Ответственный секретарь

Secretary department in an editorial office: history and current state

Аннотация
C изменением принципов функционирования СМИ меняется и функциональный аппарат их сотрудников. Время служит катализатором, откидывая ненужные должности и добавляя новые, более востребованные. Является ли профессия ответственного редактора изжившей себя? Могут ли современные редакционные системы управления контентом заменить человека? Ответ на этот вопрос автор статьи нашел в анализе исторического развития функций секретариата.

Ключевые слова: ответственный секретарь, функции, управление редакцией, организационно-творческий центр, контроль.

Key words: executive editor, functions, editorial management, organising and creative centre, control.

Секретариат редакции, начальником которого является ответственный секретарь, в нынешнем понимании – это организационно творческий центр редакции и управления ее коллективом. Это штаб редакции, отдел, разрабатывающий тактику действий и воплощающий ее в жизнь. Сегодня это звено имеется почти в каждом печатном издании. Ответственный секретарь и его заместители (не путать с должностью секретаря, отвечающего за бумагооборот и т.п.) отвечают за сдачу номера в срок, за правильное функционирование механизмов редакции, за контроль над исполнением редакционных заданий. Через этих сотрудников (или на виду у них) протекают все творческие процессы. Сотрудники секретариата участвуют в разработке моделей периодического издания и работы коллектива, планируют его деятельность, координируют работу творческих подразделений. А также – непосредственно занимаются подготовкой номеров газеты и руководят процессом ее выпуска.

В процессе эволюции информационно-коммуникационных технологий возникли электронные системы управления редакцией, которые, соединяя все компьютеры сотрудников в единую сеть, делают прозрачными процессы и повышают управляемость. По сути – эти системы стали аналогом функционального аппарата ответственного секретаря. На Западе некоторые редакции отказались от «лишнего» звена в своей структуре, после чего, тексты от журналистов стали, благодаря электронной системе, попадать непосредственно на экран компьютера, где изображен газетный лист. Функции контроля разделили между всеми сотрудниками редакции.

В России такого пока не произошло. Отчасти это связано с нашим менталитетом – сложно работать без подгоняющего и контролирующего звена, отчасти – с исторически сложившейся структурой редакций и распределением функций между сотрудниками. Чтобы понять перспективу развития секретариата в России обратимся к истории формирования аппарата редакций наших газет.

Что было, когда «ничего небыло». Кто такой метранпаж

Первая печатная газета в России – «Ведомости» – вышла в свет в 1702 г. Ее редактором изначально был сам царь – Петр I, чуть позже руководство изданием было отдано начальнику московского Печатного двора Федору Поликарпову. В роли редактора оба отвечали за полный производственный цикл подготовки издания – писали и отбирали материалы, редактировали заметки и следили за их расположением в номере, вели корректуру.

Рукописные газеты, которые выходили до «Ведомостей», могли создавать всего два человека – редактор и переписчик. Для производства печатной газеты уже понадобилось достаточное количество специалистов разного профиля – наборщиков, батырщиков (так в старину называли наладчиков краски и литеры), тередорщиков (печатников), а также словолитчиков, тискальщиков и прочих мастеровых людей. Понадобился штат переводчиков, справщиков и копиистов. Однако, это были все специалисты технические, не отвечающие за принятие производственных решений, не влияющие на облик издания и характер публикуемых материалов.

Вплоть до начала ХХ века редактор в российских газетах руководил всеми редакционными процессами подготовки номера – давал задания корреспондентам, планировал статьи, редактировал их, разрабатывал структуру издания (систему рубрик).

Более того, в середине XIX века, с ростом оппозиции самодержавию, каждая большая группа газет стремилась ориентироваться на своего читателя – или на привелигированного из буржуазно-помещичьей среды, или на мелкую буржуазию города и деревни, или на владеющих грамотой рабочих и крестьян. Газету стало невозможно создавать по единому унифицированному принципу. Изданиям разных классов потребовалось совершенно разное наполнение и оформление, и редактор начал разрабатывать отличную от других систему расположения материалов по полосам и создавать новые рубрики.

В одиночку справляться с растущим количеством задач было крайне трудно, вследствие чего издания получались тяжеловесными. Оформление газет скакало от номера к номеру. Редакциям требовалось выделение новых звеньев в своей структуре.

Отметим, что важным этапом производства газеты, который изначально оказался вынесен за пределы редакции, стала постановка текстов на полосу и художественное оформление газетного листа. Эти задачи исторически были возложены на типографии. Редактор ограничивался лишь тем, что отдавал их сотрудникам оригиналы статей, на которых помечал название отдела. В редких случаях, на оригиналах размечался шрифт или указывалась очередность расположения материалов.

Верстка газеты была обязанностью метранпажа (от фр. matteur an page – составитель страниц), он же руководил работой наборщиков. «До революции метранпаж был видной фигурой в типографии. От него главным образом зависело искусство шрифтового оформления издания, правильного и красивого расположения всех частей набора»1. Эта фигура и стала прообразом ответственного секретаря. Именно метранпаж, руководящий работой типографии и ее сотрудниками, закладывал первые принципы оформления изданий, составления текстов на газетную полосу.

