Про Профстандарты РосМинТруда Что такое проект
Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.
Проектный подход к решению бизнес-задач пользуется популярностью, однако не любую работу можно назвать проектом. Важно понимать отличие от процессов, отдельных функций или разовых задач. Разбираемся, что такое проекты, какими они бывают, из каких этапов и элементов состоят.
Планирование деятельности компании подразумевает часть деятельности по управлению фирмой, касающаяся выявления приоритетных целей и возможностей их достижения. Планирование — обширная сфера, которая включает план предполагаемых расходов, улучшение состояния структуры, обеспечение согласованности работы подразделений. При завершении работы выявляются достигнутые результаты и анализируется уровень достижения поставленных задач.
Цели и виды планирования
Основными целями планирования являются:
Планирование дает возможность сформировать объективную картину деятельности компании и выявить ее слабые места.
Организационная структура компании — это система, определяющая устройство и работу компании. То, как развиваются отделы и направления, как координируются подразделения, как строятся рабочие отношения внутри команды.
Корпорация — это организационная структура компании. Сеть офисов по миру — это организационная структура. Стартап — тоже отчасти про организационную структуру.
В основе лежит схема компании — она может быть представлена в виде диаграммы, графика, кружочков. Любой способ визуализации подойдёт. Но оргструктура — не только схема. Это ещё и описание правил работы, уставных отношений сотрудников, правил трансляции ценностей, миссии и целей компании.
Давай для начала разберёмся, какими могут быть организации.
Меня зовут Горчаков Денис я специализируюсь на системном анализе и архитектуре. Свой путь в ИТ я начал 2020 после того как меня пригласили в команду по управлению данными в ИТ подразделение компании, в которой я уже работал экспертом в отделе МТО (материально техническое обеспечение). И вот набравшись опыта и знаний я работаю в самой крупной компании России, в ИТ команде в роли Архитектора сервиса.
В этой статье я решил поделиться своими наблюдениями и опытом, который сформировался за этот период и помочь вам с вопросом: Как выбрать профессию в ИТ?
Не считая заголовка, так этот вопрос видит нейросеть)
Я подготовил для вас гайд-инструкцию, которая поможет определиться с профессией в этой сфере. На шести слайдах собраны мои знания и опыт, упакованные специально для вас. Перед тем как начать, хочу обозначить некоторые пункты:
Теперь перейдем к самому гайду.
Формулировка целей зависит от сферы деятельности, в которой он реализуется. Так инициаторы творческих проектов создают произведения искусства или организуют культурные мероприятия. Социальные проекты нацелены на улучшение жизни людей: например, открытие общественных пространств в городе. Как правило, один проект преследует сразу несколько целей, которые неразрывно связаны и влияют друг на друга.
Цели проектов делятся на категории:
Правильно ставить цели помогает SMART-подход. Согласно этой методике, результат должен быть:
✅ конкретным (specific);
✅ измеримым (measurable);
✅ достижимым (achievable);
✅ релевантным целям компании (relevant);
✅ ограниченным во времени (time-bound).
Например, производитель одежды собирается выпустить на рынок новый продукт. Тогда целеполагание по методу SMART может выглядеть так:
Методы планирования
Методы планирования предусматривают инструменты, через которые можно проводить эту работу. При планировании применяются такие методы:
Элементы планирования имеются в каждой организационной структуре. Например, бизнес-план, который составляется на ранних этапах работы компании. По существу, это определение моментов, касающихся дальнейшей деятельности компании, которое основано на некоторых предпосылках. Бизнес-план позволяет решить сразу несколько задач, например, привлечь инвестиции в бизнес и обеспечить видение деятельности компании.
Планированием в небольших компаниях занимается обычно менеджер, а в крупных работу можно делегировать специальному сотруднику. При планировании важно видеть и понимать реальную ситуацию, выстраивать планы с учетом внешних и внутренних факторов. В конечном итоге планирование поможет вывести компанию на новый уровень деятельности, достичь максимальной экономии, уменьшить затраты на достижение целей.
