КАК СОЗДАТЬ ЕДИНЫЙ СПРАВОЧНИК СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

Разъясните, пожалуйста, формулировку «руководителей организаций и обособленных под разделений организаций», в частности по «руководителям обособленных организаций».
Наша компания (юридическое лицо) имеет в составе структурные подразделения (структурные единицы), в которых есть руководители (начальник, директор). Относятся ли они к вышеуказанной категории? Есть ли необходимость в обучении их ДПО и аттестации в РТН?

Руководитель структурного подразделения подлежит обучению по промбезопасности в случае, если он:

• является ответственным за осуществление производственного контроля за соблюдением требований промышленной безопасности организациями, эксплуатирующими опасные производственные объекты;

• является членом аттестационной комиссии организации;

• осуществляет авторский надзор в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта, технического перевооружения, консервации и ликвидации опасных производственных объектов;

• осуществляет функции строительного контроля при осуществлении строительства, реконструкции и капитального ремонта опасных производственных объектов.

Как распределить работников по категориям персонала?

В пункте 7 Указаний отмечено, что при распределении работников по категориям персонала следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным Постановлением Росстандарта от 26.12.1994 N 367. При этом в целях заполнения данной формы в настоящем пункте приведены следующие определения:

руководители – работники, занимающие должности руководителей организаций, структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, участков и др.) и их заместителей (директора, начальники и заведующие всех наименований, управляющие, председатели, капитаны, производители работ, главные бухгалтеры, главные инженеры, главные механики, главные научные сотрудники и т.п.);

специалисты – работники, занятые на работах, требующих высшего или среднего профессионального образования (инженеры, врачи, преподаватели, экономисты, бухгалтеры, геологи, инспекторы, корректоры, математики, техники, медицинские сестры, механики, нормировщики, программисты, психологи, редакторы, ревизоры, энергетики, юрисконсульты и т п.);

другие служащие – работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание, в частности, архивариусы, дежурные, делопроизводители, интервьюеры, кассиры и контролеры (кроме рабочих), коменданты, копировщики технической документации, младшие воспитатели, медицинские регистраторы и статистики, социальные работники, табельщики, учетчики, чертежники, экспедиторы;

рабочие – лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и др. К рабочим, в частности, относятся продавцы, кассиры торгового зала, контролеры (кроме транспортных контролеров и контролеров узла связи, которые относятся к категории других служащих), почтальоны, телефонисты, телеграфисты, операторы ЭВМ, дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа и т.п.

Какой отдел надо оформлять таких работников, как исполнительный директор, финансовый директор, первый заместитель генерального директора? Какое структурное подразделение указать в трудовом договоре?

Нормами действующего законодательства не установлено правило, в соответствии с которым исполнительного директора, финансового директора, первого заместителя генерального директора необходимо оформлять в какое-либо определенное структурное подразделение организации. Указанных работников можно оформить, например, в такое структурное подразделение, как “руководство” или “администрация”.

Согласно абз. 2 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

– место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

– трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте (абз. 2 ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Информационный портал Роструда “Онлайнинспекция. РФ”, июль 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда “Онлайнинспекция. РФ” и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

Статья рассматривает роль и функции генерального директора в организации, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями.

Введение

В данном плане будет рассмотрена роль и функции генерального директора в организации. Будет объяснено, что такое генеральный директор и какие полномочия он имеет. Также будет рассмотрено его отношение к структурным подразделениям в организации. В конце плана приведены примеры структурных подразделений, к которым может относиться генеральный директор. Вся информация будет представлена простыми словами на русском языке и будет основана на реальных источниках.

Определение генерального директора

Генеральный директор — это высокопоставленный руководитель организации, который отвечает за общее управление и принятие стратегических решений. Он является главным исполнительным органом компании и отвечает перед акционерами, советом директоров и другими заинтересованными сторонами.

Генеральный директор обычно назначается советом директоров или акционерами компании и имеет широкий спектр полномочий. Он отвечает за разработку и реализацию стратегии компании, установление целей и задач, контроль за финансовыми показателями, привлечение инвестиций, управление персоналом и принятие ключевых решений.

Генеральный директор также является представителем компании перед внешними сторонами, такими как клиенты, партнеры, инвесторы и государственные органы. Он отвечает за поддержание хороших отношений с заинтересованными сторонами и защиту интересов компании.

Роль генерального директора может различаться в зависимости от типа организации и ее размеров. В небольших компаниях генеральный директор может выполнять множество функций, включая оперативное управление и принятие решений на всех уровнях. В крупных компаниях генеральный директор обычно делегирует часть своих полномочий другим руководителям и фокусируется на стратегическом развитии и взаимодействии с ключевыми заинтересованными сторонами.

Структурные подразделения в организации

Структурные подразделения в организации — это группы или отделы, которые выполняют определенные функции и задачи в рамках организационной структуры. Они помогают организации эффективно управлять своими ресурсами и достигать поставленных целей.

Структурные подразделения могут быть организованы по различным принципам, в зависимости от специфики организации и ее целей. Некоторые из наиболее распространенных типов структурных подразделений включают:

Функциональные подразделения

Функциональные подразделения организованы вокруг определенных функций или деятельностей, таких как производство, маркетинг, финансы, кадры и т.д. Каждое подразделение отвечает за свою функцию и имеет своих сотрудников и руководителя.

Дивизиональные подразделения

Дивизиональные подразделения организованы вокруг определенных продуктов, рынков или географических областей. Каждое подразделение имеет свою собственную структуру и руководителя, который отвечает за результаты в своей области.

