Про Профстандарты РосМинТруда Разделы должностной инструкции
Так как существует несколько видов инструкций, то и разделы могут значительно отличаться в зависимости от организации и содержания документа в целом. Приведем один из вариантов стандартного списка разделов как для типовых, так и для индивидуальных документов.
В должностную инструкцию включают:
На усмотрение компании список можно дополнять либо сокращать. Допустимо включить параметры эффективности, критерии минимальной и максимальной производительности и другое.
Как грамотно составить должностную инструкцию
Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы.
Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.
Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие компании используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные «выжимки» и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.
Этап №2. Разработка должностных инструкций.
Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется инструкция.
Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.
Не пропускайте этот этап. Важно, чтобы должностная инструкция была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой компании.
Этап №4. Подписание и утверждение.
Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится данный документ. А вот утвердить должен директор компании.
Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись.
Данный этап обычно следует после подписания работником ТД либо же при переводе сотрудника на иное место работы в организации.
Этап №6. Обеспечить хранение документа.
Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров, либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236)
Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом
Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к ТД, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.
При составлении должностной инструкции рекомендуется:
Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция будет действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил данный документ не по ГОСТу.
Как проверять кандидатов на благонадежность?
Конечно, должностная инструкция помогает работодателям обезопасить себя от неправомерных действий сотрудников. Однако в любом случае стоит еще до приема на работу убедиться в благонадежности кандидатов, чтобы снизить финансовые и репутационные риски.
Современные инструменты могут помочь проверить соискателей и сотрудников по десяткам баз данных всего за несколько минут.
Одно из таких решений по автоматизированной проверке предлагает CheckPerson. Оставьте заявку на демодоступ и получите несколько бесплатных тестовых проверок, чтобы убедиться в полноте и достоверности данных, которые собирает сервис.
Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции
Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки п обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».
При составлении текста старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте функционал сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.
Не растекайтесь мыслью по древу – в должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятный структурированный документ на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.
В каких случаях помогла должностная инструкция
Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для компании, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор.
Если в ДИ точно прописаны обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.
Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу
Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в компании противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним ТД.
В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в приеме на работу. Суд выиграл работодатель.
Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания
Специалист IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако ДИ, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала пункт о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону компании.
Зачем нужна
От специалиста на одной и той же должности в разных компаниях ждут разного. Чтобы сотрудник понимал, какие задачи ему предстоит выполнять, стоит детально прописать их в должностной инструкции и ознакомить специалиста с текстом.
Закрепить элементы системы мотивации
В разделе должностной инструкции о правах работника можно закрепить его право проявлять инициативу, предлагать нестандартные решения задач, внедрять в работу сервисы для автоматизации. С выполнением этих функций можно связать KPI и материальное поощрение.
Закрепить портрет специалиста на должности
Четкие требования помогут обезопасить компанию от проигрышей в судах по искам кандидатов, которые решат оспорить отказ в приеме на работу. Кроме того, этот раздел будет ориентиром для рекрутеров при поиске сотрудников.
Защитить ценных специалистов от сокращения
Если в должностной инструкции подробно не описаны требования к квалификации работника, то при сокращении оценку нужно проводить по личным обстоятельствам. Тогда на работе может остаться не самый эффективный специалист.
Определить, какую вакантную должность можно предложить сотруднику при сокращении
Если сотрудник считает, что его незаконно уволили из-за невыполнения должностных обязанностей, подробно составленная должностная инструкция поможет компании доказать пул задач специалиста.
Обосновать расходы на доплату сотруднику к окладу
Если компания решила расширить перечень должностных обязанности специалиста с надбавкой к окладу, внесение новых задач в должностную инструкцию поможет бухгалтерии обосновать расходы на доплату.
Есть ли жесткие требования к оформлению должностной инструкции?
Нет, формулировки и пункты работодатели могут менять по желанию. Однако в России существует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования этого госстандарта распространяются на все документы.
Как вносить изменения
Например, у московского завода закрылся филиал в Челябинске, и теперь слесари из Москвы должны выполнять часть работы, которую выполняли их коллеги из Челябинска. Из-за этого специалистам изменили систему оплаты труда: ранее они получали только оклад, а теперь им положена премия за перевыполнение плана.
В данном случае произошли изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки, вследствие чего изменилась система оплаты труда. Это является организационным изменением, а значит, работодатель может без согласия работников изменить их должностные инструкции и расширить перечень обязанностей.