Структура
Структура проекта — это совокупность взаимосвязанных элементов и процессов. Чтобы реализовать, его делят на смысловые части, а затем разбивают на отдельные задачи и определяют ответственных за выполнение. Этапы работы, сотрудники, промежуточные результаты, целевые показатели — все это составляющие структуры.
✔️ Функциональная — команда делится на группы, каждая из которых выполняет профильные задачи. Участники подчиняются линейным менеджерам, которые, в свою очередь, подчиняются старшему руководителю. Такая структура обычно используется, если компания регулярно реализует похожие программы.
✔️ Матричная — команды формируется по необходимости из сотрудников разных отделов. Проджект-менеджер не является руководителем для участников команды вне выполняемых задач. Этот тип структуры подходит для запуска разового или временного проекта.
Определение сферы
Учитывайте сферу деятельности. В современном мире ИТ применяется практически везде, поэтому важно выбирать ту область, которая соответствует вашим интересам и навыкам.
Возможно, в вашей текущей организации уже есть ИТ отдел и для начала можно попробовать поменять профессию в рамках вашей компании. Даже если на текущем месте нет вакансий, вы можете обратить внимание на организации конкурентов или смежных областей. В ИТ ценится опыт из прикладной области бизнеса, например строительство или финансы.
Понятие «проект» означает план действий по реализации идеи или созданию физического объекта. Другими словами — это последовательность работ, выполняя которые команда достигает запланированного результата. Неотъемлемой частью проекта является постоянный контроль: внешний и внутренний. Он помогает убедиться, что участники продвигаются в нужном направлении и укладываются в сроки.
✔️ Ограниченное время. Начало и завершение четко определены, а команда заранее знает, к какому сроку нужно закончить работу. Это может быть промежуток в несколько дней или месяцев, если речь идет о коммерческих проектах. Например, организация и проведение отраслевой выставки может занять около полугода. Сроки государственных проектов часто исчисляются годами, а иногда и десятилетиями. Например, строительство сети автодорог в регионе занимает несколько лет.
✔️ Четкая цель. Инициаторы и участники знают, какой результат хотят получить в конце. Например, целью плана по закупке станков для производства будет получение комплекта оборудования с нужными техническими характеристиками в установленные сроки.
✔️ Ограниченные ресурсы. Под реализацию программы выделяют ограниченное количество материальных и нематериальных ресурсов, а также работников. Вернемся к примеру со станками: руководство компании установит лимитированный бюджет на закупку и поручит инициативу конкретным сотрудникам.
✔️ Уникальный результат. В процессе реализации создаются материальные объекты и нематериальные результаты, которые не существовали до начала реализации замысла. Например, сдается жилой комплекс или внедряется новая система оплаты труда на предприятии.
✔️ Однократное исполнение. Проекты могут быть похожи друг на друга, но не превращаются в типовые, повторяющиеся действия. Например, ландшафтный дизайнер использует в работе одинаковые методы, материалы и технологии, но результат при этом получается разный.
Определение «рабочий процесс» противоположно понятию «проект». Процесс — это регулярные действия, которые выполняют для получения типового результата.
Проекты требуют индивидуального подхода, неординарных или творческих решений. Действия сотрудников в рамках процесса часто регламентированы и стандартизированы, ограничены инструкциями и правилами.
Сравним на примерах: запуск производства мебели — проект, а изготовление столов и стульев — процесс; покупка грузового автомобиля — проект, а перевозка товаров — процесс.
Жизненный цикл
Жизненный цикл — это последовательность этапов на пути от идеи до конечного результата.
Понимание, на какой стадии работа находится прямо сейчас, помогает устранить неопределенность и выделить приоритетные задачи.
Этапы реализации проекта:
Новая концепция управления знаниями в компании
Записывайтесь на онлайн-презентацию! Продемонстрируем интерфейс и все возможности платформы
Определение направления
5. Определение направения
Работа в ИТ в основном вращается вокруг жизненного цикла продукта. Я выделяю несколько этапов:
На схеме я указал лишь небольшую часть специалистов и на каком направлении больше всего сосредоточены их усилия. Учитывая ваши сильные стороны можно предположить, на каком направлении вы с лучшей стороны проявите свои навыки. В нижней части каждой профессии я указал цветами пять меток, которые соответствуют категориям, приведенным на этапе 3. Определение сильных сторон:
В каждом кружочке есть цифра от 1 до 5, что соответствует уровню владения навыком. Данная оценка является лишь моим предположением и может меняться в определенных обстоятельствах.
