инструкция по работе с курьером

Руководство на строительном участке осуществляет прораб (производитель работ). Рассказываем, за что отвечает производитель работ, кого допустимо назначить на эту должность и что учесть при составлении должностной инструкции.

Инструкция по работе с курьером

Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

«______» _______________ 20___ г.

Курьера 1-го разряда

1. Общие положения

1.2. Курьер 1-го разряда назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.4. На должность курьера 1-го разряда назначается лицо, имеющее среднее образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. В практической деятельности курьер 1-го разряда должен руководствоваться:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.6. Курьер 1-го разряда должен знать:

  • правила учета, хранения и доставки деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению;
  • расположение обслуживаемых объектов.

2. Должностные обязанности

Курьер 1-го разряда выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Доставка деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению и указанию вышестоящего работника, а также получение их и доставка от других организаций.

2.2. Запись рассылаемых и получаемых деловых бумаг в рассыльную книгу.

2.3. Вызов работника к руководителям службы или подразделения.

В случае служебной необходимости курьер 1-го разряда может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

Курьер 1-го разряда имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

3.3. Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной деятельности предприятия (его структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений Компании к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя Компании).

3.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Курьер 1-го разряда несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы курьера 1-го разряда осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы курьера 1-го разряда является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы курьера 1-го разряда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью курьер 1-го разряда обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/«_­­___» _______ 20__ г.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее – «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Специалист по документообороту — должностная инструкция

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный Стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

  • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
  • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
  • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

  • грамотно сформулировать название должности;
  • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
  • сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

  • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
  • стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

  • систему организации делопроизводства;
  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

  • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
  • Уставом хозсубъекта;
  • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
  • административным распоряжениям и приказам;
  • ПВТР;
  • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

  • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

  • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
  • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
  • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

  • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
  • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
  • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

В чем заключается работа документоведа. что должна содержать должностная инструкция документоведа

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции.

Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

про внедрение инструментов бережливого производства.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения.

Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями.

Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

  • организационно-правовая;
  • организационно-распорядительная;
  • договорная;
  • регламентная;
  • информационно-справочная;
  • планово-отчетная;
  • финансово-бухгалтерская;
  • кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации.

На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника.

Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

  • устав;
  • учредительный Договор;
  • структура и штатная численность;
  • штатное расписание;
  • положение об организации;
  • положение о подразделении;
  • должностная инструкция.

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

  • приказ;
  • решение;
  • распоряжение.

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов.

Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

  • типовая форма договора;
  • договор, заключенный организацией;
  • дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
  • другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений.

В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

  • плановые кадровые документы;
  • документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
  • нормативные кадровые документы;
  • документы по оценке трудовой деятельности;
  • учетные кадровые документы;
  • отчетно-статистические кадровые документы;
  • финансово-бухгалтерские кадровые документы;
  • документы по социальному обеспечению;
  • личные документы работников.

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Инструкция по работе с курьером

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления.

При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством.

Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

  • Учет, контроль и хранение различных документов;
  • Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
  • Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
  • Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Инструкция по работе с курьером

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

  • основы права в части делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
  • порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
  • основы программирования и обеспечения работы баз данных;

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами.

Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах.

Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста.

В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач.

Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии —  не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

Инструкция по работе с курьером

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные Услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Инструкция по работе с курьером

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Документовед». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.

Инструкция по работе с курьером

Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Документовед». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Автор статьи Юркин Алексей

Для эффективного выполнения профессиональных функций специалист наделяется обширными правами. Они прописываются в должностной инструкции и позволяют работнику:

  • быть в курсе проектов решений директора организации, касающихся его участка ответственности;
  • вносить руководству на рассмотрение предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполняемыми задачами;
  • сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в деятельности организации и ее подразделений;
  • вносить предложения по их устранению;
  • взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений организации;
  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
  • требовать от вышестоящего руководства и смежников внутри организации содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.