Коротко о главном
Учитель русского языка и литературы относится к категории педагогических сотрудников.
Редактор должен иметь высшее литературное или филологическое образование, опыт работы в данной сфере от 1 года и подтвержденные портфолио результаты работы.
Назначение на должность учителя и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.
Младший дизайнер находится в подчинении у арт-директора.
Классный руководитель руководствуется в школе правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора), Трудовым договором, должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию ООН о правах ребенка.
Учебная, воспитательная работа, индивидуальная работа с учащимися, научная, творческая и исследовательская работа, работа в летнем лагере, организация и руководство общественно-полезным трудом.
В период временного отсутствия сотрудника его обязанности выполняет другой *название должности*. Назначает замещающего сотрудника *название должности*.
Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск 2 раза в год в размере 14 календарных дней.
Требования к квалификации и знаниям
Список требований относительно знаний и умений сотрудника может быть размещен в списке общих положений. Если список весомый и содержит много подпунктов с подробным описанием, он может быть выведен в отдельный раздел.
Пример требований к квалификации классного руководителя
Обязанности
Список должностных обязанностей можно использовать из единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Он содержит перечень обязанностей большинства популярных должностей. В случае необходимости, если должность новая или редкая, можно доработать перечень той должности, которая максимально похожа на нужную или взять список из нескольких.
Обязанности могут быть общим списком, а могут подразделяться на подпункты.
Пример отдельного подпункта обязанностей учителя
Права
В разделе прав должны быть указаны все права сотрудника, необходимые для выполнения его непосредственной работы. Сюда можно отнести права сотрудника:
Пример списка прав сотрудника
Ответственность
В разделе с ответственностью должны быть прописаны все варианты невыполнения своих обязанностей и совершенные правонарушения, за которые может последовать:
Взаимоотношения. Связи по должности
Раздел регламентирует взаимоотношения между коллегами и руководителями:
Пример раздела с описанием взаимоотношений между сотрудниками
Система расчета заработной платы и грейдинг(уровни) должностей
Раздел может быть добавлен для должностей, у которых основные требования схожи, но существует градация должностей, разрядов, квалификационных категорий и т.д.
Для каждого из уровней может быть прописан порядок начисления заработной платы:
Штрафы
Раздел с подробным описанием действий или бездействия, за которое могут быть применены штрафные санкции. Обязательно нужно описание размера штрафов и схем расчета.
Если в компании не применяются штрафные санкции, раздел можно не использовать.
Отпуска и больничные
Информация об отпусках может быть упомянута в общих положениях, или выведена в отдельный раздел. Раздел может содержать информацию:
Порядок утверждения и подписания должностной инструкции
Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель компании, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель компании может поставить свою подпись в другом месте.
Кроме руководителя компании документ должен быть подписан со стороны руководителя структурного подразделения (начальника отдела, сектора, департамента и т.д.), нужна и подпись самого работника – так он обозначает, что ознакомлен с документом и согласен с его содержанием, прописанными правами и рабочим функционалом.
Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров этот документ может помочь компании.
Обязательна ли разработка должностных инструкций для каждой компании?
Нет, не обязательна. Можно обойтись без официальных должностных инструкций. Но для ряда структур подобные документы требуются в законодательном порядке.
«К примеру, для госслужащих в правительстве, сотрудников прокуратуры, ФАС и прочих ведомств наличие должностной инструкции обязательно. Кто разрабатывает должностные инструкции в организации и кем подписывается должностная инструкция, определяет ФЗ-79 в статье 47, – подчеркивает Екатерина Крыласова. – Кроме того, должностная инструкция в обязательном порядке входит в состав административного регламента всего госоргана в целом».
Прочие организации вправе выбирать самостоятельно: составлять типовую должностную инструкцию или нет. Все обязанности сотрудников, детали и нюансы рабочего процесса можно включить в трудовой договор, либо оформить в дополнительном соглашении. При этом трудовой договор является обязательным и полноправным элементом трудового права. Следовательно, защищен законом и регулируется в соответствии с актуальными законодательными нормами. В отличие от вариативных должностных инструкций.
Больше по теме
Чтобы должностная инструкция была более понятной и хорошо структурированной, ее часто делят на блоки. Давайте рассмотрим основные разделы должностной инструкции, которые, как правило, используют большинство работодателей.
