Про Профстандарты РосМинТруда Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
В процессе работы организаций и предприятий часто возникает необходимость проведения совещаний, на которых принимаются решения по важным вопросам. Для правильной организации таких встреч необходимо составить протокол, который документирует все обсуждаемые темы и принятые решения.
Протокол собрания – это условно-нормативный документ, который фиксирует ход и результаты совещания. Он является официальным документом организации и служит для внутреннего использования. Протокол включает в себя информацию о времени и месте проведения собрания, состав участников, повестку дня, ход обсуждения и принятые решения. Также протокол может содержать дополнительную информацию, такую как рассылку материалов по собранию и т.д.
Чтобы правильно оформить протокол собрания, необходимо следовать определенным правилам и стандартам. Сначала нужно указать дату и время проведения собрания, а также его тип (плановое или внеплановое). Далее следует указать состав участников и их роли на собрании. Важно также указать, кто будет вести хронометрию и делать протокол, и есть ли у него опыт в этом.
Написание протокола – ответственное и важное занятие. От правильности оформления протоколов зависит информированность организации о решениях, принятых на собрании, и возможность контролировать их выполнение в дальнейшем.
Как правильно составлять и оформлять протоколы собраний и заседаний
Объясняем, как правильно составлять и оформлять протоколы собраний и заседаний в 2023 году. Такое встречи требуют внимательного подхода к составлению протоколов и их последующему оформлению.
Во-первых, для правильного оформления протокола необходимо заранее составить плановое внеплановое и по этому плану вести протоколировать ход собрания. Важно указывать кто был присутствует на собрании, какие решения (или предложения) были приняты, какие ошибки и их результатах.
Во-вторых, необходимо использование примеров и шаблонов уже составленных протоколов. При этом важно писать четко и конкретно, без лишних фраз и повторений. Рекомендуется использовать теги , для выделения важных моментов и акцентирования внимания на них.
Когда составлять протоколы собраний? Протоколы нужно составлять сразу после завершения собрания, когда информация еще свежая и актуальная.
Важными пунктами при составлении протокола являются указание времени начала и окончания собрания, а также роли хронометриста, который ведет учет времени и время выступления участников.
Но что если не знаешь, какой шаблон использовать или как правильно составить протоколы собраний? В таком случае существует возможность воспользоваться онлайн-сервисами, такими как AhaSlides, которые предоставляют готовые шаблоны протоколов собраний и заседаний.
В итоге, правильно составленные и оформленные протоколы собраний и заседаний являются важным инструментом для совещания, сохранения принятых решений и истории обсуждаемых вопросов. Регулярное написание протоколов и их систематическое архивирование поможет минимизировать ошибки и обеспечит эффективное функционирование организации.
Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания — это документ, который ведет запись о происходящем на заседаниях, встречах или совещаниях. Он составляется в форме письменного текста и используется для протоколирования решений, принятых участниками собрания.
Как и кто составляет протокол собрания?
Составление протокола собрания возлагается на специального секретаря или секретариат, назначенного организаторами заседания. Его задача — правильно и без ошибок записать ход собрания, принятые решения и другие важные моменты.
Примеры протоколов собраний
Для составления протоколов собраний можно использовать готовые шаблоны, которые облегчат этот процесс. Например, сервис AhaSlides предлагает шаблоны протоколов, которые помогут составить протоколы в формате таблицы. Это упрощает процесс заполнения информации и делает протокол более понятным и структурированным.
Как писать и внеплановое и плановое собрания?
При написании протокола собрания, независимо от того, плановое оно или внеплановое, необходимо следовать определенной структуре. В начале протокола указывают информацию о дате, времени и месте проведения собрания, а также его цель. Затем протокол составляется по ходу собрания, записывая выступления и принятые решения.
Что такое протокол собрания и зачем он нужен?
Протокол собрания играет важную роль, так как он фиксирует ключевые моменты и решения, принятые на собрании. Он является доказательством проведения собрания и может быть использован в случае возникновения споров или разногласий. Кроме того, протокол помогает участникам собрания вспомнить детали и основные моменты прошедшей встречи.
Кто ведет хронометрию на собраниях?
Хронометрист на собраниях отвечает за отсчет времени и следит за выполнением установленного графика собрания. Этот человек следит за временем выступления участников и обозначает, когда им остается ограниченное время. Хронометрист обеспечивает соблюдение временных рамок и позволяет собранию проходить в ограниченное время.
Примеры протоколов собраний без ошибок
Для составления протоколов собраний без ошибок полезно ознакомиться с примерами грамотно составленных документов. Такие примеры можно найти в специализированной литературе по делопроизводству или обратиться к опытным профессионалам, которые занимаются составлением протоколов собраний.
Плановое или внеплановое
Плановое или внеплановое — это вопрос, который возникает перед началом любого собрания или заседания. Как правильно планировать и проводить такие мероприятия?
Плановое собрание, как правило, проводится по расписанию, заранее оговоренному и объявленному участникам. Внеплановое же собрание неожиданно возникает в ситуации, когда требуется немедленное принятие решений или обсуждение важных вопросов.
Как правильно вести протокол собрания? Вне зависимости от того, плановое оно или внеплановое, необходимо составлять протоколы, чтобы все принятые решения были зафиксированы в письменной форме. Протоколы собраний и заседаний важны для документооборота и являются официальным информационным источником о произошедших событиях и принятых решениях.
Какой форме принимать протоколы? Протоколы собраний и встреч можно оформлять в любом удобном формате, используя шаблоны или описывая процесс в свободной форме. Главное — протокол должен быть понятным и информативным.
Зачем составлять протоколы собраний? Протоколы собраний помогают сохранить информацию о проходивших событиях и принятых решениях. Они позволяют участникам, а также всем заинтересованным сторонам ознакомиться с подробностями прошедшего мероприятия и принятых на нем решениях. Протоколы также могут быть использованы в качестве основы для последующих собраний и заседаний.
Как написать протокол встречи
Для правильного оформления протокола встречи необходимо следовать определенным стандартам и инструкциям. В первую очередь, в протоколе объясняем, что такое протокол и какой его основной функцией является.
Когда составляем протокол, нужно указать, кто ведет его, какие документы находятся на рассмотрении и какие вопросы будут обсуждаться. Внеплановое собрание или заседание должно быть сопровождено подробным описанием всех участников и решений, принятых на нем.
Чтобы правильно написать протокол, рекомендуется использовать готовые шаблоны или примеры протоколов, которые можно найти в Интернете. Такие шаблоны помогут структурировать информацию и избежать ошибок при составлении.
Если встреча проходит в форме совещания, одним из участников протоколирующей комиссии может быть хронометрист. Его задача составить протокол в установленной форме и указать время начала и окончания каждого заседания или собрания.
Как писать протоколы заседаний
Протоколы заседаний являются важным инструментом в работе организаций и коллективов. Они фиксируют в форме официального документа все важные моменты и решения, принятые на собрании или встрече. Написать протокол правильно и без ошибок — важное умение для сотрудников секретариата или хронометристов.
Как правильно писать протоколы заседаний? Сначала необходимо определить, кто будет протоколировать встречу. Роль хронометриста важна, так как он ведет учет времени и фиксирует периоды выступлений и обсуждений каждого участника заседания. После того, как выбран хронометрист, можно приниматься за составление протокола.
В протоколе следует объяснять кто принимает решения и кто их поддерживает. Необходимо указать всех участников заседания и их должность, чтобы было понятно, кто высказывает свои мнения и предлагает решения. Примеры протоколов могут помочь новичкам лучше понять, как оформлять протоколы и какие детали необходимо учитывать.
Плановое собрание составляется заранее и может содержать повестку дня, служебные объявления и отчеты о выполнении задач. Внеплановое собрание может быть вызвано когда возникает необходимость обсудить срочные вопросы, решение которых нельзя отложить. Независимо от формы собрания, в протоколе следует четко фиксировать все факты и решения, которые принимаются участниками встречи.
Ошибки в протоколах могут привести к недопониманию и неправильному толкованию сделанных решений. Поэтому очень важно внимательно прослушивать и записывать каждое высказывание участников, а также правильно оформлять и структурировать протокол. В нем можно использовать списки с пунктами, таблицы или выделять особо важные моменты с помощью выделения текста жирным или курсивом.
Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок
Составлять протоколы собрания или заседания – важная задача, требующая точности и внимательности. Ведь именно протокол фиксирует все решения, принятые на встрече, и служит документальным подтверждением проведенных действий.
Когда и что писать в протоколе совещания? Если это плановое совещание, то все его участники, включая председателя, секретаря и хронометриста, должны быть на месте в назначенное время. В протоколе необходимо указать дату, время начала и окончания совещания, а также всех присутствующих.
Далее, в протоколе следует фиксировать повестку дня – перечень вопросов, которые будут обсуждаться на совещании. Для удобства можно использовать нумерованный или маркированный список. После каждого вопроса необходимо указать принятые решения, а также имена тех, кто принял участие в обсуждении.
Лучше всего протоколировать совещание прямо во время его проведения, чтобы не упустить важные моменты и детали. Для этого можно использовать специальные программы, такие как AhaSlides, которые позволяют создавать и оформлять протоколы в удобной форме.
В случае внепланового или неформального совещания также необходимо составить протокол. Он может иметь более свободную форму и содержать только основные моменты и принятые решения, но все равно должен быть четким и понятным. В этом случае можно использовать список или таблицу для более удобного представления информации.
Какой должен быть пример протокола? Примеры протоколов могут варьироваться в зависимости от темы и особенностей совещания. Однако, в них всегда должны быть указаны дата, время, место и список участников совещания. Также необходимо оформить вопросы и принятые решения в соответствии с общепринятыми правилами.
Не забывайте, что составление протокола – ответственная задача, которая требует внимания и точности. Все детали важны, поэтому уделите достаточно времени и внимания процессу составления протокола для успешного и эффективного проведения совещания.
Веселое посещение встречу с AhaSlides
Встречи и совещания — это неотъемлемая часть нашей рабочей жизни. Они позволяют обсудить текущие вопросы, предложить решения, составить плановое и внеплановое задание. Но кто же ведет протокол собрания? И как написать такой протокол? И что делать без хронометриста? Все эти вопросы объясняем в этом тексте.
Протоколирование собраний — это процесс фиксации встречи и ее результатов. Обычно протокол составляется в письменной форме и содержит информацию о повестке дня, присутствующих участников, основных обсуждаемых вопросах и принятых решениях. Однако, оформлять протоколы собрания можно различными способами.
Именно здесь на помощь приходит AhaSlides – инновационный инструмент, который позволяет участникам встреч активно взаимодействовать с помощью интерактивных опросов и презентаций. AhaSlides позволяет создавать веселую и увлекательную атмосферу на собраниях, что значительно повышает вовлеченность участников и помогает быстрее достигать поставленных целей.
Так как форма протоколов собраний может быть разной, важно знать, как оформлять их правильно и что в них должно быть содержаться. Главным критерием является информативность и лаконичность. Протокол должен быть понятен всем участникам и служить важным источником информации в дальнейшем.
Когда необходимо протоколировать собрания
Протоколирование собраний является важной практикой для эффективного ведения и учета встреч и заседаний. Протоколы помогают фиксировать принятые решения, результаты обсуждений и действия, чтобы все участники были в курсе дальнейших шагов и обязательств.
Кто и когда должен протоколировать собрания? В обычных ситуациях такой обязанность возлагается на специального секретаря собрания или заседания, который будет аккуратно писать протоколы. Но если такой человек отсутствует, любой участник собрания может взять на себя эту ответственность и составить протокол.
Необходимость писать протоколы возникает как при плановых, так и внеплановых встречах или заседаниях. При плановых собраниях официальный протокол является важным инструментом по учету результатов обсуждений и принятых решений. В случае внеплановых встреч или заседаний протокол помогает сохранить информацию для последующего использования.
Как правильно писать протоколы? Протоколы должны быть составлены в форме хронологического отчета о происходившем на собрании. Они должны содержать информацию о каждом выступающем, принятых решениях и действиях. Также в протоколе может быть указано, кто ведет хронометрию и объясняем участникам собрания его значение.
Примеры протоколов собраний могут использоваться в качестве шаблонов для оформления протоколов. Важно помнить, что протоколы должны быть написаны в форме, удобной для последующего использования и понимания. Без правильной и своевременной протоколирования собрания могут вестись напрасно, а внесение ошибок может привести к нежелательным последствиям.
Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.
Файлы для скачивания:
Совещание
Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.
Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.
Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.
Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:
Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.
В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.
Решения участников совещания
Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.
Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.
Форма документа
Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.
К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:
Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.
Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.
Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.
На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.
Как правильно вести протокол собрания
Протокол собрания — это документ, в котором отражаются все события, происходящие во время совещания. Актуален чаще всего для крупных компаний и банков, но применяется и в других сферах деятельности (например, общедомовой сбор жильцов). Не является строго обязательной бумагой.
Для чего составляют
Этот документ отражает все события, обсуждаемые вопросы, принятые решения и другие важные моменты любого совещания. С такой бумагой проще оформлять постановления руководства или собрания, контролировать их выполнение и так далее. Руководство компании принимает решение самостоятельно, требуется ли вести такие записи, и если да, то в каких условиях и что в них отражается. Самый простой вариант — записи о теме и базовых решениях, которые приняты во время обсуждения проблемы. Сложнее — заметки о том, что, когда и по какому поводу говорит тот или иной работник компании.
Основная функция такой бумаги — регистрация в письменном виде всех коллегиально принятых решений.
В большинстве крупных фирм записи ведутся только тогда, когда обсуждаются глобальные вопросы, способные оказать серьезное влияние на будущее всей организации или отдельных ее структурных подразделений.
Кто его оформляет
Учитывая тот факт, что не каждый сотрудник фирмы понимает, как вести протокол совещания, обычно для этого выбирают человека, одной из должностных обязанностей которого является составление таких бумаг. Чаще всего это секретарь, но это необязательное требование. Руководство вправе возложить эти обязанности на любого работника, который:
Что в нем писать
Важно понимать, как составить протокол собрания так, чтобы документ отражал все главные моменты, и при этом не перегружать его ненужной информацией. Строгой формы, закрепленной законодательно, не существует, поэтому каждая фирма разрабатывает собственный вариант. Усредненный образец обычно включает в себя следующие элементы:
Предлагаем образец, как оформить протокол собрания (можно использовать в работе):
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № ____
г. ________ «___» _______________ 20____ г.
Председатель _______________________ /____________________/
Секретарь _______________________ /____________________/
Если это требуется, к записям прилагают документы, фотографии и любую другую информацию.
Документ обязан отражать только правдивую информацию. Фальсификация и заведомо ложные данные, внесенные в него, выявляются в процессе проверки контролирующими органами, что влечет за собой серьезные проблемы.
Составленный по всем правилам документ выглядит так:
Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.
О каком протоколе пойдет речь?
практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.
Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.
Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.
Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.
Подготовка к проведению совещания
Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.
Выражается это в наличии:
Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.
В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.
Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.
Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.
Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.
Подготовка собраний
Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.
В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.
Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.
Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.
В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.
Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.
В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.
Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.
В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.
Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.
Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.