Про Профстандарты РосМинТруда Что включает в себя организационная структура
Кажется, что организационная структура — это сумма подразделений, отделов, сотрудников. Но в действительности это не только нарисованная схема компании.
Организационная структура — это:
Пачка этих скучных документов формирует и закрепляет сферы ответственности, правила функционирования компании и её отделений. Они определяют, как будет выглядеть и работать твоя компания.
Вот главные задачи этой «бюрократии»:
❗Ты наверняка замечаешь, что под разные определения вполне может подходить одна и та же компания. Всё верно — одна и та же компания может иметь, допустим, головной офис, где применяется team-based структура, но и присутствовать в других странах или городах в виде точек сети или дивизионов.
Отдел кадров
Хотите узнать, насколько хорошо у вас налажены HR-процессы по найму? Скачивайте бесплатно Чек-лист здоровья найма!
Отдел кадров – что это?
Отдел кадров — это структурное подразделение организации, которое занимается управлением человеческими ресурсами. Основная цель отдела кадров — обеспечение эффективной работы персонала и создание условий для его развития и профессионального роста.
Деятельность отдела кадров включает в себя множество функций, вот некоторые из них:
Работа отдела кадров требует высокой квалификации, профессионализма и хорошего понимания принципов управления персоналом. Этот отдел играет важную роль в обеспечении успешной работы организации.
Должности сотрудников
В отделе кадров работает множество специалистов различных уровней. Вот некоторые из наиболее распространенных должностей в отделе кадров:
Как структура компании влияет на её работу и управление
Структура компании и определяет её жизнь: кто и как принимает решения, несёт ответственность, как быстро внедряются инновации, кто их инициирует. В структуре заложены навыки сотрудников и менеджмента. Она даже может определить уровень счастья от работы.
✅ Если ты в компании с плоской структурой, то можешь рассчитывать на свободу и простор для идей — и на высокие требования к личной ответственности и самоорганизации. Если ты управленец в компании с плоской структурой, то учись делегировать, доверять сотрудникам, позволять им самоорганизацию и при этом грамотно направлять к общей цели.
✅ Если ты в корпорации — готовься к регламентированной работе, долгим согласованиям и бюрократии. Но зато в теории получишь чёткое понимание, кто и за что отвечает. А если метишь в топ-менеджмент, то готовься к повышенной ответственности и усиленному контролю задач: ты управляешь сложной системой.
✅ Если ты региональный представитель, то лучше топ-менеджмента понимаешь особенности местности. Это даёт простор для гибкости и инициативы. Но ты отвечаешь за продукт и презентацию компании — это ответственность, и цена ошибки высока. Если ты управленец в такой компании, то как бы можно отпустить контроль и довериться сотруднику, но как бы и нельзя — надо регулярно спрашивать, как идут дела. Вот такой парадокс.
В общем, в разработке оргструктуры есть даже особенное творчество — будто помимо продукта разрабатываешь образ жизни, который поможет создать этот продукт.
Отражение структурного подразделения в штатном расписании компании
Когда компания составляет штатное расписание, она может отразить в нем структурные единицы, а может просто перечислить должности без структурной разбивки. Все зависит от формы документа, которую использует организация.
Если это стандартная унифицированная форма Т-3, то названия подразделений указывать нужно, для этого предусмотрены отдельные строки. А если работодатель разработал свою форму, то там названий отделов и служб может и не быть, и это не будет считаться ошибкой.
В штатном расписании прописывают все структурные подразделения, и внешние и внутренние. Можно указывать как простые названия структурных частей, например, «экономический отдел», так и сложные, как «департамент продаж» и тут же сразу «отдел реализации» и «отдел рекламы», которые в него входят. ограничений на наименования нет.
Важно! Если в подразделении числится только один работник (бывает и такое), то вносить структурную единицу в штатное расписание все равно придется. Штатка содержит сведения о количестве работников, которое нужно компании, чтобы она нормально функционировала, и количестве денег на их зарплату. Поэтому, чтобы информация была полная и объективная, не стоит никого исключать.
Подробнее о штатном расписании и можно ли обойтись без него.
Руководителей обособленных структурных частей могут наделить полномочиями для составления своего штатного расписания. Но, согласно ч.3 ст. 55 ГК РФ, филиалы и представительства не считаются отдельными юридическими лицами, поэтому такой документ должен быть в составе общего штатного расписания. Оригинал будет храниться в головном офисе, а в филиале – только выписка, заверенная соответствующим образом.