Здесь указывают наименование, а также данные о том, кто и когда утвердил должностную инструкцию, его должность. В случаях, когда инструкция индивидуальная, обязательно укажите в ней фамилию, имя и отчество специалиста, для которого она составлена.
Должностная инструкция, образец первого раздела:
В этом разделе размещается информация о требованиях к образованию, уровню квалификации, стажу работы.
Данный раздел полностью посвящен рабочему функционалу сотрудника. Желательно четко и максимально подробно расписать все обязанности, указав сроки выполнения тех или иных поручений. Рекомендуем писать понятным и простым языком, без использования канцеляризмов.
Пропишите права работника в отношении с коллегами и руководством.
Обозначьте здесь все пункты, по которым работник несет ответственность. Например:
– за недостоверную информацию о состоянии выполнения работы;
– за неправомерное использование своих служебных полномочий, а также использование их в личных целях;
– за несоблюдение трудовой дисциплины и т.д.
Здесь можно указать порядок подчинения работника – поручения и приказы от кого он должен выполнять.
Например: «Пресс-секретарь подчиняется руководителю сектора информационного сопровождения деятельности отдела связей с общественностью и делопроизводства, который определяет круг его должностных обязанностей и контролирует их исполнение».
По желанию работодателя трудовая инструкция может быть дополнена еще некоторыми разделами под конкретные задачи предприятия. Некоторые выделяют отдельный блок, где прописывают критерии эффективности работы: объем товарооборота за месяц, скорость обработки звонков, своевременность доставки.
Для чего нужно составление должностных инструкций
В первую очередь, разработка ДИ – это способ избежать разногласий и конфликтов. Должностная инструкция, как и любая инструкция, содержит четкий список правил и норм.
Этот документ помогает сотруднику понять, что находится в его зоне ответственности, сориентироваться внутри коллектива.
Также в ДИ часто включают полезные рекомендации, как ускорить тот или иной процесс, а в каких случаях стоит обойтись без спешки. На практике это не формальный документ, а полезная в работе вещь.
Должностная инструкция помогает:
Как работодателей спасала грамотная должностная инструкция
«К сожалению, в обществе до сих пор существует стереотип о том, что работодатель всегда и по умолчанию прав. Но это миф. Любое решение можно по крайней мере попытаться оспорить в суде. Сегодня уже достаточно прецедентов в отрасли трудового права. Чаще всего дела связаны с незаконным увольнением или безосновательным лишением зарплаты», – рассказывает Екатерина Крыласова.
Рассмотрим реальную судебную практику на примере одного из процессов Московского городского суда по делу №33-26982. В суд обратилась гражданка М. Женщину уволили за отказ выполнять задачи, которые входят в рамки ее полномочий.
Бывшая сотрудница обратилась в суд с требованием восстановить ее в должности и компенсировать все расходы, мотивируя иск тем, что порученные задачи не входят в ее обязанности.
В ходе заседания работодатель предоставил должностную инструкцию, в которой было сказано, что гражданка М. ознакомлена со списком рабочих задач, а предмет спора включен в список обязанностей бывшей сотрудницы.
Вердикт был вынесен в пользу работодателя, гражданке М. было отказано во всех ее требованиях.
Виды должностных инструкций
Должностная инструкция может быть:
Давайте рассмотрим на примерах, при каких обстоятельствах какой вид инструкции выбрать.
Итак, в отделе связей с общественностью управляющей компании работают два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на «горячую линию», а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрирует входящие письма и заводит их в систему документооборота. Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, а задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО и конкретный трудовой функционал.
Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите функционал.
Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение работодателя.
Индивидуальная должностная инструкция
Типовая должностная инструкция
Разработана под определенного сотрудника в организации
Разработана под определенную должность
Содержит данные по ФИО сотрудника
Без указания фамилии, имени и отчества
Необходимость утверждения при смене кадрового состав
При приеме на работу новых сотрудников не требует нового утверждения
Применяется, когда в компании идентичные должности, но есть необходимость разграничить рабочие функции.
Есть смысл использовать, когда в компании работает много специалистов на идентичных должностях с одинаковым функционалом
Кто разрабатывает
Разработкой должностных инструкций должны заниматься специалист по КДП, эйчар и руководитель сотрудника.
Если сотруднику интересно поучаствовать в разработке должностной инструкции для себя, попросите его помочь. Но важно презентовать такую занятость как проектную и, если у специалиста нет времени на это, не нужно настаивать.