Правда, до высокохудожественного оформления газеты было еще далеко. В «Руководстве для наборщиков», изданном в Казани в 1890 г. находим следующие рекомендации для работников типографий: «Нужно следить за тем, чтобы ученик, когда буква не держится в наборе с краю, не приклеивал бы ее слюнями, так как это сильно истощает его тело, ведет к худосочию и разным болезням»2. То есть главной проблемой типографий в конце XIX  века была чрезмерная простота и необразованность сотрудников. При приеме на работу от ученика требовалось мало: чтобы он мог читать и знал основные грамматические правила. Конечно, это все отражалось на внешнем обике газет. Сложно было избежать грубых грамматических ошибок. Постоянно появлялись неровности в пробелах, пропуски в строках, косина строк и другие дефекты.

Более того, с появлением высокопроизводительной техники издатели и полиграфисты стали меньше всего заботиться об эстетической стороне типографского искусства – на первом плане их интересов оказалась быстрота выпуска номера и максимальное ускорение набора, верстки и печатания газеты. Метранпаж был вынужден действовать в самые сжатые сроки, в течении которых необходимо было скомплектовать печатные формы полос. В этом ему помогали устоявшиеся способы верстки «внакрут» (когда один материал ставится вслед за другим) и традиционное расположение отделов по страницам и на страницах. «Объявленный редакцией и утвержденный в официальных верхах план (состав, программа) газеты на долгий период определял ее тематическую структуру и композицию – порядок размещения отделов в зависимости от их значимости, редакционной политики и традиции»3.

Секретарь – помощник редактора для работы с почтой

Несмотря на сложности при производстве, число издаваемых газет стремительно росло. «В начале XX века в России насчитывалось свыше тысячи, а к 1917 г. около трех тысяч газетных и журнальных изданий»4. С наступлением революционного движения в России, печати стали уделять особое внимание, так как она обеспечивала «соединение революционной теории с практикой революционного движения»5.

Редактору оказалось сложно работать одному: он не только тематически организовывал номера, отбирал и расписывал материалы по полосам, но и рассчитывал площадь полос с целью наиболее экономичной и точной компановки газетного листа. Он занимался планированием, в той степени, в которой это было тогда доступно редакции, налаживал внутриредакционную службу информации, связывался с авторами, которые часто писали слишком длинно и сложно. Необходимо было писать письма, с разъяснением политческой цели газеты и позиции ее издателей, разбираться с типографскими работниками и разработчиками шрифта. Более того, редактор фактически возглавлял распространение издания.

Описанные функции требовали от редактора больших затрат времени, труда, энергии, что сказывалось на качестве издания и на скорости работы. Поэтому у первого лица возникла необходимость в помощнике, способном взять на себя функции, наименее связанные с газетным листом. Для ведения переписки и работы с документами в редакциях появляются первые секретари. Они еще не выступают в роли организационно-творческого центра. Секретарям революционных газет отводится роль помощников первого лица.

Принципы издания ленинской «Искры», возникшей в 1900 г., положили начало печати нового типа и новой школы оформления. Стало необходимо «систематически вести принципиально выдержанную и всестороннюю пропаганду и агитацию»6, для чего необходимо было постоянное подержание связи с корреспондентами из разных стран. На редакционный коллектив легла значительная работа по разбору и обработке писем, приему посетителей. Чтобы справиться с ситуацией, в структуре редакции было выделено отдельное звено: секретариат (в которое входил, по началу, один человек – секретарь).

Секретарь занимался решением организационных проблем. Круг его обязанностей сводился к поддержанию связей с организациями, агентами газеты, переписке с авторами, к налаживанию распространения тиража. Эти обязанности были ответственны и сложны, и со временем должность была переименована в «ответственного секретаря». Так стали называть помощника редактора, занимающегося производственной частью и налаживанием контактов.

Еще долгое время аппарат редакций российских газет остается неустойчивым. До середины 1920 гг., секретариат остается в большинстве газет отделом техническим, не обладающим полномочиями самостоятельно принимать решения относительно содержания или методов работы, непосредственно не вмешивающимся в работу изданий. Отдел походит на канцелярию или секретариаты современных предприятий, находящиеся при начальстве, сотрудники которых занимаются сортировкой почты, принимают звонки, помогают в планировании.

Ответственный секретарь и выпускающий – в чем разница

Первое упоминание о секретариате в принципиально иной роли, руководящей, можно найти в пособии С.Н. Срединского 1918 года: «Кроме редактора, даже в небольших газетах, имеется секретарь, на обязанности которого, кроме приема посетителей, лежит просмотр остального, не исправленного редактором, материала»7. Секретарю предписывалось участвовать в вычитке материалов, следить за тем, чтобы они были переписаны, правильно сокращены, чтобы у каждой заметки был заголовок. Самое главное – секретарь должен был на каждом оригинале оставлять указания для наборщика (каким шрифтом набирать материал, в каком отделе газеты его помещать). Что уже непосредственно влияло на внешний вид газеты.