Порядок, в котором вносят структурные ячейки в штатку, бывает любым, законодательство это никак не ограничивает, но целесообразнее все же придерживаться принципа иерархии, то есть сначала указать наиболее значимые единицы, например, административный блок, расчетный отдел, потом по степени убывания значимости.
Рядом с названием в форме Т-3 есть графа «код структурного подразделения» или еще называют индекс структурной единицы. Первому в списке отделу или службе прописывают код «01», потом «02», «03» и далее, пока не пронумеруют все части структуры компании.
Если указывают «сложное» наименование структурной ячейки, в составе которого есть более мелкие части, то номер структурного подразделения будет состоять из нескольких цифр.
Например, «Экономический отдел» с кодом 04, в составе которого «Отдел планирования» и «Отдел анализа», у них будет код «04.1» и «04.2». Вместо точки допускается использование дефиса или косой черты.
Менять коды не рекомендуется, чтобы не возникало путаницы в документах.
Если подразделение расформировали и исключили из штатного расписания, то номер структурной единицы никуда не девается, он продолжает числиться за несуществующим отделом или службой, его называют «пустой индекс». Занимать его нельзя до тех пор, пока не истечет срок хранения документов, в которых этот индекс использовался.
Совет. Если штатное расписание составляется в первый раз или в качестве корректировки более неудачного варианта, сначала лучше составить схему всех подразделений, чтобы наглядно представлять структуру компании, и уже на основе схемы заполнять штатку и присваивать коды.
Чтобы добавить в штатное расписание новую структурную ячейку, достаточно внести корректировку, а чтобы исключить – стоит соблюдать определенные правила.
Чтобы не нарушить законодательство, нужно посмотреть, числятся ли работники в этом подразделении или нет. Если персонал уволили или перевели и отдел по сути расформировали, то штатное расписание меняют как в случае переименования. Издают приказ о внесении изменений или утверждают штатку в новой редакции.
Если же сотрудники есть, то убрать подразделение из общей структуры не выйдет. Придется проводить сокращение штата и только потом издавать приказ об исключении отдела или службы из штатного расписания.
Подробнее о сокращении, как провести его без судебных рисков
Предоставляем персонал под ваши задачи
Мы поможем подобрать надежных сотрудников, которые полностью соответствуют вашим требованиям!
Должностная инструкция кадровика
Должностная инструкция кадровика включает в себя список основных обязанностей и ответственностей. Вот пример такой инструкции:
В зависимости от организации и уровня должности, инструкции могут варьироваться, но указанные выше обязанности являются стандартными для большинства кадровиков. Важно отметить, что успешный специалист по управлению персоналом не только выполняет свои непосредственные обязанности, но и работает над созданием благоприятной рабочей атмосферы, поддержанием корпоративной культуры и улучшением уровня удовлетворенности сотрудников.
Как Рекрутер помимо найма может зарабатывать от 1 млн. рублей в месяц? Скачивайте бесплатно полный гайд по ссылке!
Внутренние структурные подразделения предприятия
Внутренние – те, что существуют внутри самой компании. Например, экономическая служба, бухгалтерия, отдел персонала или отдел рекламы. Они находятся по тому же адресу, по которому зарегистрирована организация. Их работники обычно сидят в центральном офисе.
При открытии новой внутренней структурной единицы не нужно никого уведомлять, достаточно издать локальный документ, который будет регулировать ее работу – Положение о структурном подразделении, например, Положение о работе отдела маркетинга.
Закон нигде не закрепляет никакие названия, поэтому как именовать новую структурную часть, решает работодатель. Можно присвоить привычное наименование, которые уже давно используются в делопроизводстве. Например, бухгалтерия, или отдел кадров, а можно – центр экономических расчетов или отделение взаимодействия и развития человеческих ресурсов.
Отдел является структурным подразделением, как правило, небольшим, его сотрудники занимаются какой-то одной задачей, например, отдел технического обслуживания или отдел персонала.
Как разновидность отделов еще выделяют такое подразделение как бюро, хотя принято считать, что оно немного меньше, чем отдел. Бюро в основном занимаются бумагами и административной работой, а отделы могут непосредственно участвовать в производственном процессе.
