Про Профстандарты РосМинТруда Воинский учет
Все мужчины в России обязаны проходить военную службу в течение года, а после службы оставаться в запасе.
Информацию о военнообязанных собирают военкоматы. Их интересует, где живут военнообязанные, на кого они учатся, по какой специальности работают. Эта информация помогает планировать призыв, проводить сборы, а как следствие — поддерживать обороноспособность страны.
По закону собирать и систематизировать информацию о призывниках и военнообязанных помогают работодатели. Все организации обязаны передавать данные в местные военкоматы. Есть исключение — это ИП, даже при наличии наемных сотрудников.
Специальный и общий
Учет военнообязанных бывает общий и специальный.
Специальный учет применяют к сотрудникам, на которых распространяется бронь во время мобилизации или военного времени — на это время за ними будет закреплена определенная должность. Сотрудники с бронью получают отсрочку от воинской службы, но обеспечивают бесперебойную работу военной отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.
Остальные военнообязанные состоят на общем учете — его и ведут большинство организаций. В этой статье речь пойдет об общем учете.
Отсрочка — не бронь
Отсрочка — это временное освобождение от мобилизации, а бронь — постоянное, в основном связанное с местом работы.
Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или увольняют, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка к специальному воинскому учету отношения не имеет.
Кто отвечает за воинский учет
По закону все организации, кроме ИП, ведут воинский учет. За него отвечает руководитель организации или сотрудники, которых назначили на эту работу. Ответственные обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.
Количество ответственных в организации зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.
Количество ответственных за воинский учет
Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. В этом случае есть два варианта оформления сотрудника в организации:
В остальных случаях, если численность сотрудников превышает 500, воинским учетом должен заниматься освобожденный работник. Для освобожденного работника воинский учет — основная обязанность. Если в организациях воинский учет осуществляют два и более работников, то их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол (п. 12 Положения о воинском учете).
Возьмем на себя все заботы о воинском учете
Оперативно подготовим все необходимые документы для постановки на воинский учет и возьмем на себя диалог с военкоматами
Оставьте заявку, мы перезвоним
С чего начать воинский учет
Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если в компании есть филиалы, ставить организацию на военный учет в каждом отдельном городе не нужно.
По закону компании обязаны вести воинский учет работников, с которыми у них заключен трудовой договор. Если в организации есть самозанятые сотрудники, которые работают по договору ГПХ, вести учет по ним не нужно.
Единых шаблонов по процедуре постановки на воинский учет нет. Для уточнения порядка действий лучше обратиться в местный военкомат. Мы разберем основные шаги и документы, которые могут пригодиться для постановки на воинский учет.
Шаг 1. Определяем военнообязанных в организации
Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу. А также женщин с военно-учетной специальностью: например, врачей, геодезистов, связистов и других.
Ставить на учет нужно:
Освобождены от воинского учета:
Шаг 2. Собираем документы военнообязанных
Запросите у военнообязанных сотрудников документы воинского учета и проверьте отметку в паспорте. На 13 странице в паспорте должен стоять штамп «Обязан(а) исполнять воинскую обязанность». Среди документов могут быть:
Документы ВУ входят в перечень обязательных, предъявляемых кандидатом при поступлении на работу (ст. 65 ТК).
Если у сотрудника нет этих документов, вручите ему направление для постановки на воинский учет.
Если в документах воинского учета, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, сообщите об этих фактах в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.
Шаг 3. Заполняем карточку организации
Для председателя районной комиссии нужно предоставить карточку по форме №18. Контактные данные председателя можно уточнить в управе или администрации административного субъекта, где зарегистрировано юрлицо.
Форма № 18 карточки организации по форме.
Требования в регионах различаются: где-то карточка предоставляется только в районную комиссию, а где-то — и в военный комиссариат. Надежнее составить ее в трех экземплярах: для районной комиссии по бронированию, для военкомата и для самой организации.
После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу. Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет. Подробную информацию о нем можно получить только в военном комиссариате.
Шаг 4. Выпускаем приказ и план работ
В приказе нужно прописать ответственное лицо и указать тех, кто будет заниматься учетом, когда назначенные сотрудники будут на больничном, в отпуске или отсутствовать по другим причинам.
