Про Профстандарты РосМинТруда Основные направления работы
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя школы перечисляет их достаточно подробно. Он обслуживает деятельность директора школы и заместителей, ведет делопроизводство, собирает сведения о работниках школы и учащихся. Организует для директора телефонные переговоры, прием и передачу факсов, телефонограмм, записывает сообщения в отсутствие директора.
Секрктарь организует заседания школьного совета, общие собрания сотрудников, попечительского и педагогического советов, проводимых директором совещаний. Для этого он собирает и готовит нужные материалы, оповещает приглашенных о мероприятии, регистрирует участников. Оформляет итоговые протоколы.
Общие положения
1.3. На должность секретаря учебной части в соответствии с требованиям ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.
1.4. Секретарь учебной части должен знать:
Положения и инструкции по ведению делопроизводства;
Руководящий состав организации и ее подразделений;
Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов;
Правила пользования приемно-переговорными устройствами;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
Секретарь учебной части
Возврат к списку
Должностная инструкция секретаря учебной части
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части.
1.2 Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
1.3 Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя образовательного учреждения.
1.4 Взаимоотношения по должности:
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав образовательного учреждения, Приказы и распоряжения директора образовательного учреждения; Положение о учебной части, Должностная инструкция секретаря учебной части, Правила внутреннего трудового распорядка.
Секретарь учебной части:
4.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
4.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
4.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4.4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
4.5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
4.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
4.7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
Секретарь учебной части вправе:
5.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
5.2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
5.3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя учреждения).
5.5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
Секретарь учебной части несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
6.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
7.1. Режим работы секретаря учебной части определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Условия оплаты труда секретаря учебной части определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Образовательного учреждения, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора образовательного учреждения.
Непростая профессия
Должностная инструкция секретаря суда предполагает достаточный уровень квалификации для выполнения обязанностей. Ему приходится соблюдать определенные запреты и ограничения, характерные для гражданской службы, нормы служебного поведения служащих.
Дополнительные задачи
Как и любой секретарь, он обеспечивает директора канцпринадлежностями и средствами оргтехники, создает шефу условия для эффективной работы. Передает и принимает информацию, печатает документы и материалы.
Формирует дела согласно утвержденной номенклатуре, в положенный срок сдает в архив. Принимает корреспонденцию, систематизирует в порядке, принятом в школе, передает от директора назначенным исполнителям, следит за выполнением, отправляет корреспонденцию.
Принимает заявления и документы сотрудников, учащихся, родителей. Организует прием, оптимальную очередность просьб и предложений.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в школе, как правило, предполагает ненормированный рабочий режим, привязанный к учебному графику работы, но исходящий из продолжительности рабочей недели в 40 часов. В процессе работы он взаимодействует с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом.
А подробнее?
Чем же конкретно занимается данный работник? Рассмотрим, какой функционал содержит типовая должностная инструкция секретаря руководителя.
Он организует и обеспечивает с технической точки зрения распорядительную деятельность руководителя. Принимает входящую корреспонденцию, передает конкретным сотрудникам или в структурные подразделения.
Осуществляет делопроизводство, выполняет на компьютере различные операции для сбора и обработки информации, нужной для принятия решений.
Должностная инструкция секретаря-референта предполагает множество разнообразных обязанностей. Он принимает заявления и готовит документы на подпись руководителю, подбирает требующиеся тому в работе материалы. Контролирует правильность оформления и производит редактирование проектов документов, организует телефонные переговоры начальника, фиксирует информацию в его отсутствие, передает и принимает ее по факсу, копирует документы на ксерокопировальном аппарате, получает и отправляет телефонограммы.
Должностная инструкция секретаря-референта подразумевает статус грамотного и компетентного помощника, который готовит запросы и письма по поручению руководителя, составляет ответы на них.
Секретарь
учебной части
Должностные обязанности.
Принимает поступающую в
образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с
указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения
или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки
ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме;
подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента
обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу
обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения,
обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет
различные операции с применением компьютерной техники по программам,
предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за
своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших
на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и
конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет
письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения
указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на
контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного
учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями
структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной
безопасности.
