Про Профстандарты РосМинТруда Если сотрудник все рабочее время или его большую часть проводит в разъездах, то ему выгоднее установить разъездной режим труда. Чтобы разъездной характер работы по ТК РФ оформить правильно, надо включить это условие в локальные нормативные акты, трудовой договор, допсоглашения. Разберемся, что такое особый трудовой режим, когда его устанавливать и какие документы оформить.
Для кого разъездная деятельность подходит, а для кого — нет
Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места вправе практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Функции, которые допускается выполнять не по месту нахождения организации, любые: например, курьеру поручают развозить товары, а торговому представителю — заключать договоры о сотрудничестве.
Устанавливать такое условие труда допускается любым категориям работников, включая инвалидов, беременных сотрудниц и многодетных матерей. В отличие от командировок, это не запрещено. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено. Но если, например, сотрудница, у которой установлен такой вид труда, забеременела, а врач выдал ей справку, что постоянные разъезды противопоказаны, то она вправе принести справку и отказаться от такой работы, потребовав перевести на легкий труд (ст. 254 ТК РФ).
Обычно постоянные служебные поездки предполагают определенные расходы, связанные с перемещением к месту работы и обратно, а также выполнением трудовых обязанностей.
Поэтому согласно действующему трудовому законодательству работодатель несет ответственность за возмещение таких расходов, поскольку они осуществляются в его интересах.
К перечню этих расходов, которые работодатель обязан возместить, относятся:
Если поездки происходят в пределах места жительства, то суточные не выплачиваются; также в список включаются другие расходы, согласованные с работодателем, например, оплата парковки личного автомобиля.
Работодатель имеет право самостоятельно определить размер компенсации и закрепить его во внутренних документах организации или в трудовом договоре.
Выплата возмещения производится после предоставления сотрудником расходных документов, которые могут быть подтверждены в отчете о выполненной работе.
В дополнение к обязательным выплатам работодатель может установить дополнительную надбавку или доплату к заработной плате за работу в специфических условиях.
Размер такой доплаты определяется в коллективном договоре, внутренних документах компании или в индивидуальном трудовом договоре сотрудника. Однако выплата надбавки не освобождает работодателя от обязанности возмещать расходы, связанные с поездками.
Что такое разъездной характер работы
Трудовой кодекс РФ не содержит определения, что значит разъездной характер работы, и перечня работников, которым его устанавливают. Но есть указание на то, что условия, определяющие такой характер труда, необходимо прописать в трудовом договоре (абз. 8 ст. 57 ТК РФ). А в ст. 168.1 ТК РФ есть норма о возмещении расходов работникам с разъездным характером труда.
Что это за вид деятельности, есть возможность понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:
Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. Но на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием.
Простыми словами, такой характер трудовой деятельности предполагает, что штатный сотрудник все рабочее время или его большую часть трудится, постоянно перемещаясь по рабочим объектам, а не на стационарном рабочем месте и территории работодателя, но в конце рабочего дня возвращается к месту жительства.
Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 166 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность — постоянная.
От командировок разъездной характер работы отличают регулярные (а не периодические) служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой.
Если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то тут будет подвижной вид труда или вахтовый метод (ст. 297 ТК РФ). Это, например, геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и т.д.
Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:
На заметку: чем отличается разъездной характер работы от подвижного
Разъездной характер работы дистанционного работника
Работодатель часто организует работу сотрудников в местности, в которой не находится сама компания или ее обособленные подразделения. При этом регистрировать обособленные подразделения он не хочет. К тому же не всегда есть необходимость создавать стационарное рабочее место на такой территории.
Вместо этого работодатели нередко заключают с сотрудниками соглашение о дистанционной работе с разъездным характером. В них указывают территории, на которой работники осуществляют свою трудовую функцию.
Если сотрудник не выбирает рабочее место, а осуществляет поездки на определенной территории или посещает конкретные объекты и не имеет иных трудовых функций с использованием удаленного доступа, возникают риски признания работы не дистанционной. Обсудим, как этого избежать.
Как установить разъездной характер труда
Какие документы оформить для разъездного характера труда, подскажет персональный консультант по трудовому праву
Дистанционно-разъездной характер работы
Сочетать дистанционную работу и разъездной характер труда закон не запрещает. Это возможно, если работа реально имеет характеристики дистанционной – то есть сотрудник исполняет трудовую функцию с применением телекоммуникационных сетей.