Определение мотивации
Определите вашу мотивацию. Что будет мотивировать вас в выбранной профессии? Ответ на этот вопрос поможет понять, насколько вам подходит та или иная работа. Я выделил основные на мой взгляд причины попробовать себя в ИТ:
Определение блоков
Учтите ограничения, риски и страхи. Они могут быть связаны с финансами, здоровьем или другими аспектами жизни. Важно понимать, какие препятствия могут возникнуть на пути к вашей цели. Основные блоки, которые я могу выделить:
Что включает в себя организационная структура
Кажется, что организационная структура — это сумма подразделений, отделов, сотрудников. Но в действительности это не только нарисованная схема компании.
Организационная структура — это:
Пачка этих скучных документов формирует и закрепляет сферы ответственности, правила функционирования компании и её отделений. Они определяют, как будет выглядеть и работать твоя компания.
Вот главные задачи этой «бюрократии»:
❗Ты наверняка замечаешь, что под разные определения вполне может подходить одна и та же компания. Всё верно — одна и та же компания может иметь, допустим, головной офис, где применяется team-based структура, но и присутствовать в других странах или городах в виде точек сети или дивизионов.
Как структура компании влияет на её работу и управление
Структура компании и определяет её жизнь: кто и как принимает решения, несёт ответственность, как быстро внедряются инновации, кто их инициирует. В структуре заложены навыки сотрудников и менеджмента. Она даже может определить уровень счастья от работы.
✅ Если ты в компании с плоской структурой, то можешь рассчитывать на свободу и простор для идей — и на высокие требования к личной ответственности и самоорганизации. Если ты управленец в компании с плоской структурой, то учись делегировать, доверять сотрудникам, позволять им самоорганизацию и при этом грамотно направлять к общей цели.
✅ Если ты в корпорации — готовься к регламентированной работе, долгим согласованиям и бюрократии. Но зато в теории получишь чёткое понимание, кто и за что отвечает. А если метишь в топ-менеджмент, то готовься к повышенной ответственности и усиленному контролю задач: ты управляешь сложной системой.
✅ Если ты региональный представитель, то лучше топ-менеджмента понимаешь особенности местности. Это даёт простор для гибкости и инициативы. Но ты отвечаешь за продукт и презентацию компании — это ответственность, и цена ошибки высока. Если ты управленец в такой компании, то как бы можно отпустить контроль и довериться сотруднику, но как бы и нельзя — надо регулярно спрашивать, как идут дела. Вот такой парадокс.
В общем, в разработке оргструктуры есть даже особенное творчество — будто помимо продукта разрабатываешь образ жизни, который поможет создать этот продукт.
Виды организационных структур
Иерархические отношения — когда есть прямое подчинение начальнику. Есть главный босс, у него есть вице-босс, у того — отделы, которые курируют другие боссы, и так далее. Это директивно-подчинённый тип управления, весьма привычная структура. В 20 веке такой формат лёг в основу многих предприятий, и мы наследуем его в лице крупных корпораций. Такой вид оргструктуры подходит для целевого развития.
Матричная структура
Матричная структура — сотрудник подчиняется нескольким руководителям: например, и руководителю проекта, и руководителю отдела. Допустим, на проект набираются сотрудники из разных отделов — и тогда становится два формальных босса.
Структуру используют банки, например, «Райффайзенбанк» или корпорации, как Disney. Там сотрудники могут работать над постоянными задачами в одном отделе, а могут выбирать проекты. Происходит временная «пересборка» — в проекте оказываются люди из разных отделов и новый начальник над ними.
Дивизионная структура
На базе главной компании делают группу автономных подразделений — мини-копии неповторимого оригинала, дивизионы. Дивизион копирует общие ценности и глобальные цели, оперативно отвечает за продукт и за прибыль на местах.
Дивизионная модель распространилась за счёт плюсов дробления. И возникло несколько вариантов дивизионных структур:
Сетевая структура
Сетевая — гибрид матричной структуры (когда есть несколько начальников) и дивизионной (когда у компании несколько филиалов). Это сеть организаций, объединённых брендом, стилем, названием, ассортиментом.
