profstandart.rosmintrud.ru Форма ЕФС-1 действует только с 2023 года, и порядок её заполнения до сих пор вызывает вопросы. При формировании отчёта специалисты нередко допускают ошибки, за которые последуют штрафы. Некорректные сведения в уже сданном отчёте бухгалтер может обнаружить самостоятельно, или их выявят сотрудники СФР.
Отделение СФР после проверки отчёта направит работодателю протокол, в котором будут указаны её результаты. Там могут содержаться сведения о неточностях, несоответствиях или грубых ошибках. Код выявленной ошибки, указанный в протоколе, влияет на порядок действий страхователя: просто принять информацию к сведению и в дальнейшем не допускать такие неточности или нужно сдавать отчёт заново. Расскажем, какие ошибки допускают в форме ЕФС-1, как их исправить и какие условия нужно соблюсти, чтобы избежать штрафов.
Какие данные содержит протокол проверки отчёта
Если у сотрудников СФР возникли нарекания в отношении сведений в отчёте ЕФС-1, то протокол, направленный работодателю, будет включать информацию о предупреждении, допущенной ошибке или грубой ошибке. Также там будет указано, что документ принят или не принят.
Если отчёт не принят, то в протоколе будет указано — «Документ не принят», номер кода ошибки и что необходимо исправить. Все коды ошибок представлены в приложениях 4-7 к постановлению Правления ПФ от 31.10.2022 № 246п. Они могут принимать три значения:
Устранить указанные в уведомлении ошибки нужно не позднее пяти рабочих дней с даты его получения, иначе работодателю грозит штраф (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому необходимо корректно определить дату получения уведомления, которая зависит от его формата (п. 41 новой инструкции о переучёте, утверждённой приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н). Датой получения уведомления считается:
Как исправить ошибки с кодом «50»
Ошибка с кодом «50» не зависит от сведений по застрахованным работникам, она носит общий характер. Корректировке отчёт с такой ошибкой не подлежит, требуется устранить выявленную проблему и подать новую форму ЕФС-1.
Приведём пример ошибок с кодом «50»:
Срок, в течение которого работодатель должен учесть все замечания, приведённые в отрицательном протоколе, и подать в СФР новый отчёт, не должен превышать пять рабочих дней.
Как исправить ошибки с кодом «30»
Код ошибки «30» указывает на то, что в отделении СФР отчёт приняли, но недочёты в нем все же есть. Работодателю необходимо уточнить данные не позднее пяти рабочих дней.
Протокол с такими результатами проверки страхователь получит, если не соблюдаются условия, например:
Способ устранения несоответствий зависит от типа сведений, в которых выявлена ошибка.
Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности
Если нужно исправить ошибки в части сведений о трудовой деятельности застрахованного лица, заполните подразделы 1 и 1.1 формы, а также титульный лист и подайте их в СФР. В отчет включите только тех сотрудников, по которым нужно изменить сведения. Принцип заполнения зависит от данных, которые нужно исправить.
Если в отчёте ошибочно указали, что сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о решении перейти на электронный формат, то понадобится отменить ранее представленные сведения. Для этого в соответствующей строке проставьте дату подачи заявления, которую указывали ранее, а в поле «Признак отмены» проставьте знак «Х» (п. 4.1 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Если нужно исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то в соответствующей строке проставьте актуальную дату (п. 4.1 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Для этого заполните подраздел 1.1 в полном соответствии с теми данными, что предоставили в исходном варианте. А в графе 11 проставьте знак «Х» (п. 4.12 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Пример
Сотрудник принят на должность главного инженера на основании приказа от 25.04.2023 № 119. На следующий рабочий день в СФР были направлены сведения о приёме на работу нового сотрудника в части подраздела 1.1 формы ЕФС-1. После сдачи отчёта бухгалтер обнаружил ошибку. В графе 10 блока «Основание» неверно указали номер приказа — вместо «119» поставили номер «117». Чтобы актуализировать данные о кадровом мероприятии необходимо подать новый отчёт, в котором полностью продублировать данные исходного отчёта, а в графе 11 поставить знак «Х». Далее в строке № 2 нужно указать верные сведения — номер приказа «119».
Корректировка сведений о страховом стаже
Если ошибка обнаружена в ранее представленных сведениях о трудовом стаже, необходимо подать корректирующий отчёт в части подраздела 1.2. Для этого заполните титульный лист, подразделы 1 и 1.2 отчёта.
