Профстандарт начальник отдела продаж

Правила оформления и разработка должностной инструкции менеджера по продажам

Время на чтение: 8 минут

Дата публикации: 15.02.2020

Должностная инструкция менеджера по продажам – документ, определяющий взаимоотношения между специалистом и руководством компании. Она детально описывает требования к сотруднику. Например: какой квалификацией он должен обладать, его трудовые функции и порядок подчинения.

Профстандарт

Профессиональный стандарт – важная характеристика, необходимая для поддержания динамичного развития рынка труда, так как она определяет те знания и навыки, которые нужны работнику для осуществления необходимых функций.

При составлении ДИ для данного специалиста опираются на два профессиональных стандарта:

Специалист по продажам в автомобилестроении. Утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от «9» октября 2014 г. №678н.
Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем. Утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 5 октября 2015 г. №687н.

В них прописаны основные компетенции и квалификации, которые рекомендуют использовать в ДИ.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Распоряжение по созданию должностной инструкции обычно поступает от управленца компании нескольким сотрудникам. Практика показала, что наиболее результативной является совместная разработка документа, так как это помогает всесторонне взглянуть на реальное положение дел и внести в документ важные корректировки.

Инструкция согласовывается работниками кадровой и юридической службы, а также руководителем отдела. После документ передают директору организации для его утверждения.

Внимание! Инструкция создается не под конкретное лицо, а под специальность сотрудника, которому вменяются обязанности. Так при его замене другой штатной единицей корректировать документ не придется, так как функции, права и обязанности остаются неизменными.

На сегодня не существует строго установленного порядка по составлению должностной инструкции. Организация может создавать шаблон документа на свое усмотрение, дополнять его или корректировать в соответствии с запросами компании. Большинство организаций используют данную структуру:

Основные положения.
Должностные обязанности.
Права менеджера по продажам.
Ответственность.

Иногда содержание инструкции может быть расширено, за счет дополнительного пункта: «Прочие условия».

Общие положения

Указываются категория, квалификация, образование, стаж сотрудника, а также у кого он находится в подчинении. Менеджер по продажам:

Обязанности

Занимается поиском потенциальных клиентов, собирает информацию о них.
Ведет деловые переговоры с заказчиками дистанционно или организуя личные встречи.
Занимается приемом и обработкой поступающих заказов, оформляет соответствующие документы.
Выявляет потребности клиентов в реализуемой фирмой продукции или услугах.
Согласовывает заказы, организует поставку товаров или услуг, контролирует их отгрузку.
В соответствии с договором отслеживает своевременную оплату за оказанные услуги.
Ведет рабочую и отчетную документацию.
Мотивирует клиентов на выгодную и долгосрочную работу с фирмой, в соответствии с утвержденными планами стимулирования сбыта.
Составляет планы продаж.
Информирует клиентов обо всех изменениях в ассортименте, ценах, акциях и сроках поставки продукции на склад.
Учавствует в планировании и реализации новых проектов, маркетинговых мероприятиях, рекламных кампаниях.

Права работника

Менеджер по продажам имеет право:

своевременно получать необходимую информацию, в том числе конфиденциальную;
самостоятельно действовать в пределах своей компетенции;
предлагать дирекции способы развития отдела и организации в целом;
сообщать о выявленных проблемах в работе, а также предлагать варианты по их решению;
повышать свою квалификацию с помощью специальных курсов, мастер-классов и обучающих мероприятий;
требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения своих прямых обязанностей.

Ответственность

Менеджер по продажам несет ответственность:

За невыполнение и/или халатное отношение к своим обязанностям.
За причинение материального вреда.
За распространение конфиденциальной информации, коммерческой тайны.
За нарушение правил трудовой дисциплины и распорядка.
За негативные последствия своих решений.
За нарушение правил техники безопасности и пожарной безопасности.

Формулировки в инструкции стоит прописывать чётко и понятно, без возможности двойного толкования. Тогда наличие ДИ станет выгодно обеим сторонам. При возникшем взаимном недопонимании прописанные в ней правила, расставят всё по своим местам. Начальство не скинет дополнительную работу, а руководство в свою очередь сможет спрашивать с сотрудника исполнение обязанностей в полной мере.

Ведущий юрист сайта. Стаж – 26 лет. Закончил Московский государственный юридический университет имени О. Е. Кутафина. Все виды юридической поддержки для физ.лиц, ИП, организаций.

Профессиональный стандарт менеджера по продажам необходим работодателям для определения спектра операций продажников и выявления их квалификации.

Нормативные акты по профстандартам

В Федеральном законе 122-ФЗ, утвержденном в 2015-м году, содержатся основные положения, регулирующие обязательное и добровольное применение профстандартов.

Обязательное применение необходимо в случаях, когда:

Для определенной должности законодательно указаны квалификационные параметры (ст. 195.3 ТК РФ).
Для профессии указаны в трудовом законодательстве ограничения или права на льготы и компенсации (ст. 57 ТК РФ).
Работодатель принадлежит государству или имеет бюджетную форму собственности (Постановление Правительства РФ №584).

В остальных случаях работодатель может использовать профстандарты на добровольной основе для определения квалификационных параметров (ч. 2. ст. 195.3 ТК РФ). Также их применение может принести следующие выгоды:

Помочь в создании системы параметров, на базе которых проводится оценка персонала.
Актуализировать трудовую документацию, что необходимо для профилактики споров с государственными контролирующими организациями.
Создать основу для массовой оценки и последующей аттестации сотрудников.
Определить потребность в специалистах, которым необходимо повысить свой профессиональный уровень.

Важно подчеркнуть, что эти и прочие преимущества работодатель получает на надежной нормативной основе, благодаря профстандартам, пользующимся значительной поддержкой государственных организаций.

Внимание! Минтруд отдельно разъяснил основные аспекты действия профстандартов в Письме №14-0/10/В-2253.

Особенности профстандарта для менеджера по продажам

Профстандарт 06.029, содержащий описание деятельности менеджеров по продажам информационных систем, может быть применён к деятельности продажников из любой отрасли. Он включает четыре части.

В первом разделе указаны цель профессии, её отношение к группам и видам экономической деятельности.

Вторая часть включает функциональную карту профессии. В ней перечислены шесть обобщенных трудовых функций. Каждая из этих функций включает более простые функции (составляющие), которых насчитывается 25 штук. К примеру, обобщенная функция по продаже типовых решений включает четыре составляющие:

поиск потенциальных клиентов;
подготовку предложений о покупке и сопутствующей коммерческой документации;
установление и поддержание взаимодействия с действующими клиентами;
контроль за качеством поставляемой продукции.

В третьей части содержится более подробная характеристика всех функций и составляющих. По каждой обобщенной функции дана следующая информация:

возможные наименования специалистов по продажам, готовых к данной работе;
требования к их образованию и опыту;
дополнительные правила по их допуску к работе;
прочие сведения.

Так, для упомянутой функции по продаже типовых решений приведены:

шесть классов специалистов, готовых её выполнять – менеджер по продажам, специалист отдела продаж и пр.;
образование – высшее или среднее, также требуется профильное дополнительное обучение;
опыт – от полугода в сфере соответствующих продаж.

Для каждой составляющей имеются следующие данные:

трудовые действия;
знания и умения, нужные для их выполнения.

К примеру, для составляющей по поиску потенциальных клиентов приведены:

десять операций, совершаемых менеджером по продажам в рамках этой составляющей – сбор данных по клиентам, ведение баз данных по ним и пр.;
шесть нужных практических навыков – ведение коммерческих переговоров, обработка больших массивов данных и пр.;
теоретические знания в 11 областях – основы психологии, деловой этики и т.д.

Вся информация, содержащаяся в разделе, помогает работодателю определить функции менеджера по продажам и ожидаемый уровень его квалификации.

В заключительной части документа даны сведения по организациям, принимавшим участие в его составлении.

Внимание! Такие аспекты работы, как полномочия, льготы, потенциальная ответственность за нарушения, разобраны в должностной инструкции.

Внедрение профстандартов в документооборот работодателя

Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство обычно проходит следующие этапы:

Создание регламента, в котором разбираются основные параметры внедрения: сроки, планы, ответственные лица, затрагиваемые должности и работники.
Анализ отраслевой специфики деятельности компании-работодателя и её персонала.
Изменение кадровой документации с помощью соответствующих профстандартов.
Закрепление на основе обновленной документации требований к уровням квалификации сотрудников.
Преобразования в организационной составляющей деятельности компании: перераспределение обязанностей, внедрение новых позиций и пр.