Под пример подойдёт любой сетевой магазин: у точек одинаковый стиль, формат, ассортимент, но они адаптируются под контекст и местность, корректируя долю продуктов в линейке, к примеру. Подходит под описание магазин H&M с головным офисом в Европе, производством в Азии, магазинами во всём мире.
Team-based структура
Это объединение команды вокруг продукта или проекта. У группы не руководитель, а менеджер, тимлид или проджект — он помогает сформулировать цели, задачи и курирует процессы. Ходит, напоминает, пинает. Организация ориентируется на запросы сотрудников — выполнение, работа и творческий процесс ложатся на них. Часто такую структуру используют в краткосрочных проектах, например, в организации ивентов.
Популярный кейс: team-based структуры возникают внутри крупных иерархических структур — корпораций. Сегодня компании чаще создают внутри команды для краткосрочных проектов из своих сотрудников. Например, Google Corporation в целом — иерархическая структура, но периодически менеджеры собирают команду сотрудников из IT-отдела, маркетинга и медиа для создания нового продукта.
Горизонтальная или плоская структура
Плоская структура — это когда нет как таковых боссов и подчинённых, ответственность распределяется плюс-минус равномерно и практикуется система «отсутствия дверей» (у шефа нет кабинета, он делит единое рабочее пространство с другими сотрудники, они могут напрямую пойти к нему с вопросами). Это антипод иерархии. Форма организации возникла при развитии стартапов и в Agile-компаниях, потому что доказала эффективность в развитии бизнеса в условиях, требующих гибкости и внутренней открытости.
У нас в WEEEK именно так. Наш CEO Иван Мараховка делит с сотрудниками общее рабочее пространство. Мы свободно подходим к нему по любым вопросам: от изменений в структуре сайта до просьбы дать более удобный стул. Решения о крупных изменениях принимаются коллегиально, и Иван прислушивается к мнению и опыту своих сотрудников. Это помогает адаптироваться к изменениям внешней среды и не страдать от долгих согласований.
Часто плоскую структуру выбирают некоммерческие организации, где ценностные показатели важнее коммерческой структуры. Горизонтальные структуры лучше выбирать для совместной работы, направленной на поступательное развитие или на этапе, когда процесс важнее результата.
Определение сильных сторон
Определите свои преимущества. Скорее всего, у вас уже есть какой-то опыт работы или обучения, который может стать вашим преимуществом при выборе профессии. Для того, чтобы понять какими преимуществами вы обладаете, следует ответить на три вопроса:
Планирование деятельности предприятия
Планирование является менеджерской задачей, при которой работа производится по трем направлениям:
На основании этих задач выводится структура работы в сфере планирования:
Планирование представляет собой комплексную задачу, без которой невозможно обойтись ни одной развивающейся компании.
Проекты различаются по сфере реализации, структуре, длительности и сложности. Классификация условная, потому что каждый из них уникален и на практике сочетает признаки разных видов.
Сфера реализации
социальные
решают общественно важные проблемы
экономические
работают на коммерческие результаты компании или улучшают экономику страны
технические
направлены на разработку технологий, выпуск новых видов продукции, проектирование инфраструктуры
организационные
обеспечивают проведение мероприятий или модернизацию работы компании
Структура
индивидуальные
реализуют одну задачу
комплексные
включают нескольких взаимосвязанных проектов
мегапроекты
образуют крупную систему из множества значимых проектов
Длительность
краткосрочные
до 3 лет
среднесрочные
от 3 до 5 лет
долгосрочные
дольше 5 лет
Сложность
простые
реализуются силами собственных специалистов компании
средние
требуют дополнительных ресурсов или участия сторонних специалистов
сложные
требуют значительных затрат и услуг большого количества сторонних специалистов
Определение команды
На схеме выше я выделяю три основных команды, которые участвуют в формировании продукта в ИТ:
Некоторые специалисты могут заниматься организацией процессов в разных командах, например:
Разновидности планирования
Планирование подразделяется на разновидности в зависимости от определяющих признаков. Например, одним из них является масштаб охвата. Планирование по такому признаку подразделяется на следующие виды:
Если брать во внимание содержательную часть, то планирование может быть таких типов:
Важно! Стратегический и текущий типы планирования дополняют друг друга. Оперативное планирование опирается на поставленные цели в долгосрочной перспективе.