Должен знать:
законы и иные нормативные правовые акты,
регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по
ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового
состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования
приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером,
компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами,
базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки,
передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики
и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка
образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования квалификации. Среднее профессиональное
образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу
работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в
области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями , ФЗ от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ “Об образовании в Российской Федерации” и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
Должностные обязанности
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
2.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
Ответственность
4.1. За нарушение Устава образовательной организации.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба работодателю – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Руководитель кадровой службы
С инструкцией ознакомлен:
Что это за документ – должностная инструкция? Имеющийся в каждом без исключения учреждении, он определяет функции, права и меру ответственности работника, занимающего конкретную должность. Инструкция необходима для правильного распределения служебных обязанностей, своевременного выполнения трудовой задачи, определения рабочих контактов сотрудников и их взаимоотношений, организации равномерной загрузки.
Обязанности секретаря учебной части
Должностная инструкция секретаря в учебном заведении имеет свою специфику. Он ведет протоколы заседаний приемной комиссии, оформляет личные дела учащихся (студентов). Выдает и вписывает необходимые сведения в студенческие билеты и книжки успеваемости, заполняет книги учета выдачи дипломов и их дубликатов, удостоверений, реестры обучающихся по алфавиту.
Учитывает часы преподавательской работы и студенческой посещаемости, готовит учебные журналы, приказы по движению контингента. Получает по заявкам учетно-отчетную документацию, обрабатывает личные дела учащихся и сдает в архив.
Его деятельность происходит в тесном контакте с заведующими отделениями, преподавателями, бухгалтерией учреждения образования.
Должностная инструкция секретаря судебного заседания
Тут также присутствуют свои специфические особенности. Секретарь суда в своей работе исходит из задачи обеспечить бесперебойное функционирование судебного аппарата. Ему приходится выполнять большое количество необходимой рутинной работы, связанной с приемом граждан, подготовкой писем, запросов, выписок и повесток, вызовом свидетелей и участников процесса.
Он составляет и размещает для ознакомления списки дел, которые будут рассмотрены на заседании, проверяет уведомления об извещении, вручает копии заключений, проверяет явку вызванных на заседание лиц, отмечает время их присутствия в суде в повестках.
Кроме того, секретарь оформляет документы вызванным потерпевшим и свидетелям на оплату проезда, по ходатайствам доводит до участников процесса содержание судебного протокола, оформляет дела по окончании рассмотрения (административные, уголовные и гражданские), ведет журнал учета.
И это не все.
Секретарь также планирует и организует совещания и заседания, проводимые начальством, для чего собирает нужные материалы, оповещает участников о повестке мероприятия, его дате, а также оформляет протоколы.
Он контролирует выполнение работниками распоряжений и приказов точно и в срок, ведет регистрационную картотеку. Должностная инструкция секретаря, помимо прочего, вменяет ему в обязанность обеспечивать руководителя на рабочем месте оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.
Он печатает служебные материалы, ведет банк данных текущей информации. Руководит приемом посетителей, помогает в оперативном рассмотрении просьб и других вопросов. Оформляет дела, сдает в архив, контролирует их сохранность.
Режим работы его устанавливается согласно правилам трудового распорядка организации. Должностная инструкция секретаря руководителя вменяет ему в обязанность и служебные командировки в случае производственной необходимости.
Откуда берутся инструкции
При разработке данного документа опираются на существующую структуру организации, классификационный справочник, управленческие нормативы.
Рассмотрим на примере профессии офис-менеджера, как составляется должностная инструкция секретаря. Образец ее (как правило, типовой) имеет несколько разделов.
Первый – общие положения. В первом разделе приводится информация о лице, принимающемся на работу: кто именно может претендовать на эту должность, кому секретарь подчиняется и чем ему предстоит руководствоваться в работе, описываются его знания и умения, а также кто будет замещать его во время отсутствия. Второй раздел посвящен функциональным обязанностям. Что же предписывает должностная инструкция секретарю?
Он контролирует выполнение другими сотрудниками распоряжений и приказов руководителя, организует заседания и совещания, телефонные разговоры своего непосредственного босса, принимает посетителей, регистрирует корреспонденцию.
Это общие функции – их выполняет любой секретарь. Они могут расширяться в зависимости от специфики предприятия, о чем мы поговорим ниже.
А что делает школьный секретарь?
Должностная инструкция секретаря школы гласит, что данный работник принимается и увольняется непосредственно директором, образование должен иметь среднее профессиональное или же общее со специальной подготовкой по требуемой программе.
В своей деятельности руководствуется нормативными документами по делопроизводству, трудовым законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, нормами охраны труда, уставом школы и собственной инструкцией.
Владеет грамотной письменной речью, умеет работать на оргтехнике.
Другие статьи
Наш каталог образцов документов, формы контрактов и должностных инструкций собран в этом разделе В данном разделе собрана интересная информация (Образцы документов, договоров, должностных инструкций, исковых заявлений и т.д.). которая доступна для скачивания абсолютно бесплатно. Д ОГОВОР – образцы договоров ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ – типовые должностные инструкции ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ – образцы исковых заявлений КОНТРАКТ – образцы контрактов ОБРАЗЕЦ – образцы и формы разные ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ – требования к квалификации сотрудника
Блог о бодибилдинге Бодибилдинг, производители спортивное питание, фитнес и стероиды с отзывами и рекомендации, правильная нагрузка, питание и тренировки,
Каталог стоматологий в Челябинске и области Стоматологии в Челябинске с отзывами и рейтингом, сделай правильный выбор,
Выбор районов города, отзывы о работе застройщиков, сравнения, где купить квартиру в Краснодаре Переезд в Краснодар, покупка квартиры и выбор места и района города помощь советы для желающих переехать, форум о Краснодаре и Краснодарском крае, снять арендовать жилье
Отдых в Сочи, п. Лоо, снять комнату, номер в июне, в июле, августе на море Гостевой дом Вишневый в Сочи цены на проживание, достопримечательности, бронирование гостиницы, подробности о Сочи и Лоо
Комплекты постельного белья, красивое с рисунком, из поплина и бязи с доставкой по городу Краснодару Интернет магазин постельного белья с доставкой по Краснодару и Сочи КПБ, купить, заказать, стоимость и цену смотрите на сайте по постельному белью, выбор размеров и цветов
Заказать доставку женской менструационной чаши в России по городам Менструальная чаша купить, привезти доставить, капа для месячных доставка, купить, заказать, дешево с гарантией, новое в женской гигиене, выбор и отзывы женщин
Банк требует застраховать ипотеку, оформи страховку на ипотечную квартиру, дом Страхование ипотеки в Челябинске и Копейске минимальные тарифы по страхованию, мы предложим дешевле, чем в Сбербанке, у нас минимальная комиссия
Должностная инструкция секретаря учебной части колледжа
Ответственность. Д ОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
/. /. Секретарь учебной части назначается и освобождается от должности директором колледжа. На период отпуска и временной нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на зав.библиотекой. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора колледжа, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2. Секретарь учебной части должен иметь специальную подготовку и(или) опыт соответствующей работы.
1.3. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору колледжа.
1.4. В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации “Об образовании”, Типовыми положениями об учреждении НПО И СПО, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и решениями правительства Калининградской области и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также уставом и локальными правовыми актами колледжа (в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь учебной части соблюдает Конвенцию о правах ребенка.
Основными направлениями деятельности секретаря учебной части являются:
2.1. Организация делопроизводства.
2.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.
Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности:
– книги приказов по личному составу учащихся (студентов);
– книгу приказов по контингенту хозрасчетных групп;
– книгу приказов по личному составу сотрудников;
– книгу приказов по основной деятельности;
– переписку колледжа с другими организациями;
– журнал регистрации входящей корреспонденции;
– журнал регистрации исходящей корреспонденции;
– трудовые книжки работников;
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
– личные карточки (Т-2);
– личные дела сотрудников;
– журнал вводного инструктажа по охране труда;
– учет иностранных обучающихся;
– личные медицинские книжки.
• об учающихся, их родителей (законных представителей) и других посетителей о режиме работы колледжа и отдельных ее сотрудников.
– выдачу справок, подтверждающих учебу и работу в колледже;
– выдачу страховых медицинских полисов принятым работникам
Секретарь учебной части имеет право:
4.1. Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведения документации.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации.
4.3. Повышать свою квалификацию.
5. 1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка колледжа, приказов (распоряжений) директора колледжа и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование прав, предоставленных настоящей инструкцией, приведшее к дезорганизации образовательного процесса, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, организации ведения делопроизводства, санитарно-гигиенических правил секретарь учебной части привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
5.3. За виновное причинение колледжу или участникам образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей, а также неиспользование прав, предоставленных настоящей инструкцией, секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и(или) гражданским законодательством.
5.4. За передачу документов колледжа третьим лицам без согласования с директором колледжа привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством.
mybiblioteka.su – 2015-2016 год. (0.089 сек.)