Департаменты – более крупные структурные единицы, они могут включать в себя несколько отделов. Например, департамент учета и отчетности может объединять в себе экономический отдел, бухгалтерию, отдел кадров и секретариат, а департамент продаж – отдел реализации, маркетинга, рекламы и связей с общественностью.
Обязанности структурных подразделений, именуемых службами, распространяются сразу на всю компанию, например, юридическая служба. юристы представляют интересы всей организации и решают вопросы как внутри так и во внешнем взаимодействии. или служба безопасности, ее деятельность также охватывает всю компанию целиком.
Задачи структурного подразделения организации, называемого управлением, связаны с административными вопросами. Они делегируют рабочие задания другим подразделениям и следят за выполнением порученного. Управления встречаются на крупных предприятиях или в государственных учреждениях.
Если компания что-то производит, то используют еще одно наименование – цех. У этого подразделения в ответственности либо определенная часть производства, либо выпуск определенного вида продукции. Например, цех пошива верхней одежды или цех влажной тепловой обработки ткани на швейном производстве, или пельменный цех в пищевой промышленности.
Также на производстве выделяют группы, участки и секторы, отвечающие за конкретные направления работ. Например, группа контроля качества или электротехнический участок.
Выделение в общей структуре компании отдельных частей помогает распределять трудовые обязанности и упрощает управление экономическими процессами в целом.
На законодательном уровне функционирование структурных подразделений никак не регламентируется, поэтому работодатели могут по своему усмотрению создавать структуру компании для решения бизнес-задач.
Каждая структурная единица объединяет нескольких работников, имеет своего руководителя, который подчиняется генеральному директору, и обладает некоторой долей самостоятельности в решениях в рамках своей деятельности. Но относительно целой компании они не являются самостоятельным субъектами.
Когда создается или расформировывается структурная единица, работодатель не ставит ее на учет в налоговой или СФР и не уведомляет об этом государственные контролирующие органы.
Структурным частям не присваивают отдельные коды статистики, не открывают банковские счета и не сдают по ним бухгалтерскую и налоговую отчетность, кроме ситуаций с обособленными подразделениями.
В большинстве случаев деятельность подразделений отражают в общем балансе компании. Их руководители действует по доверенности.
Выделяют внутренние и внешние или обособленные структурные подразделения.
Важно! Дочерние компании организации – это не структурные подразделения. Особенность последних именно в том, что они не могут существовать самостоятельно, отдельно от основного хозяйствующего субъекта.
Внешние структурные подразделения предприятия
Внешние или обособленные структурные подразделения находятся не там, где главный офис и оборудованы своими рабочими местами (п. 2 ст. 11 НК РФ). Такую структурную часть при открытии регистрируют в налоговой. А если у подразделения отдельный баланс, то по нему нужно вести учет и отчитываться отдельно.
Обособленная единица может располагаться как в одном городе с главной компанией, так и в других городах и регионах.
Обратите внимание! Если компания нанимает людей из другого региона на условиях дистанционной работы, то создавать обособленное подразделение там, где они живут, не нужно (ст. ТК РФ).
Подробнее о том, как установить режим дистанционной работы для сотрудников.
Среди обособленных единиц выделяют филиалы, представительства и отделения.
Отделения встречаются в госучреждениях, например, отделение СФР, медицине, банковской деятельности и среди компаний, занимающихся страхованием. Такие единицы формируются в зависимости от охвата территории и обслуживают жителей, которые на ней живут.
Филиал – уменьшенная копия главной компании, выполняет те же функции и решает те же задачи, что и основная фирма, только находится в другом городе, регионе или даже стране.
Представительство – особая форма структурного подразделения. Его открывают чтобы представлять интересы головной компании: общаться с клиентами и передавать им информацию, заключать сделки, выступать в суде в других городах и регионах, если будет нужно.
Во всех этих единицах могут существовать свои внутренние виды структурных подразделений организации, например, бухгалтерия или отдел кадров филиала.
Подробнее, как принять, перевести и уволить сотрудников обособленного подразделения, читайте в
Функции разных категорий
В зависимости от того, к какой категории относится сотрудник, он выполняет определенные функциональные обязанности, конкретное содержание которых прописывается в его должностных обязанностях, с которыми он обязательно ознакамливается перед приемом на работу.
