О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Структурные подразделения по участию в деятельности Университета подразделяются на:

– основные структурные подразделения (подразделения, реализующие основные виды деятельности Университета в соответствии с уставом Университета (образовательные, научно-исследовательские));

– вспомогательные структурные подразделения (подразделения, обеспечивающие реализацию основными структурными подразделениями основных видов деятельности Университета (АУП, УВП, АХО)).

Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит от характера изменений:

1. Введение/исключение должностей, изменение ставок в рамках существующей структуры – изменение штатного расписания

2. Создание, реорганизация, переименование, перемещение и ликвидация структурного подразделения – изменение структуры

Инициатор изменений штатного расписания оформляет на имя директора филиала служебную записку в СЭД

Дата изменений указывается инициатором в служебной записке с учетом времени, необходимого для принятия решения, оформления и согласования документов (в т.ч. при необходимости с Московским кампусом), а также проведения кадровых мероприятий в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Штатное расписание считается одним из важнейших кадровых документов. Оно представляет собой таблицу, в которой указывают структурные подразделения компании, должности, численность и зарплаты сотрудников. Отсутствие или неполное ведение штатного расписания уже является основанием для привлечения к административной ответственности.

При проверке трудовая инспекция обычно запрашивает штатное расписание для проверки соблюдения трудового законодательства. В случае споров, исходя именно из штатного расписания, доказывается или опровергается правомерность сокращения штата, наличие дискриминации в оплате труда, индексация зарплаты. Кадровикам часто требуется пошаговая инструкция по реформированию штата.

Из этой статьи вы узнаете, как грамотно внести правки в штатное расписание и оформить соответствующий приказ.

Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате» Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Вы получите диплом ФИС ФРДО на 256 акад.часов, который подтвердит ваши знания и повысит вашу ценность как специалиста. Бесплатный урок

Как внести изменения в штатное расписание

Напомним, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Составляется оно либо по унифицированной форме Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо по уникальной форме самого работодателя.

Применение унифицированной формы необязательно, хотя на практике чаще всего используется именно она.

Законом не регламентировано, как часто можно менять штатное расписание. Это подтвердил и Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1. Данные из штатного расписание всегда должны соответствовать другим трудовым документам, поэтому, в случае обновления размеров зарплат или наименований должностей лучшего всего внести правки в штатное расписание.

А вот если планируется масштабная реорганизация компании, с изменением целых структурных единиц, то фактически составляется новое штатное расписание.

Итак, можно выделить три этапа по реформированию штатного расписания.

На первом этапе нужно провести подготовительные мероприятия. В некоторых ситуациях требуется уведомление затронутых работников о предстоящих изменениях:

Если предстоящие правки не касаются названных событий, то шаг с уведомлением можно пропустить.

В частности, увеличение или уменьшение зарплаты означает исправление условий трудовых договоров об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК). Переписать зарплату в ШР в одностороннем порядке работодатель может только через предварительное информирование работников. Организация обязана не позднее, чем за два месяца до предстоящих поправок разослать письменное уведомление. В нем должно быть изложено об обновлениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких нововведений (ч. 2 ст. 74 ТК).

В случае несогласия сотрудника трудиться при новой структуре штатного расписания работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую вакантную должность (она может как подходить под квалификацию сотрудника, так и быть выше или ниже его компетенций), на которой он может трудиться, в том числе с учетом ограничений по здоровью (ч. 3 ст. 74 ТК).

Если ни одной свободной вакансии нет или работник от всего отказался, то его можно уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

За два месяца работники, которые оказались в ухудшившихся условиях, могут определиться с дальнейшим порядком действий. Кого-то устроит перевод на другую должность внутри компании, а кто-то решит уволиться. За нарушение данного порядка грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП — за различные нарушения порядка реформирования существенных условий трудового договора.

Например, если в нарушение ч. 2 ст. 74 ТК вы не уведомили работника под подпись о предстоящих переменах существенных условий трудового договора и причинах, вызвавших такие изменения.

На втором этапе нужно издать приказ об обновлении штатного расписания или о принятии нового.

На последнем этапе вносятся корректировки в существующее штатное расписание или оформляется новое штатное расписание, если обновления были существенными.

Знакомить работников под подпись с ШР не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНА.

Каким документом вносятся изменения в штатное расписание

На предприятии нужно издать специальный приказ, который фиксирует утверждение правок и содержит перечень позиций, в которые нужно внести правки.

Оформить правки можно двумя способами, а именно приказом:

Составление приказа о внесении обновлений в штатное расписание происходит, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив, сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

Унифицированной формы для таких приказов нет, поэтому работодатель вправе разработать форму самостоятельно. Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

В приказе укажите следующие данные:

Уведомление об изменении штатного расписания

В условиях нестабильной экономической ситуации необходимо и развитие субъектов. Процессы освоения новых рынков, внедрения новых технологий производства, оптимизации затрат, внедрение новых подходов к использованию труда квалифицированных специалистов и иные неизбежные процессы приводят к необходимости реформировать устоявшуюся организационную структуру.

