Профессиональный стандарт делопроизводителя и требования к экономисту в соответствии с профессиональным стандартом

Где закреплены профстандарты в сфере экономики

Анализируя действующие госстандарты, назовем некоторые профессиональные стандарты в области экономики, утвержденные приказами Минтруда. Это специалисты:

• по платежным системам;
• бухгалтер;
• рынка ценных бумаг;
• по финансовому консультированию;
• аудитор;
• по страхованию;
• по кредитованию;
• статистики;
• эксперт в сфере закупок;
• по оценочной деятельности;
• маркетолог;
• бизнес-аналитик;
• по экономике труда;
• по экспертизе цен на товары, работы и услуги;
• консультант по налогам и др.

Для того чтобы не запутаться во множестве стандартов, рекомендую ориентироваться по наименованию должности. Например, нам профстандарт экономиста по планированию, такую профессию и набираем в поиске. В итоге экономист по планированию находится в следующих стандартах (в скобках указаны приказы Минтруда):

После такой выборки уже легче определиться с необходимым стандартом в зависимости от вида деятельности работодателя. На его основе допускается добавлять собственные требования.

Название должности смотрим в разделе «Возможные наименования профессий». Например, в организации необходимо применить профстандарт экономиста по финансовой работе, находим такую профессию в стандарте «Специалист по финансовому мониторингу». Выглядит это так:

Бывает, что наименование профессии не на все 100 % совпадает с нормативным актом: например, разыскивая профстандарт экономиста планово-экономического отдела, получаем такие варианты:

Набор трудовых действий, необходимых знаний и умений зависит от трудовой функции. Для понимания приведу пример: применяем профстандарт экономиста по труду и заработной плате, трудовая функция – разработка системы оплаты труда (п. 3.2 стандарта «Специалист по экономике труда»). Получаем следующие требования:

Анализ законодательства показывает, что госстандарт для главного специалиста-экономиста отсутствует, используются такие названия профессий, как «главный специалист» или «главный экономист». Лица, занимающие подобные должности, управляют и координируют деятельность рядовых специалистов.

Как заполнить графу 6 «Код выполняемой функции» в форме СЗВ‑ТД

В статье рассмотрим алгоритм подбора кода выполняемой функции и ответим на популярные вопросы по заполнению графы 6 формы СЗВ-ТД. При каких кадровых событиях заполнение графы 6 обязательно? Как найти код вида деятельности, если такой должности в Общероссийском классификаторе занятий нет? Какая ответственность предусмотрена за некорректный выбор кода выполняемой функции?

Действующая форма СЗВ-ТД утверждена Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (в ред. Постановления Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п). Новая форма и порядок заполнения действуют с 01.07.2021, но фактически переход на обновленную отчетность по трудовым книжкам был продлен до 01.08.2021 (см. информацию ПФР).

Помимо других изменений, в новой форме стала обязательной для заполнения графа 6 «Код выполняемой функции», а порядок заполнения этой графы изменился.

На основании какого документа заполнять «Код выполняемой функции»

С августа 2021 года код выполняемой функции (КВФ) заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), который утвержден Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-СТ.

ОКЗ необходим госорганам для статистических обследований распределения населения по видам занятий: для проведения переписи, анализа и прогноза занятости и профобразования, а также для регулирования рынка труда.

Код состоит из пяти цифровых знаков, каждый из которых обозначает принадлежность к определенной группе: XXXX.X,

Метролог — это специалист, который занимается поверкой измерительных приборов и приведением их в соответствие существующим стандартам, поэтому код для него будем смотреть в следующей начальной группе:

При каких кадровых событиях заполнение графы 6 обязательно

Заполнение графы 6 обязательно при кадровом событии «ПРИЕМ» или «ПЕРЕВОД», иначе по результатам проверки будет ошибка с кодом «30» (п. 2.5.5 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД и Общие проверки, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Если не заполнить графу 6 в электронной форме СЗВ-ТД при кадровом событии «УВОЛЬНЕНИЕ», по результатам формальной проверки ошибки не будет. Однако некоторые региональные пенсионные фонды, например УПФР в Кировской области, высылают требования о заполнении кода выполняемой функции. Поэтому мы рекомендуем при кадровом событии «УВОЛЬНЕНИЕ» заполнять графу 6. Так, в Контур.Экстерне есть возможность указать КВФ для любого кадрового мероприятия.