Чтобы отменить сведения, учтённые на индивидуальном лицевом счёте, в поле «Тип сведений» проставьте знак «Х» в соответствующей ячейке (п. 5.2 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Далее в поле с периодом укажите год, за который отменяете сведения (п. 5.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Для корректировки сведений проставьте знак «Х» в поле «Корректирующая» и укажите соответствующий период, за который вносятся изменения (п. 5.2, 5.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Один отчёт не может содержать данные с разным типом сведений в рамках одного периода относительно одного и того же сотрудника (п. 5.2 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).
Если необходимо исправить сведения о сотрудниках, которые вправе претендовать на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, то внесите также изменения в подраздел 2. Корректировка или отмена ранее представленных данных происходит по аналогичному принципу, как в подразделе 1.2, и регламентирована п. 7.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Корректировка сведений о зарплате сотрудников госучреждений
Для устранения ошибки в представленных ранее данных о зарплате работников госучреждений, сдайте в СФР отчёт с корректирующим или отменяющим типом сведений. Включите в отчёт титульный лист, подразделы 1 и 1.3 формы ЕФС-1. Заполните данные только на сотрудника, в отношении которого необходимо внести корректировки, укажите актуальную информацию. Отметьте знаком «Х» тип сведений «Корректирующая». Укажите месяц и год, за который исправляются сведения (п. 6.4 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Например, чтобы изменить данные отчёта за июнь, поставьте «06» и «2023».
Корректировка сведений о начисленных страховых взносах на травматизм
Если в представленном отчёте в части раздела 2 были обнаружены ошибки, которые привели к занижению суммы взносов на травматизм, подайте в СФР уточнённые сведения (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В поле «Номер корректировки» укажите, какие по счёту уточняющие сведения предоставляете. Если отчёт с уточняющими данными подаете в первый раз, то проставьте номер «001», второму отчёту с уточняющими сведениями присвойте номер «002» и т.д.
Работодатель не обязан подавать уточняющие сведения, если ошибка в представленных данных не занижает сумму начисленных взносов на травматизм. В таком случае он может сделать это в добровольном порядке (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Как избежать штрафов из-за ошибок в форме ЕФС-1
Ошибки, выявленные Социальным фондом в результате проверки формы ЕФС-1, приведут к штрафам, если их вовремя не устранить. Размер штрафа указан в ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, он составляет 500 рублей в отношении каждого сотрудника, в сведениях которого допущены ошибки.
Но избежать штрафов можно, если:
Практичные сервисы онлайн-отчётности «Такском» подходят компаниям любого размера и отрасли.На выбор мы предлагаем три решения:
Из нашей статьи вы узнаете:
ЕФС-1 — это новый отчёт, который заменил собой СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 1 января 2023 года он сдаётся в Социальный Фонд России — орган, возникший в результате слияния ПФР и ФСС.
ЕФС-1 сдают работодатели, то есть организации и ИП с сотрудниками, для передачи сведений персонифицированного учёта о застрахованных лицах, а также данных о страховых взносах на травматизм.
Форма отчёта и порядок её заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 245п.
Способ сдачи зависит от количества застрахованных лиц. Если их менее 10, отчёт можно сдать на бумаге. Если застрахованных лиц 10 и более, СФР примет отчёт только в электронном виде.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами. Для каждого вида сведений установлены свои сроки сдачи. В статье расскажем, как заполнять и когда сдавать те или иные подразделы ЕФС-1.
Как заполнить титульный лист ЕФС-1
Титульный лист обязательно заполняют при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.
В нём указываются следующие сведения о страхователе:
Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» заполняются только государственными и муниципальными учреждениями, которые сдают подраздел 1.3. Всем остальным страхователям эти поля заполнять не нужно.
Подраздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется в случае, если страхователь является правопреемником бывшего работодателя, который уже снят с учёта. Например, когда необходимо представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее были представлены бывшим работодателем. В этом разделе указываются сведения о реорганизованном работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП (при наличии), ОГРН (ОГРНИП), код ОКВЭД, телефон и адрес электронной почты.
В конце на титульном листе указывается дата составления отчёта, должность и ФИО подписанта — страхователя или его уполномоченного представителя. Если отчёт подписывает представитель страхователя, следует также указать реквизиты доверенности.
Раздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию
Раздел 1 состоит из подразделов 1, 2 и 3 и содержит сведения, которые раньше отражались в отчётах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СИоЗП и ДСВ-3.
Подраздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)
Подраздел 1 состоит из подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. Каждый из них нужно подавать вместе с заполненным подразделом 1.
Подраздел 1 содержит общие сведения о застрахованном лице: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, код категории, гражданство.