Как сформулировать обязанности и требования к специалисту в должностной инструкции
В первую очередь нужно создать должностные инструкции для сотрудников подразделения, где есть хаос в процессах и перемешаны зоны ответственности. Чтобы логично и конкретно сформулировать блок с обязанностями, соблюдайте 5 правил:
Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
Как правило, разработка должностной инструкции – это прямая задача работодателя. В зависимости от масштабов организации составить документ может штатный юрист, HR-специалист, отдел кадров, секретарь либо кто-то из руководящего звена: непосредственный руководитель, учредитель и так далее.
Содержание инструкции базируется на общих профессиональных стандартах. Однако документ часто дополняется еще и конкретными условиями для той или иной должности.
«Напомню, составить инструкцию в одностороннем порядке и требовать ее выполнения работодатель не может. Важно согласовать все пункты и условия с работниками, а факт ознакомления заверить подписями сторон», – добавляет Екатерина Крыласова.
В каких случаях обязательна
По общему правилу должностная инструкция — необязательный документ.
Однако в некоторых сферах для определенных должностей работодатель обязан составлять этот документ. Это, например:
Зачем нужна должностная инструкция
Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:
Работодателю инструкция может помочь:
В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов.
Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.
Типичный диалог при отсутствии должностной инструкции
Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.
Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.
Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.
Слева указан пример абстрактной формулировки обязанностей в должностной инструкции с обилием канцелярита. Справа — фраза на понятном для сотрудника языке и с четким описанием обязанностей
Как скорректировать утвержденную должностную инструкцию?
Все зависит от количества изменений. Если корректировки небольшие, то работодатель должен издать соответствующий приказ о внесении изменений.
Если требуются объемные изменения, то проще выпустить новую должностную инструкцию. В таком случае также важно издать приказ о переиздании документа.
В какой форме могут быть прописаны должностные обязанности?
Должностные инструкции могут быть оформлены в виде самостоятельного документа, то есть обособленно и независимо от других бумаг. Также инструкцию можно включить в приложение к основному трудовому договору.
Однако есть нюанс. Даже при оформлении должностной инструкции в самостоятельный документ, в трудовом договоре работодатель обязан указать ссылку на него. И, разумеется, ознакомить с ДИ сотрудника при приеме на работу.
Если инструкция оформлена в виде приложения, важно сделать два экземпляра. Чтобы и у работника, и у работодателя были полные комплекты всех бумаг.
«Все документы после ознакомления должны подписать обе стороны. Если трудовой договор подписан без приложения, то условия приложения не имеют юридической силы. Важно обратить на это особое внимание. Так как в ходе судебного разбирательства суд вправе признать вовсе незаконными те документы, которые не видел и не подписывал сотрудник. Или работодатель, в зависимости от ситуаций, конечно.
Есть простое правило: нет подписи – документ не является документом. Трудовой кодекс в статье 57 часть 2 допускает наличие должностной инструкции и как приложения, и как самостоятельного документа», – рассказывает юрист.
Примеры и образцы должностных инструкций
Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности.
Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.
Должностная инструкция менеджера
Ссылка на пример: map.cluster.hse.ru
Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы.
Должностная инструкция бухгалтера
Ссылка на пример: dskv77.ucoz.ru
Бухгалтер. Источник изображения https://clck.ru/35mouG
Должностная инструкция кадрового специалиста
Ссылка на пример: hr-profi.ru
Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.
HR-менеджер. Источник изображения https://clck.ru/35moxZ
Должностная инструкция учителя
Ссылка на пример: topki-school4.ucoz.ru
Учитель. Источник изображения https://clck.ru/35mpfF
Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера
Ссылка на пример: school61.centerstart.ru
Завхоз. Источник изображения https://clck.ru/35mphR
Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?
Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника.
Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.
Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты.
Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение и так далее.
Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демодоступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.
Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.
На первой странице документа обязательно должна быть наложена резолюция руководителя. С его подписью, должностью и инициалами.
В документе должны быть подписи сотрудника. Если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то все экземпляры также стоит подписать. Только в этом случае бумаги считаются официально утвержденными и имеют правовой статус.
Как мы уже говорили выше, инструкции достаточно вариативны, а их наличие не всегда обязательно и необходимо. В целом все их виды можно разделить на два больших блока: индивидуальные типовые. Поговорим подробнее о каждом.
Как проходит процесс составления должностных инструкций в этих случаях? Приведем несколько примеров.