Должностная инструкция секретарь учебной части
Кадровое делопроизводство Архив должностных инструкций
Должностная инструкция секретарь учебной части
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части (диспетчер) имеет право:
Секретарь учебной части (диспетчер) несет ответственность:
Руководителю образовательного учреждения
Лицо, назначенное в установленном порядке
высшее профессиональное образование
Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
Руководящий состав учреждения и его подразделений.
Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Правила внутреннего распорядка.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
работы по специальности
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
Руководитель структурного подразделения
Секретарь-стенографистка Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-стенографистки
Секретарь-машинистка Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки
Кроссворд по теме «Части речи» (7 класс) Служебная часть речи, которая связывает однородные члены предложения и части сложного предложения
Конспект урока в 7-м классе по теме: “Причастие” цели Способствовать усвоению общего понятия о причастии как части речи; сформировать приемы мышления по определению причастий; прививать.
Рабочая программа учебной дисциплины Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта (далее – фгос).
Утверждаю директор колледжа /Кабурневич В. В./ 20 года рабочая программа учебной дисциплины Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта (далее – фгос).
И многое-многое другое.
Секретарю необходимы навыки планирования рабочего дня, анализа поступающей информации и ее систематизации, подготовки аналитических материалов и ведения конструктивного диалога.
В своей деятельности ему требуется уметь работать с периферийными компьютерными устройствами и сетью Интернет, пользоваться электронной почтой, электронными таблицами и текстовыми редакторами, готовить презентации и т.д.
Как мы видим, должностная инструкция секретаря-машинистки за прошедшие десятилетия подверглась коренным изменениям и в наши дни включает в себя множество новых требований технического и информационного характера. Современный секретарь обязан быть не только внимательным и исполнительным сотрудником, но и идти в ногу с веком, используя новейшие разработки в своей профессиональной области.
Какие знания и навыки требуются секретарю суда?
Прежде всего юридические. Служебная должностная инструкция секретарю суда выдвигает требование знать множество законов, начиная от Конституции и Трудового кодекса до утвержденных в его субъекте РФ инструкций по делопроизводству.
Большинство из них относится к судебному производству и деятельности органов власти. Кроме них нужно знать основы взаимодействия со структурами управления и различными организациями, делопроизводство, грамматические нормы русского языка, тонкости делового стиля в письменной и устной речи, правила корректуры и редактирования.
Сюда же относится базовый уровень требований к квалификации в области информационных технологий, знание документооборота и вопросов информационной безопасности.
Другие пункты и разделы
Раздел “Должностные обязанности” подробно расписывает все подробности деятельности. Его содержание вытекает из предыдущего.
В пункте “Права” должностная инструкция секретаря объясняет, на что тот может претендовать. Это: оптимизация трудового процесса, возможность использования необходимых документов или информации для работы, повышение профессионального уровня.
Последний пункт “Ответственность” расписывает, за что именно отвечает секретарь перед работодателем. Этот раздел, как и предыдущий, обычно стандартен для большинства подобных инструкций.
Данный специалист считается техническим исполнителем. Для назначения на должность ему требуется высшее профессиональное или среднее специальное образование. Что же именно должен делать секретарь учебной части?
Как и любой секретарь, он обязан грамотно вести делопроизводство, быть знакомым с руководством всех подразделений учреждения, уметь пользоваться диктофонами, приемно-переговорными устройствами, магнитофонами. Соблюдать стандарты системы деловой документации и правила трудового распорядка, а также охраны труда и ТБ.
Поговорим о правах и ответственности
Права секретаря в организации предполагают возможность требования от руководства нормальных условий работы, содействия в исполнении служебных обязанностей, информационной поддержки – он может запрашивать любые нужные ему в работе документы.
Он имеет право повышать собственную квалификацию, знать о готовящихся решениях руководства касательно его деятельности, выдвигать предложения и задавать вопросы.
Секретарю предоставляется право подписывать справочные и информационные документы в пределах своей компетентности.
Как и любой работник, он отвечает за собственное неисполнение трудовых обязанностей согласно ТК РФ, за совершенные в период деятельности правонарушения, за нанесение материального ущерба.
Если права и мера ответственности принятых на данную должность в разные учреждения довольно схожи, то функционал секретарей, как уже было сказано, может значительно отличаться. Рассмотрим эти различия на примере обязанностей других представителей данной должности.
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, предлагать варианты устранения имеющихся недостатков.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.