Также нужно подготовить план работы по ведению воинского учета на год. План работ — это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год. В плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть. В случае необходимости план можно корректировать.
Шаблон приказа о воинском учете.
Форма плана работ — приложение № 17 к Методическим рекомендациям генерального штаба.
Приказ — обязательный документ, регулирующий воинский учет. Если в должностных обязанностях кадрового работника нет таких полномочий и нет приказа, он не становится ответственным за воинский учет по умолчанию. Скорее всего, штрафовать в таком случае будут руководителя организации.
Шаг 5. Ставим на учет и согласовываем приказ
Когда все основные документы заполнены, ответственному лицу нужно лично поставить организацию на учет, а также согласовать приказ и план работ в военном комиссариате. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.
Если на конкретной территории нет действующего военкомата, сведения подают в муниципалитет сельского поселения или городского округа.
Шаг 6. Организуем помещение для хранения документов
После подачи документов компания получает справку о постановке на воинский учет. Для хранения военно-учетных документов руководитель организации должен выделить помещение и поставить железные шкафы. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.
Шаг 7. Организуем карточки сотрудников
Карточку формы № 10 необходимо заполнить на следующих сотрудников:
В карточку по форме № 10вносят личные данные сотрудника: сведения об образовании, месте работы, должности, семейном положении, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев).
Карточка по форме № 10.
Размер карточки — 210×297 мм, она состоит из лицевой и оборотной стороны. На первой нужно указывать личные данные, на второй — информацию о воинском учете, приемах и увольнениях, а также дополнительные сведения.
Данные нужно вносить шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета разборчивым почерком без помарок. Карандашом можно вписывать семейное положение, место жительства, телефон работника — если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.
Данные в карточке нужно актуализировать каждый раз, если сотрудник женился, развелся, получил диплом, перевелся на другую должность, сменил место жительства. А также сообщать об этом в военкомат в течение пяти дней после внесения изменений в картотеку.
Карточки сотрудников необходимо хранить и в электронном, и в бумажном виде. Вносить какие-либо изменения в базу данных электронных карт, а также распечатывать их, можно только ответственному за воинский учет в организации.
Если ранее в организации вы использовали для учета старые карточки по форме Т-2, нужно завести новые — по форме № 10.
Шаг 8. Организуем картотеку
Для работы с карточками нужно организовать картотеку. Все документы в ней должны быть распределены в строгой очередности, а также в алфавитном порядке согласно разделу:
Если в вашей организации на воинском учете более 500 человек, добавьте пятый раздел — в него помещаются карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний.
Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, храните отдельно от картотеки. Их нужно сверять с военным комиссариатом. После сверки можно уничтожить, но обязательно составить акт об уничтожении.
Шаг 9. Отправляем сведения о сотрудниках в военкомат
Карточки сотрудников по форме №10 и сведения о сотрудниках в запасе нужно направить в военкомат. Далее сверку данных нужно проводить раз в год — дату сверки назначает военкомат.
Список граждан, пребывающих в запасе.
Эти сведения в военкомат можно передавать или лично, или по почте — электронного документооборота пока нет.
Шаг 10. Организуем отдельное делопроизводство
Работодатель обязан организовать служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (П. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта в организациях).
Уточнить названия и количество папок для целей отдельного делопроизводства можно в районном военном комиссариате.
Вся переписка с военными комиссариатами регистрируется отдельно и хранится в отдельной папке. В каждой папке рекомендуется хранить опись вложенных документов.
У каждой папки в делопроизводстве должно быть название. Как пример:
Если в организации нет военнообязанных
На военном учете должны стоять все юрлица без исключения. Отсутствие в компании работников, которые подлежат воинскому учету, не освобождает работодателя от обязанностей в области воинского учета. Сегодня у вас нет военнообязанных, а завтра вы приняли такого работника на работу — значит, должны уведомить военкомат.
Законы, в которых регламентируется обязанность организаций вести воинский учет:
Порядок действий, когда военнообязанных сотрудников в организации нет, нормативно не урегулирован. Надежнее руководствоваться п. 22 Методических рекомендаций Генерального штаба ВС по ведению воинского учета в организациях, а именно:
Карточку учета организации при постановке на воинский учет нужно заполнить так: шапку отчета регистрационными данными, все остальное данные в форме — нулями.