Пример 1. Представим себе офис среднестатистической управляющей компании (УК). Внутри компании есть отдел по связям с общественностью. В этом отделе есть два старших специалиста по работе с обращениями потребителей. Две девушки, Марина и Полина, трудоустроены в одну компанию на одинаковые должности.
Однако Марина работает с обращениями граждан только по телефону. Отвечает на звонки, беседует с людьми, занимается вопросами горячей линии.
А Полина общается только по электронной почте, отвечает на сообщения в мессенджерах и редкие бумажные письма. В общем, занимается тем же, что и Марина, только без разговоров по телефону.
Несмотря на формально схожие обязанности, у девушек должны быть индивидуальные должностные инструкции. Работодатель обязан зафиксировать обязанности Марины и Полины отдельно, с указанием Ф.И.О каждой и описанием конкретных рабочих обязанностей.
В будущем это поможет избежать споров и конфликтов. И при увольнении одной из девушек новый сотрудник сразу будет погружен в устоявшийся рабочий процесс.
Пример 2. Сергей и Андрей работают на мебельной фабрике. Мужчины собирают мебель и занимают одинаковую должность – сборщик мебели.
У Сергея с Андреем нет разделения обязанностей, оба выполняют одни и те же задачи в соответствии с графиком. Так как в их работе нет каких-либо весомых различий, в этом случае уместна типовая должностная инструкция. Которая подойдет не только Сергею и Андрею, но и всем остальным сборщикам мебели этой фабрики.
Поскольку инструкция типовая, то и указывать в ней персональные данные или Ф.И.О не стоит, достаточно внести в документ должность, описать обязанности и ознакомить с ним специалистов.
Екатерина Крыласова добавляет: «Каждый работодатель из приведенных выше примеров также может принять и другое решение, какую именно должностных инструкцию выбрать, индивидуальную или типовую. Закон в этом случае его никак не ограничивает. Потому что ни в первом, ни во втором примере нет госслужащих, для которых должностная инструкция обязательна.
Если руководство УК решит, что Марина и Полина могут работать и согласно типовой должностной инструкции – это не будет нарушением. То же касается и мебельной фабрики. Для Сергея и Андрея легитимно сформировать инструкции индивидуально».
Типовая должностная инструкция Индивидуальная должностная инструкция
Сформирована для конкретной должностиРазработана для конкретного сотрудника на определенной должности
Нет персональных данных сотрудников Включает персональные данные работника, к примеру Ф.И.О.
Подходит для всех людей, занимающих указанную должность Подлежит замене при увольнении бывшего специалиста
Помогает объединить задачи множества специалистов на одинаковых должностях в один документ Помогает разделить функции при наличии формально одинаковых должностей внутри организации
Обязательны ли должностные инструкции в компании?
Для работников структур, принадлежащих к государственной службе (прокуратура, правительство, ФАС и т.п.), должностной регламент должен быть установлен в обязательном порядке. Что именно он содержит, подробно написано в статье 47 Закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Эту бумагу утверждает представитель нанимателя, и она является частью административного регламента госоргана.
Для всех остальных компаний должностная инструкция – это документ, который работодатель составляет исключительно по собственному желанию, К обязательным он не относится. Если работодатель не хочет разрабатывать должностные инструкции работников, ему нужно предусмотреть подробное описание всего их функционала, требований к должности в тексте трудового договора (далее – ТД).
Разработка должностных инструкций для сотрудников – дело организации, которая размещает вакансии с предложениями о работе, то есть – работодателя. В компании этим могут заниматься: специалист кадровой службы, юридического отдела, секретарь либо сам руководитель. Зачастую в основу должностной инструкции включают требования, прописанные в утвержденных профстандартах, и дополняют более конкретными формулировками уже под задачи своей компании. Давайте подробнее разберемся во всех нюансах.
Большое количество текста, в том числе общих фраз и спама, отсутствие списков и структуры сильно перегружает инструкцию и делает ее нечитаемой. Если нужно чтобы к ней обращались по необходимости и выполняли требования — нужно писать четко и по факту.
Если пункт, например, с отдыхом сотрудника не вписать — это не значит что права на отдых у сотрудника не будет. Должностная инструкция должна быть понятной и доступной, а не перечнем пунктов ТК.
