Задачи и функции структурных подразделений

Управление финансами компании требует немало времени, а также навыков работы с отчетностью и планами. Поэтому для контроля за финансовыми показателями в крупных компаниях нанимают отдельного компетентного сотрудника, который может как возглавлять штат финансистов, так и самостоятельно отвечать за финансовое состояние бизнеса. В статье расскажем, какую роль выполняет финдир в компании и какими полномочиями он обладает.

Роль финансового директора в компании

Финансовый директор — это руководитель, который занимается деньгами компании. Он либо сам отдает поручения, если решение вопроса в его полномочиях, либо дает советы генеральному директору. Основная задача финансового директора компании — приумножать капитал. Для достижения этой цели ему требуется снижать риски, разрабатывать финансовую стратегию, искать подходящие способы инвестирования и многое другое.

Если компания находится на грани кризиса, то обязанность финансового директора предприятия заключается и в том, чтобы найти причины и способы выхода из ситуации, минимизировать убытки. На финдире лежит большая ответственность за принимаемые решения, в том числе за кадровые решения. Возложенные на него полномочия позволяют нанимать и сокращать сотрудников финансового отдела.

Финансовый директор, как правило, работает в достаточно крупных компаниях. Его непосредственный начальник — генеральный директор или совет директоров. В его подчинении руководители и менеджеры финансового отдела, а также главный бухгалтер и все сотрудники бухгалтерии.

Функции директора по финансам шире, чем у главного бухгалтера. Поэтому эти две должности нельзя назвать взаимозаменяемыми и нельзя заменить финдира бухгалтером. Однако если гендиректор оформит приказ о возложении соответствующих обязанностей, то финдир может выполнять функции главбуха. Но обычно на предприятиях, где есть отдельные должности для бухгалтеров, финансистов и финдира, обязанности различаются. Главный бухгалтер ведет бухгалтерский и налоговый учет, учитывает доходы и расходы компании. А основная задача финансового директора — анализ полученных показателей и ведение управленческого учета.

В небольших фирмах руководитель может сам вести финансовый учет или пользоваться услугами финдира на аутсорсе, когда этого требуют обстоятельства. В малом бизнесе нанимать отдельного человека — нецелесообразно.

Бесплатная конультация от финдиректора

Ответим на ваши вопросы и расскажем про финансового директора на аутсорсе

Основные задачи финансового директора

В зависимости от масштаба предприятия и количества сотрудников, функционал финансового директора компании может меняться. Но есть основные должностные обязанности, которые финдиректор должен выполнять. Рассмотрим их подробнее.

Директор по финансам компании проводит анализ, строит стратегии и модели, которые помогают принимать верные управленческие решения. Его цель — удержать компанию от банкротства, предотвратить лишние расходы, увеличить прибыль и общую рентабельность. Чтобы улучшить финансовое состояние фирмы, он выполняет 4 задачи фин директора:

Каждое направление деятельности включает целый блок рабочих процессов.

Планирование

В рамках планирования финдир занимается двумя направлениями: бюджетированием и разработкой финансового плана компании.

Бюджетирование — это распределение бюджета по подразделениям, отделам и конкретным статьям расходов. Как правило, бюджетирование проводится на год вперед с разбивкой по кварталам, реже — по месяцам. Оно помогает предупреждать кассовые разрывы, исполнять финансовые обязательства в срок и достигать поставленных целей.

За основу нужно брать отчетность за предыдущий год и определять годовой бюджет на затраты организации. Финдир решает, на какие отделы или на какую конкретно деятельность стоит увеличить или урезать бюджет. Например, может быть принято решение повысить бюджет отдела продаж, чтобы увеличить штат менеджеров, так как текущее количество сотрудников не успевает обрабатывать входящие заявки. Или, наоборот, урезать расходы на рекламу, так как она не дала планируемых результатов.

Бюджетирование может иметь разную степень проработки. То есть директор может прописать детально суммы на все расходы, а может указать только общий бюджет по каждому отделу. Во втором случае руководители отделов сами будут решать, как распределить средства, например, поменять кресла в кабинете или повысить квартальную премию сотрудникам.

Вторая обязанность фин директора в рамках планирования — это разработка долгосрочного финансового плана компании. Чаще всего план включает только финансовые показатели, например, увеличение прибыли за год на 5%. Но иногда он основывается и на других аспектах бизнеса, например, увеличение экологичности производства. Это зависит от общей политики компании.