Что делать, если в организации уже вели воинский учет
Если организация уже стоит на воинском учете, проверьте:
Воинский учет под ключ
Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы
Работодатели должны вести воинский учет сотрудников — призывников и военнообязанных.
Это значит, что компании должны представлять в военкомат отчетность, оповещать сотрудников, если им пришла повестка, и могут оформить на своих сотрудников бронь — если отвечают критериям для этого.
Что вы узнаете
Воинский учет в России должны вести все компании. Не обязаны только индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные сотрудники.
Общий и специальный воинский учет
Учет военнообязанных бывает общий и специальный. Большинство фирм ведут общий учет.
На специальный воинский учет ставят военнообязанных, на которых распространяется бронь на период мобилизации или военного времени. Забронированные сотрудники получают отсрочку от воинской службы, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании или отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.
Также на специальном учете состоят сотрудники, которые служат:
Остальные военнообязанные состоят на общем учете.
Отсрочка — не самое, что бронь
В 2022 году некоторые специалисты из ИТ, СМИ, сферы связи и финансов получили отсрочки от мобилизации. Это не самое, что бронь.
Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или он уволился, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка дается конкретному человеку. К специальному воинскому учету это отношения не имеет.
Кого касается воинский учет в организации
Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу.
На воинском учете также стоят женщины с военно-учетной специальностью — ВУС. Например, радистки, телефонистки, специалистки по картографии и медики.
Компания должна вести воинский учет:
Воинский учет сотрудника ведется до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины могут быть в запасе максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.
Разряд военнообязанного — отметка 1, 2 или на одиннадцатой странице военного билета, которая означает приоритет военнообязанного при мобилизации.
Максимальный возраст пребывания в запасе в 2023 году
С 2024 года возраст запаса для первого и второго разрядов повысят на пять лет — до 40 и 50 лет. Возраст для третьего разряда будут поднимать ежегодно на год, в результате к 2028 году предельный возраст составит 55 лет. Возраст запаса военных со званиями младших офицеров и выше останется прежним.
Для женщин с ВУС предельный возраст пребывания в запасе не изменится.
Не подлежат воинскому учету в компаниях:
Воинский учет ведется в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.
Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если у нее есть обособленные подразделения, например филиалы, ставить организацию на воинский учет в каждом городе, где есть подразделение, не нужно.
Единого регламента постановки компании на воинский учет нет. Военкоматы могут организовать процесс и запрашивать дополнительные документы. Мы дадим информацию об основных этапах, но перед постановкой на учет советуем обратиться в военкомат в вашем городе и уточнить, как устроен порядок и какие документы нужно предоставить. Список военных комиссариатов есть на сайте Министерства обороны.
В любом случае вам понадобятся:
Ответственность за ведение воинского учета несет руководитель организации, а также сотрудник или несколько сотрудников, которых назначили на эту работу. Они обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.
Подготовьте приказ об организации воинского учета. Пропишите в нем ответственных, а также тех, кто будет заниматься учетом, когда назначенные сотрудники будут на больничном, в отпуске или отсутствовать по другим причинам.
Количество ответственных зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.
Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. Важно, чтобы он добровольно пошел на эту работу и подписал письменное согласие. Его оформляют на эту должность по внутреннему совместительству и доплачивают за работу.
От 500 до 2000 человек — заниматься воинским учетом также может один сотрудник, но для него это становится основной обязанностью. От 2000 человек — два и более ответственных за воинский учет. Они объединяются в отдельное подразделение — военно-учетный стол.
Согласуйте приказ и другие документы в военном комиссариате. Если в вашем муниципальном образовании его нет, нужно согласовать в местной администрации.
После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учет.
Руководитель компании должен выделить помещение и поставить железные шкафы для хранения военно-учетных документов. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.
Все расходы, связанные с ведением воинского учета, компания оплачивает сама.
Как вести воинский учет
Для того чтобы вести воинский учет, в компании нужно оформлять разные документы. Например, хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учета военнообязанных и подавать отчеты в военкомат.
Вот что нужно сделать, чтобы организовать воинский учет в компании.
Продумайте систему документооборота. У вас должно быть несколько папок с документами: приказ об организации учета, планы работ по воинскому учету, картотеки сотрудников, журналы проверок.