Значительным шагом в улучшении производственного газетного аппарата послужило создание в 1919 г. первого в России института газетного дела, в корне изменившего его концепцию. На базе этого заведения М.П. Керженцев (руководитель РОСТА 1919-1920 гг.) выпустил первые серьезные учебники по организации и технике газетного дела. Уже в первом издании автор называет секретаря «фокусом, где скрещиваются все люди, имеющие отношение к газете, и весь материал, получаемый редакцией»8. Секретарю предписывается вести переговоры с сотрудниками; наблюдать за общим распорядком работы редакции, исправностью и точностью редакционного механизма; следить за типографией и ее работой (поскольку она связана с обслуживанием газеты); вести переговоры с разными лицами и учреждениями по делам редакции; принимать обращающихся в газету по различным делам и даже представительствовать от газеты. Таким образом, на ответственного секретаря оказалось возложено намного больше функций по сравнению с изначальными, секретарскими – сортировкой писем и переговорами с корреспондентами.

В обязанности секретаря входило выяснить размер будущего номера, который определялся в то время не только размером обязательного материала (декретов и официальных постановлений), рекламных объявлений, но и количеством запасов бумаги.

Через руки ответственного секретаря должна была пройти большая часть газетного материала, как от постоянных сотрудников, так и от корреспондентов со стороны. Он должен был зарегистрировать поступающий материал, просмотреть его, отбрасывая негодное и выправляя приемлемое. После внесения правки, именно секретарь отправлял содержимое газеты в типографию для набора. Материал регистрировался в специальной книге и должен был иметь готовый для набора вид: оригинал должен был быть четким, пройти обработку и сокращение, иметь заголовок, отметку о шрифте и срочности набора.

Теперь немного отвлечемся от работы в самой редакции. Газеты того времени подписывались в печать и печатались ночью. Редактор или ответственный секретарь не могли работать круглыми сутками, поэтому в структуре редакции было выделено еще одно звено – выпускающие. По большей части, именно из должности выпускающего и возникла должность ответственного секретаря в современном понимании этой профессии.

Выпускающий, «верховный судья над всем набранным и поступающим в набор материалом», руководил типографией и всеми ее разветвлениями. Он получал из редакции материалы и разметку об их очередности и значимости. Выпускающий отдавал материалы в набор и должен был постоянно знать, на какой стадии, какая статья находится и отдавать распоряжения о порядке набора (чтобы сначала набирали материал, идущий на ту полосу, которую будут верстать первой)

Еще один нюанс: вплоть до середины двадцатых годов в России макеты и эскизы полос при производстве газеты не применялись. Выпускающий стоял непосредственно над сотрудником типографии, верстающим газету, и указывал, какой материал куда ставить. По сути, он заменил метранпажа. Главным отличием стало то, что метранпаж был сотрудником типографии, а выпускающий – сотрудником редакции. Таким образом он оказался заинтересован не только в скорости работы, но и в ее качестве.

Издатели долго пренебрегали формой. Даже при беглом просмотре газет того времени в глаза бросается отрыв их оформления от содержания. Шагом к повышению уровня производства газеты стало появление в тридцатые годы макетов, что позволило стандартизировать оформление номера. Появившиеся чуть позже стандартные макеты стабилизировали уже саму композицию издания.

Изначально работа с макетами ложилась на выпускающего. Он расписывал на макетных бланках, какое место займет какой материал, заголовки, шапки, иллюстрации; как материалы будут располагаться по отношению друг к другу, как они будут выделены. Исходя из этого, он определял размер букв, которыми необходимо было набирать заметку, и давал задания наборщикам.

Интересным является тот факт, что ответственный секретарь выполнял в это время в редакции схожую работу: составлял подробную разметочную опись верстки (опись материалов, сданных в набор). Для каждой полосы подробно перечислялись все заголовки, подзаголовки, подписи авторов материалов. Если на полосу необходимо было включить подборку (группу корреспонденций, объединенных общей темой), то в опись включалось полное перечисление всех материалов и текст объединяющей шапки. Также необходимо было подсчитать и отметить количество строк в каждой рукописи. В задачи ответственного секретаря входило передать выпускающему как можно меньше лишних бумаг, чтобы последний мог сразу преступать к созданию макета, а не пытаться сориентироваться в ворохе оригиналов.

В 30-е годы секретариаты постепенно обосабливаются в полноправные отделы, у ответственных секретарей появляются заместители. В секретариатах ряда газет появляются специальные литературные сотрудники. Эта вынужденная мера была связана с подъемом рабселькоровского движения (часто крайне неграмотные люди, писали в газету материалы – служили «гласом народа») и приходом в редакции новых кадров, не обладавших достаточной квалификацией. Другого пути повышения литературного уровня изданий не было.

Структура секретариата постепенно становилась все более разветвленной. Появились заместители ответственного секретаря, которые стали заниматься исключительно планированием, другие – организационной работой, третьи – литературной обработкой материалов, четвертые – макетированием (которое перешло к ним от выпускающих).

Организационно-творческий центр редакции

По мере развития прессы, расширения масштабов ее влияния, значение секретариата в общей системе печати увеличивалось. Степень организованности работы редакции во многом стала являться отражением деловых качеств секретаря, ставшего главным организатором процесса выпуска газеты.

Начиная с сороковых годов, когда газеты стали «важнейшим средством партийного руководства массами», фигура ответственного секретаря, уже непосредственно занимавшегося выпуском издания, отвечавшим за его оформление и его лицо, оказалась в центре внимания партийного начальства. Личность руководителя секретариата утверждалась на партийном уровне. Техника оформления издания стала представлятся политикой, а не просто типографским процессом.