Матричные подразделения

Матричные подразделения комбинируют элементы функциональных и дивизиональных структур. Сотрудники работают в двух или более подразделениях одновременно и отчитываются перед несколькими руководителями.

Проектные подразделения

Проектные подразделения создаются для выполнения конкретных проектов или задач. Они временные и распускаются после завершения проекта. Каждое подразделение имеет свою команду и руководителя, который отвечает за достижение целей проекта.

Выбор структуры подразделений зависит от множества факторов, включая размер организации, ее цели, тип деятельности и внешнюю среду. Компании могут также комбинировать различные типы структурных подразделений для достижения оптимальных результатов.

Роль и полномочия генерального директора

Генеральный директор (или исполнительный директор) — это высший руководитель организации, который отвечает за общее управление и принятие стратегических решений. Роль генерального директора включает в себя следующие обязанности и полномочия:

Разработка стратегии

Генеральный директор отвечает за разработку стратегии организации. Он анализирует внешнюю среду, конкурентов, рынок и внутренние ресурсы, чтобы определить цели и направление развития компании.

Управление ресурсами

Генеральный директор принимает решения о распределении ресурсов организации, включая финансы, персонал, материальные и технические ресурсы. Он определяет приоритеты и обеспечивает эффективное использование ресурсов для достижения стратегических целей.

Руководство персоналом

Генеральный директор нанимает и управляет высшим руководством организации, включая руководителей структурных подразделений. Он определяет организационную структуру, делегирует полномочия и отвечает за развитие и мотивацию персонала.

Принятие стратегических решений

Генеральный директор принимает ключевые стратегические решения, которые влияют на развитие организации. Он анализирует информацию, консультируется с высшим руководством и принимает решения, основываясь на своем опыте и экспертизе.

Представление организации

Генеральный директор является лицом организации и представляет ее интересы перед внешними сторонами, такими как партнеры, клиенты, инвесторы и государственные органы. Он участвует в переговорах, заключает сделки и поддерживает отношения с ключевыми заинтересованными сторонами.

Роль и полномочия генерального директора могут варьироваться в зависимости от типа организации и ее размера. Однако, в целом, генеральный директор играет ключевую роль в управлении организацией и принятии стратегических решений для ее успешного развития.

Отношение генерального директора к структурным подразделениям

Генеральный директор является высшим руководителем организации и имеет непосредственное отношение к структурным подразделениям. Он назначает руководителей каждого подразделения и отвечает за их работу и результаты.

Генеральный директор определяет стратегические цели и задачи организации и передает их руководителям структурных подразделений. Он также устанавливает общие правила и политику, которые должны соблюдаться в каждом подразделении.

Генеральный директор обычно проводит регулярные совещания с руководителями структурных подразделений, на которых обсуждаются текущие вопросы, прогресс в достижении целей и планы на будущее. Он также может давать указания и инструкции по выполнению задач и проектов.

Генеральный директор также отвечает за координацию работы между различными структурными подразделениями. Он обеспечивает согласованность и сотрудничество между ними, чтобы достичь общих целей организации.

В случае возникновения проблем или конфликтов между структурными подразделениями, генеральный директор принимает меры для их разрешения и обеспечения гармоничной работы всей организации.

Таким образом, генеральный директор играет важную роль в управлении структурными подразделениями и обеспечении их эффективной работы в рамках общих стратегических целей организации.

Примеры структурных подразделений, к которым может относиться генеральный директор

Генеральный директор может быть ответственным за различные структурные подразделения в организации, в зависимости от ее размера, отрасли и организационной структуры. Ниже приведены некоторые примеры таких подразделений:

Финансовый отдел

Финансовый отдел отвечает за управление финансами организации, включая бухгалтерию, финансовый анализ, управление кассовыми средствами, планирование бюджета и финансовую отчетность. Генеральный директор может непосредственно руководить этим отделом или назначить финансового директора, который будет отчитываться перед ним.

Отдел продаж

Отдел продаж отвечает за привлечение новых клиентов, удержание существующих клиентов и увеличение объема продаж. Генеральный директор может назначить директора по продажам, который будет отчитываться перед ним и отвечать за достижение целей по продажам.

Отдел маркетинга

Отдел маркетинга занимается разработкой и реализацией маркетинговых стратегий, продвижением продуктов или услуг организации на рынке, анализом рынка и потребительского спроса. Генеральный директор может назначить маркетингового директора, который будет отчитываться перед ним и управлять этим отделом.

Отдел производства

Отдел производства отвечает за процесс производства товаров или предоставления услуг организации. Генеральный директор может назначить директора по производству, который будет отчитываться перед ним и управлять этим отделом.

Отдел кадров

Отдел кадров занимается наймом, обучением, управлением и развитием персонала организации. Генеральный директор может назначить HR-директора, который будет отчитываться перед ним и управлять этим отделом.

Это лишь некоторые примеры структурных подразделений, к которым может относиться генеральный директор. В каждой организации структура и подразделения могут отличаться в зависимости от ее особенностей и потребностей.

Заключение

Генеральный директор — это высокопоставленный руководитель организации, который имеет широкие полномочия и ответственность за ее деятельность. Он руководит структурными подразделениями и принимает стратегические решения, направленные на достижение целей компании. Роль генерального директора может варьироваться в зависимости от организации, но его основная задача — обеспечить эффективное функционирование и развитие компании.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф. И. О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф. И. О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2018.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• выполняемые функции.

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.