После завершения комплекса этих преобразований управленцы компании приобретут новые инструменты по контролю деятельности подчиненных. Так, если какой-то менеджер по продажам не будет подходить под требования, изложенные в профстандарте, то его можно будет отправить проходить дополнительное обучение.

Какую ответственность предусматривает должностная инструкция руководителя отдела продаж

Время на чтение: 4 минуты

Руководящая должность подразумевает тесную работу с подчиненными. Должностная инструкция позволяет выстроить основу рабочих взаимоотношений, в результате чего повышается эффективность командной работы и снижается частота конфликтов, вызванных из-за недопонимания.

Руководитель отдела продаж или РОП – лицо компании. Он выстраивает работу таким образом, чтобы обеспечить компании максимальную прибыль. Обычно обязанности заключаются в руководстве отделом, разработке планов и контроле его выполнения, анализе данных, общении с подчиненными и клиентами.

1 июля 2016 года в силу вступили изменения в Трудовом Кодексе РФ (ФЗ от 2.05.2015 г. №122-ФЗ), связанные с профессиональными стандартами. Несмотря на это, некоторые компании не владеют информацией какие должности должны соответствовать профессиональному стандарту.

Для исключения недопонимания достаточно зайти в реестр профстандартов, созданный Министерством Труда Российской Федерации и уточнить, подлежит ли тот или иной сотрудник соответствовать простандарту.

Для всех специалистов, работающих в оптовой сфере, создан профессиональный стандарт «Специалист оптовых продаж товара». Это касается таких должностей, как:

руководитель отдела продаж;
коммерческий директор;
торговый представитель;
региональный представитель;
менеджер экспортных или тендерных продаж;
оператор.

Если для конкретной должности нет обязательного профстандарта, желательно создать собственный список стандартов. Это облегчит работу и поможет добиться большего результата.

Кто составляет ДИ?

В зависимости от штата компании вопросами трудоустройства и связанными с этим нюансами может заниматься как руководство компании, так и специально созданный отдел. Порядок разработки должностной инструкции для руководителя отдела продаж может быть четко регламентирован, но за его отсутствие наказания не предусмотрено, поэтому в каждой организации устанавливаются индивидуальные правила.

Важно! Должностная инструкция – значимый документ, играющий большую роль как для сотрудника, так и для работодателя, поэтому стоит внимательно относиться к каждому пункту при составлении и подписании.

Правила оформления документа

Форма инструкции не утверждена законодательством Российской Федерации, поэтому каждый работодатель вправе составить ее в произвольной форме. Тем не менее на практике часто используются шаблоны, с помощью которых документ можно структурировать.

Как правило, используются следующие разделы:

основной раздел;
функции;
ответственность:
права.

Работодатель вправе указать все важные аспекты. В крупных компаниях к стандартным разделам добавляют дополнительные – для более подробного описания требований, обязанностей и прав сотрудника.

Здесь обозначается порядок назначения на должность, место в структуре организации, требования к кандидату. В большинстве случаев РОП подчиняется коммерческому или генеральному директору, а основными требованиями к соискателям на должность руководителя будет наличие высшего образования и подтвержденный успешный опыт работы на аналогичной должности.

Немаловажным фактором являются личные качества:

аналитический склад ума;
лидерские способности;
системное мышление;
ответственность и самодисциплина;
опыт в управлении персоналом.

Работодатели прописывают те требования, которые являются наиболее актуальными для их компании, поэтому общее положение может сильно различаться.

Обязанности руководителя отдела продаж, указанные в должностной инструкции, могут состоять из нескольких мероприятий.

Обеспечение сбыта продукции компании.
Подбор и обучение персонала.
Разработка плана продаж.
Составление отчетной документации.
Разработка плана мероприятий, направленных на повышение показателей.
Сбор и анализ данных.

Обязанности РОПа напрямую зависят от сферы деятельности и специфики компании, оборота компании, количества сотрудников.

Инструкция начальника

Права руководителя отдела продаж также напрямую зависят от работодателя. Как и любой штатный сотрудник РОП имеет права и гарантии, предусмотренные Трудовым Кодексом. Остальные пункты разрабатываются индивидуально и могут дополняться другими следующим:

представлять интересы организации перед государственными органами, партнерами;
получать доступ к различной документации;
принимать решение в пределах своей компетенции;
участвовать в совещаниях, вносить предложения и формировать различные приказы, инструкции.

Руководитель вправе требовать оптимальные условия работы, льготы и бонусы, предусмотренные трудовым договором компании.

Как и любой сотрудник, начальник отдела продаж несет ответственность. За нарушения он может быть привлечен к дисциплинарному наказанию в виде замечания, выговора и увольнения. Порядок взысканий предусмотрен статьей 192 ТК РФ.

Такой сотрудник не может нести полную материальную ответственность, но нанесенный материальный ущерб самим руководителем отдела может быть возмещен или добровольно, или же взыскан через суд.

Руководитель отдела продаж играет важную роль в деятельности компании. Для достижения высоких результатов каждый сотрудник должен знать, за что он отвечает и какие права имеет. В этом вопросе наличие должностных инструкций станет главным инструментом на пути к цели.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж очерчивает перечень полномочий и обязанностей сотрудника внутри структуры организации. В инструкции прописываются основные аспекты трудовых взаимоотношений с руководством, подчиненными и контрагентами. Именно поэтому обозначенный документ входит в число рекомендуемой кадровой документации предприятия.

Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж

Руководителя отдела продаж назначает на должность и освобождает от неё директор организации.
Руководитель отдела продаж находится в прямом подчинении директора организации.
Во время отсутствия руководителя отдела продаж его функции временно возлагаются на уполномоченного заместителя.

Кандидат на эту позицию должен соответствовать следующим квалификационным стандартам:

законченное экономическое образование;
опыт работы в сфере продаж от 3 лет.

От руководителя отдела продаж требуется понимание следующих аспектов:

законодательные нормы и инструкции, применяющиеся в соответствующих коммерческих операциях.
принципы организации документооборота по торговым операциям;
основы ценообразования на продаваемые товары;
принципы складирования и доставки товаров;
основы современного маркетинга;
принципы проведения деловых переговоров;
основные финансовые коэффициенты и показатели;
нормы взаимоотношений с контрагентами по случаям с некачественной продукцией и другими проблемными моментами;
товарная номенклатура реализуемой продукции;
особенности и специфика конкретных продаваемых товаров;
основы предоставления скидок покупателям;
работа с подчиненными по выполнению планов продаж;
планирование и прогнозирование показателей продаж;
основы отношений с покупателями и поставщиками организации.

В своей деятельности руководитель отдела продаж действует на основании:

соответствующих законов РФ;
внутренних документов организации;
разделов данной инструкции.

Функции

Руководителя отдела продаж отвечает за:

Организацию продаж соответствующей продукции.
Разработку планов и прогнозов по соответствующим товарным группам.
Организацию эффективного рабочего процесса подчиненных работников.
Организацию корректного документооборота в своей сфере ответственности.
Построение оптимальных отношений с поставщиками и покупателями.
Отслеживание перспективных покупателей и альтернатив по поставщикам.
Предоставление требуемой топ-менеджментом организации информации по продажам.
Взаимодействие с отделом закупок и другими подразделениями по вопросам реализации.
Отслеживание основных рыночных тенденций по конкурентам, покупателям, поставщикам и самим товарам, для информирования о них руководителей организации.
Проведение аудиторских мероприятий в сфере своей ответственности.
Подбор кадров в своем отделе.
Посещение сотрудниками курсов и тренингов, способствующих развитию профессионального мастерства.

Руководитель отдела продаж может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

За ущерб, возникший вследствие своих непрофессиональных действий — в соответствии с трудовым законодательством.
За передачу третьим лицам конфиденциальной информации — в пределах, закрепленных в нормативных актах и правилах организации.
За допущенные на рабочем месте нарушения законодательства — в соответствии с нормами соответствующих разделов законодательства.