К 1960 г. секретариат стал крупным отделом. В редакциях ежедневных газет большого формата при секретариате в то время имеелся специальный высококвалифицированный правщик материалов (литературный секретарь) и два-три литературных сотрудника (фельетонист, очеркист, специальный корреспондент). Секретариату непосредственно были подчинены выпускающие, корректоры и другие работники, оформляющие газету (заведующий отделом иллюстраций, фоторепортеры, художники, ретушеры).

Прерогативой секретариата постепенно становится не столько создание макета конкретной газетной полосы, сколько поддержание формата и донесение до аудитории всей концепции издания. На передний план в работе выходит п онятие «режиссура газеты», которое оказывается шире графической и художественной работы над номером.

Таким образом, начиная с шестидесятых годов, секретариат окончательно утвердился как организационно-творческий центр управления редакционным коллективом: «Ответственный секретарь редакции – первый помощник редактора газеты и его заместителя. Член редакционной коллегии (где она имеется). Ведает секретариатом редакции, составляет редакционные планы, координирует работу отделов, руководит всеми процессами, связанными с выпуском и оформлением газеты. Осуществляет, по указанию редактора, оперативное и административное руководство отделами и сотрудниками»9.

На секретарский отдел оказалось возложено много разветвленных задач: от создания «подлинно творческой обстановки», планирования и разработки проблемных вопросов, контроля над выполнением редакционных планов, координации работы отделов, руководства службами редакции, и, непосредственно, до подготовки и выпуска номеров газеты.

Авторы книг и пособий по газетному делу наделяли секретариат также административной функцией, призывали вести прием посетителей, заниматься выдачей зарплаты, работой с письмами и культмассовой работой. Однако, по большей части, эта «общественная» сторона профессии была данью моды того времени.

Важнейшими этапами выпуска для ответственного секретаря были получение запланированных материалов из отделов, правка их в случае необходимости, макетирование полос, подготовка иллюстративных материалов и макетов для отправки в типографию. А также – планирование и контроль над выполнением редакционных заданий.

Редакции на рынке информации

В 1980 гг., с коренным изменением в стране принципов экономики, была сломана и система печати и принципов ее функционирования. Журналисты оказались выпущены на информационный рынок, на котором экономический успех зависит от благосклонности аудитории и рекламодателя. Многие редакции стали создавать структуру своего коллектива с нуля – пытаться определить ее оптимальный состав, грамотное распределение обязанностей между сотрудниками.

В большинстве изданий секретариат выдержал проверку временем и вошел в обязательное звено в структуре редакции – «руководства и управления». К прежним функциям: координации деятельности коллектива, моделирования, оперативного планирования, контроля над результатами его работы, добавились новые, возложенные рынком: контроль над соответствием содержания бренду издания; сотрудничества с отделом рекламы и отделом маркетинга; а главное – воспитания у коллектива экономического образа мышления.

Ответственный секретарь теперь в процессе производства как бы дублирует компьютерную систему (которая в том или ином виде применяется в большинстве редакицй). Он передает каждому из участников процесса ту информацию, которую нельзя передать посредством машины; контролирует правильность запущенного процесса и проверяет его результаты; решает вопросы, в систему не вписывающиеся, возникающие хаотически; то есть, соединяет в своей деятельности механические процессы и процессы творческие.

Конечно, современные информационно-коммуникационные технологии позволили убрать массу функций в работе ответственного секретаря. Секретарь перестал лично рисовать и макетировать полосы, он не работает в типографии и не стоит за спиной у верстальщиков – для этого появились профильные специалисты. Макеты полос рисуются на компьютере за несколько минут и делает это уже не ответственный секретарь, а дизайнер, знакомый со специальными програмами работы с текстом и картинкой. Нарисовать полосу, по большому счету, можно вообще без участия ответственного секретаря – каждый журналистский отдел редакции (который пишет материалы всегда на конкретную полосу или в конкретную рубрику) подает заявки (в которых указывается приоритет и количественная характеристика материала) в единую систему. Дизайнер, руководствуясь заявками от отделов, рисует полосу и отдает ее верстальщику. Задача последнего – когда он увидит в системе, что текст готов, поставить его на полосу, в специально отведенный для него блок.

Процесс сдачи номера сильно автоматизировался. Тем не менее, ответственному секретарю приходится выполнять много кропотливой работы, связанной именно с этой автоматизацией. Теперь секретарь в процессе производства как бы дублирует компьютерную систему. Он передает каждому из участников процесса ту информацию, которую нельзя передать посредством машины, контролирует правильность запущенного процесса, проверяет его результаты. Он сокращает или дописывает заметки. Проверяет, прошел ли каждый материал, идущий в газету, нужное количество проверок и утверждений; видела ли корректура сверстанные полосы, читала ли тексты, после того, как журналист вносил свои изменения прямо на верстке, перед выходом полосы и т.д. Сотрудникам секретариат необходимо обращать внимание на соответствие фотографий текстам и подписям, на правильность выходных данных и шапок.