У каждой папки должно быть название. Например:
Заведите журнал проверок для воинского учета. Это документ, в котором нужно отмечать информацию обо всех проверках военкомата.
Так выглядит журнал проверок. Документ должен быть зарегистрирован в службе делопроизводства организации, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации или военного комиссара
Составьте план работ по воинскому учету на год. Это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год.
На плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть.
Отправьте план на согласование в военкомат. Будьте готовы внести в него изменения, если потребуется. Корректировать план можно и позже, если потребуется, но это надо будет снова согласовывать с военкоматом.
Заполните карточки на сотрудников. С 8 января 2022 года на каждого сотрудника, состоящего на воинском учете, нужно завести карточку по форме № 10. В нее вносят личные данные сотрудников, сведения о воинском учете, о приеме на работу и увольнении.
Карточку заполняют при приеме военнообязанного сотрудника на работу. Хранят в электронном и бумажном виде.
Запросите у сотрудников военные билеты или другие документы воинского учета, чтобы проверить, что записи в карточках актуальны.
Заполните поле «Сверка с документами воинского учета» на лицевой стороне карточки после проверки. В нем ответственный сотрудник ставит подпись, инициалы и фамилию, а также дату, когда данные были сверены.
Заполняйте бумажную карточку шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Разборчиво, без сокращений и помарок. Семейное положение, место жительства, телефон работника вписывайте карандашом. Если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.
Если вы использовали для учета старые карточки Т-2
В дополнение к карточке нужно завести новые — по форме 10. В приказе нет конкретной даты, к которой это нужно сделать.
Организуйте картотеку. Все карточки должны быть распределены по нескольким разделам:
Внутри разделов карточки раскладываются в алфавитном порядке.
Добавьте раздел 5, если в вашей организации на воинском учете более 500 человек. Поместите туда карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах.
Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией. Как именно хранить, требований нет.
Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учета, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военным комиссариатом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.
Проводите сверку данных с военкоматом не реже раза в год. Дату и время назначит сотрудник военкомата. Как правило, для этого ответственного за воинский учет в компании вызывают в военкомат с карточками на военнообязанных.
Сделайте запись в журнале проверок воинского учета и бронирования граждан после сверки всех карточек с сотрудником военкомата.
После сверки документов военный комиссар должен проставить отметки в карточках
Вовремя актуализируйте карточки. Скорректируйте данные, если у сотрудника изменилось семейное положение, образование, должность, место жительства или состояние здоровья. Сообщите об изменениях в военкомат в течение пяти дней после того, как внесете их в картотеку.
Отправляйте отчеты в военкомат. Есть сведения, которые надо передавать в военкомат регулярно.
К примеру, если в организацию устроился сотрудник, который должен стоять на воинском учете, или такой работник уволился, данные о нем необходимо направлять в военный комиссариат в течение пяти дней со дня события по специальной форме.
Все изменения в военкоматы можно направлять и через портал госуслуг из личного кабинета организации.
Список отчетов, которые надо сдавать в военкомат
Сообщайте работникам, если военкомат прислал для них повестку. Сделать это нужно не позднее чем за три календарных дня до указанного в повестке срока. Если она пришла на сотрудника, который работает удаленно, находится в отпуске или на больничном, нужно составить акт о невозможности вручить повестку и отправить его в военкомат.
В начале 2024 года в России должен заработать общедоступный реестр повесток — в него автоматически будут попадать все повестки. Если повестка есть в реестре, значит, ее направили гражданину. Когда реестр заработает, уведомления о том, что сотруднику пришла электронная повестка, будут приходить и работодателю, он обязан вручить ее сотруднику. Как это будет проходить на практике, еще нет разъяснений.
Вы должны отпустить сотрудника с работы в день, когда ему нужно пойти в военкомат. Этот день оплачивается по среднему заработку.
Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники в организацию
Запросите у военнообязанного сотрудника документы воинского учета, когда нанимаете его на работу. Это может быть:
Формально, по ТК РФ, документ воинского учета при трудоустройстве обязателен. Но в время позволяет отказать в трудоустройстве, только если у человека нет нужных деловых качеств, а отсутствия военного билета — нет. Поэтому принять человека без такого документа придется. Максимум, что можно сделать потом — вынести замечание или выговор за непредставление документа воинского учета.