Подраздел 1.1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности
Если страхователь подаёт только сведения о трудовой деятельности, в состав отчёта должны входить титульный лист, подразделы 1 и 1.1.
Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счёт и др. В отчёт включаются сотрудники, в отношении которых произошёл хотя бы один из следующих случаев:
Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчёт не сдаётся.
Далее отражаются сведения по сотрудникам, в отношении которых произошли кадровые изменения.
Если в течение отчётного месяца сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то указывается мероприятие «Заявление», выбранный способ (на бумаге или в электронном виде), признак «Подано» и дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, выбирается признак «Отменено» и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.
Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке «Мероприятие».
При заполнении сведений по кадровым мероприятиям указывается тип кадрового мероприятия (приём, увольнение и т.д.). Поле «UUID» формируется автоматически и является уникальным идентификатором для каждого кадрового мероприятия.
В поле «Доп. сведения» указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период его действия. Это поле обязательно для заполнения при выборе кадрового мероприятия «Переименование».
В поле «Должность» указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, делается соответствующая отметка.
Поле «Должность» обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: «Приём», «Перевод», «Приостановление», «Возобновление» и «Установление (присвоение)».
В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Это поле заполняется в случае, если условие о работе в конкретном подразделении указано в трудовом договоре.
Поле «Крайний Север» заполняется, только если работник, на которого составляется СЗВ-ТД, трудится в районах Крайнего Севера. В этом случае выбирается код «РКС». Если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, выбирается код «МКС».
В поле «Код по ОКЗ» выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х, где:
Все работодатели обязательно должны указывать код выполняемой функции сотрудников в соответствии с ОКЗ для таких мероприятий, как приём, увольнение, перевод, начало или окончание договора ГПХ. Для договоров ГПХ также обязательно должен быть указан код, характеризующий вид договора ГПХ, например, ДАВТ — договор авторского заказа и др.
Поле «Код причины» заполняется только при выборе типа мероприятия «Увольнение». Из классификатора, содержащегося в данном поле, выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.
В поле «Документ-основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.
Блок «Отмена мероприятия» предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учёта любого типа.
Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в соответствующем поле выбирается отменяемое кадровое мероприятие и указывается дата его проведения.
Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.
Далее разберём, как заполнять подраздел 1.1. при разных кадровых событиях:
Приём на работу
При приёме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приёма на работу. Сведения о стаже у предыдущего работодателя не заполняются.
Поле
Как заполнить
Дата
Указывается дата приёма
UUID
Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о приёме. Не обязательно заполнять
Должность
Указывается наименование должности
Крайний Север
Заполняется в случае приёма на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
Совместитель
Ставится отметка, если работника принимают на работу по совместительству
Подразделение
Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор
Код по ОКЗ и Вид работы
Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых приняли сотрудника на работу
Отчёт необходимо сдать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа об оформлении трудовых отношений.
Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение.
Дата
Указывается дата перевода
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о переводе. Не обязательно заполнять
Крайний Север
Заполняется в случае перевода на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
Совместитель
Ставится отметка, если работник является совместителем
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотрудника перевели на другую работу
Отчёт нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Если организация сменила название, подраздел 1.1 заполняется на всех сотрудников.
Дата
Указывается дата переименования
Доп. сведения
Обязательно указываются сведения о переименовании: старое и новое название
Должность
Не заполняется
Крайний Север
Не заполняется
Совместитель
Не заполняется
Подразделение
Не заполняется
Код по ОКЗ и Вид работы
Не заполняется
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых переименовали должность или организацию
Если переименовали должность, подраздел 1.1 заполняется аналогично, но только по тем работникам, название чьей должности изменилось.
Сдать отчёт нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором переименовали организацию.
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации.
Дата
Указывается дата проведения мероприятия
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения об установлении (присвоении)
Должность
Указывается новая профессия или специальность, квалификация
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотруднику присвоили новую профессию или квалификацию
Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины.
Дата
Указывается дата увольнения
Совместитель
Проставляется отметка, если работник — совместитель
Код причины
Выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотрудника уволили
Отчёт следует подать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.
Запрет занимать должность (вид деятельности)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определённые должности либо заниматься определёнными видами деятельности.
Дата
Указывается дата принятия решения о запрете
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о запрете, период действия запрета или дата, до которой действует запрет
Должность
Указывается сведения по должности (виду деятельности), в отношении которых действует запрет
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых действует запрет
Заполняется при приостановлении трудового договора работника, в том числе в случае призыва его на военную службу по мобилизации или заключения им контракта на прохождение военной службы.
