Профессиональный стандарт клерка 2023 и должностная инструкция главного секретаря

Профстандарты имеют одинаковое «прокрустово ложе», в которое вливается уникальное содержимое. Научитесь читать один профстандарт, сможете прочесть и другие. Автор учит этому на примере профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», где описаны требования к секретарю-администратору, секретарю руководителя, помощнику руководителя, делопроизводителю и др.
Объясняем, что могут почерпнуть из него работодатель, сам работник и образовательная организация. Как ориентироваться в логике изложения материала. Какие уровни квалификации нужны для выполнения работы в сфере ДОУ. Какие обобщенные трудовые функции описаны, из каких конкретных трудовых функций и действий они состоят, какие знания и умения нужны для их качественного выполнения. Для какой работы какой уровень образования и опыт требуются, какие дополнительные требования могут предъявляться. Какие наименования должностей для какого функционала уместны.

Согласно приказу Минтруда России от 29.04.2013 № 170н в профстандартах используются термины и определения, которые нам далее пригодятся:

• вид профессиональной деятельности (ВПД) – совокупность обобщенных трудовых функций, имеющих близкий характер, результаты и условия труда;
• обобщенная трудовая функция (ОТФ) – совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном (или бизнес-) процессе;
• трудовое действие (ТД) – процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.

Для того чтобы разобраться, как работать с профстандартом и как применять его разделы для должностей сотрудников, необходимо уметь правильно его читать.

Таблица 1. Что дает профессиональный стандарт разным пользователям

И первое, что нужно понять: стандарт пишется не на должность или профессию, а на вид профессиональной деятельности с указанием требований к разным уровням квалификации, которые есть в ВПД.

Структура профессионального стандарта

Каждый профстандарт имеет четкую структуру и содержание, что облегчает работу с ним. Причем структура унифицирована – в любом профстандарте в одинаковых разделах вы увидите одинаковый тип информации.

Таблица 2. Структура профессионального стандарта

Уровни квалификации

В соответствии с приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 148н предусмотрено 9 уровней квалификации, которые помогают более детально составить квалификационное описание трудовых функций работников. Уровень квалификации определяет требования к умениям, знаниям в зависимости от полномочий и ответственности работника. И чем выше уровень квалификации, тем выше требования к работнику.

В Таблице 3 показана единая для всех профстандартов логика, просто в каждом конкретном профстандарте она наполняется своим содержанием (см. примеры в Таблице 4).

Таблица 3. Логика уровней квалификации в профстандартах

Условно 9 уровней квалификации в профстандартах можно разбить на 3 группы:

• 1–3 уровень – наиболее простые трудовые функции с индивидуальной ответственностью, т.е. только за свою работу;
• 4–6 уровень – деятельность специалистов;
• 7–9 уровень – наиболее сложные обязанности руководителей.

Должность делопроизводителя обычно утверждается в любой средней или крупной компании. Главная функция этого специалиста – это организация и выполнение работ по документационному обеспечению организации. Должностная инструкция делопроизводителя в 2023 году должна отражать должностные обязанности и права работника, требования для занятия должности и применяемые меры ответственности за ненадлежащее исполнения возложенных задач.

Что учитывать при составлении инструкции?

При подготовке должностной инструкции делопроизводителя нужно учитывать несколько моментов.

Во-первых, в РФ утвержден Общеотраслевой квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, включающий подраздел «Делопроизводитель», где расписаны должностные обязанности, требования относительно квалификации и необходимых умений, знаний подобных сотрудников.

Во-вторых, 15.07.2020 года Минтруд своим приказом утвердил Профстандарт №333н, который регламентирует организационно-правовой статус специалистов по организационному и документационному обеспечению управления в организации, в том числе и делопроизводителей.