Именно на саму организацию выполнения трудовой функции обращает внимание суд. Однако делает это он преимущественно в случае конфликта с сотрудником. Например, анализ трудовой функции могут проводить в связи со спором об увольнении по специальным основаниям, предусмотренным только для дистанционного работника (Определение 3-го КСОЮ от 01.09.2021 № 88-14291/2021 по делу № 2-2688/2020).
Многие считают, что избежать трудовых споров можно, если не использовать для прекращения трудового договора специальных оснований, предусмотренных для дистанционной работы. Однако на практике конфликты возникают не только в связи с увольнением
Потенциально конфликты могут быть связаны не только с увольнением, но и с вопросами:
Как компания сократила правовые риски с помощью разъездного характера работы
Используйте дистанционную работу корректно. Это может иметь существенное значение при рассмотрении конкретного спора
Разъездной характер труда при дистанционной работе
На практике риски возникают и в связи с установлением разъездного характера при реальной дистанционной работе (когда для нее есть все основания). В частности, с налоговыми органами.
Так, при разъездном характере работы работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с поездками: проезд, проживание, суточные (по ст. 168.1 ТК РФ). Однако как принять такие расходы на себестоимость и на затраты по сотруднику, которому установлена дистанционная работа? Таким образом, возникает конфликт с налоговыми органами.
Исключить его можно несколькими способами, к примеру:
КОНСАЛТИНГОВАЯ ПОДДЕРЖКА ДЛЯ БИЗНЕСА
Повысьте эффективность работы, переведя процессы и документы в электронный вид. Обратитесь за помощью в экспертную компанию. Профессионалы проведут правовую оценку и выявят слабые места в кадровом делопроизводстве, оптимизируют необходимые процедуры и избавят от лишних затрат, а при необходимости – разработают документы по всем требованиям закона
Как установить разъездной характер труда
Разъездная работа выгодна тем компаниям, у которых сотрудники часто находятся в поездках. У многих сотрудников работа может носить разъездной характер – по сути, к ним можно отнести любых работников, перечень которых (как и сам порядок такой работы) отражен в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте компании. Также он должен быть указан непосредственно в их трудовом договоре (ст. 8, 22, 57, 168.1 ТК РФ).
Разъездная работа приносит работодателю неоспоримые преимущества. Так, для ее поручения практически нет ограничений, оформить разъездной характер работы проще и выгоднее, чем командировки, и др.
Если сократили должность с разъездным характером работы: выводы судебной практики
Как верно составить документы о разъездной работе, а также – выплатить за нее компенсацию и суточные, обсудим в статье.
Положение о разъездном характере работы
Разъездной характер работы дистанционного работника
Указывать сам список должностей непосредственно в тексте локального нормативного акта необязательно – он может идти как приложение к нему. При этом в локальном нормативном акте можно прописать: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению», – и приложить соответствующий список.
Кроме того, перечень должностей сотрудников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом работодателя. В этом случае в положении о разъездном характере работы указывают порядок возмещения расходов и определяют формы документов, которые позволяют вести учет таких служебных поездок.
Сотрудников, которым устанавливают разъездной характер работы, знакомят с локальным нормативным актом под роспись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Разъездной характер труда вместо командировок не только уменьшает количество кадровых документов, но и существенно сокращает фонд оплаты труда, оптимизирует режимы работы сотрудников и минимизирует риски компании при инспекционных проверках.
Разъездной характер работы в трудовом договоре
Разъездной характер работы сотрудников нужно отразить в трудовых договорах – это обязательное условие (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если разъездной характер работы устанавливают сотруднику при приеме на работу, то условие о нем сразу закрепляют в трудовом договоре. Если же его вводят уже трудоустроенному работнику, то заключают об этом дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).
В случае отказа сотрудника от разъездного характера труда работодатель при наличии оснований и соблюдении процедуры вправе изменить условия его работы по своей инициативе (ст. 74 ТК РФ).
В трудовой договор можно внести новые положения и путем подписания соглашения к нему по обоюдному согласию сторон (ст. 72 ТК РФ). В этом случае работодатель не должен уведомлять работника не менее чем за два месяца и обосновывать организационные или технологические причины изменений условий труда (как по ст. 74 ТК РФ). Заключить это соглашение можно с любой даты, если оно отражает волю обеих сторон договора.
