Профессиональный стандарт для клерков

Профессиональный стандарт документоведа позволяет определить основные должностные параметры сотрудника: требуемый от него уровень компетенций и спектр выполняемых обязанностей. Сейчас он обязателен для бюджетных и контролируемых государством организаций, а в частном секторе его используют для актуализации кадровой документации и определения квалификационных критериев.

Нормы использования профстандартов

Применение профессиональных стандартов определяется:

Принятым в 2015 году 122-ФЗ, который внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс и Закон об образовании.
Статьей 195.3 ТК РФ где указано, что профстандарты обязательны, если квалификационные параметры для должности установлены законодательно.
Статьей 57 ТК, которая закрепляет необходимость профстандартов для профессий, имеющих по действующим законам льготы или ограничения.
Постановлением Правительства №584, где говорится, что профстандарты необходимы для бюджетных и контролируемых государством организаций.

Разъяснения по данным нормативным актам и практике их применения даны в Письме Минтруда №14-0/10/В-2253 от 04.04.2016-го года.

Как можно увидеть, пока профстандарты обязательны для определенных позиций, требования к которым даны в законодательстве, или для контролируемых государством организаций. В других случаях они используются в добровольном порядке для:

Актуализации трудовой документации (трудовых договоров, штатного расписания и пр.).
Предупреждения возникновения конфликтов с проверяющими документы инстанциями (ПФР, ФНС и пр.).
Установления квалификационных требований к сотрудникам и кандидатам.
Проведения переаттестации действующих работников.

Внимание! Пока сохраняют актуальность квалификационные справочники (ЕКС и ЕТКС) и работодатель сам может определить, какими документами руководствоваться. Но в будущем предполагается их объединение с профстандартами в единую систему.

Профстандарт документоведа

В 2017 году Минтруд ввел в действие профстандарт 07.004 специалиста по управлению документации. Он включает следующие разделы:

Вводная часть. В ней содержатся сведения о виде и группе профессиональной деятельности в соответствии с кодами ОКЗ и ОКВЭД.
Перечень профессиональных функций. Перечислены три обобщенные функции и 17 трудовых функций, составляющих их содержание. Например, обобщенная функция по документационному обеспечению деятельности организации включает разработку нормативных актов по вопросам документооборота, его организацию и ещё пять составляющих.
Подробная характеристика трудовых функций. Для каждой из трех обобщенных функций даны требуемые от сотрудника параметры опыта и образования, а также дополнительные условия, необходимые для его допуска к работе (например, прохождение медобследования). К примеру, обобщенная функция по документационному обеспечению требует высшего образования в форме бакалавриата и окончания соответствующих профильных курсов. Характеристика каждой из семнадцати трудовых функций содержит перечень рабочих действий, а также необходимых для их качественного выполнения знаний и умений. Например, функция по организации документооборота включает 9 действий, от анализа информационных потоков до проверки подлинности электронной документации. Для этого нужно разбираться в локальных актах, специфике функционирования системы электронного документооборота и пр.
В заключительной части присутствует информация о разработчиках документа.

Внимание! Документ не содержит некоторые должностные характеристики: порядок взаимодействия, полномочия, критерии ответственности за нарушения. Для их раскрытия используют должностные инструкции, штатное расписание и иную кадровую документацию.

Основы использования профстандартов

Внедрение профстандартов рекомендуется осуществлять в следующем порядке:

Изучение деятельности организации, в том числе её отраслевых особенностей.
Рассмотрение обязанностей действующих сотрудников и их соответствия профилю должности.
Поиск подходящих профстандартов и рассмотрение действующей кадровой документации на предмет соответствия их параметрам.
Внесение изменений в трудовую документацию организации (штатное расписание, правила распорядка, должностные инструкции).
Проведение организационных изменений: переименование должностей, перераспределение обязанностей и пр.

Для эффективного выполнения этих этапов рекомендуется сначала утвердить регламент, в котором определить план-график внедрения, ответственных и иные параметры.

Результаты данных преобразований для работодателя:

Закрепление квалификационных критериев, что поможет грамотно отсеять не соответствующих им претендентов.
Оценка уровня компетенции действующих сотрудников, что дает возможность требовать от них повышения уровня квалификации, в том числе путем прохождения дополнительного обучения.
Проведение переаттестации работников.

Внимание! Пока Трудовой кодекс не устанавливает возможность увольнения сотрудника, если он не соответствует параметрам профстандартов. Это невозможно, даже если он не согласен пройти дополнительное обучение. В данной ситуации можно воспользоваться статьей 72.1 ТК, предложив сотруднику переход на менее ответственную позицию.