Рассмотрим необходимость заполнения графы 6 на примере перевода внешнего совместителя

Допустим, руководитель работает по совместительству в двух организациях: в «Альфе» на 1,0 ставки и в «Бете» на 0,5 ставки. Со 2 октября он уходит из «Альфы» и переходит в «Бету» на полную ставку. Порядок заполнения и срок представления СЗВ-ТД будет зависеть от того, как будет оформлен такой перевод (см. письма Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1 и Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308).

Во-первых, руководителя можно сначала уволить с работы по совместительству, а затем снова принять в «Бету», но уже на полную ставку. В этом случае отчет по форме СЗВ-ТД нужно будет отправить дважды: при увольнении и при последующем приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Заполнить графы 5 и 6 в этом случае обязательно только при приеме на работу, а при увольнении — только в том случае, если этого требует региональный ПФР.

Во-вторых, можно подписать с руководителем допсоглашение к трудовому договору о признании работы по совместительству основной. Но до этого его трудовой договор с «Альфой», которая была до этого основным местом работы, должен быть расторгнут с соответствующей записью в трудовой книжке. Переход руководителя из категории внешних совместителей в категорию основных работников не приведет к расторжению трудового договора, который был заключен с «Бетой».

В этом случае будет достаточно подать форму СЗВ-ТД один раз с отражением кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД» в установленный для переводов срок —  не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу. Заполнение граф 5 и 6 с указанием трудовой функции и КВФ в этом случае обязательно.

Что нужно учитывать при выборе занятия в классификаторе

Указание в СЗВ-ТД некорректного кода выполняемой функции может быть расценено как представление недостоверных сведений. Штраф за подобное нарушение для должностного лица — от 300 до 500 ₽ (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

СЗВ-ТД заполняется на основании приказов, распоряжений или иных документов, которые подтверждают оформление трудовых отношений, и содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника (п. 1.2 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД). Наименование трудовой функции (графа 5) заполняется в соответствии с тем, какая должность работника указана в штатном расписании, и может отличаться от наименования вида занятий в ОКЗ (п. 2.5.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Если сотрудники относятся к льготной категории, наименования должностей должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках или профстандартах, например в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР) (абз. 2 п. 2.5.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

• Наименование должности работника в штатном расписании может отличаться от наименования вида занятий, для которых установлен код вида деятельности в ОКЗ.
• Выбор кода вида деятельности в ОКЗ не отражается на должностных обязанностях работников. Работники после присвоения их должности кода ОКЗ по-прежнему руководствуются своими должностными обязанностями.

При выборе кода в первую очередь учитывайте не наименование должности, а вид деятельности и постоянные обязанности сотрудника, обращайте внимание на уровень квалификации и специализацию, оценивайте способность выполнять определенные по составу и степени сложности задачи. Требуемый уровень квалификации достигается при наличии необходимых теоретических знаний и практических навыков.

В ОКЗ принято четыре уровня квалификации:

1-й уровень — основное и среднее образование;

2-й уровень — профессиональное обучение;

3-й уровень — среднее профессиональное образование;

4-й уровень — высшее образование и наличие ученой степени.

В ОКЗ всего 10 основных групп:

1 — Руководители

2 — Специалисты высшего уровня квалификации

3 — Специалисты среднего уровня квалификации

4 — Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием

5 — Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности

6 — Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства

7 — Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий

8 — Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители

9 — Неквалифицированные рабочие

0 — Военнослужащие

Если выполняемые задачи (специализация) совпадают, оцените, какой уровень квалификации необходим для выполнения трудовой деятельности. Если в ОКЗ ни один код полностью не соответствует обязанностям сотрудника, можно выбрать код по тому виду занятий, который в большей степени соответствует фактически выполняемой работе.

Пример 1. Выбор подходящей начальной группы для профессий со схожей специализацией

Техник и рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий выполняют ремонтные и строительные работы. Однако уровень квалификации у техника выше, чем у рабочего (3-я и 7-я основные группы соответственно).

Пример 2. Выбор подходящей основной группы и специализации

Должность «заведующий аптекой» относится к категории руководителей — основная группа 1. Подходящего кода среди руководителей в ОКЗ нет, поэтому подойдет код 1420.4 «Руководители (управляющие) в розничной и оптовой торговле».