Если ответственный за ведение воинского учета в организации обнаружил, что в документах воинского учета, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, необходимо сообщить об этих фактах в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.
Кто контролирует, как ведут воинский учет в компании
Этим занимаются органы управления ВС РФ, военкоматы и муниципальные власти. Для этого есть специальная инструкция. В ней прописано, какие проверки могут быть, как их проводить и по каким критериям оценивать, компания ведет воинский учет.
Военные комиссариаты и органы местного самоуправления должны проверять компании, в которых занято больше 500 сотрудников, каждый год. Остальные компании — минимум раз в три года. Сообщать о проверках должны заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год. Второе уведомление должны прислать за пять дней до начала проверки.
При проверке в компании смотрят на правильность ведения учета и проверяют данные о сотрудниках, состоящих на воинском учете.
Что будет, если не вести воинский учет в организации или вести его неправильно
Оштрафовать за нарушение воинского учета могут руководителя компании или ответственного за воинский учет. Дела о таких правонарушениях рассматривают военкоматы, могут назначить штраф.
Насколько большая вероятность получить штраф, неизвестно. Постановления выносят военные комиссары, нет открытой базы, где их можно посмотреть. В свободном доступе можно найти только решения судов по жалобам на действия военкоматов.
Штрафы за ошибки в воинском учете до 1 октября 2023 года
Для ведения воинского учета нужно составить план работы по организации воинского учета граждан (далее – План). В него следует включить все мероприятия
по воинскому учету, которые нужно выполнить в течение года, а затем напротив каждого мероприятия проставлять отметку о проведении мероприятия. Форма Плана
приведена в Приложении № 17 к Методическим рекомендациям.
Прежде чем подписать План у руководителя организации, следует согласовать его с военкоматом, в котором стоит на учете организация-работодатель. О том,
каким образом происходит согласование Плана, лучше уточнить в военкомате. Поскольку в Методических рекомендациях не прописан порядок действий, процедура
согласования может отличаться в зависимости от региона и военкомата.
После согласования План подписывается руководителем отдела кадров, лицом, ответственным за ведение воинского учета, а также утверждается руководителем
организации.
План следует обновлять раз в год. Согласование с военкоматом Плана на следующий год происходит до 31 декабря текущего года. Если в течение года в План
вносятся изменения, их также следует согласовать с военкоматом (п.п. 37 и
39 Методических рекомендаций).
Оформление карточек работников, подлежащих воинскому учету (Форма № 10)
Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы
воинского учета, регламентирующая ведение воинского учета в организации, утверждена приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700 (далее – Инструкция).
Воинский учет работников-призывников и военнообязанных ведется на основании специальной карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации,
по Форме № 10, которая приведена в Приложении № 22 к Инструкции (далее –
Карточка) (п. 31 Инструкции). Такую Карточку нужно оформить на каждого
сотрудника, который подлежит воинскому учету.
Размер бланка Карточки – 210 × 297 мм. На лицевой стороне отражаются личные данные работника, а на оборотной – информация о воинском учете, приемах,
переводах и увольнениях, а также дополнительные сведения. Вести такую Карточку необходимо одновременно в бумажном и электронном форматах
(п. 32 Инструкции).
Что нужно для заполнения Карточки работника, подлежащего воинскому учету
Для заполнения Карточки работодателю понадобятся (п. 32 Инструкции):
Кроме того, для заполнения Карточки у сотрудника следует уточнить сведения об образовании, месте работы, должности, месте жительства или пребывания на
срок более 3 месяцев, семейном положении, а также другие необходимые для заполнения Карточки сведения
(п. 32 Инструкции).
Как оформить и заполнить Карточку работника, подлежащего воинскому учету
Карточки формируются и ведутся одновременно в электронном и бумажном виде. Вносить изменения в базу данных электронных Карточек, а также распечатывать
их вправе только работник, который ведет воинский учет в организации (п. 32
Инструкции).
