Про Профстандарты РосМинТруда Изменение разряда в штатном расписании
Подборка наиболее важных документов по запросу Изменение разряда в штатном расписании (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Вопрос: Как установить и повысить квалификационную категорию работнику?(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024)Разбивка должностей на отдельные квалификационные категории, а также порядок присвоения и повышения категории работника могут быть отражены в любом локальном нормативном акте организации: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о категориях должностей и т.д. (ст. 8 ТК РФ). Как правило, такое разделение указывается в положении об оплате труда. Если в документе ранее не было подобной градации, то при необходимости в него нужно внести изменения. Для этого руководитель организации должен издать приказ. Поскольку введение категорий, как правило, влияет на размер окладов, необходимо внести изменения также в штатное расписание. Изменения оформляются приказом руководителя организации. В нем нужно отметить, какие штатные единицы исключаются из штатного расписания или подлежат включению в него с указанием категории, должностных окладов и повышающих коэффициентов.
Нормативные акты
Минтруда России от 10.02.2016″О применении профессиональных стандартов в сфере труда”Таким образом, в этом случае при составлении штатного расписания, при заполнении трудовой книжки работника, а также при изменении тарифного разряда в части наименования должности работника следует руководствоваться действующими в настоящее время Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и профессиональными стандартами.
2. В процессе кадрового учета с целью формирования печатного экземпляра используют соответствующий справочник. Это позволяет избавиться от необходимости проверок на соответствие работников в штате.
3. Производится привязка одного либо нескольких сотрудников к позициям, относящимся к штатному расписанию. Данный вариант можно признать оптимальным для использования государственными учреждениями и крупными компаниями/предприятиями/организациями.
Процедура настройки подразделений
Процесс настройки должностей
Когда происходит выбор должности, она становится в перечне неактивной, окрашиваясь в серый цвет.
После закрытия ОКПДТР становится заметно, что новые введенные должности выделяются жирным шрифтом. Таким образом, программа 1С сообщает, что эта запись еще не является действующей, поскольку она новая и создана совсем недавно.
История ведения
Ввести расписание можно двумя различными вариантами:
После того, как действия были нами произведены, внести в расписание изменения можно лишь используя специальные документы изменения и утверждения. По данной причине открыть просто так штатную единицу со сменой ее содержания не получится.
При наличии в списке нескольких документов, возможно открыть предыдущий документ лишь в целях его просмотра, но никаким видам редактирования он не подлежит. Для появления подобной возможности требуется предварительное отключение изменений, произошедших с более поздним по времени документом. Что бы это произошло, следует произвести отмену поведения документа.
Работа в программе ЗУП с должностями
Данный факт свидетельствует, что произвести красивое и вместе с тем эффективное редактирование штатной позиции, не вводя историю изменения всего штатного расписания, будет совершенно невозможно.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
ШР – Штатное расписание
Ведение ШР в программе позволяет:
Если впоследствии будет принято решение составлять ШР
в программе, то программа позволит перейти на его ведение – ШР сформируется автоматически по текущей расстановке сотрудников. Может лишь потребоваться внести в него некоторые коррективы, ввести вакантные позиции.
Настройка ШР
Ведение ШР в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника.
Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и ШР, это следует сделать в разделе Настройка – Кадровый учет.
Флаг Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в ШР неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.
В открывшейся форме Настройка ШР доступны следующие возможности:
Ввод и изменения ШР
ШР в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике ШР (Главное – ШР или раздел Кадры – ШР).
Когда в программе ведется ШР, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить в кадровом приказе. Возникающие расхождения фактических кадровых изменений с ШР можно анализировать с помощью отчета Соблюдение ШР.
ШР в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Порядок работы со ШР зависит от того, установлен или снят флаг Ведется история изменений ШР в Настройка – Кадровый учет – Настройка ШР.
Если история изменений ШР
не ведется (флаг Ведется история изменений ШР снят)
Если в программе ведется ШР
с сохранением истории его изменений (флаг Ведется история изменений ШР установлен)
Занятость ставок ШР регистрируется теперь также документами Назначение подработки и Совмещение должностей.
Ставка считается временно занятой, если зарегистрирован прием, перевод, подработка или совмещение на определенный срок. Если прием, перевод, совмещение или подработка регистрируются без указания срока (дата в поле по не заполнена), то ставка считается занятой постоянной.
Ввод и изменения ШР без сохранения истории
Ведение ШР в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки ШР (Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка ШР) снят флаг Ведется история изменений ШР.
Перед началом заполнения ШР необходимо заполнить справочники Подразделения (Кадры – Подразделения) и Должности (Кадры – Должности).
Сведения о позициях ШР вводятся и редактируются в справочнике ШР (Кадры – ШР). Для ввода позиции ШР нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция ШР) для описания позиции ШР.
