Про Профстандарты РосМинТруда ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
(наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации)
(наименование должности руководителя или иного уполномоченного им лица)
ОПИСЬ N (подпись) (расшифровка подписи)
ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
за год
N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Примечания
1 2 3 4 5 6
В данный раздел описи внесено
(цифрами и прописью)
с N ________________________ по N ____________________________, в том числе
Наименование должности составителя описи
Наименование должности руководителя архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭК (ЦЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от N от N
Приложение N 10 к Правилам
АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
N (подпись) (расшифровка подписи)
ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ (дата)
Проверка проводилась с по
1. Числится по описям ед.хр.
Выявлены технические ошибки:
Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи ед.хр.
б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи ед.хр.
а) не учтенных в итоговой записи ед.хр.
б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи ед.хр.
2.3. Другие, в результате чего объем увеличился на ед.хр.
уменьшился на ед.хр.
3. Числится по описям в результате устранения технических ошибок ед.хр.
4. Не оказалось в наличии ед.хр.
5. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ед.хр.
из них требующих:
а) дезинфекции ед.хр.
б) дезинсекции ед.хр.
в) реставрации ед.хр.
г) переплета или подшивки ед.хр.
д) восстановления затухающих текстов ед.хр.
е) снятия с учета ввиду неисправимых повреждений ед.хр.
ж) проведения миграции (для электронных документов на физически обособленных носителях) ед.хр.
6. Имеется не включенных в описи ед.хр.
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся в наличии ед.хр.
Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
Наименование(я) должностей работника(ов)
Приложение N 16 к Правилам
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЮ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного им лица) (наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного им лица)
(подпись) (расшифровка подписи) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата) (дата)
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЮ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПО ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
(название передаваемого фонда)
(название организации, передающей документы)
а принял
(название организации, принимающей документы)
документы названного фонда и справочный аппарат к ним:
N п/п Название, N описи Количество экземпляров описи дел, документов Количество ед.хр. Примечания
Передачу произвели: Прием произвели:
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
(дата) (дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
Приложение N 28 к Правилам
ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечания
1 2 3 4 5 6 7
Приложение N 11 к Правилам
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
(дата) (подпись) (расшифровка подписи)
ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Название и N фонда (при передаче двух и более архивных фондов, табличная часть акта разделяется на подразделы, соответствующие фондам, названия подразделов соответствует номеру и наименованию фондов)
В соответствии с приказом N ______________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, документы архива за и справочный аппарат к ним
N п/п Название, N описи дел, документов Кол-во экземпляров описи дел, документов Кол-во ед.хр. Примечания
Итого принято ед.хр., в том числе
на бумажном носителе: ед.хр.
электронных: ед.хр.
и описей в экземплярах.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Состояние документов и описей:
(общая характеристика состояния)
(вид(ы) и состав справочного аппарата, его объемы и состояние)
Состояние помещений архива
Наличие и состояние оборудования и инвентаря
(фамилия, инициалы) (подпись) (дата)
АКТ ОБ ОБНАРУЖЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ К ДАННОМУ ФОНДУ И НЕУЧТЕННЫХ
ОБ ОБНАРУЖЕНИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ К ДАННОМУ ФОНДУ, НЕУЧТЕННЫХ
(в фонде, в архивохранилище,
N п/п Заголовок ед. хр., документа Шифр (при наличии) Крайние даты Количество листов (время звучания, метраж, байт) К какому фонду относится (новый шифр) Примечания
Приложение N 18 к Правилам
ОБЛОЖКА ДЕЛА
(название государственного (муниципального) архива)
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО N __________ ТОМ N __________
На _______ листах Хранить ________
Приложение N 7 к Правилам
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
(постоянного хранения/временного (свыше 10 лет) хранения/по личному составу)
N п/п Индекс дела Заголовок электронного дела по номенклатуре Регистрационный номер электронного документа Вид и заголовок электронного документа Дата документа Срок хранения Количество файлов (количество файлов в контейнере) Объем в байтах Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8
с N _______________________________ по N __________________________________
объемом байт. В том числе
К электронным документам составлены реестры файлов.
Наименование должности руководителя архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, опись подписывается лицом, ответственным за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного подразделения)
Наименование должности руководителя службы ДОУ Протокол ЭК структурного подразделения
Дата от N
Передал электронных документов
Наименование должности работника структурного подразделения
Принял электронных документов
Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив)
Реестр файлов электронного документа
N п/п N электронного документа по описи Наименование файла Дата и время последнего изменения файла Объем (в байтах) Формат файла
Приложение N 9 к Правилам
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
На год
(к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по рекомендуемому образцу, указанной в приложении 12, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации)
Индекс дела Заголовок дела Количество томов (частей) Срок хранения и N статьи по перечню Примечания
Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации
Приложение N 3 к Правилам
с N ____________________________ по N _____________________________
К делам составлены внутренние описи (реестры) дел.