В-третьих, в вышеуказанных нормативных актах перечислены только общие требования к навыкам делопроизводителя. Однако каждая компания может дополнить или расширить перечень основных прав и обязанностей специалиста, отразив это в должностной инструкции. При этом необходимо учитывать отраслевую специфику организации, ее размер, количество штатных единиц делопроизводителей и другие моменты.

Структура должностной инструкции

Любая должностная инструкция включает в себя 4 базовых раздела:

• Раздел 1 – Общие положения.
• Раздел 2 – Должностные обязанности.
• Раздел 3 – Права.
• Раздел 4 – Ответственность.

Иногда включают дополнительные разделы, например, об условиях труда, взаимосвязях с другими структурными подразделениями компании или о порядке пересмотра должностной инструкции.

Разделы состоят из пунктов. Инструкция составляется в единственном экземпляре в форме:

• отдельного документа;
• приложения к трудовому договору.

Начать следует с названия документа – «Должностная инструкция делопроизводителя». Если фирма небольшая, организация делопроизводства может быть возложена на секретаря, помощника руководителя или ассистента. В таком случае и название документа будет соответствующее, например, «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».

Далее рассмотрим содержание инструкции в разрезе каждого из основных блоков.

Также необходимо определить:

• кому непосредственно подчиняется работник, например, руководителю службы делопроизводства или заведующему канцелярии, заместителю генерального директора либо генеральному директору;
• кто замещает работника в период его временного отсутствия на работе.

Отдельным пунктом выделите требования к образованию, обучению, практическому стажу. Согласно профстандарту к работникам, обобщенной трудовой функцией которая является документационным обеспечением деятельности организации, предъявляются следующие требования:

• образование и обучение – среднее профильное профессиональное образование либо среднее не профильное профессиональное образование и дополнительное профобразование по дополнительным профессиональным программам;
• опыт практической работы – не требуется.
• особые условия допуска к работе – не предусмотрены.

Далее следует перечислить, какими знаниями и умениями должен владеть делопроизводитель. Вот примерный список того, что должен знать такой работник:

• нормативно-правовую базу, регулирующую механизм документационного обеспечения управления;
• структуру компании, руководство структурных подразделений;
• правила работы с документацией, модернизированные информационные технологии работы с документами;
• системы скоростного письма;
• алгоритм работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними актами;
• типовые сроки исполнения документов;
• механизм подготовки аналитических справок по организации работы с документацией;
• порядок создания и ведения баз данных документов;
• системы электронного документооборота;
• нормы архивирования документов;
• правила охраны труда;

Наконец, перечислите, какими нормативными и внутренними актами руководствуется делопроизводитель в своей деятельности. Например:

• нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• уставом компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями директора компании и непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

В этом разделе необходимо четко прописать все обязанности делопроизводителя. Если в штате есть несколько специалистов, занимающихся делопроизводством, трудовые функции каждого из них можно разграничить, поручив таким образом каждому работнику определенный участок работы.

Вот примерный список того, чем занимается делопроизводитель:

• подготавливает номенклатуры дел;
• контролирует правильность оформления документов;
• формирует дела, формулирует их заголовки;
• организовывает учет, хранение и передачу в соответствующие подразделения документацию;
• контролирует передачу дел в архив;
• систематизирует документы внутри дела;
• обеспечивает сохранность и защиту документов в компании;
• принимает и регистрирует корреспонденцию;
• отправляет исполнительную документацию по адресатам;

Для эффективного исполнения трудовых функций делопроизводитель наделяется рядом профессиональных прав. Объем этих полномочий необходимо четко соотнести с объемом поставленных перед специалистом повседневных задач. Вот примерный перечень трудовых прав делопроизводителя:

• изучать и анализировать проекты решений администрации, что касаются его работы;
• запрашивать у руководства необходимые для выполнения трудовых обязанностей документы и информацию;
• вносить на рассмотрение администрации различные предложения, замечания относительно совершенствования документационного обеспечения организации;
• принимать решения самостоятельно в пределах своей компетенции;
• право на нормальные условия труда;

В этом разделе необходимо прописать общие принципы ответственности делопроизводителя как штатного специалиста. В зависимости от характера и тяжести нарушения к нарушителю может быть применено дисциплинарное взыскание, а также административные и уголовные санкции. Материальный ущерб также подлежит возмещению.