Финансовый план может состоять из нескольких параллельных задач. Например, годовой план может включать также квартальные, месячные и даже недельные программы. Долгосрочные финансовые модели могут быть рассчитаны на срок до 5 лет. Задачи, которые стоят перед компанией, должны быть выполнимыми, но при этом достаточно амбициозными.

Для чего нужен финансовый план:

Чтобы составить план, финансовый директор кратко прописывает функции и задачи для руководителей отделов по периодам — каких показателей нужно достичь за месяц, а также подбирает инструменты для достижения этих целей. То есть недостаточно просто поставить планку, нужно дать конкретные рекомендации по тому, как до нее добраться. Также он определяет методы контроля по достижению этого плана.

Контроль

В рамках контроля выполнения финансового плана финдир регулярно запрашивает отчетность, анализирует прибыль и убытки, сверяет их с нормами и предпринимает решения по увеличению или снижению показателей при необходимости. Чтобы сделать систему контроля точной, финансовому директору нужно построить архитектуру управленческого учета. То есть необходимо сделать так, чтобы отчеты со всех отделов поступали к нему в нужной форме и в указанный срок.

Что должен делать финансовый директор для построения архитектуры управленческого учета:

Упростить архитектуру управленческого учета помогают системы для автоматизации. Их внедрение способствует более упорядоченному сбору данных, а также их автоматической обработке. Чем лучше будет налажен учет, тем проще финансовому директору контролировать показатели. К тому же если на место уволенного руководителя отдела придет новичок, то с отлаженной системой шаблонов и инструкций ему намного проще влиться в работу и быстро формировать отчеты для финдира.

Зачем нужно посредничество с финансовым директором, не может ли глава компании самостоятельно получать отчеты и смотреть за показателями? Дело в том, что финдир не просто объединяет отчеты, но и анализирует их: находит слабые места, фокусирует внимание руководства на те моменты, которые требуют вмешательства. Он одновременно анализирует балансовый отчет, ДДС и ОПиУ. Но если этого требует ситуация, он запрашивает дополнительные операционные отчеты.

Кроме контроля за отчетностью в функции фин директора входит координация всех отделов, которые работают с деньгами. Он следит за бухгалтерией, чтобы компанию не ждала внеочередная налоговая проверка, а также за отделами продаж и маркетинга. Таким образом, он может контролировать деятельность практически любого отдела и если заметит, что какая-то работа экономически невыгодна, то предложит изменить стратегию. Например, если маркетологи вкладывают средства в продвижение социальных сетей, но не получают лидов с этих площадок, финдир может предложить пересмотреть политику SMM.

Прогноз

При реализации даже самого продуманного финансового плана руководитель, скорее всего, столкнется со сложностями. Экономический кризис, повышение цен на расходные материалы, вынужденное импортозамещение в связи с санкциями, рост конкуренции, изменения в налоговой базе — с чем только не приходится сталкиваться в бизнесе. Поэтому должность финансового директора обязывает прогнозировать риски и искать способы их минимизации.

Приведем в пример строительную компанию. Анализ рынка показал финдиру, что высока вероятность скорого повышения стоимости стройматериалов. Какие варианты он может предложить, чтобы снизить риск возникновения убытков:

Грамотное управление рисками повышает общую стабильность компании. Чтобы у фирмы в кризисной ситуации был финансовый запас, необходимо обзавестись инвестиционным портфелем.

Таким образом, вторая задача в рамках прогноза — это инвестирование. Чтобы получать пассивный доход и приумножать капитал компании, нужно проанализировать, в какие проекты следует вкладывать деньги. Вложения всегда связаны с рисками, и финансовому директору предстоит выбрать инвестиционную стратегию предприятия. Финансист рассчитывает срок окупаемости и определяет, когда и какие суммы потребуется вложить. Причем инвестиции могут быть не только в валюту, драгоценный металл или акции других компаний. Не меньший интерес представляют вложения в открытие филиала или запуск новой продукции.

Консультирование

Эта функция финансового директора вытекает из предыдущих обязанностей. Все анализы и планы, которые он создает, нстаются только цифрами. Финдир воплощает их в жизнь благодаря тесному контакту с другими сотрудниками компании. Финдир дает советы не только гендиректору, но и руководителям отделов. Он помогает найти ответы на такие вопросы как:

Практически любой финансовый вопрос требует консультации финдира. Он может спрогнозировать результат от принятого решения, создать несколько финансовых моделей, чтобы сравнить их и выбрать наиболее выгодный путь развития.

