Нюансы отправки традиционных и электронных сообщений

Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма

Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.

Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его e—mail от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.

Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.

Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант»

Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика

Электронные письма одинаково легко читаются и на стационарном мониторе, и на планшете

Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.

Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит

Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.

Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5 Mb. Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.

Обычный вид электронного письма

Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в off—line. Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что e—mail получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила деловой переписки внутри предприятия:

• пишем строго по делу и коротко;
• всегда указываем дату;
• используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.

Нюансы ведения деловой переписки внутри компании

Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.

Важно понимать, что выбор характера или стандарта письма выполняется исходя из степени официального общения и вида информации, которую нужно донести до адресата.

Написание делового электронного сообщения

Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.

Точный инструмент «Колесо компетенций»

Для детального самоанализа по выбору IT-профессии

Список грубых ошибок в IT, из-за которых сразу увольняют

Об этом мало кто рассказывает, но это должен знать каждый

Мини-тест из 11 вопросов от нашего личного психолога

Вы сразу поймете, что в данный момент тормозит ваш успех

Регистрируйтесь на бесплатный интенсив, чтобы за 3 часа начать разбираться в IT лучше 90% новичков.

Только до 20 февраля

Осталось 17 мест

Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.

Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.

При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.

Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.

Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.

Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.

Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.

Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.

Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.

Этикет и грамотность

Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка

Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму

Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.

Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете

Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.

Семь главных правил этики деловой переписки

Условно разделим правила деловой переписки на правила этики и правила коммуникаций и обмена информацией.

Правила коммуникации управляются правилами обмена информацией в рамках бизнес-процессов и проектов. Им мы посвятим отдельную статью. Правила же этики формируют стиль внутренних отношений сотрудников компании и неизбежно влияют на формирование образа вашей компании у партнеров. Например, недавно от одного из наших партнеров я получил письмо, начинающееся со слов, «Добрый день, Бехтерев». Как вы думаете, получилось ли у нас сотрудничество?

Чтобы не «потерять лицо» компании, ведя деловую переписку, необходимо соблюдать «золотые правила» этики деловой переписки:

• Письмо всегда начинаем с обращения
• Тема письма должна быть обязательно
• Перед отправлением необходимо проверить орфографические, пунктуационные, речевые ошибки
• Письмо должно быть структурировано (Воде НЕТ!)
• В письме должны быть корректные формулировки
• Если отправляем в письме вложения, то обязательно пишем, что есть прикрепленные файлы (такой ход поможет избежать ситуаций, когда вы отправляете письмо, а файл не прикрепляется; получатель, прочитав письмо и не обнаружив вложенный документ, может оперативно отреагировать и написать вам, что прикрепленные документы, которые вы обозначили в письме, отсутствуют).
• Никогда не удаляем переписку. Один из самых важных пунктов. Историю сообщений никогда не стоит удалять, так как письмо – это документ. В случае необходимости надо иметь возможность всегда поднять историю переписки. Радислав Гандапас, например, даже включил просьбу не удалять историю переписки в свою подпись.

Виды деловых писем

Деловое письмо – это документ, который выполняет ряд функций и касается одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловые письма составляются по разным поводам и имеют множество разновидностей. Деловая переписка ведется в рамках взаимодействия между сотрудниками одного или разных предприятий. С ее помощью можно донести нужную информацию до коллеги или партнера, внести предложение, предъявить претензию, попросить о чем-то. Такая переписка предусматривает следование определенным правилам и нормам написания и оформления документов.

Можно классифицировать любое деловое письмо. Виды таких писем совершенно разные. Выделяется несколько их групп, каждая из которых включает в себя письма, объединенные определенным признаком: темой, функцией, получателем, композицией, формой отправления.

• Предложение или оферта. Предложение товаров, услуг, сотрудничества.
• Запрос. Отправляется для того, чтобы уточнить условия совместной работы, какие-то нюансы сотрудничества.
• Претензия. Ее посылают в случае ненадлежащего исполнения своих обязательств одной из сторон.
• Информационное письмо необходимо для того, чтобы оповестить партнера о каких-то изменениях, нововведениях и т.п.
• Подтверждение. Его отправляют для того, чтобы сообщить о согласии с новыми условиями работы или, к примеру, о получении какого-то отправления.
• Напоминание. Необходимо для того, чтобы сообщить коллеге или партнеру о том, что, например, сроки исполнения договора истекают.
• Приглашение. Отправляется с целью пригласить партнера на мероприятие, встречу.
• Поздравление или благодарственное письмо. Необходимо для выражения благодарности по какому-либо поводу, для того, чтобы поздравить с праздниками и знаменательными событиями.

• Инициативные письма. Отправитель составляет письмо по собственной инициативе для того, чтобы получить нужную информацию, подтвердить получение документов, пригласить на праздник и т.п.
• Ответы. Их отправляют в ответ на инициативные письма.
• Письма без ответа. Отправляются для того, чтобы партнер получил необходимую информацию. Ответ на деловое письмо такого рода обычно не пишется.

• Личные. Отправляются на имя конкретного человека. Это может быть и начальник предприятия, и сотрудник отдела, и бухгалтер и т.д.
• Групповые или обезличенные. Такие письма не имеют конкретного получателя, обычно они отправляются на адрес компании.

• Одноаспектные. В таких письмах речь идет о чем-то конкретном.
• Многоаспектные. Эти письма имеют несколько предметов обсуждения.

• Традиционные, или бумажные.
• Электронные.

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

• Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
• Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
• Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе

В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность

Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Ответ в течение двух суток

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Поздравление с праздниками

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо — в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Правила внешнего вида

Может показаться, что внешность важна только представителям публичных профессий, но это ошибка. По прическе, одежде, осанке и характеру жестов о человеке составляют первое впечатление. И для успешной коммуникации в бизнесе эти вещи не менее критичны чем то, о чем вы говорите.

При подготовке презентации или мастер-класса на незнакомом мероприятии дресс-код всегда можно уточнить у организаторов. Если специальных рекомендаций нет, бизнес-кэжуал — универсальный вариант, который ни у кого не вызовет отторжения.

Дресс-код

Все больше компаний отказываются от строгой формы одежды: иногда сотрудники работают чуть ли не в пижамах и домашних тапочках. Но для многих вопрос выбора, что надеть на работу, до сих пор актуален. Если ваши коллеги сидят в джинсах и футболках, деловой костюм будет смотреться так же странно, как неформальный лук среди людей в белых рубашках. Когда ваша цель — влиться в коллектив, лучше не выглядеть вызывающе. Присмотритесь, как в офис ходят другие сотрудники и попробуйте подстроиться.

Приходя в компанию впервые (например, на собеседование), стоит поискать информацию о ее корпоративной культуре. Можно зайти на сайт организации, почитать, какие в ней принципы и ценности, посмотреть фотографии команды — сразу станет примерно понятно, как одеться. Уместный внешний вид — это основа этикета делового общения.

Жесты, движения, мимика

По позе, характеру движений и жестов можно судить, насколько человек уверен в себе и расположен к диалогу. Также невербальные сигналы помогают лучше понять суть слов: если двигаться правильно, собеседникам будет легче следить за ходом ваших мыслей. Вот несколько упражнений для развития нужных навыков:

Культура речи и виды делового этикета в разных странах мира

Несмотря на глобализацию, специфика корпоративного общения все еще во многом зависит от национальных особенностей. Если нужно влиться в коллектив иностранной корпорации, стоит изучить культуру страны и внимательно наблюдать за людьми вокруг. Мы остановимся только на нескольких интересных фактах — их можно использовать в работе на международном рынке. А если вы решите основательно подготовиться к международным переговорам, читайте наш материал «Как общаться с зарубежными и российскими партнёрами».

Бизнес-этикет в европейских государствах зависит от особенностей конкретной страны. В Германии и Великобритании, скажем, не приветствуется активная жестикуляция, а в Италии слишком сдержанное общение могут счесть недружелюбным. За исключением подобных мелочей, правила рабочего общения имеют много общего с российскими.

Азия

Тут этика делового общения основывается на знании традиций. В Японии нельзя опаздывать на встречи или перебивать собеседника. Также есть много ритуалов вежливости — например, приветствие происходит с поклоном, а визитку принято передавать двумя руками. В Китае особенно важна субординация — не принято спорить со старшими по возрасту или положению.

США и Европа

В Америке принято общаться неформально, ценятся активные и конструктивные обсуждения без лишних формальностей. Все базируется на тайм-менеджменте: люди ценят свое время, трепетно относятся к соблюдениям сроков, не любят опоздания.

Виды деловой переписки

Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.

Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:

— официальная/неофициальная переписка;

— внутренняя и внешняя.

К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.

Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.

Язык тела и жестов — типичные ошибки

Во многом этика делового общения сотрудников опирается на невербальные сигналы. И именно в этом люди чаще всего совершают ошибки: подбору слов принято уделять больше внимания, чем движениям и мимике. Давайте исправим это недоразумение — вот несколько простых советов из психологии:

Структура делового письма

Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.

• Данные отправителя и дата подготовки письма.
• Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
• Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
• Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.
• Ссылки на приложения к письму, если таковые имеются: «Актуальный прайс приложен», «Расчет эффективности инвестиций — см. Приложение».
• Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя в электронном письме указывать не нужно.

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2019 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

2. Деловое письмо: реквизиты получателя

• Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
• Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
• Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
• Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3. Адрес получателя

Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю

• Dear Madam.
• Dear Sir.
• Dear Sir or Madam.
• Dear Mrs.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется.

5. Тема письма

В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь.

6. Построение текста

Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

8. Оформление подписи

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись.

9. Оформление приложений

Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

• Фамилии и инициалы.
• Наименования компаний.
• Наименования городов, штатов и так далее.
• Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
• Первые слова в прощании.
• Вступительные обращения.

Мобильный этикет

Смартфон становится чуть ли не основным средством рабочей коммуникации. К этому подтолкнули ограничения в пандемию — многие из офиса перешли на удаленный или гибридный формат работы. И речевой этикет в деловом общении теперь учитывает разговоры на расстоянии.

Громкая связь

Эта функция является полезной, если информацию от говорящего нужно услышать нескольким людям. Главное — предупредить собеседника, что включаете громкую связь: личная беседа и речь на аудиторию — это разные вещи.

Голосовая почта

Не дозвонившись до коллеги, можно оставить сообщение после гудка — это удобно для тех, кто не пользуется мессенджерами. Здесь стратегия такая же, как и в аудиосообщениях в Telegram или WhatsApp:

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

• циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
• письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
• гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
• сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия

• Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
• Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
• Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
• Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
• Соблюдение субординации.
• Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
• Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование

В каждом абзаце содержится один аспект информации
Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.

Пример вступления и основной части:

Генеральному директору
ООО «СтройМедПром»
Казанцеву В.О.
От Ярыгина П.Н.
ул. Лесная 33, Г

Пермь
(Тут также могут быть информационные элементы организации)
(тема) О выполнении условий договора

• Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
• Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
• Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
• Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:

В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1 «Документ-договор»

Приложении 2 «Договор соглашение»

Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила

• Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
• В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
• Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
• Будьте вежливы даже онлайн.
• Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
• Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
• В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть «шапка», приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания — начальные и завершающие фразы — именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение «сударь» или «сударыня»: оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово «господин» или «госпожа» — утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение «Уважаемый» или «Уважаемый господин», но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам — особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения «Глубокоуважаемый» (еще вариант — «Высокоуважаемый»).

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как «Уважаемые коллеги» (в случае, если все адресаты — женщины, допускается написать «Уважаемые дамы», если же мужчины — то «Уважаемые господа»). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности — например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику

Важно понимать, что это недопустимо

Деловые отношения

Общение в коллективе — не просто обмен задачами и мнениями. Это гораздо более широкое понятие. Люди не роботы, и межличностные взаимоотношения — тоже часть корпоративной культуры, которую нельзя игнорировать.

Деловые подарки и этикет

Если вы хотите сделать подарок коллеге, руководителю или партнеру, выбирайте не слишком дорогие вещи, чтобы этот жест не был обязывающим. Старайтесь подумать над покупкой и найти вещь, которая соответствует потребностям и интересам человека — такие сюрпризы всегда приятны. А если ничего не приходит на ум, подарочный сертификат — всегда хорошая идея.

Не раскрывайте коммерческую тайну

Договоры NDA придуманы не зря: у любой компании есть конфиденциальная информация, которую не нужно знать конкурентам и СМИ. Но не всегда такие документы обеспечивают полную безопасность: в них невозможно упомянуть все. Неразглашение данных — это не только забота о своем работодателе, но и поддержание собственной репутации. Если не уверены, можно ли обсуждать рабочий вопрос с друзьями или описывать его в посте с соцсети, лучше отказаться от этой затеи.

Не сплетничайте

Человек, который плохо отзывается о бывшем месте работы или обсуждает за спиной личную жизнь нынешних коллег, не вызывает доверия. Даже если в коллективе сложились приятельские или дружеские отношения , не забывайте о принципах и нормах делового этикета. Не нужно резко критиковать общих знакомых или выдавать чужие секреты — ни в кабинете или переговорной, ни за пределами офиса.

Не болтайте лишнего

Лучше промолчать, чем сказать слишком много. Если хотите обсудить с кем-то на работе свою или чужую зарплату, чьи-то личные конфликты или планы руководства, которые еще не были оглашены, подумайте дважды. Ваши слова могут навредить кому-то или породить ложные слухи.

Как разобраться в аббревиатурах

Как выстроить конструктивный диалог с коллегами и партнерами

Пишу о графическом дизайне и визуальных трендах

Навыки коммуникации важны профессионалу в любой сфере. Правильно подобранные слова помогут эффективнее работать в команде, построить доверительные отношения с контрагентами и убедить руководство в ценности ваших идей. Не менее значимую роль играет и невербальное общение: жесты, мимика, внешний вид. Мы подготовили гайд по основным правилам и принципам делового этикета с практическими советами.

Рассказываем, какие упражнения помогут овладеть ораторским искусством, почему переписка не заменяет личный разговор и как рабочие отношения различаются в разных странах мира.

В разных социальных группах мы соблюдаем их негласные правила поведения. Вряд ли вы будете одинаково вести себя в кругу близких друзей и в компании новых знакомых. В рабочем коллективе тоже есть своя специфика взаимодействия.

Деловые переговоры

Когда вы обсуждаете условия сотрудничества с действующими или потенциальными партнерами, этику делового общения кратко можно сформулировать так: стремитесь к взаимовыгодному решению. Для этого:

Как правильно вести деловую переписку

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы

Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

• Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
• Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
• Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
• Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
• Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

• К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
• Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
• Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
• После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание

В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

• Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
• Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
• Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
• Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

• В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
• Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
• Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
• Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Предложение

Любая деловая переписка (примеры, которые мы приводим, также обязательно имеют такое свойство) требует логичной последовательности. Если сначала вы писали о том, зачем пишете, то далее следует конкретизировать и расширять эту мысль. Укажите, что вы хотели бы от собеседника более широко — возможно, нарисуйте ему перспективу выгоды от согласия работать с вами. Эта часть, по всей логике, должна быть “пиком” вашего письма, кульминацией своего рода. Если изначально вы плавно подходили к тому, что вас интересует прежде всего, то в этой части следует “раскрыть карты”. Вся деловая переписка (примеры писем выше — не исключение) должна быть построена по такой плавной кривой, идущей вверх. Тогда читатель ваших строк будет понимать ваши настроения и, таким образом, ему будет комфортнее общаться с вами. Не делайте каких-то обрывистых скачков, не переходите с одной темы на другую.

Как показывают примеры, если вам нужно обсудить, к примеру, два несвязанных вопроса, вы можете сделать разделение по частям статьи, разбив ее на параграфы. Это удобно как для читателя, который будет визуально видеть момент, где вы переходите от одного вопроса к другому; так и для вас, поскольку в таком случае вы пишете так, словно речь идет о двух разных письмах.

Если же говорить о наших примерах, следует написать: «Помимо этого, мы хотели бы сделать повторный заказ продукции N, по поводу которой мы с вами взаимодействовали месяцем ранее». Или: «При подходящей для наших условий цене мы хотели бы наладить с вами постоянное сотрудничество в данной сфере, увеличив канал сбыта до X-Y тысяч единиц». Наконец, можно и так: «Если ваша заинтересованность в работе с нами все еще остается в силе, прошу ас сообщить нам это.»

Каждый второй образец деловой переписки построен по такому принципу, поэтому ничего страшного в этом нет. Напротив, часто выделение заголовков помогает ориентироваться лучше, поскольку убирает “сплошной текст”, делает своеобразные “якоря” в нем, к которым можно прикрепиться зрительно.

Нормы этикета деловой переписки

Нормой этикета деловой переписки считают определенный стиль изложения, который отличается следующими критериями:

• частотой повторяемостью и некоторой степенью единообразия речевых оборотов. Этот вариант изъяснения достаточно конкретен и понятен. Таким образом, можно исключить разночтения в понимании писем. Под рукой лучше иметь набор конкретных фраз, что позволит написать четкое деловое сообщение, а также сэкономить время на подготовку очередного этапа деловой переписки;
• нейтральность тона. В деловой переписке информация должна быть изложена логически. Эмоциональный критерий при организации делового общения фактически не уместен. Нельзя использовать диалекты, просторечия, междометия. Важно обеспечивать объективность фактов, которые излагаются в деловом письме;
• смысловая точность. Осмысленное содержание деловых писем обеспечивает их юридическую и практическую ценность. Важно подбирать слова, чтобы адресат мог понять отправителя. Слова, в которых возможно двойственное толкование слов, лучше не применять в деловой переписке;
• отбор фактического материала. Все факты в письме должны быть весьма информативными, а также тщательно проверенными. Необходимо указывать какое конкретно отношение они имеют к делу.

Недопустимо использовать однотипные данные, а также малосущественные факты.

Этикет деловой переписки существенно изменился в связи с введением в практику электронных писем. Но при этом отправка бумажных сообщений себя не изжила. В данном случае колоссально важно понимать, как выглядит само письмо и его внешний вид.

Необходимо придерживаться следующих правил ведения деловой переписки:

• адрес отправителя указывается на конверте и на листе письма;
• отправка одного и того же письма нескольким адресатам допустима только в случае, если не ожидается ответа на сообщение;
• в деловой переписке к человеку обращаются исключительно по имени, отчеству.

Функция оповещения должна использоваться людьми максимально аккуратно. В конце сообщения указывается просьба в исключительно вежливом тоне, чтобы адресат проинформировал отправителя о самом факте получения письма.

Обязательным этическим условием в деловой переписке является тот факт, что прикладывание дополнительных материалов должно осуществляться вместе с деловым письмом. Если же речь идет об электронной деловой переписке, то информация о приложении должна включать данные о вложенных файлах, в частности, их формате, объеме, содержании. Вес файлов не должен превышать 5 Мб.

Таким образом, этикет деловой переписки заключается в соблюдении моральных норм и правил оформления письма, своевременности отправки и других критериях, которые показывают общий уровень культуры взаимоотношений между людьми. В деловых письмах не запрещается использовать благодарность, но эмоциональный фон общения несколько ограничен.

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Поиск по теме