Стоит запомнить, что все что сотрудник может понять не так из должностной инструкции, трактовать по своему или не выполнять потому что не указаны подробности — случится. Избежать этого поможет составление и проверка должностной инструкции несколькими специалистами и внесение корректировок при возникновении прецедентов.
Примеры фраз, которые могут быть не так поняты сотрудниками и их конкретизация:
Сотрудник должен проводить проверкиНе позднее 10 числа каждого месяца сотрудник должен провести проверку пожарной безопасности. По окончанию проверки должен быть составлен акт на имя директора, содержащий список нарушений, ответственные лица, сроки и рекомендации по исправлению
Сотрудник должен способствовать увеличению производстваЕжемесячно сотрудник должен производить не менее N определенных товаров
Осуществлять мероприятия по улучшениюНе позднее 5 числа каждого месяца должен составить план, который содержит: параметр 1, параметр 2, параметр 3 и т.д.
Содействовать, исключить случаи возникновения ситуаций, ускорить процессы, усилить контроль, углубить, укрепить, обеспечить непрерывный рост и улучшение, и подобные фразыФразы лучше не использовать в должностной инструкции. Вместо них лучше дать конкретные списки, перечни, цифры и другие фактические данные
«Самые грубые ошибки – любые противоречия действующим правилам и нормам, а также обтекаемые формулировки. А также отсутствие подписи одной из сторон», – отмечает юрист.
Также к распространенным ошибкам относят:
Образец должностной инструкции
Примеры инструкций по разным должностям, образцы 2023 года, размещены ниже и доступны для скачивания.
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция бухгалтера
Должностная инструкция инженера
Должностная инструкция начальника отдела
Должностная инструкция директора
В какой форме могут быть прописаны служебные обязанности?
Служебные обязанности могут быть прописаны как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к ТД.
Если работодатель выбрал вариант оформления должностной инструкции в виде самостоятельного документа, нужно чтобы в ТД была указана ссылка на него. В конце текста должностной инструкции сотрудник ставит визу, подтверждая тем самым факт ознакомления и согласия со всеми пунктами, инструкции.
Если инструкция – это бумага, которая служит приложением к ТД, не забудьте сделать ее в том же количестве экземпляров, что и ТД, то есть в двух.
Должностные инструкции работников внедряют многие руководители компаний, так как возможность их разрабатывать и использовать в качестве приложения к ТД или как самодостаточный документ обоснована Трудовым Кодексом (см. ч.2 ст. 57).
Как мы уже отмечали, для каждой должности обязательно должна быть своя инструкция. В этом материале мы собрали самые востребованные образцы.
Что должно быть в должностной инструкции
Ознакомление специалиста с должностной инструкцией должно подтверждаться подписью. Если должностная инструкция индивидуальная, работник ставит подпись в конце документа.
Если должностная инструкция типовая, сотрудник может подписать лист ознакомления. В нем важно указать название и дату издания документа, с которым ознакомлен сотрудник, а затем попросить специалиста поставить подпись в таблице:
Новичка необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Это поможет работодателю защититься в суде, если он уволит сотрудника за невыполнение обязанностей, а тот захочет оспорить решение, так как сочтет, что просьбы работодателя он выполнять не обязан.
Зафиксировать ознакомление работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора можно в ознакомительном листе или графе «Ознакомлен» в конце должностной инструкции. В текст достаточно включить фразу: «С должностной инструкцией ознакомлен до момента подписания трудового договора».
Как составить должностную инструкцию
Представим всю последовательность действий в виде пошагового алгоритма. Некоторые пункты могут варьироваться, однако в общем случае процесс строится следующим образом.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативные документы, касающиеся определенной должности.
Шаг 2. Составить список ключевых обязанностей сотрудника.
Шаг 3. Согласовать корректность документа с юристом.
Шаг 4. Ознакомить работников с положениями инструкции.
Шаг 5. Подписать документ и обеспечить его сохранность.
Как утвердить
Как правило, локальные нормативные акты, в том числе должностные инструкции, утверждает единоличный исполнительный орган компании, например генеральный директор или президент. Он может по доверенности передать эту функцию другому сотруднику, например руководителю HR-департамента, если это право не ограничено в уставе организации.
Также в уставе может быть закреплено, что трудовые отношения находятся в ведении коллегиального исполнительного органа, например совета директоров. Тогда утверждать должностные инструкции будет председатель этого органа.
Как внести изменения в должностную инструкцию
При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.
При смене названия предприятия необходимо:
При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:
При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней.
При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.