Должностная инструкция документоведа 2020 года

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

  • в министерствах и ведомствах,
  • в государственных и местных органах власти,
  • в административных службах,
  • в ведомственных архивах,
  • в органах ведомственного управлении,
  • в коммерческих структурах,
  • в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

  • Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
  • Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
  • Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
  • Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
  • Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
  • Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
  • Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

  • ответственность;
  • внимательность;
  • аккуратность;
  • скрупулезность;
  • усидчивость;
  • грамотность;
  • хорошая память;
  • самоорганизованность;
  • дисциплинированность;
  • коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

  • иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
  • уметь работать с ПК;
  • знать архивное дело;
  • знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
  • иметь опыт работы с документацией.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

  • «Документоведение».
  • «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

  • Московский финансово-юридический университет.
  • Донской технический госуниверситет.
  • Иркутский госуниверситет.
  • Воронежский институт экономики и социального управления.
  • Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Кто такой прораб

Вот как расшифровывается прораб: производитель работ. Эта должность относится к руководителям среднего звена. В зоне ответственности находится руководство работ при строительстве отдельного объекта или его части.

Перечислим кратко обязанности прораба на строительном объекте:

  • обеспечение выполнения заданий по вводу объектов в эксплуатацию;
  • соблюдение сроков ввода;
  • организация процесса производства работ;
  • учет выполненных работ;
  • руководство бригадой.

Кого назначат на должность

Профессиональный стандарт «Специалист по организации строительства» утвержден Приказом Минтруда России от 21.10.2021 № 747н. Приказ действует до 01.09.2022. Затем вступит в силу Приказ Минтруда России от 21.04.2022 № 231н.

Приведем в таблице основные требования к образованию и практическому опыту, достаточные, чтобы выполнять обязанности прораба строительного участка на объекте и соответствовать стандарту и нормативным допускам.

Права и обязанности, прописанные в стандарте и должностной инструкции, предполагают серьезный уровень ответственности:

  • за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, — в пределах действующего ТК РФ;
  • за правонарушения, совершенные в процессе осуществления профессиональной деятельности, — в пределах действующего гражданского, административного, уголовного законодательства РФ;
  • за причинение материального ущерба — в соответствии с ТК и ГК РФ.

Профессиональным стандартом закреплены должностные обязанности прораба в строительстве:

  • Организация строительного производства на возглавляемом участке (на капитальном объекте).
  • Управление персоналом возглавляемого участка.
  • Обеспечение соответствия результатов выполняемых бригадой работ требованиям:
    технических регламентов;сводов правил и национальных стандартов;требованиям проектной и технологической документации.
  • технических регламентов;
  • сводов правил и национальных стандартов;
  • требованиям проектной и технологической документации.

Основываясь на формулировках стандарта, определяющих, что должен знать прораб по строительству, включите в должностную инструкцию этого специалиста требования:

  • знание НПА в области строительства;
  • знание технической документации;
  • знание структуры договора подряда;
  • знание геодезических работ;
  • навыки деловой переписки и коммуникации.

Помимо теоретических и технических навыков, должностная инструкция прораба в строительстве включает в себя организационные требования:

  • организация и руководство производством по однотипным видам строительных работ;
  • организация и руководство производством по их укрупненным группам;
  • организация и руководство на строительном участке (объекте капитального строительства).

В стандарте не только определяется, какие обязанности у работника в общем, но и перечислены виды выполняемых профессиональных работ:

  • строительство жилых и нежилых зданий;
  • строительство автомобильных и железных дорог;
  • строительство инженерных коммуникаций;
  • строительство прочих инженерных сооружений;
  • разборка и снос зданий, подготовка строительного участка;
  • электромонтажные, санитарно-технические и прочие строительно-монтажные;
  • строительные отделочные;
  • строительные, специализированные прочие.

Отталкиваясь от положений профстандарта и описывая в должностных инструкциях обязанности производителя работ в строительстве, необходимо учитывать специфику конкретной строительной организации и сферы ее деятельности.

Специалист по документообороту, делопроизводитель

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Инструкция по работе с курьером

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять Протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые Закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Образец должностной инструкции прораба

Инструкция по работе с курьером

Инструкция по работе с курьером

Инструкция по работе с курьером

Инструкция по работе с курьером

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *