21 век на дворе: мы платим за квартиру со смартфона, а врача на дом вызывает робот. Но бюрократия не сдает позиции. Чтобы она не взяла верх в неподходящий момент, держите бумаги в порядке.
В статье рассказывается
Иногда найти нужный документ — целый квест.
Например, если складываете в одну стопку квитанции на оплату ЖКУ, выписки из ЕГРН, паспорта на бытовую технику и дипломы, поиск нужного документа каждый раз превращается в мучение.
Расскажу и покажу, как организовать хранение бумаг на квартиру или дом. принципы применимы и к другим документам.
Проблема в том, что людям сложно искать нужную информацию, даже если она хорошо структурированна. Структура папок, которую мы привели выше, слишком общая. Иногда сотрудникам лень делиться файлами в общих папках — итоге информация оседает в личных хранилищах. Часто коллеги делятся данными через корпоративную почту и забывают загрузить файлы в интранет.
Мы привели основные примеры, почему системы внутренней документации становятся неэффективными. Чтобы избежать негативных последствий, читайте эту статью — в ней мы расскажем, как правильно создавать внутренние документы.
Сейчас многие документы хранятся в электронном виде, но и бумажный формат никто не отменял.
Обычно ценные бумаги лежат в шкафу на отдельной полке или в ящике. Если все они расположены в
одном месте, возникнут проблемы с поиском нужного документа. Чтобы их предотвратить, нужно
правильно организовать систему хранения. В канцелярских магазинах продаётся много аксессуаров для
размещения документации: органайзеры, подставки, стеллажи, коробки, лотки для корреспонденции и т.д.
Они помогают навести порядок и систематизировать процесс хранения. В этой статье мы поговорим о том,
как правильно хранить документы дома, и расскажем об альтернативных методах размещения документации.
У каждой семьи обычно есть большое количество важных бумаг и документов – личные, домашние, семейные. Некоторые из них необходимо беречь, а для этого следует предусмотреть наиболее удобный способ хранения. У кого-то это кожаная папка для документов А4, кому-то комфортнее использовать жесткий органайзер для журналов и газет или мини-комод, а кто-то считает, что яркая пластиковая папка для документов на молнии будет лучшим вариантом.
Чтобы найти свой способ систематизации документов, нужно разложить их на столе или на полу и распределить на финансовые, медицинские, договора, гарантии, инструкции и другие. Ненужные бумаги следует выбросить, а те, что еще пригодятся, разложить так, чтобы всегда иметь к ним доступ. Также рекомендуется отсканировать самые важные документы и сохранить в “облаке”, на переносном диске или на компьютере.
Документы играют важную роль в работе любой организации, сопровождая ее на каждом этапе. Закупка канцелярских принадлежностей, заключение крупной сделки, оформление научных работ и методических материалов – все эти действия подтверждаются соответствующей документацией. Давайте разберемся, как создать архив на предприятии и учесть при этом новые правила хранения документов.
Правила хранения документов
С 31 июля 2023 года вступил в силу приказ Росархива № 77 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях”.
Изменения затронули порядок работы с документами и принципы организации архивного хранения как в государственных, так и коммерческих структурах. Поэтому правила актуальны для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
Документы, созданные в организации, можно разделить на три группы: со сроком хранения до 10 лет включительно, сроком хранения свыше 10 лет, с постоянным сроком хранения.
Документы временного срока хранения до 10 лет могут находиться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве. По истечении времени их отправляют на экспертизу или уничтожат. Если по заключению экспертной комиссии документ представляет ценность для организации или может понадобиться для работы, срок хранения продлевается.
Документы временного срока – свыше 10 лет и постоянного срока хранения следует передать в архив, оформлять в описи дел в соответствии с установленными правилами.
Когда необходим внутренний архив
Хранение документов можно доверить сторонним организациям, для которых это основной вид деятельности, или создать архив на предприятии.
Архив – важное для организации структурное подразделение, в котором производится централизованное хранение, соблюдаются правила учета документов.
Правила организации хранения архивных документов описаны в главе VII приказа Росархива № 77.
При условии, что документов в компании немного, достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии.
Если объем бумажных документов значительный, нужно выделить для хранения специальное помещение, которое должно соответствовать нормативным требованиям:
Деятельность архива регулируется локальным нормативным актом организации, также назначается сотрудник, ответственный за хранение и использование документов.
Перед сдачей документации на хранение ее систематизируют в отдельные дела – по структурному, функциональному, тематическому признакам, а также срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т.п.). Составляется опись документов.
Компания, даже самая маленькая, имеет собственную историю. Узнать ее можно, изучив приказы, отчеты, справки и так далее. Кроме того, работавшие ранее сотрудники обращаются за сведениями по стажу и заработной плате. Поэтому руководитель должен знать правила хранения архива организации и соблюдать их, так как на него возлагается ответственность за сохранность документов.
Оформление документов архива предприятия
Как хранить документы, чтобы легко и быстро найти нужный?
Ответ на такой вопрос один: заранее продумать, каким должен быть архивный переплет, чтобы обеспечить документам сохранность, защиту от повреждений, помощь в систематизации. В случае, когда требуется предъявить их при проверке или сделать копию, сотрудники организации не должны тратить время на поиск.
Эксперты, которые работают с оборудованием для переплета более 25 лет, внимательно изучили весь спектр аппаратов, представленный на российском рынке. Опираясь на свои компетенции в области быстрого оформления и компактного хранения документов, они рекомендуют рассмотреть термопереплетную систему UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия): аппарат и термообложки. Она компактно разместится на рабочем столе, тумбе и не займет много места.
Почему выгодно использовать UniBind?Запатентованная технология позволяет создавать прочные и профессиональные переплеты любых документов, затрачивая минимум усилий и всего 1,5 минуты.
Термопереплетчик сократит расходы компании на подготовку документов для хранения, позволит отказаться от заключения договора со сторонней организацией на оформление брошюр.
Преимущества UniBind (производитель Peleman Industries NV, Бельгия):
Аппарат работает автоматически, не требует предварительного разогрева, не нужно следить за процессом.
При хранении важна целостность и сохранность документа. UniBind надежно скрепляет страницы, они не выпадут даже при частом раскрытии документа. Термопереплет не требует перфорации листов, часть текста никогда не потеряется.
Можно выбрать цвета обложек, которые помогут систематизировать документы по видам и тематикам.
Жизненный цикл документа
Период хранения документов налогового и бухгалтерского учета определен Федеральным законом № 402-ФЗ в статье 29 (ред. от 12.12.2023).
Срок хранения различных документов варьируется: 1 год – для свидетельств о постановке на учет в налоговой службе и уведомлений о снятии с учета; 5 лет – для первичных и кассовых документов, счетов-фактур, налоговых деклараций, книг учета доходов и расходов.
Кадровые документы также имеют разные сроки хранения: 1 год – для правил внутреннего распорядка, 5 лет – для журналов учета рабочего времени. Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ, бумаги по личному составу должны храниться не менее 50 или 75 лет в зависимости от даты их создания.
Документы передаются в архив согласно правилам, установленным Росархивом, не раньше года и не позднее трех лет после завершения их обработки.
В соответствии с п.49 новых правил, основные этапы организации бумажного архива выглядят так:
а) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
б) в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;
в) в дело включается один экземпляр каждого документа;
г) в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени;
д) приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся;
е) приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
ж) личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
з) лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).
И, конечно, возникает вопрос: что делать с архивом организации при прекращении деятельности и банкротстве?
Согласно п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», за передачу документов в архив в данном случае отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий. Он должен передать документы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
Резюмируя документ, надзор за сохранностью документов – задача, прежде всего, ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.
На фото вы можете видеть архивы наших клиентов, оформленные в термообложки Unibind.
И наконец о стоимости. Сам и обложки по цене не превышают иные устройства аналогичного сегмента. Но зато качество окажется на высоте, в чем многие успели убедиться.
Сортировка документов по степени важности
Необходимые документы следует объединить по тематике, создав несколько категорий. Например, это может быть такая классификация:
Если вам нужен другой вариант систематизации бумаг, можно рассортировать их по степени необходимости использования или по другому, удобному вам принципу. Важно разложить документы так, чтобы вы могли быстро найти один из них.
Сравним две современные папки для документов
Часто для хранения семейных бумаг используют папки. Это комфортно и приятно, особенно если аксессуар нравится вам своим исполнением. Рассмотрим две наиболее востребованные модели, которые можно использовать в быту. Изящная папка для документов Classic А4, выполненная из натуральной кожи Crazy Horse, дополнена множеством карманов и отделений, чтобы все ваши документы всегда были в идеальном порядке.
Кожа папки Crazy Horse имеет неповторимый винтажный вид, отличается приятной бархатистой поверхностью и плотной пропиткой специальными восками для защиты содержимого папки от намокания. А благодаря плотности материала будет долго служить своему владельцу.
Размеры папки составляют 340 х 270 х 30 мм. Она включает в себя 10 плотных файлов для различных видов документов, а также возможность добавлять необходимые файлы. Имеет карманы для документов формата А4, для паспорта и документов паспортного типа, для карточек и еще 3 дополнительных кармана на задней панели. Закрывается на надежную застежку-молнию.
Кожаная папка для личных документов А4 Mono также выполнена из качественной, износостойкой натуральной кожи и предназначена для хранения документов в домашних условиях. Ее размеры: 340 х 270 х 20 мм. Файловая система, состоящая из 9 плотных файлов для документов разного типа, организована так, что файлы при необходимости легко добавляются. Есть отделения для документов разного размера: 2 кармана для паспортов, 2 кармана для больших документов паспортного типа, 6 карманов для карт, большой карман для документов формата А4 на передней панели, 2 больших аналогичных кармана на задней панели и крепление под ручку. Папка закрывается на магнитные кнопки.
Обе папки по желанию покупателя могут быть дополнены индивидуальным тиснением.
Выбрать место в доме
В идеале важные документы хранить в сейфе, но хороший офисный сейф стоит от 10 000 ₽ и не всем захочется тратить такие деньги.
Самый простой вариант хранения — поставить коробки и органайзеры на открытые полки, но так документы окажутся у всех на виду. Такой вариант безопасен в кабинете или спальне, где обычно бывают только свои.
В целом сгодится любое недоступное для маленьких детей и домашних животных место, например выдвижной ящик стола или шкафа.
Прятать коробки с бумагами на антресолях не стоит — будет неудобно лазить за ними.
Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно вытаскивать каждую папку, чтобы найти нужную
Документы систематизированы по папкам, папки — в коробке, коробка — в ящике
Если в комнате не бывает посторонних, а дети уже взрослые, можно и не прятать документы в закрытые ящики
У одного из редакторов журнала документы хранятся в бумажных накопителях внутри такого старинного секретера
Систематизировать документы
Критерии для систематизации зависят от количества документов и размера семьи. Приведу примеры возможных схем.
По службам. Например, по газу, электричеству, водопроводу. Такая система подойдет для частного дома, где бывает много документов на коммуникации.
По объектам недвижимости. Отдельно хранят документы на дом, квартиру, дачный участок и так дале.
По членам семьи. Для взрослых, детей и даже животных, если они у вас есть.
По степени востребованности. Например, так:
В частном доме обычно несколько документов для каждого вида инженерных коммуникаций. Чтобы не путаться, лучше хранить их в отдельных папках
Значение организации документов
Организация документов является важной задачей в современном мире, где информация играет ключевую роль. Правильное оформление папок для документов помогает упорядочить информацию, облегчает поиск и повышает эффективность работы. Типография “Облако 63” предлагает вам несколько советов и рекомендаций по организации папок для документов.
Создайте систему категорий
Первый шаг к организации документов – создание системы категорий. Разделите свои документы на основные темы или типы, которые вам приходится чаще всего обрабатывать. Например, это могут быть категории “Финансы”, “Клиенты”, “Проекты”, “Персонал” и т.д. Придумайте такие категории, которые наиболее точно отражают содержание ваших документов.
Называйте папки по содержанию
Когда вы создаете папки для документов, важно давать им осмысленные названия. Не используйте общие термины типа “Документы” или “Разное”, так как они не будут информативными и затруднят поиск нужных документов в будущем. Например, вместо “Договоры” лучше назвать папку “Договоры с поставщиками” или “Договоры с клиентами”. Такие названия позволят вам быстро ориентироваться в содержимом папок.
Используйте цветовую маркировку
Одним из эффективных способов оформления папок для документов является использование цветовой маркировки. Выберите несколько цветов, которые будут соответствовать вашим категориям документов, и применяйте их для окраски папок. Например, папки, связанные с финансами, можно отметить зеленым цветом, а папки с проектами – синим. Такая система цветовой маркировки поможет быстро визуально отличать разные категории документов.
Создайте систему подпапок
Для более детальной организации документов внутри каждой категории вы можете создать систему подпапок. Например, в папке “Проекты” вы можете создать подпапки для каждого конкретного проекта. Такая иерархическая структура позволит вам легко находить нужные документы, а также упростит добавление новых документов в будущем.
Регулярно проверяйте и обновляйте папки
Оформление папок для документов – это процесс, требующий постоянного внимания и поддержания. Регулярно проверяйте свои папки, удаляйте устаревшие документы, добавляйте новые и пересматривайте систему категорий при необходимости. Это поможет сохранить порядок и эффективность вашей системы организации документов.
Оформление папок для документов является важным шагом в организации информации и повышении эффективности работы. Следуя советам и рекомендациям типографии “Облако 63”, вы сможете создать систему категорий, давать папкам осмысленные названия, использовать цветовую маркировку, создавать подпапки и регулярно обновлять систему. Это поможет вам быстро находить нужные документы и упростит работу с информацией.
Наведение порядка
Во многих ситуациях нам нужно быстро найти паспорт, свидетельство о рождении или водительское
удостоверение. Если у вещи нет места или она лежит на дне коробки с огромным количеством разных
документов, сделать это будет сложно. Поэтому при хранении ценных бумаг необходимо регулярно повторять
два важных действия – сортировать и систематизировать.
Отсортировать документы можно по разным критериям, но если идей нет, мы предлагаем такой вариант:
Систематизация
Чтобы систематизировать хранение, всю нужную документацию рекомендуется разделить на группы по
выбранному признаку. Обычно бумаги складывают вместе в зависимости от назначения, принадлежности
определённому члену семьи или срока действия. Например, в отдельные стопки попадают медицинские справки,
свидетельства о собственности, документы об образовании. Все детские документы можно выделить в одну группу,
поскольку их обычно немного. Главное – правильно разложить и промаркировать.
Выбросить лишнее
Перед тем как раскладывать документы по папкам, стоит понять, что действительно нужно хранить, а что можно выбросить.
Сроки хранения бумаг
Мы понимаем, что по описанию сложно до конца понять, насколько нужной в работе является термопереплетная система Unibind. Поэтому мы предоставляем Вам возможность взять любой аппарат Unibind на тестовый период сроком до 45 дней совершенно бесплатно! За это время Вы сможете убедиться в том, что процесс переплета на нашей системе очень удобный и экономит Ваше ценное время. Если Вам не понравится – Вы всегда сможете вернуть нам аппарат обратно.
Для того, чтобы взять аппарат на тестирование, заполните форму ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами для уточнения всех деталей:
Преимущества внутренней документации
Если вы создаете документацию и управляете ей правильно, ваш бизнес сможет получить ряд преимуществ. Вот очевидные плюсы внутренних документов:
Если внутренняя база знаний компании представляет собой не просто хранилище информации, а имеет понятную структуру, то поиск информации ускоряется.
В результате сотрудники экономят время, которое в противном случае, было бы потрачено на сообщения коллегам по электронной почте с просьбой предоставить необходимую документацию.
Сколько хранить документы
Бывает, какие-то удостоверения и справки мы храним годами просто потому, что они нам дороги. Для них заведите отдельную папку или шкатулку. У остальных документов есть срок годности, по истечении которого их выбрасывают.
Что и сколько хранить:
Все личные и правоустанавливающие документы хранятся бессрочно. Это документы на квартиру, машину, дачу и другое имущество, свидетельства ЗАГС, а также страховые полисы, включая медицинские.
Контракты, трудовые и кредитные договоры можно выбрасывать, когда истечет срок их действия. Но на всякий случай держите их у себя 3 года — таков срок исковой давности, в течение которого можно обратиться в суд, если возникнет конфликт.
Внутренняя документация и ее типы
Внутренние документы делятся на несколько групп:
Придерживаться системы хранения
Варианты хранения зависят от объема документов и доступного места. Вот некоторые:
Готовый органайзер с разделителями. Если на такой наклеить стикеры, будет еще удобнее
Как разобрать документы и не сдаться
Знакомая картина? Сейчас исправим!
Властвовать над бумагами легко. До порядка всего 3 шага:
Если оцифровка вызывает внутреннее сопротивление, значит, она вам не подходит. Ориентируйтесь на интуицию и не выбрасывайте то, что вам дорого, — у бумажных документов, как и у книг, свое очарование.
Осталось рассортировать нужные и актуальные бумаги, чтобы разложить их по папкам и конвертам. Есть несколько способов:
Чем чаще пользуетесь документом, тем доступнее он должен быть. Храните документы так, чтобы вы могли найти их за считаные минуты.