В общем смысле охрана отвечает за безопасность предприятия, техперсонал – за работу станков и других систем, непосредственно промышленный персонал – за производство продукции. Количество рабочих мест в том или ином секторе определяется путем анализа и должно соответствовать потребностям предприятия.
Организация работы структурного подразделения
Работодатель по своему усмотрению создает структурную ячейку, определяет, какие функции она будет выполнять, какие сотрудники будут входить в нее, назначает руководителя.
Основной принцип при создании структуры – подразделения не должны дублировать друг друга и выполнять одну и ту же работу.
Главным документом, который будет регулировать работу новой единицы, является Положение о структурном подразделении или другой похожий нормативный акт.
В законодательстве нигде не говорится, что он должен содержать, но обычно в него включают такие пункты:
Стоит придерживаться требований, которые обычно предъявляют к ячейкам структуры компании:
Важно! Положение о подразделении можно создать разово и при изменении структуры компании принимать заново, а можно разработать основной документ с базовыми принципами деятельности и дополнять отдельными нормативными актами по мере создания новых структурных единиц.
Кто работает в отделе кадров
Каждый сотрудник отдела кадров имеет свои обязанности и функции:
Требования к инспектору по кадрам
Инспектор по кадрам – это важная роль в отделе кадров, которая включает в себя множество обязанностей. Вот общие требования, которые часто предъявляются к кандидатам на эту позицию:
Профессиональные навыки и знания:
Важно помнить, что конкретные требования могут отличаться в зависимости от специфики организации и требований к данной роли в конкретной компании.
Личные качества и компетенции кадровика
Для успешного выполнения своих обязанностей кадровик должен обладать рядом личных качеств и профессиональных компетенций:
Производственно-промышленный персонал предприятия
Производственный персонал – это:
Специалисты и руководители, если говорить о широком толковании – это также производственный персонал организации, поскольку работа производства построена на основе иерархической структуры. От работы производственного персонала зависит то, насколько качественно и вовремя будет выполнен объем задач, какой будет себестоимость работ.
Советов для построения оргструктуры
Структуры компаний меняются и дополняются. Перед созданием или перестройкой почитай бизнес-кейсы — найдёшь схожий опыт, готовые решения и избежишь ошибок. А дальше подгоняй под контекст своего бизнеса.
Определи цели
Чтобы понять, какая структура подходит твоей организации, определи цели и ресурсы. Например, ты хочешь влиться в цветочный бизнес у себя в городе и стать первым среди конкурентов — это цель.
Тут надо продумать, чего ты хочешь и как это сделать: развить сеть небольших цветочных магазинов или же открыть пару дорогих точек с упором на сервис и большой выбор необычных растений. Это отчасти проработка стратегии и уже черновик оргструктуры.
Собери информацию
Создание оргструктуры — вполне себе самостоятельный проект. Начни его с собственных представлений о работе, которые можно выписать даже хаотично. Затем смотри референсы — различные виды оргструктур, каждая из которых может подойти или не подойти под твои цели.
Полезно посмотреть, какую структуру выбирает конкурентная компания и решить, ложится она в контекст твоей компании или нет. Сформулированное личное видение, рассмотренные возможности и сравнение с рынком — вот осознанный подход к организации компании. Часто можно не изобретать велосипед, который наверняка уже где-то катается.
Определи область применения
Оргструктура работает, если о ней знают все в компании. Органиграмма — простой и понятный способ донести до сотрудников вид структуры с помощью схем. Она может выглядеть по-разному для разных групп. Поэтому перед сбором органиграммы попробуй ответить на следующие вопросы:
Определи способ создания схемы
Есть много технических способов создавать и обсуждать оргструтуру. Редактируемый файл PDF, страница в Notion, в WEEEK, доска в Figma, в Miro. Это сэкономит массу времени: в шаблон можно занести элементы структуры и играть с распределением. И поскольку это инструменты совместной работы — то файл легко распространить среди сотрудников и получить фидбек. А потом и отредактировать структуру.
Продумай делегирование
Когда масштабируешь или перестраиваешь дело, сложно расставаться с задачами, ведь они — часть твоего детища. Для работающей оргструктуры нужно научиться другому: отстраниться от желания успеть всё самостоятельно, разделить сферы ответственности и признать, что компетенций не хватит на всё сразу, но они нужны в стратегическом управлении. Для этого вернёмся к оценке потенциала персонала и продумаем, кто может стать замом. И тут используй наш чек-лист для делегирования!