Что не входит в функции финансового директора

Иногда может сложиться впечатление, что на руководителя по финансам возлагается ответственность практически за всю экономическую деятельность компании. Но он подчиняется только гендиректору, а значит, что часть задач можно делегировать на других сотрудников. Так, управление финансами равномерно ляжет на несколько отделов. Только с помощью делегирования можно достичь хороших результатов, в обратном случае у финдира просто не останется времени на выполнение собственных обязанностей.

Что не входит в обязанности финансового директора:

Часто дело даже не в том, чем не может заниматься финансовый директор, а в том, насколько это целесообразно. Даже если он может решать мелкие вопросы, помогать разным отделам или вести текущий бухучет, то это не значит, что ему нужно это делать. Ведь задача финдира — выстроить структуру финансового управления компанией так, чтобы система работала без его участия, а он мог только контролировать ее и направлять.

Какие полномочия имеет финдир в компании?

Что может делать в компании руководитель по финансам:

Финансовый директор на аутсорсе

Если в структуре управления компании нет вакансии для финансового директора, что часто случается в малом и среднем бизнесе, его функционал может взять на себя специалист на аутсорсе.

Такое решение поможет воспользоваться знаниями и опытом профессионального специалиста без найма в штат. Финдир на аутсорсе поможет разобраться в отчетности, найти слабые места в бизнесе с точки зрения финансов, предложит пути решения проблемы, а также создаст финансовый план на следующий год. Специалист наладит систему финансового учета, сделает ее полностью прозрачной и понятной. С его помощью руководитель компании сможет найти точки роста, увеличить прибыль и снизить издержки. Компания Аспро предоставляет услуги финдира на аутсорсе, который быстро поможет разобраться в финансовом состоянии компании и наладить управленческий учет. Это дешевле, чем нанимать отдельного специалиста в штат, и подходит для малого и среднего бизнеса.

В каждой организации, которая занимается перевозками грузов и пассажиров, должен быть специалист по безопасности дорожного движения (БДД). Он нужен даже индивидуальным предпринимателям. 1 января 2021 года вступил в силу Приказ Минтранса №282. Он внес изменения в работу специалистов по БДД.

В статье расскажем:

Каким организациям нужен ответственный за БДД

Все юрлица и ИП, которые занимаются грузоперевозками, должны иметь в штате специалиста по БДД (п. 2 ст. 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Специалист должен быть, даже если в организации всего одна машина, или весь транспорт взят в аренду.

Специалист по БДД не нужен в следующих случаях:

Если в организации не назначен ответственный за БДД, то ей грозит штраф: 20 000 рублей — должностному лицу, 100 000 рублей — юридическому лицу (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Форма поиска по УИН штрафа (Проверить штраф за нарушение требований БДД)

Какие штрафы предусмотрены за нарушение требований БДД

Специалист по БДД отвечает за транспорт, поэтому должен следить за водителями и состоянием автопарка.

Запрещается выпускать на линию автомобили:

Также запрещено допускать водителей:

За нарушение требований БДД КоАП РФ предусматривает штрафы. Они прописаны в статьях 12.31, 12.31.1, 12.32 и накладываются на должностных и юридических лиц. Собрали наиболее частые штрафы в таблице.

Большая часть этих штрафов не загружается на сайт ГИБДД или Госуслуги, поэтому их легко пропустить. Если не оплатить штраф вовремя, его передадут судебным приставам. Приставы могут назначить наказание:

Чтобы вовремя оплачивать штрафы, организации пользуются сервисом OnlineГИБДД. Сервис ежедневно проверяет новые штрафы и показывает, за что они выписаны. OnlineГИБДД присылает напоминания, чтобы оплачивать штрафы вовремя.

Штрафы за нарушение требований БДД можно оплатить со скидкой 50% в первые 20 дней после вынесения штрафа (ч. 1.3 ст. 32.2 КоАП РФ).

Кто такой ответственный за БДД и какие у него обязанности

Ответственный за БДД — это специалист, который отвечает за безопасное использование транспорта в организации.