Как правильно и удобно хранить документы дома
С необходимостью быстро найти какой-либо документ хоть раз в жизни сталкивался каждый. Если у вас всегда это получается моментально – поздравляем, вы чемпион организации! Если же вы нервничаете и теряете время на поиск, ваша система хранения бумаг нуждается в корректировке.
Однако держать документы в порядке нужно не только для того, чтобы в случае чего быстро их найти. Продуманная система организации, конечно, добавит уверенности и создаст ощущение контроля над своей жизнью, но еще и позволит вовремя оплачивать счета. А значит, сэкономит не только время, но и деньги.
Кроме того, некоторые важные бумаги восстанавливать так долго и мучительно, что проще заранее подобрать надёжное место, где они могли бы храниться.
И еще: мы искренне желаем, чтобы вам никогда не пришлось с этим столкнуться, но в форс-мажорных ситуациях, когда жилище нужно покинуть как можно быстрее, деньги и документы – это первое, что советуют хватать специалисты.
К чему нужно стремиться
Итак, чего мы хотим добиться, создавая систему хранения:
1. Нужный документ можно быстро найти.
2. Система хранения организована по категориям.
3. Всё систематизировано и понятно даже тому, кто видит это в первый раз.
4. Порядок без труда поддерживается.
5. Новые бумаги легко добавляются и не нарушают порядок.
Задачи понятны, начинаем действовать.
Для начала нужно собрать все имеющиеся в доме бумаги: паспорта, выписки, свидетельства, гарантийные талоны, документы на машину и т.п. В зависимости от вашего образа жизни и состава семьи набор может быть разным. У кого-то это право собственности на дачу и техпаспорт на лодку, у кого-то – медицинские карты детей, ветеринарные свидетельства, банковские договоры, а кто-то добавит в обширный список и инвестиционные договоры.
Далее собранный ворох бумаг распределяем по категориям в зависимости от срока хранения. Условно все документы можно разделить на три типа: важные, умеренно важные и рабочие. К важным относятся всевозможные свидетельства, паспорт, ИНН и т.п.; их нужно хранить всю жизнь. Документы второй группы – квитанции об уплате налогов, оплаченные счета за квартиру, доверенности, договора на обслуживание – надо держать в порядке не менее 3-х лет. И наконец, третий тип, всевозможные чеки и гарантийный талоны, хранить также нужно, но намного меньше, иногда всего лишь в течение месяца.
Всё, на что срок хранения уже вышел, отправляется в мусорную корзину, а с оставшимися бумагами переходим к следующему шагу.
1 821
2 277
Первое, с чего стоит начать, выделить так называемую базовую документацию – паспорта, медицинские карты, свидетельства о рождении и т.п. – и выделить для неё отдельное место. Такие бумаги очень важны и довольно часто нужны, поэтому должны быть под рукой.
Затем отделяем от всего остального текущие бумаги (чеки, квитанции об оплате услуг т.п.) – то, что может потеряться, если сразу не убрать на место. Выделите для них отдельное место, удобную коробку, и раз в месяц проводите ревизию, распределяя по постоянным местам хранения.
Оставшееся необходимо систематизировать уже более детально. Вам необходимо решить для себя, как вам будет удобно работать с документами, и, исходя из этого, построить систему хранения. Выбирайте принцип организации, отталкиваясь от своего образа жизни и потребностей.
Документы можно распределить:
Выбрав удобную вам схему, распределите все бумаги по группам.
Выбирая, где хранить важные документы, помните, что это должно быть такое место, куда не смогу добраться дети или животные. Творческий порыв ребёнка или зубы скучающего домашнего питомца могут внести существенные коррективы в ваши планы на отдых, если объектом интереса станет, к примеру, паспорт. Да и другие бумаги тоже требуют аккуратного обращения, восстановление некоторых бывает крайне затруднительно.
Хорошим местом для хранения является любой закрывающийся на замок ящик (например, комода или стола). Идеальный вариант – сейф или металлический контейнер, которые защитят содержимое от кражи и пожара.
Если позволяет пространство, стоит подумать о покупке секретера – предмета, специально созданного для хранения бумаг. Он придуман ещё в 18 веке и вот уже более двух столетий не сдаёт позиции, постоянно трансформируясь под современные требования. Можно подобрать конструкцию, в том числе, и с потайными ящиками.