Бумажную Карточку следует заполнять шариковой ручкой (чернилами черного, фиолетового или синего цвета). Почерк должен быть четким, разборчивым, без
помарок и неустановленных сокращений. Записи о семейном положении, адресе места жительства (места пребывания), в т. ч. фактического, номере телефона вносятся
в Карточку карандашом. Карточку можно сформировать в электронном виде, а затем распечатать
(п. 33 Инструкции).
Поля Карточки “Сверка с документами воинского учета” и “Сверка с военным комиссариатом” заполняются сверху вниз простым карандашом. Дата сверки
проставляется в формате ЧЧ. ММ. ГГ, затем работник организации ставит подпись (например, 24.02.22 Петрова)
(п. 33 Инструкции).
Заполнение раздела I “Общие сведения”
Пункты 1–10 заполняются на основании данных паспорта гражданина РФ, удостоверения личности военнослужащего, документа воинского учета и других
подтверждающих документов (п. 33 Инструкции).
В пункте 3 “Место рождения” указывается место рождения работника, на которого заполняется Карточка. В нем указываются: село (деревня, аул, кишлак,
рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, край, республика. Записи следует вносить в именительном падеже. В них можно использовать
разрешенные сокращения (п. 33 Инструкции).
В пункте 10 “Водительское удостоверение” необходимо указать сведения о водительском удостоверении работника, подлежащего воинскому учету: серию и номер
удостоверения, дату его выдачи, а также категории транспортных средств, которыми вправе управлять сотрудник
(п. 28 Инструкции). Этот пункт заполняется при наличии у сотрудника
водительского удостоверения.
Заполнение раздела II “Сведения о воинском учете”
Порядок заполнения этого раздела зависит от статуса лица, на которого заполняется Карточка. Порядок заполнения прописан в
п. 33 Инструкции.
Заполнение раздела II Карточки в отношении офицеров запаса
П. 1 заполнять не нужно.
П. 2 заполняется в соответствии с п.п. 6 и 14 военного билета офицера запаса.
П. 3 заполняется в соответствии с п. 8 военного билета офицера запаса. Наименование профиля следует вносить без сокращений (например, “командный”).
П. 4 заполняется в соответствии с п. 7 военного билета офицера запаса. В него вносится полное кодовое обозначение военно-учетной специальности (ВУС)
(шесть цифр), например, “021101”.
П. 5 заполняется на основании записи в п. 17 военного билета офицера запаса. Категория годности записывается буквами:
Если в п. 17 военного билета офицера запаса нет записей, в п. 5 Карточки проставляется категория годности к военной службе “А”.
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете, в соответствии с п. 25 военного билета офицера
запаса.
В п. 7 нужно заполнить реквизиты:
Если оснований для заполнения реквизитов “1) общем” и “2) специальном” нет, то следует подчеркнуть реквизит “1) общем”. Все записи в п. 7 нужно вносить
простым карандашом.
Заполнение раздела II Карточки в отношении солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса
П. 1 заполняется на основании п. 23 военного билета или п. 9 справки, выданной взамен военного билета. Проставляется цифра 1 или 2.
П. 2 заполняется на основании п. 20 военного билета.
П. 3 заполняется в соответствии с п. 25 военного билета или п. 11 справки, выданной взамен военного билета. Наименование состава записывается в
соответствии с имеющимся воинским знанием без сокращения, например, “солдаты”, “матросы” и т. д.
П. 4 заполняется в соответствии с графой “Полное кадровое обозначение ВУС” п. 26 военного билета или п. 12 справки, выданной взамен военного билета.
Записывается полное кадровое обозначение ВУС (6 цифр и буква), например “113194А”.
П. 5 заполняется на основании записей в реквизите “Категория годности к военной службе” п.п. 6, 7 и 9 или в п. 30 военного билета либо п. 6 справки,
выданной взамен военного билета. Категория годности записывается буквами:
Если в п. 30 военного билета или п. 6 выданной взамен него справки нет записей, то в п. 5 Карточки проставляется категория годности к военной
службе “А”.
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Пункт заполняется на основании раздела IX
военного билета или раздела VII справки, выданной взамен военного билета.
Если оснований для заполнения реквизитов “1) общем” и “2) специальном” нет, следует подчеркнуть реквизит “1) общем”. Все записи в п. 7 вносятся
простым карандашом.
Заполнение раздела II Карточки в отношении призывников
П.п. 1, 3, 4 и 7 Карточки не заполняются.
В п. 2 делается запись “Подлежит призыву”.
П. 5 заполняется на основании записи о решении комиссии по постановке граждан на воинский учет на стр. 1 удостоверения гражданина, подлежащего призыву
на военную службу. Категория годности записывается буквами:
В п. 6 указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете. Эта информация указана в разделе I удостоверения
гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение раздела III “Дополнительные сведения”
В этом разделе Карточки следует указать следующую информацию о работнике (п.
33 Инструкции):
Заполнение раздела IV “Сведения о приеме и увольнении (переводе)”
Графы 1 “Дата и номер приказа (распоряжения)” и 2 “Наименование должности, на которую принят (переведен) или с которой уволен” заполняются на основании
соответствующих данных кадрового учета.
Графа 3 “В какой военный комиссариат направлены сведения” заполняется в соответствии с отметкой в п. 6 раздела II Карточки (записи должны быть
идентичными).
В графе 4 “Дата и исходящий номер сведений гражданина” ставится отметка о направлении сведений о работнике, подлежащем воинскому учету, в военкомат, в
котором он состоит на учете.
Заполнив все графы Карточки в соответствии с приведенными выше требованиями, сотрудник, ответственный за ведение воинского учета, указывает свою должность
в соответствующей графе, ставит подпись и приводит расшифровку подписи. Работник, на которого оформляется Карточка, также должен проставить в ней свою подпись.
Завершается оформление карточки проставлением даты ее оформления в соответствующем поле.
Ведение картотеки карточек работников, подлежащих воинскому учету
Для хранения Карточек в организации необходимо организовать картотеку, которая включает следующие разделы
(п. 34 Инструкции):
Картотека строится в алфавитном порядке.
Если на воинском учете в организации состоит более 500 сотрудников, то Карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и
отметки в военных билетах о вручении таких предписаний, помещаются в пятый раздел картотеки. В пятом разделе картотеки Карточки размещаются
по номерам команд (партий) на основании данных пункта 7 Карточки, а внутри команд (партий) – в алфавитном порядке
(п. 35 Инструкции).
Карточки сотрудников, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом
или органом местного самоуправления. После сверки они уничтожаются с составлением акта об уничтожении
(абз. 3 п. 35 Инструкции).
Карточки сотрудников, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев, а также по месту, не подтвержденному
регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, который обеспечивает удобство
работы с ними, на усмотрение сотрудника (сотрудников), ответственного (-ых) за воинский учет в организации
(абз. 4 п. 35 Инструкции).
Военные комиссары субъектов РФ имеют право устанавливать другой порядок построения пятого раздела картотеки
(абз. 5 п. 35 Инструкции).
Ведение журнала проверок воинского учета
Военкоматы и органы местного самоуправления проверяют ведение воинского учета в организациях с численностью работающих (учащихся) граждан свыше
500 человек ежегодно, а в остальных – не реже 1 раза в 3 года.
Дату начала проверки военный комиссариат (орган местного самоуправления) сообщает руководителю организации не позднее 31 декабря года, предшествующего
году проверки. В Инструкции не указан способ сообщения, поэтому военный комиссариат может это сделать как письменно, так и устно (по телефону)
(п. 57 Инструкции).
В организации должен быть журнал проверок воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. В нем отражаются
результаты соответствующих проверок.
Журнал ведется по форме, утв. в Приложении № 29 к Инструкции.
Журнал должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации. Результат проверки может
также отображаться в акте, составляемом по результатам окончания проверки. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его
наличии (п. 62 Инструкции).
Оформление служебного делопроизводства
Документы по ведению воинского учета следует распределять по отдельным папкам (делам). Например, в одной папке могут храниться документы и их
копии, представляемые работниками при приеме на работу, в другой – картотека личных карточек военнообязанных работников, в третьей – журнал проверок
осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе и т. д.
Ведение номенклатуры дел по воинскому учету
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков отдельных дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Если
в организации уже ведется номенклатура дел, то номенклатуру по воинскому учету можно включить в нее, если нет – оформить в виде отдельного документа.
Для разработки номенклатуры дел по воинскому учету можно использовать форму, приведенную в Приложении № 25 к п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.