Не всегда дизайнеру удается разместить желаемое количество материалов на странице – и тогда ответственный секретарь выбирает главное, расставляя приоритеты. Более того, из-за нестандартных макетов рекламы, появляющихся на полосе, не всегда получается ее сверстать используя стандартные текстовые блоки и иллюстрации – и ответственный секретарь придумывает выход с использованием новых форм газетного содержания – ссылок на текст, идущий в интернет, анонсов на телевидение, инфографики и т.д.

Но самой главной функцией ответственного секретаря остается функция контроля и координации деятельности работы коллектива. Журналисты так устроены, что в какое время им не назначь дедлайн, они будут все равно сдавать материалы «впритык». Сколько функций на них не возложи – они все равно будут забывать сделать, например, подпись под фотографию, или анонс на радио на свой текст. Ответственный секретарь обязан следить за всем множеством процессов, протекающих в редакции и контролировать правильность их временного и качественного исполнения. Он единственный не должен забывать ни об одной из тысячи мелочей процесса выпуска газеты.

Компьютер способен принять информацию, передать ее, отобразить время ее поступления и характер произведенных изменений, но он не может указать журналисту на его ошибки, заставить его сдать материал в срок, откорректировать заголовок, проверить качество работы. Ответственный секретарь – может. В управлении журналистским коллективом крайне важен человеческий фактор.

Таким образом, проследив эволюцию функций ответственного секретаря, можем отметить, что в российских редакциях это звено не является отживающим. Исторически этот сотрудник выполняет множество необходимых при выпуске газеты функций. В частности он контролирует работу творческого коллектива, что не может осуществить современная компьютерная система управления производством. Труд журналистов был и будет связан с понятием «дедлайна», и, чтобы в него уложиться, увы, необходим сторонний контроль. Передавать же эту функцию, например, главному редактору или редакторам отделов представляется недейственным, поскольку они сами связаны с процессом написания текстов.

2.1. Председатель приемной комиссии

1. Руководит деятельностью приемной и апелляционных комиссий. 2. Руководит разработкой нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии. 3. Несет ответственность за соблюдение «Правил приема», «Положения о вступительных испытаниях» и других нормативных документов по формированию контингента студентов. 4. Определяет режим работы приемной комиссии и служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом. 5. Распределяет обязанности между членами приемной комиссии. 6. Утверждает расписание вступительных испытаний всех форм. 7. Осуществляет общее руководство работой предметных экзаменационных и аттестационных комиссий. 8. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет. 9. Руководит работой по переводу и восстановлению.

2.2. Заместитель председателя приемной комиссии по работе с предметными комиссиями

1. Организует и контролирует подбор кандидатур и представляет на утверждение состав предметных комиссий.

2. Организует разработку нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

3. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

4. Является ответственным от администрации университета за организацию Пункта приема ЕГЭ при университете.

5. Организует при необходимости привлечение в установленном порядке к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-исследовательских учреждений.

6. Организует изучение членами приемной и предметных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень помещений для проведения вступительных испытаний, а также необходимое их оборудование.

8. Участвует в собеседованиях с поступающими.

9. Руководит работой выездных предметных экзаменационных комиссий.

10.Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих.

2.3. Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Готовит проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовит проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии.

2. Разрабатывает проект правил приема.

3. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

4. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

5. Организует учебу и инструктаж персонала приемной комиссии, информационного центра и группы компьютерного обеспечения.

6. Контролирует правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационных журналов.

7. Организует подготовку бланков документации приемной комиссии.

8. Ведет прием граждан, дает ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема.

9. Готовит к публикации справочно-информационные материалы об академии. Организует информационную работу приемной комиссии и разрабатывает план агитационной работы в школах, колледжах и на предприятиях.

10. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

11. Обеспечивает организованное проведение вступительных испытаний, консультаций, апелляций, шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

12. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих.

13. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

14. Организует и контролирует своевременность и полноту размещения рейтинга поступающих на сайте университета и стенде приемной комиссии.

15. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии в отдел кадров и архив.

16. Готовит отчет приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России.

2.4. Секретарь факультетской приемной подкомиссии Зам. секретаря факультетской приемной подкомиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

2. Руководит работой приемной подкомиссии факультета.

3. Организует оформление помещения для работы приемной подкомиссии факультета.

4. Проводит инструктаж членов приемной подкомиссии факультета и постоянный контроль за их работой.

5. Проводит личную беседу с каждым абитуриентом, поступающим на факультет.

6. Тщательно знакомиться с документами абитуриентов, устанавливает их подлинность, соответствие требованиям «Правил приема».

7. Несет личную ответственность за правильность приема и оформление документов, а также за их сохранность.

8. Контролирует оформление личных дел абитуриентов.

9. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов абитуриентов.

10. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

11. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

12. Обеспечивает сохранность документов абитуриентов.

13. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и в архив приемной комиссии университета.

14. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.5. Технический работник приемной подкомиссии факультета

1. Работает под руководством секретаря подкомиссии факультета.

2. Оказывает абитуриентам помощь при оформлении заявлений.

3. Производит запись данных об абитуриенте в регистрационный журнал.

4. Оформляет документы личных дел абитуриентов.

5. Оформляет расписки о приеме документов.

6. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии.

7. Готовит к документы к отправке по домашним адресам абитуриентов не зачисленных в университет.

8. Проводит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.6. Председатель предметной комиссии

1. Участвует в подборе состава предметных комиссий.