Профессиональный стандарт делопроизводителя помогает определить круг задач работника, требуемые от него навыки и его уровни квалификации. По действующему законодательству он обязателен для госсектора, а компании из частной сферы применяют его для профилактики конфликтов с проверяющими инстанциями, а также для корректного формирования списка требований к претендентам на позиции.

Правовые основы профстандартов

Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство началось в 2015-м году, с принятием Федерального закона №122-ФЗ. На его основе были проведены следующие изменения:

В Трудовой кодекс была внесена статья 195.3. В ней говорилось, что профстандарты обязательны для профессий, к которым в законах особо установлены квалификационные требования. Эти положения были подтверждены статьей 57 ТК РФ, которая установила их необходимость для позиций, имеющих законодательно оформленные льготы или ограничения.
Правительством было принято Постановление №584, обязавшее использовать профстандарты организации, находящиеся под государственным контролем (бюджетный характер или доля государства свыше 50%).

Для разъяснения положений этих актов на практике Минтруд дополнительно издал Письмо №14-0/10/В-2253. На основе данных актов можно сказать, что профстандарты необходимы:

Когда организация находится под полным или частичным контролем государства (доля в капитале больше 50%).
Когда для позиции законодательно установлены особые требования – льготы, компенсации, квалификационные параметры.

В иных случаях они внедряются в практику на добровольной основе для получения некоторых плюсов:

Корректировки имеющейся трудовой документации, что не только помогает навести порядок в документообороте, но и снижает вероятность конфликтов с контролерами (ФНС, трудовая инспекция и пр.).
Закрепления квалификационных параметров для действующих сотрудников и кандидатов.
Получения возможности корректно указывать сотрудникам на необходимость дополнительных мер по повышению квалификации.
Проведения аттестации или переаттестации работников.

Внимание! Вместе с профстандартами сохраняют силу должностные классификаторы (ЕКС, ЕТКС). Работодатель вправе выбрать предпочтительный документ при решении кадровых вопросов.

В 2015-м году приказом Минтруда был принят стандарт 07.002 для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. В него входят четыре раздела, содержащие основные характеристики деятельности делопроизводителя.

Во вводной части содержится группа и вид деятельности по классификаторам ОКВЭД и ОКЗ.

Вторая часть дает перечень обобщенных функций, лежащих в основе профессии, а также их составляющих. Насчитывается 4 обобщенных функции и 24 их составляющих. Так, обобщенная функция по документационному обеспечению работы организации включает три составляющих:

организация работы с документами;
их хранение;
обработка дел для дальнейшего хранения.

Для функций и их составляющих приведены коды и уровни (подуровни) квалификации, нужные специалисту для их выполнения.

Третий раздел состоит из перечня функций с их подробными характеристиками. Для каждой обобщенной профильной функции приведены следующие параметры:

наименование и происхождение;
требования к образованию и рабочему опыту специалиста;
критерии для допуска специалиста к работе;
прочие характеристики.

Так, делопроизводителю для выполнения обязанностей по обеспечению документационной деятельности нужно среднее профессиональное образование.

Для составляющих трудовых функций приведены следующие характеристики:

трудовые действия;
нужные специалисту для их выполнения знания и умения;
прочие характеристики.

Например, для составляющей «Организация работы с документами» приведены:

десять трудовых действий (прием и первичная обработка документации, её регистрация и пр.);
пять умений в практической области (уметь пользоваться БД, СПС и т.д.);
нужные от специалиста знания в девятнадцати областях (понимание структуры организации, порядка обработки документов и пр.).

В заключительную часть документа входит список его организаций-разработчиков.

Внимание! Часть должностных характеристик (полномочия, льготы и пр.) отсутствуют в документе. Для освещения этих аспектов дополнительно используется должностная инструкция.

Нюансы внедрения профстандартов

Корректное применение профстандартов обычно включает следующие стадии:

Создание регламента, регулирующего процессы внедрения. В нем должны содержаться порядок этапов, их продолжительность, ответственные лица.
Рассмотрение организации, её отраслевых особенностей, иерархической структуры, нагрузки сотрудников.
Нахождение профстандартов, подходящих для профиля деятельности сотрудников.
Изменение на их основе действующей трудовой документации.
Документирование новых параметров квалификации сотрудников.
Анализ, на основе новой документации, нагрузки работников, соответствия обязанностей их позициям и прочих кадровых аспектов.
Проведение изменений в организационной структуре – освобождение сотрудников от непрофильных обязанностей, переименование позиций и т.д.

В итоге работодатель приобретет возможности корректно отказывать кандидатам, проводить переаттестацию действующих работников, требовать от них прохождения профильного обучения для повышения квалификации.

Внимание! Трудовой кодекс не предполагает возможности увольнения сотрудника за его несоответствие параметрам, установленным в профстандарте. В этом случае можно предложить ему переход на другую позицию по ст. 72.1 ТК.