3. Информационная база управления персоналом

Эффективность
функционирования системы управления
персоналом в значительной мере зависит
от качества информационного обеспечения.

Информационное
обеспечение управления персоналом –
это совокупность сведений о состоянии
управляемой подсистемы (персонал и его
окружение), тенденции ее развития,
которые поступают субъекту управления
(линейным, функциональным руководителям
и работникам кадровой службы).

При
этом под информацией следует понимать
не любые сведения о персонале, условиях
работы, рынке труда и т.п., а лишь
воспринятые и определенные как полезные
для решения задач менеджмента персонала.

Исходя
из этого данные, которые содержаться в
документах личного состава (личных
листках из учета кадров, личных карточках,
приказах и отчетах), материалах и
результатах социологических и
психофизиологических исследований
(анкетирование, интервью, тестирование)
и т.п., считаются информацией лишь тогда,
когда они вовлечены в процессы менеджмента
персонала и применяются для достижения
его целей. К тому времени они рассматриваются
как данные, которые ждут своей реализации.

Так,
данные о результатах оценивания персонала
считаются информацией лишь с того
момента, когда они надлежащим образом
оформлены, доведены работнику и его
непосредственному руководителю, и
использованы для решения таких задач,
как подбор и расстановка новых работников,
выдвижение в кадровый резерв, планирование
карьеры, усовершенствование организации
труда, построение эффективной системы
мотивации трудовой деятельности,
усовершенствование планов и программ
повышение квалификации работников и
др.

Информация должна
отвечать следующим требованиям:

• полноты и точности;
• удобства передачи,
  обработки и хранения.

Эффективное
функционирование системы менеджмента
персонала возможное лишь при условии
соблюдения указанных требований к
информации.

Необходимость
сбора, хранения, обработки, анализа,
преобразования и передачи разнообразной
кадровой информации требует создания
на предприятии соответствующей
информационной системы.

• средства
  сбора, хранения, обработки, передачи,
  поиска и использования кадровой
  информации;
• организованный
  надлежащим образом учет персонала для
  информационного обеспечения решения
  кадровых задач;
• совокупность
  приемов и методов использования данной
  системы;
• специалистов в
  области вычислительной техники;

Среди
главных требований, которые выдвигаются
к информационной системе, следует
отметить широкое применение ЭВМ,
передовых информационных технологий,
математических методов, моделирование
и др.

Основу
информационной системы должен составлять
единый массив, который содержит
информацию о каждом работнике: место
работы, демографические данные, данные
об образовании, наличии специальной
подготовки, семейное положение, движение
на предприятии (с одного структурного
подразделения в другое, изменение
профессии, повышение квалификации),
условия работы, уровень заработной
платы, разные социальные выплаты и др.

Поскольку
процессы, которые происходят на
предприятии, чрезвычайно динамические,
важно своевременно и оперативно
отображать все изменения в информационном
массиве. Это в свою очередь требует
тесной взаимосвязи информационной
системы с документооборотом на
предприятии. Приказы и распоряжения
необходимо сразу же использовать для
корректирования данных, которые
помещаются в массиве.

Большое
значение также имеет сопоставление
кадровой информации с информацией о
структуре рабочих мест, требованиях к
работникам, которые выдвигаются данными
рабочими местами, возможным уровнем
заработной платы, условиями труда. Это
требует применения информационно-поисковых
задач (поиск работников с необходимыми
характеристиками или признаками в
информационном массиве), группирование
работников соответственно запросам
пользователя.

Анализируя
изменения в состоянии объекта по тем
или другими параметрам, которые состоялось
в результате внедрения кадровых
мероприятий, руководители могут
разрабатывать эффективную кадровую
политику и контролировать ее реализацию.

Соседние файлы в папке Управл.персон.-пособие

Банк данных (БнД) — это автоматизированная система специ­альным образом организованных данных — баз данных, программ­ных, технических, языковых, организационно-методических средств и персонала, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Банк данных призван обеспечивать интегрированность и цело­стность баз данных, независимость и минимальную избыточность хранимых данных, их защиту от несанкционированного доступа или случайного уничтожения.

В общем случае банк данных состоит из базы данных (или не­скольких баз данных), системы управления базами данных (СУБД), словаря данных, администратора, компьютерной системы и обслу­живающего персонала (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Состав банка данных

Пользователями компьютерной БД могут быть различные при­кладные программы, программные комплексы, специалисты пред­метной области, выступающие в роли потребителей или источников информации.

Организация данных в базе данных требует предварительного мо­делирования, т.е. построения логической модели данных.

Модель данных — это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет разработчикам и поль­зователям трактовать их уже как информацию — сведения, содержа­щие не только данные, но взаимосвязь между ними. Главное назна­чение модели данных — систематизация разнообразной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

К классическим моделям представления данных относят иерар­хическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных представляет информационные отображения объектов реального мира — сущности и их связи в виде ориентированного графа, или дерева (рис. 3.15).

В иерархической модели отношения между Данными бывают типа «родитель — потомки», т.е. у каждого объекта только один ро­дитель (у корневого объекта нет родите­ля), но в принципе может быть несколь­ко потомков.

Такие отношения принято изобра­жать в виде дерева, где ребро между объ­ектами отображает наличие некоторого отношения, причем название отношения пишется на ребре. Например, между объ­ектами «клиент» и «заказ» может быть отношение, которое называется «делает», а между «заказ» и «товары» — отношение «состоит из».

В случае, когда граф отношений ме­жду объектами может представляться не только древовидными структурами, имеют дело с сетевой моделью данных (рис. 3.16). Сетевая модель организации данных является расширением иерархической модели. В иерархических структурах

запись-потомок должна иметь только од­ного предка — в сетевой структуре данных потомок может иметь любое число пред­ков.

Сетевая модель, как более общая, предоставляет большие возможности по сравнению с иерархической, однако она сложнее в реализации и использовании.

В настоящее время наибольшее рас­пространение при разработке БД полу­чила реляционная модель данных. Понятие реляционной модели данных (от англий­ского relation — отношение) связано с разработками Е. Кодца. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным пред­ставлением и возможностью использования формального аппарата реляционной алгебры и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

• каждый элемент таблицы — один элемент данных;

Рис. 3.15. Структура иерархической модели

Рис. 3.16. Представление связей в сетевой модели

• все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столб­це имеют одинаковый тип (числовой, символьный или другой) и длину;

• каждый столбец имеет уникальное имя;

• одинаковые строки в таблице отсутствуют;

• порядок следования строк и столбцов может быть произволь­ным.

Рис. 3.17. Содержимое файла (таблицы) СОТРУДНИКИ базы данных

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответ­ствующую запись, называется простым ключом. Если записи одно­значно определяются значениями нескольких полей, то такая табли­ца базы данных имеет составной ключ. Чтобы связать две реляци­онные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы или ввести в структуру первой таблицы внешний ключ – ключ второй таблицы.

Проектирование реляционной БД состоит из трех самостоятель­ных этапов: концептуального, логического и физического проекти­рования.

Целью концептуального проектирования является разработка БД на основе описания предметной области. Описание должно содер­жать совокупность документов и данных, необходимых для загрузки в БД, а также сведения об объектах и процессах, характеризующих предметную область. Разработка БД начинается с определения со­става данных, подлежащих хранению в БД для обеспечения выпол­нения запросов пользователя. Затем производятся их анализ и струк­турирование.

Структурные элементы реляционной БД

Логическое проектирование осуществляется с целью выбора кон­кретной СУБД и преобразования концептуальной модели в логиче­скую. Разрабатываются структуры таблиц, связи между ними и оп­ределяются ключевые реквизиты.

Этап физического проектирования дополняет логическую модель характеристиками, которые необходимы для определения способов физического хранения и использования БД, объема памяти и типа устройств для хранения.

При физической организации баз данных имеют дело не с пред­ставлением данных в прикладных программах, а с их размещением на запоминающих устройствах.

Рис. 3.18. Описание логической структуры записи файла (таблицы) СОТРУДНИКИ

При выборе физической организации решающим фактором яв­ляется эффективность, причем на первом месте стоит обеспечение эффективности поиска, далее идут эффективность операций зане­сения и удаления и затем обеспечение компактности данных. Кро­ме того, в последнее время большую актуальность приобрели про­блемы защиты данных от несанкционированного доступа.

В результате проектирования БД должна быть разработана ин­формационно-логическая модель данных, т.е. определен состав реля­ционных таблиц, их структура и логические связи. Структура реля­ционной таблицы определяется составом полей, типом и размером каждого поля, а также ключом таблицы.

В последние годы появились и активно внедряются постреляци­онная, многомерная и объектно-ориентированная модели данных, разрабатываются системы, основанные на других моделях данных, расширяющих существующие: объектно-реляционные, семантические и др. Некоторые их них служат для интеграции баз данных, баз зна­ний и языков программирования.

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программ­ных и языковых средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. СУБД раз­личают по используемой модели данных. Они обеспечивают многоце­левой характер использования БД, защиту и восстановление дан­ных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов делает СУБД удобным средством для конечного пользователя.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) является стандартным языком запросов по работе с реляционными БД. Он предназначен для выполнения операций над таблицами (создание, удаление, изменение структуры) и над данными таблиц (выборка, изменение, добавление и удаление). SQL не содержит операторов управления, организации подпрограмм, ввода-вывода и поэтому автономно не используется. Обычно он погружен в среду встроенного языка программирования СУБД (например, VBA — Visual Basic for Applications СУБД MS Access и др.).

Стандарт языка SQL поддерживает современные реализации ря­да языков программирования. В специализированных системах раз­работки приложений типа клиент-сервер среда программирования, кроме того, обычно дополнена коммуникационными средствами, средствами разработки пользовательских интерфейсов, средствами проектирования и отладки.

Основным назначением языка SQL является подготовка и вы­полнение запросов пользователей.

К наиболее важным признакам классификации современных СУБД могут быть отнесены:

• среда функционирования — класс компьютеров и ОС для ра­боты СУБД;

• тип поддерживаемой в СУБД модели данных;

• возможности встроенного языка СУБД, его переносимость в другие приложения (SQL, Visual Basic и др.);

• наличие развитых диалоговых средств конструирования таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и средств работы с БД;

• возможность работы с нетрадиционными данными в корпо­ративных сетях (страницы HTML, сообщения электронной почты, звуковые файлы, изображения и др.);

• уровень использования — локальная СУБД (для настольных систем), архитектура клиент-сервер, многопроцессорная СУБД (с параллельной обработкой данных);

• использование объектной технологии OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов);

• возможности интеграции данных из разных СУБД;

• степень поддержки языка SQL и возможности работы с серве­ром баз данных (SQL-сервером);

• наличие средств приложений, позволяющих не проводить пол­ной инсталляции СУБД для тиражируемых приложений поль­зователя.

Приложение — программа или комплекс программ, которые обеспечивают автоматизацию обработки данных для прикладной задачи пользователя, работающего с БД. В общем случае с одной БД могут работать несколько различных приложений. Например, если БД моделирует некоторое предприятие, то для работы с ней могут быть созданы приложения: одно — обслуживающее подсис­тему учета кадров, другое — подсистему расчета заработной платы сотрудников, третье — подсистему складского учета и т.д. Предпо­лагается, что приложения, работающие с одной БД, могут работать параллельно и независимо друг от друга, и именно СУБД призвана обеспечить их работу с БД так, чтобы каждое из них выполнялось корректно и учитывало все изменения в БД, вносимые другими приложениями.

Приложения создаются с помощью системы программирования, использующей средства доступа к БД.

Услугами банка данных пользуется большое число пользовате­лей. Поэтому в банке данных предусматривается словарь данных — подсистема банка данных, предназначенная для хранения инфор­мации о структурах данных, взаимосвязях файлов БД друг с другом, типах данных и форматах их представления, кодах защиты и раз­граничения доступа и т.п.

Функционирование банка данных невозможно без участия спе­циалистов — администраторов БД. Это группа пользователей, отве­чающих за выработку требований к БД, ее проектирование, созда­ние, эффективное использование и сопровождение. Для выполне­ния функций администратора в СУБД предусмотрены различные служебные программы. При работе в компьютерной сети админист­ратор БД, как правило, взаимодействует с администратором сети.

Компьютерная система, на базе которой функционирует банк данных, представляет собой совокупность взаимосвязанных и со­гласованно действующих компьютеров и других устройств, обеспе­чивающих автоматизацию процессов приема, обработки и выдачи информации пользователям. Используемая система должна иметь процессоры с приемлемой мощностью, достаточный объем оператив­ной и внешней памяти.

Обслуживающий персонал банка данных (программисты, инжене­ры по техническому обслуживанию компьютеров, административный аппарат) призван поддерживать технические и программные средства в работоспособном состоянии, осуществлять обеспечение совместимо­сти и взаимодействия всех составляющих, контроль за работой банка данных, за качеством информации.