Можно купить набор коробок и хранить документы на полке. Отведите отдельную коробку для каждой категории. Коробки промаркируйте, тогда работать с документами станет проще – вы просто снимете с полки нужную коробку и разместитесь с ней там, где вам удобно.
И самое главное – регулярно просматривайте свои бумаги и удаляйте всё, что потеряло актуальность.
ВАШ ЗАКАЗ УСПЕШНО ОТПРАВЛЕН!
В ближайшее время мы свяжемся с Вами!
Внутренняя документация с Документеррой
Документерра предлагает инструмент для создания и онлайн-управления документацией, который основан на технологии единого источника и повторном использовании контента. Эта особенность позволяет использовать один и тот же контент сразу в нескольких проектах. Не нужно каждый раз сверять информацию с оригиналом, достаточно сделать специальную разметку. Тексты, написанные на основе единого источника, автоматически обновляются во всех документах сразу. Это делает процесс разработки материалов эффективнее — такая функция особенно важна, когда над одним проектом работает несколько авторов.
Кроме технологии единого источника и повторного использования контента, Документерра предлагает облачный хостинг. Это экономит бюджет компании, так как его не нужно тратить на покупку корпоративного сервера и нести расходы за обслуживание.
Автоматическая вставка оглавлений на этапе создания документа позволяет сразу получить структурированный текст. Потом это помогает упростить навигацию по данным и упорядочить каждый файл.
Еще незаменимые функции — рецензирование и комментирование. Они позволяют наладить организационные процессы в технической организации, где проверка и редактирование документов — обычное дело. До завершения работы над документом может быть несколько редакций текста. С помощью Документерры пользователь будет получать уведомления о комментариях от коллег на панели инструментов. Такой подход позволяет решать проблемы на начальном этапе разработки документации и по ходу работы. Поскольку правки вносятся оперативно, это никак не тормозит сроки сдачи проекта.
Платформа Документерра облегчит жизнь вашим сотрудникам, поскольку она предлагает запатентованный полнотекстовый поиск, который основан на таксономиях (указателе ключевых слов) и функциях настройки поиска.
Если вы работаете с документацией на иностранном языке или переводите свои внутренние документы, Документерра упростит эти процессы при помощи встроенного модуля перевода.
Другими словами, облачная система создания документации Документерра — это инструмент для создания справочных материалов и баз знаний, который включает множество функций. Платформа поддерживает создание и управление документацией на каждом этапе жизненного цикла документов. Эти этапы включают анализ и планирование, дизайн, разработку и рецензирование контента, контроль, публикацию и сопровождение документов.
Сделать электронные копии
Это удобно, если вы часто уезжаете из дома. В любой момент есть доступ к важным файлам и не нужно просить родных искать.
Нет смысла сканировать все подряд — достаточно перевести в цифру только важные документы, которыми вы пользуетесь чаще всего.
Проще всего использовать формат PDF: он всегда читается, качество не ухудшается, а открывается в любом браузере. Конвертировать из других форматов в PDF удобно с помощью сервисов-конвертеров.
Электронные файлы можно собирать по папкам или объединять для собственного удобства.
Но с этим способом нужно не забывать про безопасность. Например, если храните в облачных хранилищах, следует устанавливать надежный пароль и регулярно его менять, а также внимательно следить за правами доступа.
Пример хранения на компьютере всего, что связано со страховками
Зачем нужен домашний архив
Зачем вообще разбираться, как организовать хранение документов дома? Нужны они редко, можно просто свалить в какой-то ящик, и пусть там лежат. Так думают многие — и ошибаются.
5 причин обустроить домашний архив:
Организованный личный архив — ваш островок контроля. Потек холодильник — вы знаете, где лежит гарантийный талон. Занемог любимый кот — ветпаспорт найдется за секунду.
Когда дома порядок в документах, снижается фоновый уровень стресса. Ради этого стоит потратить пару часов на разборку.
Где хранить документы
Для организации удобной системы хранения недостаточно обычной полки. В канцелярских магазинах
продаётся много приспособлений для размещения документации. Рассмотрим самые популярные лайфхаки.
Папки с файлами
Этот способ подойдёт для небольшого количества ценных бумаг. Все их можно расположить в одной папке,
разделив с помощью файлов. При появлении новых документов достаточно просто докупить несколько вкладышей
и вложить их в папку. Чтобы разделить документы по категориям, можно использовать папки разных цветов.
