Про Профстандарты РосМинТруда Документы играют важную роль в работе любой организации, сопровождая ее на каждом этапе. Закупка канцелярских принадлежностей, заключение крупной сделки, оформление научных работ и методических материалов – все эти действия подтверждаются соответствующей документацией. Давайте разберемся, как создать архив на предприятии и учесть при этом новые правила хранения документов.
Правила хранения документов
С 31 июля 2023 года вступил в силу приказ Росархива № 77 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях”.
Изменения затронули порядок работы с документами и принципы организации архивного хранения как в государственных, так и коммерческих структурах. Поэтому правила актуальны для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
Документы, созданные в организации, можно разделить на три группы: со сроком хранения до 10 лет включительно, сроком хранения свыше 10 лет, с постоянным сроком хранения.
Документы временного срока хранения до 10 лет могут находиться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. По истечении времени их отправляют на экспертизу или уничтожат. Если по заключению экспертной комиссии документ представляет ценность для организации или может понадобиться для работы, срок хранения продлевается.
Документы временного срока – свыше 10 лет и постоянного срока хранения следует передать в архив, оформлять в описи дел в соответствии с установленными правилами.
Когда необходим внутренний архив
Хранение документов можно доверить сторонним организациям, для которых это основной вид деятельности, или создать архив на предприятии.
Архив – важное для организации структурное подразделение, в котором производится централизованное хранение, соблюдаются правила учета документов.
Правила организации хранения архивных документов описаны в главе VII приказа Росархива № 77.
При условии, что документов в компании немного, достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии.
Если объем бумажных документов значительный, нужно выделить для хранения специальное помещение, которое должно соответствовать нормативным требованиям:
- отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами;
- иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;
- сохранять стабильность температурно-влажностного режима;
- иметь выходы к лифтам и (или) лестничным клеткам;
- не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;
- не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающихся рубильников;
- не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
Деятельность архива регулируется локальным нормативным актом организации, также назначается сотрудник, ответственный за хранение и использование документов.
Перед сдачей документации на хранение ее систематизируют в отдельные дела – по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т.п.). Составляется опись документов.
Компания, даже самая маленькая, имеет собственную историю. Узнать ее можно, изучив приказы, отчеты, справки и так далее. Кроме того, работавшие ранее сотрудники обращаются за сведениями по стажу и заработной плате. Поэтому руководитель должен знать правила хранения архива организации и соблюдать их, так как на него возлагается ответственность за сохранность документов.
Оформление документов архива предприятия
Как хранить документы, чтобы легко и быстро найти нужный?
Ответ на такой вопрос один: заранее продумать, каким должен быть архивный переплет, чтобы обеспечить документам сохранность, защиту от повреждений, помощь в систематизации. В случае, когда требуется предъявить их при проверке или сделать копию, сотрудники организации не должны тратить время на поиск.
Эксперты, которые работают с оборудованием для переплета более 25 лет, внимательно изучили весь спектр аппаратов, представленный на российском рынке. Опираясь на свои компетенции в области быстрого оформления и компактного хранения документов, они рекомендуют рассмотреть термопереплетную систему UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия): аппарат и термообложки. Она компактно разместится на рабочем столе, тумбе и не займет много места.
Почему выгодно использовать UniBind?
Запатентованная технология позволяет создавать прочные и профессиональные переплеты любых документов, затрачивая минимум усилий и всего 1,5 минуты.
Термопереплетчик сократит расходы компании на подготовку документов для хранения, позволит отказаться от заключения договора со сторонней организацией на оформление брошюр.
Преимущества UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия):
- Простота использования: термопереплет в Unibind не требует специальной подготовки и опыта работы.
- Скорость переплета: за 90 секунд можно переплести до 16 стандартных документов или 2 объемных – до 470 листов.
- Редактирование: запатентованный клей позволяет неоднократно нагревать металлический корешок и заменять или изымать листы в переплетенном документе.