2. Вносит предложения о формировании критериев оценки ответов абитуриентов при проведении вступительных испытаний.

3. Разрабатывает методическую литературу для абитуриентов по подготовке к вступительным испытаниям.

4. Готовит задания для формирования билетов вступительных испытаний. Несет личную ответственность за корректность заданий и за правильность ответов.

5. Назначает преподавателей на проведение консультаций, вступительных испытаний, апелляций.

6. Распределяет преподавателей по аудиториям, получает в приемной комиссии задания на вступительные испытания и выдает их преподавателям.

7. Участвует в оперативном решении спорных вопросов по предмету во время проведения испытаний.

8. Проводит инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний.

9. Ведет учет рабочего времени преподавателей, участвующих в подготовке, проведении и оформлении результатов испытаний; готовит, в случае необходимости, приказы на почасовую оплату труда преподавателей.

10. Готовит отчет о проведении вступительных испытаний предметной комиссией.

2.7. Председатель апелляционной комиссии

1. Контролирует правильность оценок в экзаменационных ведомостях, при необходимости сверяет их с оценками в работах.

2. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

3. Определяет сроки и место проведения апелляций.

4. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

5. Несет личную ответственность за правильность оформления заявления и актов апелляций.

Ответственный секретарь приемной комиссии СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Антон Анатольевич Кузнецов рассказал о правилах зачисления, контрольных цифрах приема, ключевых датах приемной кампании, а также о том, почему абитуриенты выбирают ЛЭТИ.

– Антон Анатольевич, расскажите, пожалуйста, о правилах зачисления для ребят, которые претендуют на бюджетные и на места по договору об оказании платных образовательных услуг.

– 20 июня начался прием документов у тех ребят, которые желают поступить на бюджет по результатам ЕГЭ. 25 июля прием документов завершается. Те ребята, которые имеют право сдавать вступительные испытания в вузе, должны подать документы до 20 июля. Для абитуриентов, поступающих на бюджетную форму обучения, в ЛЭТИ предусмотрены три «волны» вступительных испытаний.

Сдать заявление о согласии на зачисление и оригинал документа об образовании (аттестат, диплом о среднем профессиональном образовании) необходимо до 3 августа. Ребята, которые поступают в рамках целевой или особой квоты, должны подать эти документы до 28 июля. Они будут зачислены 30 июля.

3 августа также могут быть зачислены поступающие по специальной квоте, если они донесли документ, дающий им это право.

Для абитуриентов, претендующих на «контракт», сроки немного другие: они также могут подавать документы с 20 июня, но по 27 августа. Те ребята, которые имеют право сдавать вступительные испытания в вузе, должны подать документы до 21 августа включительно. В этом году, согласно стратегии развития СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Приоритет 2030, мы нацелены на увеличение контингента поступающих по договорам об оказании платных образовательных услуг в бакалавриат, специалитет, магистратуру и аспирантуру.

– Как изменились цифры приема в этом году?

– По бюджету, в целом, контрольные цифры приема в бакалавриате остались на уровне предыдущего года, в магистратуре это число увеличилось. Мы стремимся к тому, чтобы к 2027 году в ЛЭТИ процентное соотношение приема в магистратуру и бакалавриат составило 50 на 50.

В этом году нам дали максимальное количество мест по тем направлениям, которые мы заявляли. В том числе, ЛЭТИ предоставили 80 дополнительных бюджетных мест в магистратуру. Мы ожидаем принять свыше 1000 магистрантов на бюджетные места.

– Давайте поговорим о целевой подготовке. Чем она привлекательна?

– Мы традиционно ведем целевой прием. Один из самых частых вопросов у желающих поступить по целевой квоте – с какими предприятиями сотрудничает ЛЭТИ по целевому приему. Чтобы поступить в рамках целевой квоты, абитуриенту необходимо заключить договор с любой организацией с государственным участием. Это может быть не только предприятие, но и орган местного самоуправления, орган государственной власти. Точный перечень указан в статье 71.1 федерального закона «Об образовании в Российской Федерации».

Мы работаем с большим количеством предприятий Санкт-Петербурга: АО «НИИ «Вектор», АО «Концерн «Океанприбор», ОАО «Авангард», АО НПП «Радар ммс», ПАО «Газпром» и многие другие.

Если абитуриент хочет поступить по целевой квоте, ему необходимо заранее, в феврале-марте, договориться с предприятием. Но если поступающий только сейчас задумался о такой возможности, он может попробовать обратиться в отделы кадров предприятий, на которых хотел бы в последующем работать.

Целевая подготовка, безусловно, дает ряд преимуществ. Вы будете зачислены по целевой квоте, в отдельный конкурс. Предприятие во время обучения будет поддерживать вас, а после окончания гарантировано трудоустройство в уже знакомую компанию. Помимо этого, после окончания бакалавриата есть возможность заключить новый целевой договор – на обучение в магистратуре, поскольку многие предприятия заинтересованы в дальнейшем образовании своих сотрудников. А после окончания магистратуры вы сможете занять в компании более высокие позиции, что тоже, несомненно, является преимуществом.

– Какие специальности традиционно востребованы?