Как найти код вида функции, если в ОКЗ нет нужной должности

Можно выделить три основных способа поиска кодов в классификаторе, последовательное применение которых позволит найти подходящий код:

• Искать подходящую сферу деятельности по ключевым словам в описаниях кодов или в наименованиях должностей.
• Работать со структурой ОКЗ — смотреть названия и описания групп.
• Посмотреть подходящий код в профессиональных стандартах и найти соответствующий код в ОКЗ.

Поиск по ключевым словам

Этот способ позволяет найти подходящее занятие и определить КВФ, если именно такого слова в классификаторе нет. Чтобы понять, какими словами Росстандарт обозначил подходящий род занятий, попробуйте сделать следующее:

• Посмотрите должностные обязанности сотрудника: чем именно он занимается, какие действия выполняет. Попробуйте подобрать синонимы, подумайте, как еще можно называть эту деятельность, отсекайте окончания и пробуйте вводить разные формы слова.
• Изучите описания найденных малых групп, оцените требуемый уровень квалификации и отразите найденный код вида деятельности в графе 6 СЗВ-ТД (между кодом начальной группы и КЧ поставьте точку).

Рассмотрим поиск по ключевым словам на примере

Так находим группу 6121 «Производители мясной и молочной продукции».

По слову «доение» также находим группу 9212 «Неквалифицированные рабочие в животноводстве».

Изучаем описания этих групп. В нашем случае речь идет о квалифицированном труде, поэтому для должности «доярка» выбираем код 6121, контрольное число 7. В в графе 6 СЗВ-ТД отражаем — 6121.7.

Поиск по структуре, по описанию групп

Посмотреть таблицу с основными группами, подгруппами, малыми и начальными группами, чтобы найти группу или занятия, которые соответствуют основной деятельности сотрудника.

Пример подбора должности по группам

Подберем код для должности «методист» в учреждении культуры. В основной группе 3 «Специалисты среднего уровня квалификации», в подгруппе «Средний специальный персонал в области правовой, социальной работы, культуры, спорта и родственных занятий» находим малую группу «Средний персонал культуры и кулинарного искусства». Но среди специалистов в области культуры похожего упоминания нет. Если деятельность сотрудника в большей степени связана со сферой культуры, можно выбрать код 3439.1 «Средний персонал культуры и кулинарного искусства, не входящий в другие группы».

Однако если его деятельность в большей степени относится к сфере образования, то в основной группе 2 среди специалистов высшего уровня квалификации есть подгруппа 23 «Специалисты в области образования», где мы находим малую группу «Специалисты по методике обучения». В этом случае код будет код 2351.5.

Поиск по профстандартам

Если не удалось найти код по ключевым словам или по названию и описанию групп и для этой должности есть профстандарт, посмотрите код в профстандарте и найдите соответствующий ему код в ОКЗ.

• Найдите профстандарт для этой должности.
• Посмотрите в нем коды занятий из ОКЗ-2014 или ОКЗ-93. Если в стандарте указаны коды по ОКЗ-93, воспользуйтесь «Таблицей соответствия ОКЗ-2014 и ОКЗ-93» (Информация Минтруда РФ).
• Найдите в ОКЗ описание по коду, сопоставьте описание малых групп с должностными обязанностями сотрудника и выберите соответствующий КВФ.

Рассмотрим на примере, как найти КВФ по профстандарту

Для должности «документовед» есть профстандарт 07.004 «Специалист по управлению документацией организации» (утв. Приказом Минтруда РФ от 10.05.2017 № 416н).

В группах занятий профстандарта 07.004 видим коды из ОКЗ-2014 — 1213, 2422, а в дополнительных характеристиках — 1219. Находим их в классификаторе, сопоставляем описание занятий с обязанностями сотрудника и выбираем соответствующий код.

Как быстро найти код вида функции в Нормативе

Можно использовать поиск по документу по названию должности. В Классификатор добавлено больше 300 дополнительных популярных профессий, и мы продолжаем дополнять документ новыми должностями. Слева вверху в блоке «Поиск в тексте» можно искать как по наименованию профессии, так и по коду (четырех- или пятизначному).