- Переплет открывается на 180 градусов, при сканировании корешок плотно прижимается к стеклу сканера, что исключает засвечивание страницы.
- Прочные переплеты документы занимает минимум места на полке, обеспечивая экономичное хранение. Корешок можно подписать, чтобы быстро найти нужный документ.
Аппарат работает автоматически, не требует предварительного разогрева, не нужно следить за процессом.
При хранении важна целостность и сохранность документа. UniBind надежно скрепляет страницы, они не выпадут даже при частом раскрытии документа. Термопереплет не требует перфорации листов, часть текста никогда не потеряется.
Можно выбрать цвета обложек, которые помогут систематизировать документы по видам и тематикам.
Жизненный цикл документа
Период хранения документов налогового и бухгалтерского учета определен Федеральным законом № 402-ФЗ в статье 29 (ред. от 12.12.2023).
Срок хранения различных документов варьируется: 1 год – для свидетельств о постановке на учет в налоговой службе и уведомлений о снятии с учета; 5 лет – для первичных и кассовых документов, счетов-фактур, налоговых деклараций, книг учета доходов и расходов.
Кадровые документы также имеют разные сроки хранения: 1 год – для правил внутреннего распорядка, 5 лет – для журналов учета рабочего времени. Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ, бумаги по личному составу должны храниться не менее 50 или 75 лет в зависимости от даты их создания.
Документы передаются в архив согласно правилам, установленным Росархивом, не раньше года и не позднее трех лет после завершения их обработки.
В соответствии с п.49 новых правил, основные этапы организации бумажного архива выглядят так:
а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;
в) в дело включается один экземпляр каждого документа;
г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени;
д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;
е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).
И, конечно, возникает вопрос: что делать с архивом организации при прекращении деятельности и банкротстве?
Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», за передачу документов в архив в данном случае отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий. Он должен передать документы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
Резюмируя документ, надзор за сохранностью документов – задача, прежде всего, ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.
На фото вы можете видеть архивы наших клиентов, оформленные в термообложки Unibind.
И наконец о стоимости. Сам и обложки по цене не превышают иные устройства аналогичного сегмента. Но зато качество окажется на высоте, в чем многие успели убедиться.
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ ___________________________ (должность руководителя организации, наименование организации) ___________/______________/ (подпись) (Ф.И.О.) "__"___________ ____ г. М.П.
ПОЛОЖЕНИЕ об архиве _____ “_______________”
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ “_____________” (далее – Организация) создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.
1.4. Архив создается для выполнения следующих функциональных задач:
– осуществление приема, учета и хранения документов, образующихся в процессе деятельности Организации, в соответствии с действующим законодательством РФ;
– осуществление отбора, подготовки и передачи документов на хранение в государственные архивы в соответствии с действующим законодательством РФ;
– осуществление организационно-методического руководства деятельностью структурных подразделений Организации в области делопроизводства и архивного дела;
– обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве;
– подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в Организации;
– участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Организации;
– повышение уровня грамотности работников Организации в области делопроизводства и архивного дела;
1.5. Архив является самостоятельным структурным подразделением Организации (входит в состав отдела документационного обеспечения).
Заведующий Архива 1 назначается в установленном законом порядке Руководителем Организации и подчиняется непосредственно _______________ (Руководителю Организации, его заместителю, начальнику отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности работники Архива руководствуются действующим законодательством РФ, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой Организации и настоящим Положением.
1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Организации.
1.8. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.9. Заведующий Архива:
– руководит всей деятельностью Архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на Архив задач и функций;
– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками Архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
– вносит руководству Организации предложения по совершенствованию работы Архива, оптимизации его структуры и штатной численности;
– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на Архив задач и функций;
– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников Архива;
– участвует в подборе и расстановке кадров Архива, вносит руководству Организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников Архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
– совершенствует систему трудовой мотивации работников Архива;
– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.
1.10. В период отсутствия Заведующего Архива его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники Архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.