Планирование в зависимости от области, в которой определяются задачи, может быть таких видов:
При планировании устанавливается период времени, на который определяются цели и задачи, а потому оно может быть:
Кроме того, планирование может быть в зависимости от внесения изменений:
Важно! Жесткое планирование в компаниях применяют редко, поскольку ему сложно следовать. Гибкое планирование показывает хорошую эффективность.
Советов для построения оргструктуры
Структуры компаний меняются и дополняются. Перед созданием или перестройкой почитай бизнес-кейсы — найдёшь схожий опыт, готовые решения и избежишь ошибок. А дальше подгоняй под контекст своего бизнеса.
Определи цели
Чтобы понять, какая структура подходит твоей организации, определи цели и ресурсы. Например, ты хочешь влиться в цветочный бизнес у себя в городе и стать первым среди конкурентов — это цель.
Тут надо продумать, чего ты хочешь и как это сделать: развить сеть небольших цветочных магазинов или же открыть пару дорогих точек с упором на сервис и большой выбор необычных растений. Это отчасти проработка стратегии и уже черновик оргструктуры.
Собери информацию
Создание оргструктуры — вполне себе самостоятельный проект. Начни его с собственных представлений о работе, которые можно выписать даже хаотично. Затем смотри референсы — различные виды оргструктур, каждая из которых может подойти или не подойти под твои цели.
Полезно посмотреть, какую структуру выбирает конкурентная компания и решить, ложится она в контекст твоей компании или нет. Сформулированное личное видение, рассмотренные возможности и сравнение с рынком — вот осознанный подход к организации компании. Часто можно не изобретать велосипед, который наверняка уже где-то катается.
Определи область применения
Оргструктура работает, если о ней знают все в компании. Органиграмма — простой и понятный способ донести до сотрудников вид структуры с помощью схем. Она может выглядеть по-разному для разных групп. Поэтому перед сбором органиграммы попробуй ответить на следующие вопросы:
Определи способ создания схемы
Есть много технических способов создавать и обсуждать оргструтуру. Редактируемый файл PDF, страница в Notion, в WEEEK, доска в Figma, в Miro. Это сэкономит массу времени: в шаблон можно занести элементы структуры и играть с распределением. И поскольку это инструменты совместной работы — то файл легко распространить среди сотрудников и получить фидбек. А потом и отредактировать структуру.
Продумай делегирование
Когда масштабируешь или перестраиваешь дело, сложно расставаться с задачами, ведь они — часть твоего детища. Для работающей оргструктуры нужно научиться другому: отстраниться от желания успеть всё самостоятельно, разделить сферы ответственности и признать, что компетенций не хватит на всё сразу, но они нужны в стратегическом управлении. Для этого вернёмся к оценке потенциала персонала и продумаем, кто может стать замом. И тут используй наш чек-лист для делегирования!
Развивай коммуникацию в команде
Теперь ты чуть больше знаешь о специфике структур организаций: сможешь выбрать подходящую себе для места работы, точно поймёшь, о чём речь, если на собеседовании скажут «У нас плоская организация» — или даже задумаешься о перестройке собственной компании.
Анализ планирования
Анализ предусматривает оценку эффективности планирования. Для определения уровня эффективности требуется ввод определенных критериев, наиболее простым из которых является критерий рентабельности. Однако применяются и другие показатели, такие как:
На первоначальном этапе планирования определяют цели на заданный период. Когда он заканчивается, достигнутые по факту показатели сравнивают с целями. Процент совпадения — это и есть показатель эффективности планирования.
Заключение
Надеюсь, что данный гайд-инструкция помог вам определиться с выбором профессии в ИТ и успешно влиться в эту сферу. Помните, что мир меняется, ИТ меняется вместе с ним, и некоторые профессии исчезают, а другие появляются. Поэтому важно следить за тенденциями и развиваться в выбранной области.