Делопроизводитель отвечает за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, в том числе за нарушение правил хранения документов, за их утрату или порчу, за раскрытие конфиденциальных данных, за игнорирование правил внутреннего трудового распорядка.

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Составление регламента включает несколько этапов.

На начальной стадии принимается решение о необходимости подготовки должностной инструкции. Определяется лицо, ответственное за составление проекта документа. Как правило, подобная задача поручается юристу, кадровику либо другому компетентному специалисту.

Далее проект согласовывается с начальником службы делопроизводства, а затем подается на утверждение генеральному директору.

Наконец, с готовой инструкцией должен ознакомится сам работник. Ознакомление обязательно подтверждается подписью ознакомляемого.

На что еще обратить внимание при подготовке документа?

Приказ Минтруда №333н значительно упрощает процедуру разработки должностной инструкции делопроизводителя. Ведь со стандарта можно списать квалификационные требования, необходимые умения и знания, должностные обязанности. Однако для коммерческих предприятий положения профстандарта являются рекомендуемыми. Другая ситуация складывается с бюджетными учреждениями. Если речь идет о делопроизводителе в школе, в ДОУ или в больнице, то применение профессионального стандарта обязательно.

Если в штате несколько делопроизводителей, то при подготовке должностных инструкций на каждого такого работника разделы 1, 3, 4 («Общие положения», «Права», «Ответственность») можно продублировать. А вот раздел 2 «Должностные обязанности» необходимо расписать для каждого отдельно, учитывая специфику именно этой конкретной должности.

Кроме профстандарта, следует ориентироваться и на профильное законодательство. Например, если речь идет о подготовке инструкции делопроизводителя в детском саду или лицее, необходимо учесть соответствующее нормы ФЗ №273 «Об образовании».

Насколько полезной оказалась эта статья?

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 – Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 – Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 – По России, звонок бесплатный

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вопрос в тему

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

ействительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, ­закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.

Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать ­обязательными для применения:

• в государственных органах и
• органах местного самоуправления,
• в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих ­государственную или муниципальную собственность,
• а также во внебюджетных фондах.

Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к ­образованию и опыту работы.

Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.

Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

• о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
• о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
• о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

• Помощник руководителя.
• Секретарь руководителя.
• Делопроизводитель.
• Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

В чем заключаются должностные обязанности?

Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:

• Требования, которые предъявляются к уровню образования.
• Требования относительно опыта работы.
• Необходимые навыки и знания.
• Должностные обязанности.

Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.

Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.

Исходя из этого, очевиден вывод о том, что профстандарт «секретаря» не является так называемой догмой. Ему не удастся следовать неукоснительно.

Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:

• для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
• для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
• для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
• для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.

В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?

По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.

Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.

Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.

По профстандарту секретарь руководителя должен:

• планировать рабочее время секретаря и самого руководителя;
• организовывать переговоры руководителя с другими лицами и компаниями;
• заниматься организацией командировок, в которые планирует поехать руководитель;
• организовывать работу с посетителями, которые находятся в приемной руководителя;
• подготавливать необходимое для организации конференций;
• организовывать и контролировать исполнение решений, которые поручает руководитель;
• организовывать и поддерживать рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной;
• составлять и оформлять управленческие документы;
• работать с документами, которые поступают в приемную руководителя;
• организовывать в приемной руководителя хранение документации;
• обеспечивать руководителя необходимой информацией;
• организует информационное взаимодействие между руководителем и должностными лицами.

О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту

К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:

• Эффективно планировать рабочее время.
• Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
• Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
• Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
• Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
• Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
• Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
• Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.