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
Приложение N 13 к Правилам
АКТ КОНВЕРТАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
КОНВЕРТАЦИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В связи с невозможностью воспроизведения, использования электронных архивных документов в форматах, в которых они были приняты на архивное хранение,
была произведена конвертация:
дата или период времени
Архивный шифр Заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа Исходное наименование файла электронного документа Исходные дата и время последнего изменения файла электронного документа Исходная контрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документа Исходный объем (в байтах) файла электронного документа Исходный формат файла электронного документа. Наименование файла электронного документа Дата и время последнего изменения файла электронного документа Контрольная сумма (хеш-сумма) файла электронного документа Объем (в байтах) файла электронного документа Формат файла электронного документа. ФИО работника, выполнившего конвертацию
Исходные файлы электронных архивных документов сохранены.
Наименование должности работника (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив)
Приложение N 29 к Правилам
АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ (АРХИВНЫХ) ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ (АРХИВНЫХ) ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ (дата)
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N
(N и название фонда)
N п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы NN описи (при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графа не заполняется) N ед.хр. по описи (индекс по номенклатуре дел) Количество ед.хр. (дел) Сроки хранения и NN статей по перечню Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого ед.хр. (дел, электронных дел) за _____ годы.
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены ЭПК
(наименование архивного учреждения)
Документы в количестве _____________________ ед.хр. (дел, электронных дел):
– на бумажном носителе весом _____________________ кг. сданы на уничтожение
– на электронном носителе сданы на уничтожение
Наименование должности работника, сдавшего документы
Приложение N 4 к Правилам
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННЫХ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ВРЕМЕННЫХ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Приложение N 12 к Правилам
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, подпунктом 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, приказываю:
утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Руководитель А.Н. АРТИЗОВ
УТВЕРЖДЕНЫ приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
СТЕЛЛАЖ N АРХИВОХРАНИЛИЩЕ N
Шкаф N Полка N Фонд N Опись N Ед.хр. с N по N Примечания
Приложение N 14 к Правилам
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
В деле подшито и пронумеровано листов
с N __________________________ по N _________________________, в том числе:
Литерные номера листов
Пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
Приложение N 5 к Правилам
АКТ О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В фонде обнаружены архивные документы, признанные неисправимо поврежденными:
N п/п Опись N Ед.хр. N Заголовок поврежденных ед.хр. (архивных документов) Крайние даты Кол-во листов (время звучания, метраж, байт) Сущность и причины повреждения Примечания
Итого обнаружено неисправимо поврежденных
Перечисленные ед.хр. (архивные документы) подлежат списанию ввиду:
Эксперты (при наличии документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации):
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)
(N и дата приказа руководителя организации о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
(для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации)
Приложение N 20 к Правилам
ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
N п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Срок хранения (графа не заполняется в описи дел постоянного срока хранения) Количество листов Примечания
с N _______________________________ по N _____________________ в том числе:
Передал ед.хр.
и регистрационно-контрольных
картотек к документам.
Принял ед.хр.
Приложение N 8 к Правилам
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
Том N ____________ Начат ____________ Окончен ___________
N п/п Дата поступления и выбытия Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) дела, документы Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы Название и номер фонда Годы поступивших или выбывших документов по описи дел, документов Вид носителя (БН – документы на бумажном носителе, ЭД – электронные документы, ГД – в опись внесены гибридные дела) Поступление описанных документов Выбытие описанных документов Неописанных дел, документов, листов Примечание
Количество ед.хр. Количество ед.хр.
Постоянного хранения Временного (свыше 10 лет) По личному составу Постоянного хранения Временного (свыше 10 лет) По личному составу Поступило Выбыло
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Итого в году поступило ед.хр., в том числе (при наличии гибридных дел, том(а) на бумажном носителе учитываются в строке “На бумажном носителе”, том(а) на электронном носителе учитываются в строке “Электронных”):
Показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
Наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись
Приложение N 24 к Правилам
местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (дата первого поступления документов фонда)
Крайние даты каждого названия фонда Название фонда
Учет неописанных документов
Дата записи Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы Поступление Выбытие Наличие (остаток) ед. хр. (документов, листов, байт)
Количество ед.хр. (документов, листов, байт) Крайние даты Количество ед.хр. (документов, листов, байт) Крайние даты
Учет описанных документов
Дата записи N описи дел, документов Год(ы) Название описи дел, документов или аннотация (краткая характеристика документов) Поступило ед.хр. Выбытие Наличие (остаток) ед. хр.
Количество ед.хр. Основание выбытия (название, дата, N документа) В том числе по описям, утвержденным ЭПК Количество ед. хр. В том числе
Количество ед. хр. Крайние даты Постоянного хранения По личному составу
Количество ед. хр. Крайние даты Из них по описям, утвержденным ЭПК Количество ед. хр. Крайние даты
Приложение N 25 к Правилам
(название архива (структурного подразделения) организации)