Дата
Указывается дата приостановления трудового договора
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о приостановлении. Не обязательно заполнять
Крайний Север
Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых ТД был приостановлен
Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о приостановлении действия трудового договора, заключённого с мобилизованным работником.
Заполняется в случае возобновления трудового договора, в том числе в случае получения заявления о выходе на работу от сотрудника, ранее призвавшегося на военную службу по мобилизации или заключившего контракт на прохождение военной службы.
Дата
Указывается дата возобновления трудового договора
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о возобновлении. Не обязательно заполнять
Документ-основание
Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых ТД был возобновлён
Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о возобновлении действия трудового договора, заключённого с работником.
Начало договора ГПХ
Заполняется при заключении с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договора авторского заказа, договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства и т.п.
Дата
Указывается дата начала периода работы по договору ГПХ
Доп. сведения
Указываются дополнительные сведения о договоре ГПХ. Не обязательно заполнять
Вид договора
Выбирается код вида договора ГПХ
Документ-основание
Указываются наименование, дата заключения и реквизиты договора ГПХ
Отчёт следует подать не позднее рабочего дня, следующего за днём его заключения с исполнителем.
Заполняется в случае прекращения работ по ранее заключённому с застрахованным лицом договора ГПХ.
Дата
Указывается дата окончания периода работы по договору ГПХ
Подразделение
Не указывается
Документ-основание
Указываются наименование, дата прекращения и реквизиты договора ГПХ
Отчёт нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днём его прекращения.
Подраздел 1.2 ЕФС-1. Сведения о страховом стаже
Если подаются только сведения о страховом стаже в состав ЕФС-1 должны входить титульный лист, подразделы 1, 1.2 и 2.
Сначала нужно выбрать тип представляемой формы.
При наступлении срока представления сведений в отношении застрахованного лица, на которого была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».
Форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счёте на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».
Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтённых на индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных.
На основании формы с типом «Отменяющая» данные, учтённые на ИЛС за отчётный период, который корректируется, будут отменены.
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.
Для формирования сведений необходимо выбрать сотрудника. Его выбирают из списка или добавляют нового, заполнив при этом все его персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, паспортные данные и т.д.).
Затем указываются периоды работы застрахованного лица. Причём эти периоды не должны выходить за рамки отчётного периода. В отдельных полях также указываются периоды, когда сотрудник не только работал, но и находился в отпуске, болел и т.д. Для этого в поле «Больничный/дети/отпуск» выбирается код соответствующего периода.
При отражении нескольких периодов работы по конкретному сотруднику каждый из периодов указывается отдельно, в том числе если сотрудник в течение года увольнялся и снова был принят на работу.
Для формы с типом «Назначение пенсии» периоды работы сотрудника указываются по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.
Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в поле «Больничный/дети/отпуск» одного из следующих кодов:
Если в поле «Больничный/дети/отпуск» нужно указать одновременно более одного кода, один из которых обозначает замещение государственных или муниципальных должностей, то такие сведения указывают двумя строками. При этом всегда в первой строке указывают периоды с кодами: «ЗГДС», «ЗГД», «ЗГГС», «ЗМС», «ЗМД». Во второй строке отражается период с другим кодом дополнительных сведений, который должен находиться внутри периода или быть равным периоду, указанному в первой строке.
В поле «Территориальные условия» указывается код территориальных условий, в которых трудится работник. Поле заполняется, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных.
Если сотрудник работает в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, то период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени (поле «Выработка в месяцах (часах)»); если в режиме неполного рабочего дня, то отражается объём работ (поле «Ставка») в данный период.
Поле «Особые условия труда» заполняется в отношении застрахованных лиц, работающих на условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии.
Это поле заполняется только в случае, если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
Если работник был занят на работах с вредными или тяжёлыми условиями труда, то дополнительно указывается код профессии работника в поле «Код позиции списка».
Поля «Особые условия труда», «Досрочное назначение пенсии» не заполняются, если:
В поле «Страховой стаж» выбирается основание для исчисления страхового стажа, а в соответствующих полях указывается фактически отработанное время — количество календарных месяцев и дней (для водолазов — время пребывания под водой в часах и минутах).
В поле «Индивидуальный номер» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ.
Подраздел 1.3 ЕФС-1. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
Подраздел заполняют государственные (муниципальные) учреждения, работающие в одной из сфер: образование, наука, здравоохранение, культура, искусство, кинематография, социальные услуги. В нём указываются сведения, необходимые для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.
Подраздел заполняется на всех работников, кроме тех, которые работают исключительно по договорам ГПХ. Также сведения не представляются в отношении работников, находящихся в отчётном периоде в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением ребёнка, по уходу за ребёнком (письмо Минтруда России от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).