Пишет статьи, в которых отвечает на важные и популярные вопросы наших читателей. Описывает примеры из судебной практики, раскрывает ответы на часто задаваемые вопросы в гражданско-правовой сфере, в трудовом праве. Компетенции автора позволяют писать статьи на легком и простом языке. Окончила Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), кафедра «Гражданское право и процесс», специальность «Юрист» Гражданско-правовой профиль.

Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?

соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» в России появляется новый вектор развития профессиональных квалификаций, который представляет собой совокупность механизмов регулирования:

• спроса на квалификации работников со стороны рынка труда и
• предложения квалификаций со стороны системы образования.

Национальная система должна быть построена на основе:

• разработки комплекса профессиональных стандартов, закрепляющих требования к квалификациям,
• проведения обучения и подготовки кадров в соответствии с требованиями профессиональных стандартов, а также
• построения системы оценки соответствия работников требованиям профессиональных стандартов.

В Указе также было дано поручение Правительству разработать к 2015 году и утвердить не менее 800 профессиональных стандартов!

Что такое профессиональный стандарт

В ст. 195.1 Трудового кодекса РФ дается определение двух взаимосвязанных понятий:

• квалификация – это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. То есть это комплекс показателей, которые необходимы для выполнения определенного вида профессиональной деятельности и которые позволяют оценить соответствие работника конкретной должности;
• профессиональный стандарт характеризует квалификацию, необходимую работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в т.ч. выполнения определенной трудовой функции.

Профессиональные стандарты разрабатываются на виды профессиональной деятельности и включают описание квалификационных требований к группе должностей. Например, есть отдельные профстандарты, охватывающие деятельность:

• по документационному обеспечению управления,
• административно-хозяйственную,
• по архивному делу и т.д.

Все профессиональные стандарты имеют одинаковую структуру, утвержденную приказом Минтруда России от 12.04.2013 № 147н «Об утверждении Макета профессионального стандарта». Объясним структуру профстандарта (для наглядности смотрите далее процитированный фрагмент профстандарта на сером фоне с нашими цифровыми отметками в кружках, одинаковыми цифрами помечена однотипная информация, которая фигурирует в разных блоках стандарта).

Начинается профстандарт с так называемой «функциональной карты вида профессиональной деятельности» в разделе II. В этой карте выделяются основные направления деятельности, которые осуществляются в данной профессиональной области. В терминологии профстандартов они называются «обобщенными трудовыми функциями» (отмечено «1»). Для каждой обобщенной трудовой функции установлен уровень необходимой квалификации работника (отмечено «6») и состав «трудовых функций» («2»).

Следом за функциональной картой идет раздел III c блоками, в которых более подробно характеризуется каждая обобщенная трудовая функция («1»). В рамках этой характеристики перечисляются трудовые функции («2») и конкретизируется содержание работ по ним. То есть перечисляются мелкие операции или «трудовые действия» (отмечено «3»), из которых каждая работа состоит.

Для каждой обобщенной трудовой функции названы возможные наименования должностей / профессий («4»), которые могут осуществлять эту деятельность, а также определены требования к образованию и обучению («5»), опыту практической работы, могут быть установлены особые условия допуска к работе и др.

На сайте Минтруда России можно посмотреть список всех принятых отечественных профессиональных стандартов, там удобно находить нужный. В программно-аппаратном комплексе «Профессиональные стандарты» по адресу http://www.profstandart.rosmintrud.ru размещены:

• реестр профессиональных стандартов,
• реестр областей и видов профессиональной деятельности,
• реестр трудовых функций, а также
• классификационные справочники (включая ЕТКС и ЕКС).

На начальной странице интернет-ресурса есть кнопка «Найти профессиональный стандарт» (отмечена цифрой 1 на Рисунке 1), которая позволяет искать профессиональные стандарты по различным показателям («2» там же), например, по трудовой функции, виду профессиональной деятельности и др.