1.14. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования Архива.
2. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АРХИВА
2.1. Планирование, организация и контроль деятельности Организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.
2.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.
2.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Организации о составе и содержании документов Архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в Архиве).
2.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
2.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в Архив.
2.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.
2.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Организации и соответствующего государственного Архива.
2.8. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях Архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.11. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.
2.12. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Заведующим Архива, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Организации.
3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА
3.1. Работники Архива в процессе своей деятельности имеют право:
– получать поступающие в Организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;
– запрашивать и получать от руководителей Организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;
– осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;
– вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы Архива и Организации в целом;
– участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;
– вносить предложения руководству Организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников Архива и других структурных подразделений Организации по своему профилю деятельности;
– участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Архива;
– контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования Архива.
3.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:
– выполнение возложенных на Архив функций и задач;
– организацию работы Архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в Архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
– соблюдение работниками Архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности Архива;
– готовность Архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;
– несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
– утрату и несанкционированное уничтожение документов;
– необоснованный отказ в приеме на хранение документов;
– нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством РФ.
3.3. Прием каждого дела производится Заведующим Архива в присутствии работника структурного подразделения.
3.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив сотрудником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
3.5. Дела, увязанные в связки, доставляются в Архив сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы.
С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_____________/
Тестирование
Мы понимаем, что по описанию сложно до конца понять, насколько нужной в работе является термопереплетная система Unibind. Поэтому мы предоставляем Вам возможность взять любой аппарат Unibind на тестовый период сроком до 45 дней совершенно бесплатно! За это время Вы сможете убедиться в том, что процесс переплета на нашей системе очень удобный и экономит Ваше ценное время. Если Вам не понравится – Вы всегда сможете вернуть нам аппарат обратно.
Для того, чтобы взять аппарат на тестирование, заполните форму ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами для уточнения всех деталей:
К сожалению по вашему запросу вакансий не найдено
Но не стоит унывать, мы подготовили для Вас меры для решения вопроса Вашего трудоустройства:
Позволь работодателям найти тебя — размести свое резюме на ГородРабот.ру!
Разместить резюме!
Почитай статьи о том, как быстро найти работу — мы знаем,
о чём говоримПопробуй работать удалённо или найди подходящую «вахту» — здесь собрали вакансии
«Удалённая работа» или вакансии
«Работа вахтой»Посмотри вакансии в ближайших городах:
Заведующий производством вахта
50 000
55 000
месяц назад с
50 000
55 000
ВАШ ЗАКАЗ УСПЕШНО ОТПРАВЛЕН!
В ближайшее время мы свяжемся с Вами!
Заведующий производством столовой
80 000
10 дней назад с
Вопросы и ответы
✉️ Как связаться с работодателем по вакансии заведующий архивом?
Открой вакансию и нажми на кнопку «Откликнуться» под заголовком выбранной вакансии — заполни форму быстрого отклика или выбери резюме из списка и отправь работодателю.
Чтобы откликнуться с резюме — его сначала нужно создать на нашем сайте и выбрать режим видимости «Доступно всем» или «Доступно только зарегистрированным работодателям».
📞 Не могу найти контакты работодателя — где искать?
Чтобы увидеть контакты работодателя — нажми кнопку «Показать телефон» под заголовком вакансии.
Пожалуйста, обрати внимание на источник вакансии. Если хочешь оставить отклик на объявление нашего партнёра (например, hh.ru), сначала зарегистрируйся на сайте источника.
✍ Как разместить вакансию?
Чтобы разместить новую вакансию «заведующий архивом» — нажми кнопку «Разместить вакансию» на главной странице
или перейди по ссылке. Это абсолютно бесплатно.
💼 Как создать резюме в Ново-Талице?
Чтобы создать резюме для поиска работы — нажми кнопку «Создать резюме» на главной странице или перейди по
ссылке.