах “Архивное обозначение MНЗ: П, КК, К” – соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах “П, КК, К” указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.
Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;
– в графе “Новый инв. N” – инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.
Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах “П, КК, К” в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.
2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:
– в графе “Абонент” – наименование или код абонента;
– в графе “Основание и дата” – дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;
– в графе “Вид носителя” – вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);
– в графе “N документа и дата” – обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии, и дату списания;
– в графе “Списано” – обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;
– в графе “Примечание” – различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.
При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1. 1.2, 1.3 и т.д.
3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
– в графе “Архивное обозначение МНЗ, П” – архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;
– в графе “N извещения” – номер акта о восстановлении;
– в графе “Дата” – дату восстановления;
– в графе “Новый инв. N” – Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.
4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:
– в первой строке указывают:
– в графе “Изм.” – порядковый номер изменения документа;
– в графе “N извещения” – обозначение извещения об изменении;
– в графе “Дата” – дату выпуска извещения;
– в графе “Новый инв. N” – новый инвентарный номер измененного документа;
– в графах “Архивное обозначение МНЗ” – архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.
Во второй строке указывают:
– в графах “Архивное обозначение МНЗ” – архивные обозначения МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;
– в графах “Изменения” – прочерк;
– в графе “Новый инв. N” – аннул.
5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:
– в графе “Архивное обозначение МНЗ” – архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;
– в графах “Изменения” – соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;
Форма 6. Абонентская карточка (лицевая сторона)
Абонентская карточка(лицевая сторона)
Форма 6а. Абонентская карточка (оборотная сторона)
Абонентская карточка(оборотная сторона)
Форма 7. Расписка
Книга регистрации извещений об изменении
Форма 9. Опись
1. В графе “N сноски” указывают порядковый номер строки.
В графе “Обозначение” указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.
В графе “Наименование” указывают наименование документа.
В графе “Примечание” указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.
2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу “N сноски” допускается исключать.
1. Служба технической документации
1.1. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т.д.).
1.2. СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:
– прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;
– учет извещений об изменении;
– учет применяемости и изменения применяемости технических документов;
– учет МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию;
– хранение технических документов на носителях данных различного вида;
– внесение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или организацию этой работы;
– выполнение работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении;
– компоновку ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ;
– выдачу справок о состоянии обращения и применяемости технических документов;
– размножение (тиражирование) технических документов на носителях данных различного вида;
– комплектование технической документации после размножения;
– осуществление переплетно-брошюровочных работ;
– обеспечение внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных различного вида;
– внедрение и сопровождение средств автоматизации (информационно-поисковых систем, баз данных и т.п.) при проведении работ;
– передачу технических документов с применением средств телеобработки и передачи данных.
1.3. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт.6.
СТД может включать службы:
– ремонта оборудования;
– типографских и копировально-множительных работ;
– обработки технической документации;
– автоматизированную службу технической документации.
1.3.1. Планово-диспетчерская служба выполняет работу по планированию и диспетчерованию всех видов работ по номенклатуре СТД и входящих в нее служб, составление планово-экономической и финансово-бухгалтерской отчетности и т.п.
1.3.2. Технологическая служба осуществляет контроль за соблюдением технологических процессов изготовления документов на носителях данных различного вида, обеспечивает внедрение прогрессивной технологии и оборудования, представляет проекты и технические решения, организует работу по реконструкции производственных участков СТД, монтажу и демонтажу оборудования.
1.3.3. Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность технических средств, применяемых на производственных участках СТД.
1.3.4. Служба типографских и копировально-множительных работ обеспечивает размножение и тиражирование технической документации средствами репрографии и оперативной полиграфии.
В ее состав могут входить службы:
– оперативного размножения технической документации;
– типографских и переплетно-брошюровочных работ;
– микрографии и репрографии.
Служба оперативного размножения технической документации может включать электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие копировально-множительные участки, а также машинописное бюро.
Служба типографских и переплетно-брошюровочных работ может включать производственные участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издательского и полиграфического производства.
Служба микрографии и репрографии может включать микрографический, репрографический участки и фотолабораторию.
1.3.5. Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечивает учет, хранение, изменение и обращение технической документации на носителях данных различного вида.
– учета и передачи документации;
– изменения документации;
– формирования, обращения и хранения документации.
Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов механизации и автоматизации.
Служба учета и передачи документации может включать следующие участки:
– учета технической документации;
– комплектования и рассылки технической документации;
– обработки запросов на техническую документацию;
– контроля за выполнением сроков прохождения документации.
Служба изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и копии документов.
Служба формирования, обращения и хранения документации может включать следующие участки:
– приема, комплектования и хранения подлинников технической документации;
– учета, хранения и выдачи копий технической документации;
– подготовки технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда документации на микроформах.