Если ШР в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в ШР, или что оно уже не используется – с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в ШР
или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В справочнике ШР
(Кадры – ШР) нажмите на кнопку Создать. Откроется карточка позиции ШР.
В карточке позиции
– Оплата труда
– Дополнительно
Изменения количества ставок и размера тарифной ставки
Если для действующей позиции ШР необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок то войдите в действующую карточку данной позиции (Кадры – ШР) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а – Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений).
Если для действующей позиции ШР изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции ШР. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.
Вывод штатной единицы
Если необходимо вывести штатную единицу из ШР, войдите в действующую карточку данной позиции (Кадры – ШР), установите флаг в поле Закрыта и больше не используется и укажите дату закрытия штатной позиции.
Ввод и изменения ШР с сохранением истории
История изменений ШР ведется в программе, если в форме настройки ШР (Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка ШР) установлен флаг Ведется история изменений ШР.
При ведении ШР с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение ШР и Изменение ШР. В справочнике ШР
появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее ШР, Утвердить новое ШР, Изменить текущее ШР, Документы изменившие ШР.
Утверждение ШР
Как для первоначального ввода всех позиций в ШР, так и для отражения его изменений предназначен документ Утверждение ШР (Кадры – Изменения ШР – кнопка Создать – Утверждение ШР). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта ШР. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.
1. Табличная часть
2. В карточке позиции
3. Оплата труда
Перед началом заполнения ШР необходимо заполнить справочники Подразделения и Должности.
При первом вводе документа Утверждение ШР из справочника ШР по ссылке Утвердить ШР, когда ШР в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную:
Табличная часть
При изменении оплаты труда по позиции может потребоваться отразить это изменение на действующих плановых начислениях сотрудников этой позиции. Для этого можно создать документ Изменение плановых начислений с помощью кнопки Изменить начисления сотрудников под табличной частью. Если ШР утверждается не впервые, то таблица позиций заполняется всеми действующими позициями ШР. Такие позиции удалить из таблицы нельзя, их можно только отметить как закрытые (для сохранения истории) по команде Закрыть выбранные позиции в меню Еще над табличной частью. При добавлении в документ новой позиции по кнопке Добавить позицию или редактировании уже имеющейся открывается ее карточка, в которой и выполняется редактирование.
Оплата труда
Поле Тарифная группа заполняется автоматически значением, указанным для должности. Однако для позиции их можно изменить, выбрав тарифную группу из справочника Тарифные группы (Настройка – Тарифные группы).
Поле Разряд (категория) заполняется значением из перечня, предусмотренного для выбранной тарифной группы, если в настройках расчета зарплаты выбрано использование тарифных групп. В противном случае в поле Разряд (категория) выберите разряд из справочника Квалификационные разряды (категории) (Настройка –Квалификационные разряды (категории)), который присвоен этой должности.
При проведении заполненного документа Утверждение ШР в ШР создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для закрытых позиций указывается дата их закрытия.
Если до ведения ШР в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике ШР
по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для утверждения первоначального ШР необходимо использовать ссылку Открыть документ, утвердивший текущее ШР.
При этом открывается документ Утверждение ШР с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу.
Изменение ШР
Для внесения локальных изменений в ШР, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации, предназначен документ Изменение ШР (Кадры – Изменения ШР – Изменение ШР). Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций.
В отличие от документа Утверждение ШР
этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение ШР не отличается от работы с документом Утверждение ШР.
Отчеты по ШР
После ввода и утверждения ШР можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе Кадры – Кадровые отчеты – раздел ШР (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования).
1. Отчет ШР (Т-3)
2. Унифицированная форма ШР, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. В настройках ШР (Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка ШР) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля Номер документа и Дата составления заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения ШР.
3. Отчет Анализ ШР
4. Аналитический отчет по позициям ШР. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен ШР, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию.
5. Отчет Начисления позиций ШР
6. Аналитический отчет по начислениям позиций ШР. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).
7. Отчет Соблюдение ШР
9. Отчет ШР на подпись
10. Имеет произвольную форму ШР. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка Описание заполняется из поля Краткое описание карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.
11. Отчет Оклады, надбавки и ФОТ по ШР
12. Представляет ШР в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.
13. Отчет Заполненность ШР
14. Отражает состояние ШР (сколько ставок занято и свободно, временно занято, подработка, совмещение).
15. Отчет Изменение ШР
16. Отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.
17. Отчет Штатная расстановка
18. Показывает позиции ШР с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, сколько запланировано.
Рассказываем как настроить категории и тарифные группы в штатном расписании на примере 1С: ЗУП КОРП
Одним из важнейших документов в организации является штатное расписание. Часто у кадровой службы возникают вопросы:
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом, КОРП существуют множество различных функциональных возможностей по ведению штатного расписания, для оптимизации процессов работ у кадровой службы.