Такие реформы могут быть всеобъемлющими: например, переход компании от одного типа организационной структуры к другому, и менее значимыми — изменение подчиненности отделов, объединение структурных единиц, создание новых, введение новых должностей топ-менеджеров с переподчинением им единиц и иные.

При любом обновлении организационной структуры компании придется пройти ряд стадий:

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Обычно приказ о внесении изменений в штатное расписание выпускают, если требуется корректировка существующего документа. Рассказываем, в каких ситуациях придется подготовить такое распоряжение, как его правильно составить, и показываем актуальные образцы.

Иллюстрация: Anete Lusina/pexels

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть ШР, издают специальное распоряжение. Его хранят в отдельной папке.

Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.

Кадровая оптимизация бизнеса и экономия на фонде оплаты труда требуют специальных знаний, которым мы с удовольствием научим.
На курсе повышения квалификации «Кадровая оптимизация: сокращение расходов на ФОТ, работа с самозанятыми, безопасное увольнение» вы получите подробные инструкции сокращения расходов на ФОТ и премии, социальных выплат и компенсаций, сокращения рабочего времени, и как поддержать бизнес на плаву в кризис. Остановимся на работе с самозанятыми, дистанционке, особенностях увольнения.

Посмотреть урок и записаться

Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Введение новых штатных единиц

Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии.

Помимо названий новых должностях в распоряжении о корректировке штатки указываем размеры окладов В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.

Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании – она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.

Переименование должности

Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР. Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято – соблюдают ряд требований.

Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:

Предварительно согласуйте изменения названий должностей с работниками, которых они касаются.

Пересмотр окладов

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат.

Распоряжение выглядит так:

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту. Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную позицию, соответствующую квалификации трудящегося.

Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Вывод вакансий

Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:

Если вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий:

Сокращение штата

Для проведения такой процедуры потребуется: Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за два месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.

Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых единиц.

Необходимо обосновать причины сокращения: это обычно либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение, и назначают человека, ответственного за процесс.

Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.

Штат компаний редко остается статичным. Развивающиеся организации зачастую вводят новые должности, фирмы, попавшие в трудную экономическую ситуацию, вынуждены, наоборот, их сокращать. В некоторых случаях, например, при изменении законодательства требуется переименовать уже существующую должность. В нашей статье расскажем, в каком порядке следует вносить такие коррективы.

Введение новой должности в штатное расписание

Новую должность в штатное расписание вводят на основании приказа руководителя компании. Дата введения должности может не совпадать с датой издания приказа, то есть изменения можно ввести позже (например, дата издания приказа — 28.11.2021, а должность вводится с 20.12.2021).

При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями. О том, как составить такой приказ, мы расскажем ниже.

Обоснование введения новой должности в штатное расписание

Руководители структурных подразделений должны представить генеральному директору компании обоснование для введения новой должности. Обычно в качестве причин необходимости дополнительного персонала называют:

Для обоснования новой должности необходимо:

В любом случае окончательное решение будет принимать генеральный директор фирмы.

Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис! курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.

Посмотреть программу обучения

Образец приказа о введении новой должности в штатное расписание

Не существует унифицированной формы приказа о введении новой должности в штатное расписание, поэтому документ составляют произвольно. В приказе необходимо указать:

Документ подписывает генеральный директор компании или уполномоченное им лицо. Подписанный документ поступает в отдел кадров.

Порядок действий при сокращении должности в штатном расписании

В законодательстве нет понятия «сокращение должности», однако есть понятия «сокращение штата» и «сокращение численности». Различие их состоит в том, что при сокращении штата полностью сокращают одну или несколько должностей (например, должность бухгалтера занимают три сотрудника, при ее сокращении должны уйти все три бухгалтера). При сокращении численности уменьшают количество работников по определенной должности (например, из трех бухгалтеров оставляют одного).

Таким образом, говоря о сокращении должности в штатном расписании, следует руководствоваться правилами, установленными для сокращения штата фирмы.

Решение о предстоящем сокращении работодатель принимает самостоятельно. Оно бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе.

Главное условие проведения сокращения – соблюдение норм ч. 3 ст. 81, ст. 82, 179 и 180 ТК РФ.

Важные моменты, на которые нужно обратить внимание:

Предлагаемые вакансии должны одновременно отвечать следующим условиям:

После принятия решения о сокращении штата или численности работников наниматель должен издать приказ:

При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесении в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца.

Таким образом, дата введения в действие изменений не может наступать ранее чем через два месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 17.12.2021, а изменения должны вводиться в действие не ранее 18.02.2022).

Приказ о сокращении должности в штатном расписании

В приказе о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением должности (должностей) необходимо указать, в частности:

Порядок переименования должностей в штатном расписании

Наименование должности работника относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Поэтому в случае ее переименования, помимо внесения корректив в штатное расписание, необходимо получить письменное согласие сотрудника.