Руководитель отдела продаж обладает правами:

Поощрять подчиненных, увольнять их и согласовывать наём новых сотрудников в свой отдел.
Требовать от подчиненных выполнения планов по продажам.
Отслеживать соблюдение подчиненными внутренних правил организации и общепринятых деловых норм.
Подписывать коммерческие документы, относящиеся к сфере продаж.
Представлять организацию во время деловых переговоров с контрагентами.
Требовать от сотрудников организации оказания содействия в вопросах относящихся к продажам.
Участвовать в совещаниях топ-менеджмента по обсуждению экономических вопросов.

Служебные связи

Руководитель отдела продаж взаимодействует:

С начальником отдела закупок — по вопросам своевременных поставок требуемых товаров.
С начальником службы безопасности — по вопросам проверки покупателей и других контрагентов.
С финансовым директором — по вопросам своевременной оплаты, а также по проблеме задолженности организации и её контрагентов.
С начальником кадровой службы — по вопросу подбора новых сотрудников.
С директором организации — по вопросам планирования продаж, премирования сотрудников и других аспектов деятельности.

Для чего нужна инструкция?

Документ используется для систематизации основ рабочих взаимоотношений руководителя с его подчиненными и кадровым составом предприятия.

Для директора организации разделы инструкции позволяют определить, что именно он ждет от подчиненного. А начальник отдела продаж использует содержание инструкции для руководства своим подразделением и общением с другим сотрудниками компании. Как результат — снижается вероятность конфликтов и растет эффективность совместной работы.

Дополнительно инструкция входит в число внутренних документов компании, применяющихся в ходе возможных трудовых и юридических разбирательств.

Принципы составления должностной инструкции

Работодатель может составить инструкцию в произвольной форме, так как её форма до сих пор не утверждена законодательством. Но на практике применяют определенные шаблоны составления документа.

Форма инструкции складывается из следующих разделов:

Основной раздел.
Функции.
Права.
Ответственность.

К этим стандартным разделам могут быть добавлены и дополнительные, что особенно актуально для крупных компаний. Эти компании могут отдельно прописывать какие-то важные аспекты деятельности руководителя отдела продаж. Так, можно отдельно прописать принципы оценки работы сотрудника или условия его работы.

Основные положения

Начальный раздел используется для перечисления навыков, владения которыми требуют от кандидата на должность. Здесь же дается и перечень квалификационных требований. К этому обычно добавляют порядок подчинения, процедуру временной замены и перечь оснований, которыми должен в работе руководствоваться сотрудник.

Для руководителя отдела продаж целесообразно установить такие требования по квалификации, которые не помешают выполнению его главной функции: организации роста сбыта. Далеко не всегда для этой позиции требуется высшее образование или иностранный язык.

Ключевой раздел, в котором должны быть ясно описаны именно те функции, которые должен выполнять начальник по сбыту. Помимо осуществления продаж, за ним закрепляют довольно много сопутствующих обязанностей: от составления аналитики по продажам до контроля за документооборотом по совершаемым сделкам. Для работодателя нужно не увлекаться наваливанием на руководителя продаж разных второстепенных функций, чтобы не помешать его основной деятельности.

В данном разделе даётся перечень оснований, по которым может привлекаться к ответственности сотрудник. Для начальника по продажам важно отдельно упомянуть ответственность за разглашение конфиденциальной информации.

Конкретные меры взыскания в данном разделе не указываются — они определяются в ходе юридических разбирательств.

В разделе дается стандартный перечень прав топ-менеджера. Иногда права руководителя могут отличаться в зависимости от размеров компании, её отраслевой принадлежности, взаимодействий с иностранными контрагентами и других моментов.

В разделе описаны основные моменты взаимодействия начальника отдела продаж внутри организации. Этот пункт добавляют обычно в крупных фирмах, со множеством разных отделов. Корректно прописанные пункты раздела позволяют избежать возможных конфликтов между руководителями разных подразделений.

После окончания процессов согласования инструкции, она должна быть распечатана в единственном экземпляре. Для печати обычно используют фирменный бланк. Для вступления в силу инструкция должна быть заверена подписями соответствующих сотрудников организации. Обычно её подписывают директор, сам сотрудник, для которого и составляют инструкцию, а также ответственные лица, с которыми согласовывалось данное назначение. Печать организации ставить не требуется.