В обязанности специалиста по БДД входит:

Кого можно назначить ответственным за БДД

В организации должность ответственного за БДД могут занять специалисты со схожей сферой деятельности: начальники технического контроля, механики, диспетчеры или сами руководители.

Чтобы работать специалистом по БДД, сотрудник должен иметь соответствующее образование и стаж работы:

Если сотрудник не имеет соответствующее образование, ему нужно пройти курсы профессиональной переподготовки и аттестацию.

Если у специалиста по БДД нет соответствующего образования и аттестации, при проверке назначат штраф 20 000 рублей — должностному лицу, 100 000 рублей — юридическому лицу (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Какое обучение должен пройти ответственный за БДД

Специалист по БДД должен иметь диплом по транспортной специальности или пройти курсы профессиональной подготовки. Обучение длится 1,5-2 месяца, стоимость начинается от 5 000 рублей.

Также раз в 5 лет специалист должен проходить аттестацию. Комиссия состоит из представителей Федеральной службы по надзору в сфере транспорта и Агентства автомобильного транспорта (Росавтотранс). Процедура аттестации специалистов по БДД подробно описана в приказе Минтранса №283.

Подать заявление на аттестацию можно на сайте Росавтотранса, там же размещен список вопросов для аттестации. Во время аттестации специалист отвечает на тест из 20 вопросов. Для прохождения нужно набрать 18 правильных ответов.

О результатах специалист узнает в этот же день, в Росавтотранс результаты приходят в течение 3 дней. Информация об аттестованных специалистах вносится в реестр.

Если специалист не прошел аттестацию, он может подать заявку повторно, но не раньше, чем через 7 дней после первой аттестации.

Важно проходить аттестацию вовремя — пока ответственный по БДД не получит соответствующее образование и не пройдет аттестацию, организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ.

Какие документы должны быть в организации для обеспечения БДД

Список документов по БДД включает:

Специалист по БДД должен контролировать наличие всей необходимой документации. Каждые 3 года Управление государственного автодорожного надзора (УГАДН) проводит проверку по БДД. Если документация будет неполной или некорректно заполненной, организацию могут оштрафовать на 100 000 рублей, а специалиста по БДД — на 20 000 рублей (ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Специалисты OnlineГИБДД разработали комплект документов для обеспечения БДД в организации. Купить его можно на нашем портале по кнопке ниже.

Форма покупки документов по БДД (Заголовок блока)

Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.

Присоединяйтесь к нашей рассылке

Посетите наш блог, чтобы найти полезные статьи, советы экспертов и вдохновляющий контент, который будет держать вас в курсе.

Часто Задаваемые

Техник-механик – специалист, который занимается настройкой, обслуживанием и ремонтом механического оборудования. Это станки, сложные агрегаты, грузоподъемная техника, автотранспорт, другие системы и устройства.

Кем работать?

Младший техник-механик
среднее профессиональное
от 40 000

Техник-механик
среднее профессиональное
от 100 000

Старший техник-механик
среднее профессиональное или высшее
от 130 000

Мастер-механик
среднее профессиональное или высшее
от 130 000

Руководитель отдела (цеха) по обслуживанию оборудования
высшее
от 150 000

Специалист по техобслуживанию
высшее
от 120 000

Руководитель отдела по обслуживанию оборудования
высшее
от 150 000

Все эти должности требуют специальных знаний и навыков, а для руководящего состава необходимо высшее образование. Кроме того, каждая позиция подразумевает специализацию в конкретной сфере.

Специализации

По виду обслуживаемого оборудования и типу производства существуют следующие направления:

Это самые распространенные сферы для реализации знаний и навыков техника-механика. В каждом направлении возможно карьерное продвижение от рабочих специальностей до руководящего персонала.

Где учиться?

Сроки зависят от формы обучения, направления, базового образования. Возможно дистанционное обучение.

Что сдавать?

Поступить в колледж можно после 9 или 11 класса, по итогам конкурса аттестатов. Для зачисления в коммерческие группы не требуются дополнительные испытания и результаты ЕГЭ. Обучение проходит в разных форматах, с использованием дистанционных технологий, в удобном графике.

Поступить в ВУЗ на специальность инженера-механика можно по результатам ЕГЭ (русский язык, профильная математика, физика). В некоторых ВУЗах предусмотрены дополнительные испытания.