Разъездной характер работы (договор) – возможная формулировка:
«Выполняемая в соответствии с настоящим трудовым договором работа носит разъездной характер. Разъездная работа осуществляется в пределах г. Москвы и Московской области (необходимо указать территорию, в пределах который работник осуществляет трудовую деятельность)»
Поездки при разъездной работе можно учитывать как в специальном электронном журнале, так и в документах иной формы учета
Оплата разъездной работы
Компенсация за разъездной характер работы в каждом случае – индивидуальна. При этом работодателю важно учесть:
Компенсации – это денежные выплаты, которые установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей по Трудовому кодексу и другим федеральным законам (ст. 164 ТК РФ).
Компенсации, которые выплачивают сотруднику за работу в пути или разъездной характер работы, не входят в его оплату труда (не являются ее элементом). Это дополнительные выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 168.1 ТК РФ, Письма Минфина России от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 № 03-03-05/87, Письме ФНС России от 10.09.2008 № ШС-6-3/643)
Для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, которые выплачивают при командировках, а не при разъездном характере работы или в пути (ч. 3 ст. 217 НК РФ). Служебные поездки при разъездной работе не признаются командировками. Поэтому «разъездные» суточные по нормам компании не облагаются НДФЛ даже, если их выплачивают в размере, превышающем нормы суточных при командировании (Письма Минфина России от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 26.09.2017 № 03-04-06/62150)
Несмотря на отсутствие прямых ограничений по размеру суточных, при разъездном характере они не могут быть бесконечно высокими. Эти выплаты в любом случае носят компенсационный характер. Необходимо иметь либо подтверждающие документы, либо – методику расчета для обоснования их размера.
Помните, что одного указания на размер суточных в трудовом договоре или локальных нормативных документах компании может быть недостаточно для контролирующих органов.
ПРОВЕДИТЕ АУДИТ КЛЮЧЕВЫХ РИСКОВ!
Эксперты компании “Митрофанова и партнеры” помогут провести аудит ключевых рисков в вашей компании, в том числе – при работе с сотрудниками разъездного характера труда и в пути. Мы не только проверим все кадровые документы, скорректируем их и составим новые, но и подскажем, как оформить, рассчитать и выплатить компенсационные выплаты и суточные с учетом требований проверяющих органов
Материал подготовила Валентина Митрофанова,
эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»
Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам
Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не обязан оформлять командировочные документы и платить суточные, необходимо правильно учитывать отработанное время. Для этих целей используют, например, обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время.
Обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (, 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников по:
Все расходы необходимо подтверждать документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), но четких требований в НПА к этому нет. Для таких сотрудников разрешено установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.
Других компенсаций при разъездном характере работы, кроме возмещения расходов работника, законодательство не предусматривает. А компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.
Как правильно оформить разъездной характер работы
Специальной статьи в ТК РФ, регулирующей порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Руководство организации-работодателя самостоятельно определяет и утверждает перечень должностей, которым требуется установить разъездной характер работы.
Есть алгоритм, как это сделать:
Если при трудоустройстве есть указание на разъездной характер деятельности человека, то работодатель вправе не оборудовать стационарное рабочее место. В связи с этим такие условия желательно прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Но если при первоначальном подписании коллективного договора такие вопросы не были оговорены, то внесение изменений по разъездному характеру работы в 2024 году в него осложняется, поскольку требует соблюдения определенной процедуры.
Подробнее: как оформить трудовой договор с разъездным характером работы
Как оформить положение о разъездном трудовом режиме
Удобнее в полном объеме отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое легко изменять, исходя из потребностей организации. Например, наиболее часто такой ЛНА требуется в транспортных компаниях. Там положение о разъездном характере работы для водителей является обязательным документом в связи со спецификой деятельности работников, находящихся в постоянных разъездах.
Как составить структуру положения, каждый работодатель решает самостоятельно в зависимости от специфики. Но в документе надо обязательно отразить все, что относится к режиму труда работников, постоянно осуществляющих служебные поездки.
В положении надо подробно прописать:
Вот как выглядит образец положения:
Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо обозначено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ:
Как оформить приказ о разъездной работе
Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, допускается утвердить отдельным приказом руководителя. Но каждого нового сотрудника в перечень разрешено не включать, но отразить особенности его труда в трудовом договоре и приказе необходимо.