Банк данных и БД в случае расположения на одном компьютере называются локальными, при расположении на нескольких компью­терах, соединенных компьютерной сетью, — распределенными.

Локальные базы и банки данных предназначены для организации более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей, работающих с небольшими объемами данных при ре­шении несложных задач.

Системы распределенных баз данных состоят из набора узлов, связанных вместе коммуникационной сетью, в которой:

• каждый узел обладает своими собственными системами баз данных;

• узлы работают согласованно, поэтому пользователь может полу­чить доступ к данным на любом узле сети, как будто все данные находятся на его собственном узле. На рис. 3.19 приведен пример распределенной базы данных.

Рис. 3.19. Распределенная база данных

Распределенные банки и базы данных предоставляют более гиб­кие формы обслуживания многочисленных удаленных пользователей при работе со значительными объемами данных в условиях геогра­фической или структурной разобщенности.

Работа
службы персонала, управления или отдела
кадров, менеджера по персоналу, иногда,
в некрупных фирмах, секретаря-референта
(далее — отдела кадров) связана с
накоплением, формированием, обработкой,
хранением и использованием значительных
объемов сведений о всех категориях
сотрудников. Эти сведения относятся к
так называемым персональным данным,
которые по своей сути отражают личную
или семейную тайну граждан, их частную
жизнь и входят в круг информации,
подлежащей защите от несанкционированного
доступа.

Личная
тайна гражданина охраняется Конституцией
Российской Федерации. Разглашение этой
тайны т. е. бесконтрольное распространение
персональных данных во времени и
пространстве, может нанести значительный
ущерб физическому лицу. Понятие личной
тайны близко примыкает к семейной тайне.
Семейная тайна или тайна нескольких
физических лиц, членов семьи не
тождественна личной тайне по составу
защищаемых сведений. Например, к семейной
тайне относятся: тайна усыновления,
тайна отцовства, тайна наследственного
заболевания и др.

Под
персональными данными (информацией о
гражданах) понимается любая документированная
информация, относящаяся к конкретному
человеку. Персональные данные
идентифицируют его личность. Субъектами
персональных данных являются граждане
Российской Федерации, иностранные
граждане и лица без гражданства,
находящиеся на территории России, к
личности которых относятся соответствующие
персональные данные. Держатели
персональных данных — органы
государственной власти и местного
самоуправления, предприятия, учреждения,
организации, юридические и физические
лица, осуществляющие владение и
пользование этими данными. Пользователями
персональных данных могут быть органы
государственной власти и местного
самоуправления, предприятия, учреждения,
организации, юридические и физические
лица, обращающиеся к держателю данных
за получением необходимых им персональных
данных и пользования ими без права
передачи.

Персональные
данные всегда относятся к категории
конфиденциальной информации. Не
допускаются сбор, передача, уничтожение,
хранение, использование и распространение
информации о частной жизни, а равно
информации, нарушающей личную тайну,
семейную тайну, тайну переписки,
телефонных переговоров, почтовых,
телеграфных и иных сообщений физического
лица без его согласия, кроме как на
основании судебного решения. Режим
конфиденциальности персональных данных
снимается в случаях обезличивания этих
данных или по истечении 75лет срока их
хранения, если иное не определено
законом.

В
целях выявления состава конфиденциальных
сведений и определения основных
направлений защиты персональных данных
в отделе кадров выделим две большие
группы документации: а) документация
по организации работы отдела и б)
документация, образующаяся в процессе
основной деятельности отдела и содержащая
персональные данные в единичном или
сводном виде.

Первая
группа документации содержит
организационно-правовую документацию
отдела кадров и включает: положение об
отделе, должностные инструкции работников
отдела, приказы, распоряжения, указания
руководства фирмы, регламентирующие
структуру отдела и распределение сфер
ответственности между его работниками,
рабочие инструкции по выполнению
основных функций отдела, ведению
документации и формированию персональных
данных в комплексы (документы, базы
данных и т. п.). Сюда относятся также дела
с документацией по планированию, учету,
анализу и отчетности в части основной
деятельности отдела. Учитывая значительное
своеобразие в формировании статуса
отдела и организации основных процессов,
сопровождающих его деятельность в
различных фирмах, конфиденциальный
характер этой группы документации
определяется тем, что злоумышленник
может извлечь из анализа этой документации
в конкретной фирме следующие полезные
для себя сведения:

• распределение
  функций между отделом кадров и
  планово-финансовым отделом, бухгалтерией,
  юридическим отделом, военно-учетным
  столом и другими подразделениями, т.
  е. сведения о том, где искать требуемую
  информацию;
• распределение
  функций внутри отдела кадров между
  структурными единицами отдела (группами,
  секторами) и между работниками, т. е.
  сведения о том, у кого искать требуемую
  информацию;
• регламентацию
  рабочего процесса по оформлению
  документации, пропусков, удостоверений,
  т. е. сведения о том, как можно
  воспользоваться этим в несанкционированном
  режиме для фальсификации документов,
  баз данных;
• регламентацию
  места хранения документов, дел, баз
  данных, т. е. сведения о том, где и как
  можно украсть или подменить тот или
  иной документ, получить требуемую
  информацию;
• регламентацию
  отчетной и справочной работы, т. е.
  сведения о том, когда и как можно
  перехватить требуемую информацию по
  организационным или техническим
  каналам.

Любые
посторонние лица не должны знать
распределение функций, рабочие процессы,
технологию составления, оформления,
ведения и хранения документов, дел и
рабочих материалов в отделе кадров.
Следует также учитывать, что работник
отдела кадров не должен быть осведомлен
о порядке работы других сотрудников
этого отдела.

Вторая
группа — документация, образующаяся в
процессе основной деятельности отдела
кадров и содержащая персональные данные,
включает:

• комплекты
  документов, сопровождающие процесс
  оформления трудовых правоотношений
  гражданина (при решении вопросов о
  приеме на работу, переводе, увольнении
  и т. п.);
• комплекты
  материалов по анкетированию, тестированию,
  проведению собеседований с кандидатами
  на должность;
• подлинники
  и копии приказов по личному составу;
• личные
  дела и трудовые книжки сотрудников;
• дела,
  содержащие основания к приказам по
  личному составу;
• дела,
  содержащие материалы аттестации
  сотрудников, служебных расследований
  и т. п.;
• справочно-информационный
  банк данных по персоналу — учетно-справочный
  аппарат (картотеки, журналы, базы данных
  и др.);
• подлинники
  и копии отчетных, аналитических и
  справочных материалов, передаваемых
  руководству предприятия, руководителям
  структурных подразделений и служб;
• копии
  отчетов, направляемых в государственные
  органы статистики, налоговые инспекции,
  вышестоящие органы управления и другие
  учреждения.

Главным
моментом в защите персональных и иных
конфиденциальных данных является четкая
регламентация функций работников отдела
кадров и в соответствии с этим —
регламентация принадлежности работникам
документов, дел, карточек, журналов
персонального учета и баз данных.

Для
реализации этого положения руководитель
фирмы должен издать приказ или распоряжение
о закреплении за работниками отдела
определенных массивов документов,
необходимых им для информационного
обеспечения функций, указанных в
должностных инструкциях этих работников,
утвердить схему доступа работников
отдела кадров и руководящего состава
фирмы, структурных подразделений к
документам отдела, ввести личную
ответственность перечисленных должностных
лиц и работников за сохранность и
конфиденциальность персональных данных.

По
каждой функции, выполняемой работником
отдела кадров, должен быть регламентирован
состав документов, дел и баз данных, с
которыми этот работник имеет право
работать. Не допускается, чтобы работник
мог знакомиться с любыми документами
и материалами отдела. Целесообразно, в
целях разграничения доступа и разбиения
знания персональных данных между
работниками, закрепить за разными
работниками:

а)документирование
оформления трудовых правоотношений
(приема, перевода, увольнения и др.);

б)ведение
личных дел и трудовых книжек;

в)составление
и хранение приказов по личному составу
и контрактов;

г)ведение
справочно-информационного банка данных.