Многие студенты предпочитают получить специальность техника-механика в колледже, а затем продолжить обучение в техническом ВУЗе. Это дает возможность раньше начать работать по специальности, получить практический опыт и стать востребованным специалистом.

Какие обязанности?

В основные обязанности техника-механик входит:

В зависимости от сферы деятельности предприятия должностные обязанности техника-механика могут различаться. Специалист может выполнять широкий круг обязанностей в рамках своей профессии или иметь узкую специализацию.

Плюсы и минусы профессии

Как правило, проблем с трудоустройством у техника-механика не возникает. Специальность нужная и хорошо оплачиваемая. Если есть желание и склонности работать с техникой, внимательность и готовность разобраться с механизмами, нет страха перед сложным оборудованием, эта профессия для вас.

Рекомендуем дистанционное образование на воспитателя в колледже!

Опыт работы с регионами нефтегазодобыча (ЯНАО, ХМАО, Восточная Сибирь, респ. Саха (Якутия). Общее руководство транспортно-логистического отдела. Планирование перевозок. Разработка логистических схем доставки МТР до обособленных подразделений. Организация процессов приемки, доставки, хранения ТМЦ. Организация подготовки договорных документов, подготовка к тендерным процедурам. Заключение договоров оказание транспортных услуг, транспортно-экспедиционное обслуживание, договоров по приему, погрузо-разгрузочным работам и хранению. Контроль выполнения договорных обязательств Контрагентами, расходования денежных средств по договорам. Формирование бюджета на транспортную и складскую логистику. Организация документооборота. Контроль своевременной сдачи первичных документов, правильного их оформления. Анализ затрат и издержек, стоимости и эффективности логистических операций. Участие в разработке и внедрении нормативов ТЛО, разработка форм и методов ведения отчетности. Контроль правильности и своевременности исполнения поставленных задач сотрудниками отдела. Организация и контроль работы диспетчерских служб (8 обособленных подразделений). Контроль соблюдения диспетчерскими службами принятых схем документооборота, правил и сроков сдачи документов. Проверка правильности ведения и оформления путевой и товарно-транспортной документации. Разработка и установка норм расхода топлива, обеспечение соблюдения установленных норм расхода ГСМ. Контроль списания ГСМ. Подготовка документов для регистрационных действий. Составление отчетности по работе транспортного отдела. Делопроизводство. Участие в формировании документов, регламентирующих деятельности сотрудников (должностные инструкции, штатное расписание). Подбор и обучение сотрудников.

Начальник транспортного отдела назначается соответствующим приказом руководства. Для того, чтобы прояснить и конкретизировать права и обязанности начальника транспортного отдела, а также подтвердить его полномочия, составляется и подписывается должностная инструкция.

Как правило, инструкцию составляет ответственный сотрудник отдела кадров. Реже – юрист предприятия. Для того, чтобы предусмотреть все возможные нюансы, инструкция должна быть предварительно согласована с ответственными лицами.

Должностная инструкция начальника транспортного отдела

Завгар Онлайн избавит Вас от бумажной работы и автоматизирует учёт в Вашем автопарке:

Управление корпоративным автопарком в едином окне

Отчёты для менеджеров и владельцев бизнеса

Тройной контроль топлива! – по датчикам, топливным картам и местоположению.

Трудовое законодательство не предусматривает единой формы инструкции, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно составить документ.

Однако есть перечень пунктов, которые нужно включить в должностную инструкцию, чтобы она была полезна в случае возникающих разногласий.

1. Общие положения

2. Функциональные обязанности

Образец образец должностной инструкции начальника транспортного отдела

Это самая общая форма, не учитывающая особенности предприятия. В зависимости от внутреннего устава и специфики производства в инструкцию могут быть включены и другие пункты.

Хотите вести удобный электронный документооборот по автопарку без проблем? Чтобы все документы всегда были под рукой? Посмотрите, что мы можем вам предложить:

Fms система управления автопарком подходит для абсолютно любого объекта (не важно подвижного или нет), который требует технического обслуживания. Теперь возможно управлять парком предприятия из любой отрасли автомобильного бизнеса.

Завгар Онлайн предлагает решения для разных сфер

УПРАВЛЕНИЕ ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ РАБОТЕ

УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ

УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ, НАГРАД И ПРОТИВОДЕЙСТВИЯ КОРРУПЦИИ

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ОТДЕЛ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ

ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ РАБОТЕ

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

1. Обеспечение соответствия принимаемых Екатеринбургской городской Думой и Председателем Екатеринбургской городской Думы муниципальных правовых актов законодательству Российской Федерации, Свердловской области, муниципальным правовым актам.