Развивай коммуникацию в команде
Теперь ты чуть больше знаешь о специфике структур организаций: сможешь выбрать подходящую себе для места работы, точно поймёшь, о чём речь, если на собеседовании скажут «У нас плоская организация» — или даже задумаешься о перестройке собственной компании.
Кадровик это –
“Кадровик” – это универсальное название для специалиста, который работает в отделе кадров. Кадровики могут заниматься различными аспектами управления персоналом, включая найм, обучение, оценку производительности, управление зарплатами и льготами, а также соблюдение трудового законодательства. Роль кадровика может варьироваться в зависимости от размера и потребностей организации.
Виды организационных структур
Иерархические отношения — когда есть прямое подчинение начальнику. Есть главный босс, у него есть вице-босс, у того — отделы, которые курируют другие боссы, и так далее. Это директивно-подчинённый тип управления, весьма привычная структура. В 20 веке такой формат лёг в основу многих предприятий, и мы наследуем его в лице крупных корпораций. Такой вид оргструктуры подходит для целевого развития.
Матричная структура
Матричная структура — сотрудник подчиняется нескольким руководителям: например, и руководителю проекта, и руководителю отдела. Допустим, на проект набираются сотрудники из разных отделов — и тогда становится два формальных босса.
Структуру используют банки, например, «Райффайзенбанк» или корпорации, как Disney. Там сотрудники могут работать над постоянными задачами в одном отделе, а могут выбирать проекты. Происходит временная «пересборка» — в проекте оказываются люди из разных отделов и новый начальник над ними.
Дивизионная структура
На базе главной компании делают группу автономных подразделений — мини-копии неповторимого оригинала, дивизионы. Дивизион копирует общие ценности и глобальные цели, оперативно отвечает за продукт и за прибыль на местах.
Дивизионная модель распространилась за счёт плюсов дробления. И возникло несколько вариантов дивизионных структур:
Сетевая структура
Сетевая — гибрид матричной структуры (когда есть несколько начальников) и дивизионной (когда у компании несколько филиалов). Это сеть организаций, объединённых брендом, стилем, названием, ассортиментом.
Под пример подойдёт любой сетевой магазин: у точек одинаковый стиль, формат, ассортимент, но они адаптируются под контекст и местность, корректируя долю продуктов в линейке, к примеру. Подходит под описание магазин H&M с головным офисом в Европе, производством в Азии, магазинами во всём мире.
Team-based структура
Это объединение команды вокруг продукта или проекта. У группы не руководитель, а менеджер, тимлид или проджект — он помогает сформулировать цели, задачи и курирует процессы. Ходит, напоминает, пинает. Организация ориентируется на запросы сотрудников — выполнение, работа и творческий процесс ложатся на них. Часто такую структуру используют в краткосрочных проектах, например, в организации ивентов.
Популярный кейс: team-based структуры возникают внутри крупных иерархических структур — корпораций. Сегодня компании чаще создают внутри команды для краткосрочных проектов из своих сотрудников. Например, Google Corporation в целом — иерархическая структура, но периодически менеджеры собирают команду сотрудников из IT-отдела, маркетинга и медиа для создания нового продукта.
Горизонтальная или плоская структура
Плоская структура — это когда нет как таковых боссов и подчинённых, ответственность распределяется плюс-минус равномерно и практикуется система «отсутствия дверей» (у шефа нет кабинета, он делит единое рабочее пространство с другими сотрудники, они могут напрямую пойти к нему с вопросами). Это антипод иерархии. Форма организации возникла при развитии стартапов и в Agile-компаниях, потому что доказала эффективность в развитии бизнеса в условиях, требующих гибкости и внутренней открытости.
У нас в WEEEK именно так. Наш CEO Иван Мараховка делит с сотрудниками общее рабочее пространство. Мы свободно подходим к нему по любым вопросам: от изменений в структуре сайта до просьбы дать более удобный стул. Решения о крупных изменениях принимаются коллегиально, и Иван прислушивается к мнению и опыту своих сотрудников. Это помогает адаптироваться к изменениям внешней среды и не страдать от долгих согласований.
Часто плоскую структуру выбирают некоммерческие организации, где ценностные показатели важнее коммерческой структуры. Горизонтальные структуры лучше выбирать для совместной работы, направленной на поступательное развитие или на этапе, когда процесс важнее результата.