Прежде чем начнем раскрывать данную тему, выясним, что такое штатное расписание.
Штатное расписание организации —документ отражающий организационную структуру, кадровый состав организации, численность персонала и оклады и другие начисления по всем должностям.
Введение в программе позволяет:
Категории должностей в Утверждении штатного расписания
Для использования возможности ввода разрядности категории сотрудников в штатное расписание, нам необходимо включить настройку «О использовании разрядов и категорий» (Рис. 1).
Рис. 1 Настройка категории
В справочнике «Квалификационные разряды (категории)» уже по умолчанию введены элементы в программу, для того чтобы создать новые разряды, необходимо воспользоваться кнопкой «Создать» и заполнить информацию о новой категории. (Рис. 2)
Рис. 2 Квалификационные разряды (категории)
В системе 1С ЗУП КОРП для оптимизации удобства введения штатного расписания выделен целый подраздел справочников и документов, расположенный в разделе «Кадры», который позволяет:
Нам для ввода данных понадобиться документ утверждения. (Рис. 3)
Рис. 3 Раздел Кадры
Для добавления новой позиции в документ, воспользуемся кнопкой «Добавить позицию», при нажатии которой, открывается окно, где нужно заполнить данные о подразделении, должности, графике работы, и другие дополнительные сведения, например, льгот, предоставления основных и дополнительных отпусков и так далее.
Для позиции укажем разрядность (категорию) сотрудников, которую мы ввели ранее. (Рис. 4)
Рис. 4 Позиция штатного расписания
Повторим ввод данных новых позиций, но категорию укажем другу.
Таким образом, в документе «Утверждение штатного расписания» мы ввели в нашем примере три новые позиции с различной категорией, набор данных для каждой позиции может быть индивидуальный, в нашем примере указана разная оплата труда для каждой категории. (Рис. 5)
Рис. 5 Документ утверждения
После регистрации документа утверждение в программе созданные нами позиции штатного расписания могут быть использованы.
В документах прием, перевод сотрудников, мы видим, что указанные категории и соответствующая оплата труда данным категориям, заполняется автоматически при указании соответствующей должности. (Рис. 6)
Рис. 6 Изменение категорий
Тарифные группы в Изменение штатного расписания
Помимо использования категорий для каждой позиции отдельно, в программе существует тарифная группа, которая объединяет категории. Для ввода тарифной группы, нам прежде всего необходимо включить настройку «Использовать тарифные группы» (Рис. 7)
Рис. 7 Использовать тарифные группы
В справочнике «Тарифные группы» мы создаем новую группу с категориями, и заполняем в нашем примере для каждой категории свою оплату. (Рис. 8)
Рис. 8 Тарифная группа
Чтобы внести данную группу в позицию штатного расписания, мы воспользуемся документом «Изменение штатного расписания» и для примера в должности методолог введем данные о тарифной группе.
При указании тарифной группы в новой позиции методолог, на вкладке «Оплата труда», данные об окладе заполняется автоматически теми данными которые были указаны в группе. (Рис. 9)
Рис. 9 Изменение штатного расписания
Также есть возможность указывать категорию, из тарифной группы для каждой позиции. Но для нашего примера мы реквизит категории оставим пустым и изменения разрядности будут производиться с помощью документов прем, перевод.
Так мы в документе «Кадровый перевод» при указании должности методолог в реквизите «Разряд (категория)» видим наши категории, указанные в тарифной группе.
А также при указании соответствующей категории, оплата труда заполняется автоматически теми данными которые мы указали. (Рис. 10, 10.1)
Рис. 10 Кадровый перевод
Рис. 10.1 Кадровый перевод
Мы рассмотрели два варианта ведения разрядности сотрудников в штатном расписании, которые усовершенствуют процессы работ как кадровой службы, при оформлении приема и перевода сотрудников, так и для расчетной службы при оплате заработной платы сотрудников.
Исходя из этого можно сделать вывод, что ведение штатного расписание важный процесс в работе организации. Штатное расписание позволяет регулировать трудовые отношения, так как оно определяет условия труда, размеры оплаты.
Составленное штатного расписание должно соответствовать требованиям трудового законодательство, тем самым 1С ЗУП КОРП позволяет контролировать все процессы кадрового взаимодействия на соответствие штатной расстановке.
А также обеспечивает прозрачность, открытость в трудовых отношениях, что положительно влияет на процесс взаимодействия работодателя и работника.
Поможем настроить штатное расписание с учетом специфики вашей организации
Автор статьи — Колбаскина Алена
Аналитик проектного офиса NFP компании Первый Бит
Получите бесплатную консультацию по внедрения 1С:ЗУП КОРП