Можно сразу из таблицы с описанием групп переходить по клику к описанию начальной группы, чтобы убедиться, что данное занятие подходит для должности.

Находясь в описании начальной группы, можно сразу посмотреть контрольное число и скопировать код в нужном формате (через точку) для заполнения СЗВ-ТД.

Также из описания занятия можно сразу перейти по ссылке на другие коды, чтобы уточнить характер деятельности и выбрать код.

Ирина Мазаева,
эксперт справочно-правого сервиса Контур.Норматив

Оценка квалификации

Для достижения указанной цели в соответствии с приоритетными направлениями деятельности в области сертификации профессиональных квалификаций,  реализуем следующие функции:

организация информирования и консультация лиц (соискателей), желающих получить и подтвердить свою квалификацию посредством прохождения оценки профессиональных квалификаций, об условиях и регламентах деятельности;
организация процедур оценки профессиональных квалификаций соискателей;
формирование квалификационной комиссии;
обеспечение конфиденциальности, независимости и беспристрастности при проведении оценки квалификаций, а также конфиденциальности и неразглашения персональных данных, полученных в ходе оценки профессиональных квалификаций.

Консультация в мессенджере:

Процедура проведения оценки квалификации

Независимая оценка квалификации проводится Центром оценки квалификации в соответствии с Федеральным законом «О независимой оценке квалификации» от 3 июля 2016 года N 238-ФЗ, который вступил в силу с 1 января 2017 года.

Независимая оценка квалификации основные понятия

Независимая оценка квалификации – процедура подтверждения соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
Центр оценки квалификаций (далее ЦОК) – юридическое лицо, осуществляющее в соответствии с настоящим Федеральным законом деятельность по проведению независимой оценки квалификации.
Соискатель – работник или претендующее на осуществление определенного вида трудовой деятельности лицо, обратившиеся, в том числе по направлению работодателя, в Центр оценки квалификаций для подтверждения своей квалификации в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.
Профессиональный стандарт (далее профстандарт) – это документ, определяющий характеристику квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.
Свидетельство о квалификации – документ государственного образца, подтверждающий успешное прохождение профессионального экзамена в рамках №238-ФЗ «О независимой оценке квалификации»

Независимая оценка квалификации проводится в форме профессионального экзамена, который выявляет, соответствует ли квалификация соискателя положениям профстандарта.

Для подтверждения квалификации соискателю надо обратиться в ЦОК, предоставив необходимый пакет документов и указав уровень квалификации для проведения профессионального экзамена.

ЦОК назначает экспертную комиссию, которая в согласованную с соискателем дату и время проводит оценку квалификации в форме профессионального экзамена.

Профессиональный экзамен включается в себя:

теоретическую часть – проходит в форме тестирования с вариантами ответов
практическая часть – представляет собой задания, состоящие из профессиональной задачи, решаемой «здесь и сейчас»

Свидетельство о квалификации

Соискателю, успешно сдавшему профессиональный экзамен, ЦОК выдает на руки свидетельство о квалификации государственного образца с QR-кодом, которое подтверждает соответствие заявленному уровню квалификации.

Выданное свидетельство вносится Национальным агентством развития квалификаций (НАРК) в общероссийский единый Реестр сведений о проведении независимой оценки квалификации, доступ к которому является открытым и бесплатным

Профессиональные стандарты офисных специалистов и вспомогательных административных работников

Секретарь-администратор (3 уровень квалификации)

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Приказ Минтруда РФ о» 276н от 06.05.2015, Зарегистрирован в Минюсте России 31.05.2017 г. №46898).

Делопроизводитель (5 уровень квалификации)

Проконсультируйтеь с нашим экспертом и узнайте подробности!

Преимущества для соискателей и работодателей

Независимая оценка дает соискателям

Документальное подтверждение профессиональной квалификации и соответствия профстандарту
Внесение в общероссийский Реестр квалифицированных специалистов
Расширение возможности трудоустройства и повышение востребованности на рынке труда
Обеспечение психологического комфорта и уверенность в собственных возможностях
Определение линии дальнейшего повышения квалификации и карьерного рост

Независимая оценка дает работодателям

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции.

Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

про внедрение инструментов бережливого производства.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения.

Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями.

Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации.

На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника.

Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав;
• учредительный Договор;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• положение об организации;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ;
• решение;
• распоряжение.

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов.

Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений.

В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

• плановые кадровые документы;
• документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
• нормативные кадровые документы;
• документы по оценке трудовой деятельности;
• учетные кадровые документы;
• отчетно-статистические кадровые документы;
• финансово-бухгалтерские кадровые документы;
• документы по социальному обеспечению;
• личные документы работников.

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

Чем занимается сотрудник с экономическим образованием

В целом такой специалист работает над повышением эффективности производства, улучшением качества продукции, освоением новых товаров и услуг, и всё это при оптимальном использовании ресурсов (финансовых, материальных, трудовых).

Люди с экономическим образованием работают в разных сферах, например:

• в органах государственной власти (распределение бюджета);
• бухгалтером: отвечает за материальные ценности и денежные средства организации, рассчитывает заработную плату и другие платежи;
• маркетологом;
• осуществляет планирование на производстве;
• финансистом: контролирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия;
• аналитиком: планирует разумное использование средств;
• преподавателем экономических дисциплин в учебных заведениях, на курсах переподготовки и повышения квалификации.

Если в соответствии с трудовым законодательством с какой-либо должностью связано предоставление льгот, компенсаций или определенные ограничения, то наименование должности и требования к квалификации экономиста должны соответствовать квалификационным справочникам и профстандартам (ст. 57 ТК РФ).

Должностная инструкция документоведа 2020 года

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Уровень оплаты труда

Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.

Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:

• Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
• Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
• Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
• Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
• Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
• Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
• Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.

Требования к документоведу

Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:

• ответственность;
• внимательность;
• аккуратность;
• скрупулезность;
• усидчивость;
• грамотность;
• хорошая память;
• самоорганизованность;
• дисциплинированность;
• коммуникационные навыки.

Кроме того, документовед должен:

• иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
• уметь работать с ПК;
• знать архивное дело;
• знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
• иметь опыт работы с документацией.

Обучение

Учиться на документоведа можно в тех российских ссузах или вузах, где ведется подготовка специалистов по направлениям:

• «Документоведение».
• «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.

Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.

Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:

• Московский финансово-юридический университет.
• Донской технический госуниверситет.
• Иркутский госуниверситет.
• Воронежский институт экономики и социального управления.
• Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.

Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.

Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа

Обязанности документоведа прежде всего регламентируются должностной инструкцией. Также требования к специалистам устанавливают иные нормативные документы:

Требования к специалистам по профстандартам

В некоторых отраслях встречается деление профессий по категориям, например, квалификационные требования к экономисту 2 категории закреплены в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который применяется наряду со стандартами. Требования следующие:

• образование — высшее профессиональное (экономическое);
• стаж работы — не менее трех лет в одноименной должности либо других инженерно-технических должностях.

Немного отличаются квалификационные требования к экономисту 1 категории — это:

• образование — высшее профессиональное (экономическое);
• стаж работы — не менее трех лет в должности экономиста 2-й категории.

В настоящее время отсутствуют специальные квалификационные требования к должности экономиста бюджетного учреждения, поэтому руководствуемся названными выше.

Специалист по документообороту — должностная инструкция

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный Стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

• при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
• при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
• на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

• грамотно сформулировать название должности;
• предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
• сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
• стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

• систему организации делопроизводства;
• схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
• организационную культуру и нормы делового этикета;
• правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
• структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
• порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
• правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

• правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
• Уставом хозсубъекта;
• локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
• административным распоряжениям и приказам;
• ПВТР;
• разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

• принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
• сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
• подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
• согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
• разрабатывать номенклатуры дел;
• проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
• контролировать своевременность подшивки документов в дел;
• оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
• проводить информационно-справочную работу;
• обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
• создать удобную и эффективную поисковую систему;
• составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
• подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
• выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

• игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
• игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
• саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

• запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
• доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
• получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?

Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления.

При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством.

Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

• Учет, контроль и хранение различных документов;
• Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
• Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
• Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

• основы права в части делопроизводства;
• нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
• порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
• основы программирования и обеспечения работы баз данных;

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами.

Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах.

Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста.

В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач.

Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии —  не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные Услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Документовед». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.

Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Документовед». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Автор статьи Юркин Алексей