1.3.6. В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут входить:
– служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации;
– служба обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД).
1.4. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.
Черт. Структура службы технической документации
Структура службы технической документации
2. Автоматизированная служба технической документации
2.1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.
АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.
2.2. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения.
2.3. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.
2.3.1. Служба может включать:
– группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;
– группу по внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;
– группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки документации.
2.3.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
– внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;
– выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации на носителях данных различного вида;
– разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;
– разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;
– организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;
– проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области применения новых способов документирования.
2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД
2.4.1. Служба может включать:
– администратора БДТД;
– группу информационно-справочного обеспечения БДТД;
– группу по формированию и сопровождению БДТД;
– группу корректировки БДТД.
2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
– ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;
– обеспечение сохранности БДТД;
– организацию работы пользователей БДТД;
– формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.
3.1. Магнитотека – систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.
Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.
3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.
3.3. В магнитотеке хранят:
– магнитные носители данных с записанными на них документами;
– документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;
– магнитные носители данных без записи.
3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МНЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:
– подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;
– содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;
– аннулированных ДМ;
– МН без записи.
3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок хранения которого не истек к моменту записи.
3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.
3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.
3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.
4. Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации
4.1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД.
Вместе с ДМ передают:
– ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;
– УД или (и) ЛУ;
– инструкцию по применению ДМ (при необходимости);
– другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.
Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.
Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.
4.2. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы:
– проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;
– проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены сдаваемые ДМ;
– обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.
4.3. Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.
4.4. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.
Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.
Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.
4.5. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, выполняют следующие работы:
– заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МНЗ, инвентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;
– помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;
– дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;
– возвращают разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.
4.6. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:
– извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;
– измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;
– ведомость МНЗ, на которой записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.
4.7. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп.4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.
6.1. УД может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов, включенных в спецификацию, ВТД или ведомость технического (эскизного) проекта.
6.2. Если УД выполнен на один ДМ, то ему присваивают обозначение этого ДМ с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД; АБВГ.ХХХХХ-01 13 О1-УД; К.ХХХХХ.ХХХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект документов, включенных в спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХ-01-УД; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают обозначение этого комплекта по ГОСТ 3.1201 с добавлением через дефис кода УД (например: К.01002.ХХХХХ-УД).
При выполнении УД на несколько ДМ ему присваивают обозначение одного из этих ДМ (как правило, наименьшее) с добавлением через дефис кода УД.
Для ДМ, разбитых на части, допускается УД выполнять на ДМ в целом, или на каждую часть ДМ (несколько частей).
6.3. Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе атрибутов “Внешние ссылки”.
6.4. УД входит в комплект подлинников документов.
УД записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе “Примечание” указывают: “размножать по особому указанию”.
Если УД выполнен на комплект документов, включенных в спецификацию, то его записывают в спецификацию первым.
Если на документ или комплект документов выпускают ЛУ и УД, то в спецификацию вначале записывают ЛУ, а затем УД.
6.5. УД выполняют по форме 1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках которой выпускают УД.
Форма 1. Удостоверяющий лист
6.6. В УД указывают обозначения ДМ, которые он удостоверяет, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соответствующий документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего ДМ, является обязательной.
Если один ДМ разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах “Разработал” и “Согласовано”, а обозначение документа указывают в графе “Обозначение” один раз.
Если несколько ДМ разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной чертой.
6.7. В состав документов, перечисленных в УД, кроме ДМ, допускается включать другие документы, выполненные автоматизированным способом (в том числе визуальные). При этом в данных документах не проставляют подписи лиц, их разработавших, проверивших, согласовавших, утвердивших, и нормоконтролера, а над или рядом с основной надписью указывают обозначение УД, в котором перечислены эти документы.
6.8. При некомплектной сдаче документов в службу технической документации в УД не указывают те ДМ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании вводят продолжение УД, в котором указывают эти ДМ. При этом изменение общего числа листов УД производят на основании извещения об изменении УД.
6.9. При полной замене какого-либо ДМ (кроме восстановления подлинника) его вновь вносят в УД аналогично п.6.8.
6.10. УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ.
6.11. В графах УД указывают:
в графе “Обозначение” – обозначение документов (документа), на которые распространяется УД;
в графе “Разработал” – фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе “Обозначение”, и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
в графе “Изготовил” – фамилию и подпись лица, изготовившего (получение и контроль) оригинал документа (группу документов) на носителе данных для передачи в СТД, и дату подписания;
в графе “Согласовано” – предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе “Обозначение”, фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;
в графе “Утвердил” – фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют.
6.12. Допускается изменять размер граф в зависимости от конкретного способа выполнения УД.