Рисунок 1. Программно-аппаратный комплекс «Профессиональные стандарты» на сайте Минтруда России по адресу http://www.profstandart.rosmintrud.ru

Какие профессиональные стандарты регулируют деятельность специалистов в сфере ДОУ

Деятельность специалистов, занятых в сфере документационного обеспечения управления, регулируется двумя основными профессиональными стандартами:

Также к этой области частично можно отнести профессиональные стандарты:

Названные профессиональные стандарты в реестре отнесены к Административно-управленческой и офисной деятельности и имеют коды соответственно 07.002, 07.004, 07.003 и 07.006.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» включает обобщенные трудовые функции, отмеченные во фрагменте этого документа цифрами «1».

К должностям, обеспечивающим эти функции, относятся:

• секретарь-администратор (традиционно работник с таким функционалом в организациях называется «секретарь на ресепшн»), он занимается приемом и распределением телефонных звонков, организует работу с посетителями;
• делопроизводитель, который осуществляет некоторые (в основном технические) функции по работе с документами, организацию их текущего хранения и подготовку к передаче в архив;
• секретарь руководителя, нацеленный на решение задач, связанных непосредственно с деятельностью руководителя организации, включая планирование его рабочего дня, организацию телефонных переговоров, командировок, работу с посетителями в приемной руководителя, организацию работы с документами и др.;
• помощник руководителя, деятельность которого связана с информационным обеспечением деятельности руководителя (она имеет большую аналитическую составляющую, чем деятельность секретаря руководителя).

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н)

В целом, какие должности по данному профстандарту какие обобщенные функции выполняют и к какому уровню квалификации относятся, лучше показать таблицей.

Таблица 1. Трудовые функции, описанные профстандартом «Специалист по органи- зационному и документационному обеспечению управления организацией»

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации» включает следующие обобщенные трудовые функции:

• документационное обеспечение управления организацией,
• руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией,
• управление документацией организации.

К должностям, обеспечивающим эту деятельность, относятся:

• документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ), который осуществляет все виды работ по ДОУ, занимается организацией документооборота, проектированием и внедрением СЭД, организацией оперативного хранения документов;
• руководитель подразделения ДОУ (департамента, управления, службы, отдела), который возглавляет работу подразделения и несет ответственность за все виды работ по ДОУ в организации;
• управляющий документацией или заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией – специалист, выведенный на второй уровень управления, занятый вопросами стратегического планирования и организацией построения системы управления документацией организации.

Таким образом, первый профильный профстандарт в сфере ДОУ в большей степени включает работы, связанные с обеспечением деятельности руководителя, дает характеристику секретарским должностям разных категорий, а также может быть применен в небольшой организации для работников, совмещающих функции секретаря и делопроизводителя.

А второй профильный профстандарт нацелен на обеспечение деятельности отдельного структурного подразделения – службы ДОУ в средней или крупной организации. Он также включает характеристику управляющего документацией, наличие которого характерно для крупных корпораций, в них деятельность по управлению документами приравнена по значимости к производственной, финансовой, проектной и иным ключевым сферам деятельности.

Профстандарты или квалификационные справочники?

Кроме профессиональных стандартов типовые квалификационные требования определены в таких нормативно-методических документах, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих поиском в справочной правовой системе удалось найти характеристики для 10 специалистов, в наименовании которых фигурирует слово «секретарь» (и тут надо обращать внимание не только на подходящие наименования специальности, но и на сферу деятельности организации):

1. В Общеотраслевых квалификационных характеристиках должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) нашлись:

• корпоративный секретарь акционерного общества,
• секретарь-машинистка,
• секретарь незрячего специалиста,
• секретарь руководителя;
• ученый секретарь.

2. В Квалификационных характеристиках должностей работников образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н):

3. В Квалификационных характеристиках должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 № 1н):

• ученый секретарь совета учреждения,
• ученый секретарь совета факультета (института).