2. Правовое сопровождение деятельности Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы.

3. Защита законных прав и интересов Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы в судах, иных юрисдикционных органах, органах государственной власти и государственных органах.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

1. Проведение правовой экспертизы проектов муниципальных правовых актов, принимаемых Председателем Екатеринбургской городской Думы, Екатеринбургской городской Думой, проектов нормативных правовых актов, иных документов, поступающих Председателю Екатеринбургской городской Думы, в Екатеринбургскую городскую Думу, в том числе от органов государственной власти.

2. Проведение антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов, проектов муниципальных нормативных правовых актов, принимаемых Екатеринбургской городской Думой.

3. Правовое сопровождение работы постоянных комиссий Екатеринбургской городской Думы.

4. Участие и правовое сопровождение заседаний Екатеринбургской городской Думы, постоянных комиссий, депутатских слушаний, рабочих групп, публичных слушаний, иных мероприятий.

5. Представление законных прав и интересов Председателя Екатеринбургской городской Думы, Екатеринбургской городской Думы в судах и иных государственных органах.

6. Правовое обеспечение функционирования официального сайта Екатеринбургской городской Думы в сети «Интернет».

7. Мониторинг действующего законодательства, включая подготовку информации о предполагаемых изменениях в законодательстве, о муниципальных правовых актах, требующих внесения изменений в связи с изменениями федерального и областного законодательства.

8. Подготовка документов и сведений для включения в Свердловский областной регистр муниципальных нормативных правовых актов.

ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ
1. Организация и ведение делопроизводства в Екатеринбургской городской Думе, в том числе с использованием технологий системы электронного документооборота (далее – СЭД), за исключением документов по обращениям граждан, объединений граждан, юридических лиц (далее – обращения), документов депутатов Екатеринбургской городской Думы, документов по кадровым вопросам.
2. Обеспечение, учет и оптимизация документооборота с использованием технологий СЭД в пределах компетенции Управления. 
3. Организационное обеспечение заседаний Екатеринбургской городской Думы, постоянных комиссий, рабочих групп, депутатских объединений, публичных слушаний, депутатских слушаний и других мероприятий Екатеринбургской городской Думы.
4. Оформление решений Екатеринбургской городской Думы, постановлений Председателя Екатеринбургской городской Думы, распоряжений Руководителя аппарата Екатеринбургской городской Думы.
5. Подготовка и передача подлежащих опубликованию правовых актов для опубликования в официальных изданиях, размещение их на официальном сайте Екатеринбургской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
6. Организация работы с запросами информации о деятельности Екатеринбургской городской Думы, поступающими в адрес Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы, первого заместителя Председателя Екатеринбургской городской Думы, заместителя Председателя Екатеринбургской городской Думы, председателей постоянных комиссий Екатеринбургской городской Думы. 
7. Организация и проведение ознакомительных мероприятий в помещениях, используемых Екатеринбургской городской Думой, по истории Екатеринбургской городской Думы и институте почетного гражданства в городе Екатеринбурге.
8. Организация работы по обеспечению сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности Екатеринбургской городской Думы, по подготовке их к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив муниципального образования «город Екатеринбург» (далее – муниципальный архив), обработке документов долговременного хранения, а также уничтожения в связи с окончанием срока хранения в соответствии с Номенклатурой дел Екатеринбургской городской Думы и требованиями законодательства об архивном деле в Российской Федерации, а также локальными актами.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ
1. Участие в подготовке и проведении мероприятий Екатеринбургской городской Думы.
2. Организация разработки проектов полугодовых примерных планов работы Екатеринбургской городской Думы и полугодовых примерных планов работы постоянных комиссий Екатеринбургской городской Думы, а также организация подготовки отчетов об исполнении полугодовых планов работы.
3. Формирование информации о мероприятиях Екатеринбургской городской Думы на предстоящую неделю.
4. Подготовка и оформление проектов правовых актов Председателя Екатеринбургской городской Думы.
5. Организационное сопровождение заседаний Екатеринбургской городской Думы, постоянных комиссий Екатеринбургской городской Думы, депутатских объединений, рабочих групп, депутатских слушаний, публичных слушаний, иных мероприятий, проводимых Екатеринбургской городской Думой, и участие в них.
6. Подготовка и оформление проектов решений Екатеринбургской городской Думы, пакетов документов на очередные, внеочередные заседания Екатеринбургской городской Думы, согласование указанных документов.
7. Оформление документов, образующихся в процессе деятельности Екатеринбургской городской Думы.
8. Подготовка правовых актов Екатеринбургской городской Думы и Председателя Екатеринбургской городской Думы, подлежащих опубликованию, к публикации в официальных изданиях и их размещение на официальном сайте Екатеринбургской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
9. Подготовка информации о деятельности Екатеринбургской городской Думы в соответствии с муниципальными правовыми актами для размещения на официальном сайте Екатеринбургской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
10. Оказание организационно-методической помощи депутатам и помощникам депутатов Екатеринбургской городской Думы, организация обучения для помощников депутатов Екатеринбургской городской Думы по вопросам делопроизводства.
11. Оказание организационно-методической помощи работникам аппарата Екатеринбургской городской Думы по вопросам деятельности Екатеринбургской городской Думы в пределах компетенции Управления.
12. Регистрация и учет входящих документов, поступивших в адрес Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы, первого заместителя Председателя Екатеринбургской городской Думы, заместителя Председателя Екатеринбургской городской Думы, председателей постоянных комиссий Екатеринбургской городской Думы, в том числе электронных документов, запросов о предоставлении информации о деятельности Екатеринбургской городской Думы, за исключением обращений и переписки по обращениям, переписки депутатов Екатеринбургской городской Думы, переписки по кадровым вопросам.
13. Регистрация и учет исходящих и внутренних документов, за исключением переписки по обращениям, переписки депутатов Екатеринбургской городской Думы и переписки по кадровым вопросам. 
14. Отправка исходящей корреспонденции, оформление почтовых отправлений и доставка документов Екатеринбургской городской Думы.
15. Работа с официальной электронной почтой Екатеринбургской городской Думы.
16. Предоставление гражданам информации о работе общественных приемных депутатов Екатеринбургской городской Думы и других организационных вопросах, касающихся деятельности Екатеринбургской городской Думы. 
17. Администрирование СЭД в части заполнения базы данных (в том числе справочников, номенклатуры дел), методическое и информационное обеспечение, обучение и консультирование пользователей по вопросам работы с документами в СЭД.
18. Разработка инструкций и методических материалов по организации и ведению делопроизводства, работе в СЭД в Екатеринбургской городской Думе, а также подготовка и составление Инструкции по делопроизводству Екатеринбургской городской Думы, внесение изменений и дополнений в указанные документы.
19. Разработка и проведение экскурсий в помещениях, используемых Екатеринбургской городской Думой, по истории Екатеринбургской городской Думы и об институте почетного гражданства в городе Екатеринбурге, их актуализация.
20. Составление графика проведения экскурсий в помещениях, используемых Екатеринбургской городской Думой, по истории Екатеринбургской городской Думы и об институте почетного гражданства в городе Екатеринбурге.
21. Подготовка по поручению Председателя Екатеринбургской городской Думы, первого заместителя Председателя Екатеринбургской городской Думы, Руководителя аппарата Екатеринбургской городской Думы проектов ответов на поступившие в адрес Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы запросы, письма и обращения.
22. Составление Номенклатуры дел Екатеринбургской городской Думы.
23. Формирование предложений по нормированию и планированию потребности Екатеринбургской городской Думы в приобретении товаров, выполнении работ, оказании услуг, необходимых для осуществления деятельности Екатеринбургской городской Думы и относящихся к ведению Управления.
24. Обеспечение деятельности Екатеринбургской городской Думы по награждению наградами Екатеринбургской городской Думы совместно с управлением кадров, наград и противодействия коррупции Екатеринбургской городской Думы.
25. Заверение копий документов Екатеринбургской городской Думы, Председателя Екатеринбургской городской Думы по запросам для предоставления их по месту требования.
26. Размещение информации на информационном стенде Екатеринбургской городской Думы и поддержание информации в актуальном состоянии.
27. Подготовка и передача документов Екатеринбургской городской Думы на муниципальное хранение в муниципальный архив муниципального образования «город Екатеринбург» в соответствии с Номенклатурой дел Екатеринбургской городской Думы, а также подготовка документов временного хранения для уничтожения.