Распределение
сфер деятельности может варьироваться
в зависимости от объема работы и штатной
численности работников отдела, но
разграничение обязанностей и массивов
документации должно быть обязательно.
Это позволит построить работу отдела
в соответствии с указанными выше
основополагающими принципами и обеспечить
сохранность и конфиденциальность
персональных данных. В случае необходимости
перераспределения обязанностей среди
работников отдела (например, при болезни
одного из них, увольнении) должно быть
издано соответствующее распоряжение
начальника отдела кадров, в котором
регламентируются характер изменений,
их срок и дополнения в систему доступа
к документам, делам и базам данных.
Важно, что в этом распоряжении фиксируется
изменение степени осведомленности
работников в знании ими персональных
данных и сферы личной ответственности
за сохранность и конфиденциальность
документации.

В
сферу ответственности работника,
осуществляющего ведение личных дел,
входит работа с трудовыми книжками
сотрудников фирмы. Трудовые книжки
всегда хранятся отдельно от личных дел.
Особое внимание обращается на учет в
бухгалтерии и отделе кадров чистых
бланков книжек и бланков листов-вкладышей.
Начальник отдела должен строго
контролировать, чтобы подчиненные ему
работники не оформляли трудовые книжки
на неучтенных бланках (купленных и, как
правило, поддельных). Под особым контролем
должны находиться операции по проставлению
в трудовых книжках печатей и штампов.
Целесообразно, чтобы эти операции
производил только начальник отдела
кадров, так как в противном случае может
возникнуть опасность несанкционированного
использования печатей и штампов.

Не
менее строгого контроля требует работа
со справочно-информационным банком
данных по персоналу фирмы (картотеками,
журналами и книгами персонального учета
сотрудников). Этот банк содержит основную,
концентрированную массу ценных сведений
о сотрудниках. Множество применяемых
традиционных учетных форм осложняет
обеспечение их конфиденциальности.
Однако переход на автоматизированный
тип этого банка создает другие сложности,
связанные с необходимостью ведения
комплектов страховых и резервных
машиночитаемых и бумажных копий,
включенных в банк учетных форм.
Конфиденциальными при любом типе банка
являются накопительные ведомости,
записи в промежуточных рабочих формах,
которые ведутся работником отдела
кадров для последующего одноразового
внесения в учетные формы. Доступ
работников отдела к справочно-информационному
банку данных должен быть ограничен и
определяться их служебными обязанностями.
Разовое ознакомление с учетной карточкой
какого-либо сотрудника разрешает
начальник отдела кадров.

В
часы приема посетителей работники
отдела не должны выполнять функции, не
связанные с приемом, вести служебные и
личные переговоры по телефону. На столе
работника, ведущего прием, не должно
быть никаких документов, кроме тех,
которые касаются данного посетителя.
В помещении отдела кадров в часы приема
посторонних лиц может находиться
работник службы безопасности фирмы.
Целесообразно также наличие сигнализации,
оповещающей сотрудников этой службы о
необходимости немедленно вмешаться в
сложившуюся ситуацию. На столе работника
отдела не должно быть тяжелых предметов.

Прием
посетителей чаще всего связан с ведением
справочной работы: ответов на вопросы
посетителей и выдачей им справок.

Ответы
на вопросы даются только лично тому
лицу, которого они касаются. Не допускается
передача персональной информации по
телефону. Ответы на письменные запросы
других учреждений, фирм и организаций
даются в письменной форме, на бланке
фирмы или отдела кадров и в том объеме,
который позволяет не разглашать излишний
объем персональных сведений.

При
выдаче справки с места работы необходимо
удостовериться в личности сотрудника,
которому эта справка выдается. Не
разрешается выдавать ее родственникам
или сослуживцам лица, которому требуется
справка. Справка выдается на основании
учетной карточки Т-2,
а
не пропуска, так как сотрудник при
увольнении мог не сдать пропуск или
удостоверение. Справку подписывает
начальник отдела кадров. На подпись
справку передает работник отдела, а не
посетитель. Одновременно начальник
отдела ставит на справке печать. За
получение справки сотрудник предприятия
расписывается в журнале учета выдачи
справок.

Чистые
бланки справок подлежат обязательному
учету. Они хранятся у начальника отдела
кадров и выдаются в дневной норме
работнику, выдающему справки. По окончании
приемных часов этот работник отчитывается
перед начальником отдела об израсходованных
бланках справок и сдает ему оставшиеся
чистые и испорченные бланки. Заранее
ставить на чистых бланках справок
подпись начальника отдела и печать не
допускается.