4. В Квалификационных характеристиках должностей работников культуры, искусства и кинематографии (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 30.03.2011 № 251н):

• ученый секретарь библиотеки, централизованной библиотечной системы;
• ученый секретарь музея (зоопарка).

А «референт» в ЕКС нашелся только один – лишь в Квалификационных характеристиках должностей работников организаций атомной энергетики (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 № 977).

В отличие от профстандартов квалификационные справочники построены таким образом, что содержат характеристики для каждой отдельной должности, работы или профессии. Анализ ЕКС показывает, что он недостаточно точно отражает реалии современного рынка труда – называет не все должности, не учитывает актуальные требования к уровню образования специалистов, содержит лаконичные характеристики квалификации работников и описание их должностных обязанностей.

Работа по подготовке профстандартов велась буквально последние годы, некоторые разрабатываются в текущий момент, некоторые, прежде разработанные, уже обновляются. Потому профстандарты являются самыми актуальными документами, содержащими требования к квалификациям работников. Кроме того, к их разработке привлекаются эксперты из образовательных учреждений, государственных органов и бизнес-сообщества, что позволяет подготовить более всесторонние характеристики различных видов профессиональной деятельности. Они дают более широкие возможности для работы по улучшению качества персонала.

На данный момент и квалификационные справочники, и профессиональные стандарты приравнены по своей значимости. Но обратите внимание на абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где говорится, что в случае, когда для какой-либо должности, специальности или профессии в правовых актах РФ установлены особые условия, определенные компенсации, льготы или ограничения, эти должности (специальности, профессии) должны называться в соответствии с квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Работодатели при этом вправе самостоятельно выбирать, на какой нормативно-методический документ ориентироваться.

Однако следует отметить, что разработчики профессиональных стандартов старались увязывать новые наименования с уже существующими в различных классификаторах и справочниках. Так в разделе I «Общие сведения» наименование вида профессиональной деятельности указывается с учетом Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД) и Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ), а в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций» наименование должностей и профессий соотносятся с ЕКС и ЕТКС. И только в случае отсутствия аналога в соответствующей графе профессионального стандарта стоит прочерк.

В случае противоречий, в т.ч. в части квалификационных требований, между профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, рекомендуется пользоваться профстандартами, как документами более современными, однако это остается на усмотрение работодателя.

В перспективе, когда будет разработан весь объем профессиональных стандартов и будут покрыты все отрасли и виды профессиональной деятельности, планируется отмена ЕКС и ЕТКС. Однако этот процесс, скорее всего, будет проходить в течение достаточно длительного времени.

Для кого профстандарты обязательны

Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.

Более детально вопросы применения профстандартов раскрыты в ст. 195.3 ТК РФ: если какие-либо квалификационные требования, необходимые работнику для осуществления конкретной трудовой функции, установлены в правовых актах РФ, применение профессиональных стандартов в отношении этих требований является обязательным.

При этом другие квалификационные требования из этих же профстандартов, обязательность которых не установлена законом, могут быть использованы работодателем в качестве основы для определения своих требований к квалификации работника. Другими словами, могут применяться частично, дополняться или изменяться работодателем с учетом специфики организации и выполняемой работы.

Также для государственных внебюджетных фондов РФ, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий, государственных корпораций, государственных компаний и хозяйственных обществ, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности, действует постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584. Данной категории организаций это постановление предписывает иметь утвержденные планы по организации применения профессиональных стандартов. Такие планы должны включать список подлежащих к применению профессиональных стандартов, сведения о потребности в профессиональном образовании, профессиональном обучении кадрового состава, список локальных нормативных актов, применяемых с целью реализации положений профессиональных стандартов. Также в этих планах определяются этапы применения профессиональных стандартов. Реализация указанных планов должна быть завершена 1 января 2020 г. С этого момента для данных категорий организаций профстандарты окончательно становятся обязательными в части требований к квалификации, необходимой для выполнения трудовой функции.