– Самый большой набор мы осуществляем на направления подготовки факультета компьютерных технологий и информатики, они же и самые востребованные. IT-специальности уже на протяжении последних 10 лет пользуются особым спросом у абитуриентов. Однако, не многие поступающие осознают, что программирование есть и на других факультетах ЛЭТИ. Например, на факультете информационно измерительных и биотехнических систем: чтобы создать какой-либо прибор, необходимо создать не только «железо», но и написать качественный программный код для его корректной работы. Программирование есть на всех технических направлениях нашего университета, ему уделяется большое внимание.

Помимо этого, с сентября 2022 года в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» начнут работу цифровые кафедры. Они позволят студентам всех специальностей, в том числе гуманитарных и экономических, приобрести дополнительные цифровые компетенции.

Также мы видим высокий интерес к инженерным направлениям: «Радиотехника. Интеллектуальные радиотехнические системы», «Конструирование и технология электронных средств». В этом году ребята активно выбирают направления «Электроника и наноэлектроника», «Нанотехнологии и микросистемная техника», которые реализует факультет электроники. Это направления, которые отвечают текущим вызовам. Такие специалисты нужны, мы их готовим качественно и в большом количестве, выпускники востребованы на рынке труда.

Мы наблюдаем, как набирают популярность и другие инженерные направления: «Электроэнергетика и электротехника», «Управление в технических системах. Компьютерные интеллектуальные технологии управления в технических системах», «Управление в технических системах. Автоматика и робототехнические системы».

В этом году пользуются большим спросом «Приборостроение», на которое мы принимаем по трем профилям: «Лазерные измерительные и навигационные системы», «Информационно-измерительная техника и технологии» и «Акустические сенсоры и системы». У каждого своя специализация, ребята еще на этапе приема могут определиться со своей профильностью в соответствии с их интересами и профессиональными планами.

– Какой ожидается конкурс на место?

– Это хороший вопрос. Но на него сложно ответить, потому что все абитуриенты имеют право подавать заявления в 5 вузов до 10 направлений подготовки, в ЛЭТИ они могут выбрать до 8 направлений. Когда мы смотрим какую-то конкурсную группу, где висит 3 тысячи заявлений, мы не можем точно сказать, что все эти 3 тысячи абитуриентов в итоге выберут именно это направление подготовки или даже ЛЭТИ.

Поэтому выход только один – ориентироваться на поданные согласия на зачисление, оригиналы документов об образовании и быть на связи с приемной комиссией ЛЭТИ. Мы владеем большей информацией: общаемся с ребятами, знаем их настроения, кто куда идет, и сможем вас сориентировать. Особенно это актуально будет в период с 25 июля по 3 августа.

Сейчас в приемную комиссию ЛЭТИ поступило уже свыше 20 тысяч заявлений.

– Какие ошибки чаще всего допускают абитуриенты в день подачи документов? Как их не допускать?

– В первую очередь, нужно общаться с приемной комиссией. Второе – использовать все возможности для поступления: обязательно предъявлять свои индивидуальные достижения. Порой один балл может поднять абитуриента на 100 позиций в рейтинге, и это может сыграть решающую роль. Также очень важно понимать вектор своего развития, определиться с направлением. Безусловно, приемная комиссия может подсказать, чем одно направление отличается от другого, поможет оценить шансы на поступление, но это не отвечает на вопрос «Куда мне пойти?».

– Как осуществляется процесс подачи документов? Дайте, пожалуйста, инструкцию по шагам для абитуриентов.

– В этом году приемная комиссия ЛЭТИ принимает документы в гибридном формате. Вы можете подать документы очно с 10:00 до 17:00 с понедельника по пятницу и с 10:00 до 15:00 в субботу и воскресенье. Абитуриенты могут прийти, пообщаться с приемной комиссией, познакомиться с вузом. Мы также проводим экскурсии, прямые эфиры в группе ВКонтакте и в Телеграм-канале.

Также можно подать документы онлайн. Первый вариант – с помощью сайта priem.etu.ru. Второй вариант – с помощью суперсервиса «Поступи в вуз онлайн».

– Почему абитуриенты выбирают ЛЭТИ?

– ЛЭТИ славится высоким качеством образования. Мы – вуз, который очень трепетно относится к профессиональной подготовке студентов. Этот факт подтверждает востребованность наших ребят среди работодателей – ЛЭТИ занимает высокие строчки рейтингов трудоустройства выпускников.

СПбГЭТУ «ЛЭТИ» занимает 12-е место среди технических вузов России и 4-е место среди технических вузов Санкт-Петербурга в рейтинге востребованности вузов в РФ. Министерство науки и высшего образования, с каждым годом увеличивает количество бюджетных мест для ЛЭТИ, что также говорит о высоком доверии и запросе со стороны рынка труда на специалистов, выпускаемых нашим вузом.

ЛЭТИ работает в тесной связке с предприятиями региона. Более 100 предприятий высокотехнологичных областей промышленности являются стратегическими партнерами ЛЭТИ, на 15 из них созданы базовые кафедры.

Также в университете активно развивается наука. В 2021 году СПбГЭТУ «ЛЭТИ» вошел в число университетов-участников программы Приоритет 2030 и стал получателем базовой части гранта, а также специальной части гранта по треку «Территориальное и (или) отраслевое лидерство».