В
целях удобного доступа посетителей в
отдел кадров помещения отдела должны
располагаться на первом этаже здания,
поблизости от входа. В часы приема лиц,
не являющихся сотрудниками предприятия,
вход в отдел должен быть свободным для
всех желающих. Проход посторонних лиц
в помещение отдела контролируется
сотрудником службы безопасности:
посетитель идентифицируется по паспорту
или служебному удостоверению, при
необходимости посетителя провожают.
Не допускается бесконтрольное нахождение
посторонних лиц в
здании
фирмы.

Отдел
кадров должен иметь три смежных помещения:
комнату для работников отдела, кабинет
начальника отдела и помещение, в
котором
размешаются шкафы и сейфы для документов,
дел и картотек. Вход в
отдел
кадров может быть только один. Для
ожидающих приема посетителей целесообразно
выделить дополнительное помещение за
пределами основных помещений отдела.
Помещение для размещения шкафов может
не иметь окон и оборудуется эффективными
техническими средствами пожаротушения.
Все помещения оборудуются охранной
сигнализацией.

Сдачу
на охрану и снятие с охраны помещений
отдела кадров осуществляет начальник
отдела или его заместитель. Уборка
помещений допускается только в присутствии
этих лиц. Мусор, выносимый из помещений,
должен сжигаться.

Подбор
персонала для работы в отделе кадров
ведется с учетом требований, которые
разработаны для должностей, связанных
с владением и обработкой конфиденциальных
сведений и документов.

2.Деловое
письмо иностранному корреспонденту.Состав
реквизитов,стиль оформления текста

В
соответствии с ИСО 8439-1990 «Основные
требования к бланкам документов» на
бланке выделяются области текста и поля
.Текстовая область включает определенное
пространство на бланке для помещения
сведений,которые могут воспроизводиться,
храниться или передавться.

Поле бланка представляет собой
пространство между краем бланка и
текстовой областью. В соответствии с
приложениями А ИСО 3535-1977 «Формуляр-
образец и конструкционная сетка для
создания бланков и форм документов»
применяются следующие размеры полей (
в мм ): левое поле-20, верхнее поле-10.Текстовая
область для формата А4 составляет 183*280
мм, для формата А5-183*131 мм. По вертикали
текстовая область разделяется на графы,
по горизонтали- на колонки. Текстовая
область документа формата А4 имеет 72
исходных горизонтальных шага , разбитых
на восемь колонок по 9 шагов.

Реквизиты письма. Существует множество
подходов к расположению реквизитов на
бланке письма. Реквизиты включают в
себя следующие контексты.

• Сведения об отправителе ( наименование
  организации, почтовый и телеграфический
  адрес, номера телефонов, телекса,
  телефакса и др.);
• С ссылки на индексы отправителя/получателя;
• Специальные почтовые отметки;
• Уведомление о конфедициальность;
• Адресат наименование получателя письма
  и его почтовый адрес;
• Указание на конкретное лицо;

• основной текст письма;
• заключительная формула вежливости;
• пометки об исполнителях;
• отметки о наличии приложений;
• указания на рассылку копий данного
  письма;

Текст большинства писем состоит из
трех частей. После приветствия следует
основной текст, который содержит основную
информацию, в завершающей части делаются
выводы , оговаривается планы на будущее
и т.д. Стиль текста деловой, лаконичный,
все вопросы оговариваются по существу
и конкретно.

3.Реквизит «Отметка о наличии
приложений» варианты его оформления.
В каком случае в адресате допускается
не проставлять почтовый адрес? Каково
написание денежных единиц,
единиц измерения и знаков №, %?

Отметка о наличии приложения обычно
дополняет, разъясняет, детализирует
отдельные вопросы основного документа.
Если документ имеет приложения,
упомянутые в тексте, то их оформляют
следующим образом:

Приложения: на 20л.в 3 экз.

Если документ содержит приложения, на
которые отсутствуют ссылки в тексте ,
то оформляем следующим образом:

Приложения: 1.Балансовый отчет на 50 л.в
2 экз.

Следующий вариант , если к документу
прилагается другой документ имеющий
приложения:

Приложения: Договор поставки от
01.02.2010 №3

И приложения к нему, всего
на 5 л.в 1 экз.

В распорядительных документах указание
на наличие приложения дается в тексте.

Состав реквизита «Адресат» меняется
в зависимости от адресата и вида
документа. Так. В случае внутреннего
документа указывается лишь название
структурного подразделения или должность
руководителя . без указания почтового
адреса.