Если работник не согласен, работодателю следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. Она гласит, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий, по инициативе работодателя допускается изменение условий трудового договора с соблюдением обязательного требования: в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Об изменении названия должности работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца.

При смене наименования должности необходимо иметь в виду, что если согласно законодательству работа на определенных должностях связана с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.

Так, из толкования содержания части 1 ст. 75 ТК РФ следует, что отдельные управленческие должности не подпадают под перечень лиц, которых при смене собственника имущества можно уволить по п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Если, например, вместо заместителя директора будет введена должность помощника президента или вице-президента, то у нового собственника не будет юридического основания расторгнуть с этими работниками трудовой договор, так как формально они не занимают должности заместителей руководителя организации.

Приказ о переименовании должности в штатном расписании

В приказе о переименовании должности среди прочего необходимо указать:

Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии:

В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании — она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.

Такие перемены придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда. Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР.

Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат. Распоряжение выглядит так:

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную позицию, соответствующую квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:

Вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Управление государственной гражданской службы, кадровой политики и государственных наград Администрации Главы Чувашской Республики

Эффективная кадровая политика – залог успешного развития Чувашии!

Версия для слабовидящих

Формы служебных записок

Предложение об установлении наставничества

(doc, 31 Kb)

Служебная записка исполнение обязанностей вр отсутст сотр

(doc, 37.5 Kb)

Служебная записка командировка

(doc, 33.5 Kb)

Служебная записка о внесении изменений в штатное расписание

(doc, 39.5 Kb)

Служебная записка о конкурсе на вакансию

Служебная записка о конкурсе на включение в кадровый резерв

Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания

Служебная записка об изменении надбавки за особые условия

Как составить служебную записку на изменение штатного расписания

В случае корректировки кадрового состава составляется служебка на изменения в штатном расписании. Разбираемся, как правильно ее составить.

Кто и зачем составляет служебную записку на изменения в штатном расписании

В ст. 15 ТК РФ указано, что все трудовые отношения закреплены локальными актами, в том числе штатным расписанием, которое является обязательным для жизнедеятельности компании.

Оно подлежит корректировке в организации в следующих случаях:

Законодательством четко не оговорено, кто является инициатором во внесении перемен в штатку. В зависимости от целей, это может быть:

Инициирующим лицом составляется служебка на изменения в штатном расписании, которая передается руководителю организации для рассмотрения. Последний рассматривает документ и с учетом мнения кадровика, бухгалтера и иных заинтересованных лиц принимает решение.

Правила составления служебной записки

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным учетным документом.

Единых правил составления документа не существует. Организация составляет служебку, исходя из принятых компанией к работе шаблонов и порядка составления кадровых (первичных) документов (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Документ должен содержать:

Составляется служебная записка на бумажном носителе, в виде электронного документа, подписанного ЭЦП (п. 5 ст. 9 402-ФЗ).

Не во всех организациях составляются служебные записки, поскольку законом не предусмотрено обязательное ее составление при внесении перемен в штатку. Организации пользуются служебной в качестве обоснования и разъяснения причин изменений. Хранится она 5 лет.

Как оформить служебную записку на изменения в штатном расписании

На первом шаге проводится подготовка. О грядущих мероприятиях сотрудники уведомляются в следующих случаях:

На втором шаге составляется ходатайство об изменении штатного расписания заинтересованным в корректировках работником. Вот пример служебки:

Воронову Андрею Викторовичу

от главного бухгалтера

Смирновой Валентины Федоровны

11 октября 2023 года

В связи с открытием 15.11.2023 нового обособленного подразделения, магазина «Клуб-ТК», прошу внести изменения в штатное расписание путем добавления новых должностей:

Главный бухгалтер Смирнова В. Ф.

Еще один образец:

На третьем шаге служебная записка регистрируется и рассматривается руководителем организации. Издается приказ об утверждении новой штатки.

Юрист, имею 2 высших образования

441
Дней на портале

Развивая бизнес, собственники не только вкладывают свои средства, но и привлекают сторонний капитал. Чтобы определить, чьих денег в компании больше, рассчитайте коэффициент финансирования (КФ). И не забывайте, что инвестиции — это, конечно, хорошо, но независимость и стабильность делают ваш бизнес привлекательным для партнеров.

В связи с объединением ПФР и ФСС в Единый социальный фонд в 2023 году установлена новая форма кадровой отчетности ЕФС-1, которая включила в себя такие отчеты, как 4-ФСС, ДВС-З, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД. Однако отмена кадрового мероприятия, проведенного до 01.01.2023, выполняется через старый отчет.

Государство создает преимущественные условия для физических лиц, вкладывающих свои деньги на инвестиционные счета. Для подтверждения льготных прав необходима справка о неполучении инвестиционного вычета, запрашиваемая в налоговых органах. Разберем, что это за справка и как ее получить.