Органайзеры
В качестве органайзера обычно выступают подвесные конструкции на магнитах или ящики с несколькими
отделами для систематизации хранения. В каждый отдел нужно сложить документацию из одной категории.
Сделать конструкцию можно самостоятельно, используя подручные материалы.
Газетницы
Гибкий и практичный метод размещения ценных бумаг, который позволяет постоянно держать документы на виду.
На полках магазинов есть большой выбор газетниц разных конфигураций и размеров – от настенных до напольных.
Чтобы внести порядок в систему, достаточно снабдить каждый отсек конструкции стикером с информацией
о хранящихся внутри документах.
Подставки для журналов
Простота и эстетичность делают этот способ хранения самым популярным. Приобрести подставку для
журналов можно в любом канцелярском магазине. Она поместится в закрытый шкаф, на полку стеллажа или на стол.
С её помощью можно по максимуму использовать пространство, сохраняя порядок.
Лотки для корреспонденции
Изначально небольшие лотки создавались для сортировки почтовых писем в специализированных учреждениях,
но затем вошли в жизнь обычных людей, как удобный способ хранения документов, и стали продаваться
в магазинах товаров для офиса. Среди многочисленных моделей можно найти лотки под любой дизайн.
Где и как хранить
Документы перебраны и рассортированы, пора разложить их по папкам, конвертам, коробкам.
Система хранения документов дома может быть:
Горизонтальная система — архивная классика. Если вы сложили документы в папки, а папки друг на друга в коробку — это и есть горизонтальное хранение. Чтобы найти нужную бумагу или папку, нужно перебрать все, поэтому этот способ подходит для документов, которыми пользуются редко.
Вертикальное хранение обязано своей популярностью Мари Кондо (японская писательница, специалистка по наведению порядка в доме). Его преимущества — хороший обзор и легкий доступ. Документы или папки ставят в ящик или коробку на ребро, подписывают корешки или используют разделители.
Есть много способов, как хранить документы дома в порядке:
Скоросшиватели и папки на кольцах для домашних архивов неудобны. Они используются с прозрачными файлами, откуда документы трудно доставать. Если вам нравится этот тип хранения, обратите внимание на папки с зажимами, они практичнее.
Конверты и папки нужно куда-то сложить. Есть несколько вариантов:
Размеры папок, коробок, разделителей соизмеряйте с высотой полки или ящика, где они будут храниться.
Домашние архивы обычно размещают в книжных или платяных шкафах, письменных столах, комодах. Не забудьте простой способ, как хранить документы дома не только в порядке, но и в безопасности, — сейф.
Цены на компактные модели начинаются от 2000–2500 тыс. руб. С Халвой можно купить противопожарную модель с серьезной защитой от взлома в рассрочку до 10 мес.
Ключевой принцип любой системы хранения: она должна экономить время, а не отнимать. Избегайте излишней детализации: если для поиска нужной квитанции вам придется открыть 12 папок, однажды вы не выдержите и снова свалите все в кучу.
Небольшой лайфхак, как хранить документы дома в порядке, на примере квитанций:
Компактно, удобно, наглядно. Вы найдете нужную квитанцию за минуту, перелистав стопку.
То же касается медицинских бумаг. Раскладывайте их по специалистам и годам, только если документов много. Иначе храните все вместе — нужный в любом случае найдется быстро.
Не бойтесь переделывать систему, пока она не будет полностью вас устраивать. Хороший домашний архив — тот, где вы находите нужный документ за минуты. Используйте готовые решения, чтобы собрать свою систему, которая превратит ворох бумаг в организованный домашний архив и сбережет ваше время и нервы.
Вся информация о ценах и партнерах актуальна на момент публикации статьи. Действующие магазины-партнеры Халвы
Рекомендации по созданию внутренней документации
При создании внутренних документов учитывайте следующие факторы, которые помогут сотрудникам внимательно изучать информацию, а не просматривать ее по диагонали.
Заключение
Внутренняя документация может стать ценным ресурсом для вашей компании. Но этого можно достичь, только, если создавать и управлять документацией правильно. В таком случае, она будет не только помогать в работе, но и экономить время и ресурсы, повышать эффективность и приносить прибыль. Документерра предлагает понятный способ сделать ваш бизнес более конкурентоспособным при помощи улучшенной внутренней документации.