Если отчёт содержит только сведения о заработной плате, в состав ЕФС-1 должны включаться титульный лист, подразделы 1 и 1.3.
Заполнение начинают с добавления застрахованного лица, в отношении которого выбирается тип формы сведений: исходная, корректирующая или отменяющая.
Тип «Исходная» указывается при подаче первичных сведений за отчётный период по работнику.
Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтённых на ИЛС застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных с типом «Исходная».
Для отмены данных, учтённых на ИЛС работника, подаётся форма с типом «Отменяющая».
В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчётный период на одно и то же застрахованное лицо.
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения. Данное поле заполняется только в сведениях с типами «Корректирующая» или «Отменяющая». При этом год корректируемого периода не может быть меньше 2023.
В поле «Код типа организации» из классификатора выбирается тип отчитывающегося учреждения.
Поле «OID организации» заполняется только медицинскими организациями и в нём указывается OID организации (уникальный идентификатор) в соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО).
Поле «ТОСП» заполняется, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В поле указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр.
Далее заполняются сведения о занятости и выплатах сотрудника.
В поле «Период работы в отчётном месяце» указываются даты начала и окончания периода работы в отчётном месяце.
В подразделе «Сведения о структурном подразделении» указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает сотрудник по должности (гр. 4). «OID» заполняется только медицинскими организациями в точном соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО). Другие организации OID не заполняют.
В подразделе «Звание, должность и категория застрахованного лица» указываются:
В подразделе «Сведения о договоре» указывается информация о договоре, заключённом с работником:
В подразделе «Сведения о квалификации» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия) (гр. 12), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии со справочником (гр. 13). Также отражаются класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности на рабочем месте, установленный по итогам проведения СОУТ (гр. 14), и код квалификационной категории по специальности (должности), присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации (гр. 15).
В поле «Число занятых» (гр. 16) подраздела «Сведения о заработке и выплатах» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), код которой отражён в поле «Код должности» (гр. 5).
В случае работы на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращённой продолжительности рабочего времени, в данном поле указывается значение 1,000 (максимально допустимое значение). При работе по основному месту работы и совместительству данные заполняются отдельно по каждому трудовому договору.
При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной занятости) указывается соответствующая доля занятости (доля ставки): 0,750; 0,500; 0,250; 0,125.
Если в течение месяца число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора, изменялось, сведения о начисленных выплатах заполняются отдельно в отношении каждого значения числа штатных единиц с указанием в поле «Период работы в отчётном месяце» соответствующего периода работы.
В поле «Система оплаты труда» (гр. 17) выбирается один из кодов, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору: сдельная — «1», повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) — «2», повременная (работнику установлена часовая ставка) — «3», иная — «4».
Далее в зависимости от системы оплаты труда указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки).
В случае если система оплаты труда сдельная и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, сведения о начисленных выплатах заполняются для каждой сдельной расценки отдельно.
В полях «Рабочие часы по норме» (гр. 19) и «По факту» (гр. 20) указываются норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчётном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени и количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчётном месяце.
В подразделе «Сведения о заработке и выплатах» отражаются условия занятости работников медицинских организаций: код вида специальных (отраслевых) условий занятости (гр. 8) и его значение (гр. 9).
В подразделе «Количество специальных часов» указываются:
В подразделе «Сведения о заработной плате» отражаются:
Подраздел 2 ЕФС-1. Основание на досрочное назначение пенсии
Подраздел 2 представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ (тяжёлые и вредные работы).
Заполнение подраздела начинается с выбора типа сведений:
При заполнении корректирующей или отменяющей формы в поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.
Далее указываются следующие данные о должностях, подлежащих досрочному назначению пенсии:
Также в данном подразделе отражаются:
Подраздел 3 ЕФС-1. Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию
В полях «Платёжное поручение №» и «Дата исполнения» указываются номер, дата и дата исполнения платёжного поручения на перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и взносов работодателя за застрахованных лиц.
Далее отражаются сведения о застрахованных лицах, за которых были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя: ФИО и СНИЛС застрахованного лица, сумма перечисленных дополнительных страховых взносов и уплаченных за застрахованное лицо.
Сведения заполняются отдельно в отношении сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и в отношении сумм взносов работодателя. Для этого предназначены отдельные вкладки «Доп. СВ работника» и «Взносы работодателя».
Также в данном подразделе отражается общая сумма перечисленных по платёжному поручению средств.