Безусловно, для абитуриентов привлекательны традиции и история ЛЭТИ, который в этом году отметил 136-й день рождения.

Каким должен быть хороший секретарь?

Идеальный секретарь должен быть общительным, но не пустомелей и сплетником; уравновешенным, но активным и работоспособным; чутким и внимательным, но не обидчивым и слезливым; вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим.

Какие качества должны быть у секретаря?

Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность — вот его принципы в работе. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин.

Что должен уметь делать секретарь?

Хороший секретарь всегда терпелив и стоек, он отлично знает каждый нюанс своей работы, радушно встречает посетителей и сотрудников, прекрасно понимая, что именно он лицо своей компании, и как он встретит «информацию» (звонок, документ, гостя), то такое мнение и сложится о компании в целом.

Как должна выглядеть секретарь?

Секретарь не может выглядеть лучше своего шефа, особенно в плане костюмов или обуви. Все должно быть по фигуре, строго, аккуратно и профессионально. Если в офисе существует дресс-код, то его следует придерживаться, но немного индивидуальности в виде аксессуаров не помешает.

Что является главной задачей секретаря?

Секретарь — высокопрофессиональный организатор

Так, помимо коммутативных функций секретарь должен быть еще и высокопрофессиональным организатором. Что касается телефона, то здесь самой главной задачей является оградить руководство и сотрудников офиса от огромного потока входящих звонков.

В чем суть работы секретаря?

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Как должен разговаривать секретарь?

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования. Если секретарю необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, он должен попросить у собеседника разрешения сделать это.

Что нельзя делать секретарю?

Недопустимые ошибки секретарей:

• Отсутствие лояльности к руководителю
• Болтливость
• Забывчивость
• Непунктуальность
• Ложь
• Отсутствие необходимых знаний о компании
• Грубость в общении
• Звездная болезнь

Какие вопросы решает секретарь?

Секретарь-референт организует рабочий день руководителя, занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, ведет деловую переписку, сортирует входящую корреспонденцию по важности, принимает и распределяет звонки, а также подбирает материалы и документы, с которыми должен ознакомиться руководитель.

Кто может работать секретарем?

Образование у специалиста данного профиля может быть средним, но среди руководителей крупных компаний востребованы специалисты с высшим образованием. Обучение секретарей проводится на специальных курсах, но освоить данную профессию и найти достойную работу могут те, кто получил гуманитарное или торговое образование.

Чем отличается секретарь от секретаря руководителя?

Секретарь — это сотрудник, который занимается делопроизводством (если кто не знает, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, написание писем разным организациям). А помощник руководителя — это сотрудник, который помогает руководителю во всех вопросах бизнеса, кроме делопроизводства.

Как правильно называется секретарь?

Секрета́рь-рефере́нт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Кому подчиняется секретарь?

Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

Как вести себя секретарю с начальником?

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета:

• Обращаться к руководителю на «вы».
• Всегда быть вежливым и тактичным.
• Говорите «спасибо».
• В любых ситуациях оставайтесь профессионалом.
• Проявлять заботу к своему начальнику.
• Всегда сохранять спокойствие.

Как пройти секретаря?

Чтобы обойти секретаря, включите в скрипты разговора менеджеров 8 особых техник:

• Сформулируйте ценность вашего звонка, понятную именно секретарю
• Придумайте сложную непонятную фразу
• Ограничьте свое время (техника дедлайн)
• Используйте обман
• Станьте союзниками
• Позвоните после завершения рабочего дня

Какие главные качества руководителя?

7 главных качеств хорошего руководителя:

• Лидерские задатки.
• Стратегическое мышление и руководство.
• Технические и технологические навыки.
• Умение выстраивать отношения и создавать команду.
• Умение подать себя и общаться.
• Управление изменениями.
• Честность.

Какие вопросы задают на собеседовании на должность секретаря?

Вопросы для собеседования с секретарем:

• Легко ли вы нашли наш офис?
• Работаете ли вы сейчас?
• Какова причина поиска работы?
• Что вам нравится в работе секретаря?
• Кем вы хотели бы быть через три года?
• Готовы ли вы обучаться новому?
• Как вы будете осваивать новые задачи?

Что должен знать секретарь руководителя?

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело

Что значит ответственный секретарь?

Ответственный секретарь редакции: Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.

Данная должностная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.

Предисловие к должностной инструкции

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

Общие положения

1.1. Должность “Ответственный секретарь” относится к категории “Руководители”.

1.2. Квалификационные требования – полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист). Стаж работы на должностях руководителей низшего уровня – не менее 5 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:      – действующее законодательство по вопросам политики и информации;      – постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы органов высшего уровня относительно деятельности главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения);      – информацию об общественно-политических событиях, состояние и перспективы развития хозяйственной, научной и культурной жизни в стране и за рубежом;      – технические средства и технологию создания телевизионных (радио-) передач;      – основы авторского и трудового законодательства;      – экономику, организацию труда и управления;      – основы планирования и финансирования;      – формы и системы оплаты труда и материального стимулирования;      – нормативные акты и методические рекомендации из регламентации деятельности творческих работников;      – правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

1.4. Ответственный секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Ответственный секретарь подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Ответственный секретарь руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Ответственный секретарь во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.