В приказе надо указать ссылки на статьи ТК РФ, допсоглашение, размер надбавки и дату, с которой следует установить новый режим труда. Приказ составляется в свободной форме:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
Об установлении разъездного характера работы
В соответствии со и 168.1 Трудового кодекса РФ, на основании дополнительного соглашения к трудовому договору № 10/2023 от 01.04.2023
Генеральный директор Петров / П.П. Петров
С приказом ознакомлены:
Пэпэтэшин / П.П. Пэпэтэшин 19.04.2024
Иванов / И.И. Иванов 19.04.2024
Как правильно заключить трудовой договор о разъездном характере труда
Существуют два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:
Условие о разъездном характере работы является обязательным. И ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в договоре непременно надо указать разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В соответствии с законодательством определяем, как прописать в трудовом договоре разъездной характер работы: желательно четко указать территорию, в пределах которой работу посчитают разъездной, — сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть необходимо, чтобы сотрудник имел возможность ежедневно возвращаться домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в договоре такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов: например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:
«Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область».
Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:
Дополнительно работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.
Может пригодиться: как оформить трудовой договор с водителем
Как оформить изменения в трудовой договор о разъездной трудовой деятельности
Иногда ситуация складывается так, что изначально человека приняли на стандартные условия труда со стационарным рабочим местом и редкими выездами в командировку. Но позже из-за производственной необходимости сотрудник стал большую часть времени проводить в командировках. В таких случаях надо переоформить режим труда на разъездной. Тогда не придется каждый раз при поездке работника издавать приказ, как при командировках. Требуется только один раз подготовить все документы.
Это сделать достаточно просто. Необходимо внести изменения в трудовой договор и заключить дополнительное соглашение к нему (72 ТК РФ). Вот как заменить командировку разъездным характером работы:
Еще подробнее: как правильно оформить допсоглашение о разъездном характере работы
После того как подписали допсоглашения, руководитель издает приказ об установлении работнику разъездного трудового режима.
Обязательно надо указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ.
Подробная фиксация условий деятельности в ЛНА минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, то даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.
Коротко о главном
Отделение СФР признало нестраховым несчастный случай, который произошел с сотрудником завода. Работодатель с этим не согласился и обратился в суд.
Две инстанции поддержали позицию завода.
Ситуации, когда несчастный случай могут признать нестраховым, прямо перечислены в ТК РФ.
Чем разъездная работа отличается от подвижной? Возможны ли командировки при разъездном характере работы? Ответы на эти и другие вопросы узнайте в Энциклопедии решений системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
В данном деле подобные обстоятельства не установлены. Сотрудник отправился в служебную поездку в другой регион. Выходя из дома, он поскользнулся на крыльце и упал спиной на ребро ступени. В итоге он получил травму спины.
Ошибочна позиция отделения, что случай нельзя признать страховым, т. к. он произошел не на территории завода.
Работа пострадавшего имела разъездной характер. Время служебных поездок подобных сотрудников не делится на дни выезда, приезда, время в пути и т. п. Поэтому период нахождения в служебной поездке считают обычным рабочим временем. Также не имеет значения, какой транспорт используют эти лица – личный, служебный или общественный. Главное, что их действия обусловлены трудовыми отношениями либо совершаются в интересах работодателя.
Таким образом, сотрудник получил травму в рабочее время при исполнении служебных обязанностей. Произошедшее событие является страховым случаем (Постановление Девятого ААС от 8 августа 2023 г. № 09АП-44790/23).
Когда допускается установить разъездной характер работы, а когда — нет
Четких указаний по поводу того, когда надо устанавливать такой вид деятельности, в законе нет. Работодатель самостоятельно решает, когда его установить, исходя из нескольких факторов, если:
Нельзя установить такие условия труда, если человек находится в разъездах только периодически или работает на объектах вдали от места расположения компании длительное время, но не возвращается ежедневно домой, а проживает там, пока не завершит рабочий процесс.
Отличия разъездного характера работы от командировок
Рассмотрим отличия в сравнительной таблице:
Основания (отличия)
Разъездной характер работы
Командировка
Поездки за пределы территории компании
Периодические
Эпизодические
Цели поездки
Связаны с трудовой деятельностью непосредственно
Осуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездок
Определяется в трудовом договоре
Средний заработок
Документальное оформление
Приказ, положение, коллективный или трудовой договор
Приказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходы
За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем
За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещения
Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов
В соответствии с документами, подтверждающими расходы
Сроки
Устанавливается на неопределенный промежуток времени
Имеет конкретные даты начала и окончания