Кадровые документы – которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, – включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.
Что такое кадровое делопроизводство
Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.
Кадровая документация в компании состоит:
- из бланков унифицированных форм;
- положений и инструкций, разработанных самой компанией.
Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.
В
процессе возникновения и документального
оформления трудовых отношений образуется
множество документов под обобщающим
названием «кадровая документация». В
специальной литературе комплекс кадровых
документов систематизируется по
различным признакам.
Например,
по целевой принадлежности выделяют две
больших группы кадровых документов:
1.
Документы
по учету личного состава работников,
к которым относятся приказы о приеме
на работу, переводе на другую работу,
предоставлении отпуска, увольнении,
личная карточка работника и др. Основная
часть документов по личному составу
вошла в состав унифицированных форм
первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, утвержденных
Постановлением Госкомстата Российской
Федерации от 5 января 2004 г. №1 «Об
утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты».
2.
Документы,
связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией
труда (Правила
внутреннего трудового распорядка,
Положение о структурном подразделении,
Должностные инструкции, Структура и
штатная численность, Штатное расписание).
В «Общероссийском классификаторе
управленческой документации» ОК 011-93,
утвержденном Постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 30 декабря 1993
года №299, эти документы получили название
«документация по организационно-нормативному
регулированию деятельности организации,
предприятия».
Также
всю кадровую документацию можно разделить
на документы, которые вы должны посмотреть
при приеме на работу ваших работников
(ст. 65 ТК РФ) и, конечно же, те документы,
которые вы создаете и разрабатываете
в вашей организации. Таким образом можно
использовать классификацию кадровой
документации, которая есть в организации,
разделив ее на две группы:
Какие бывают кадровые документы?
Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:
- документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
- документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.
Роль кадровых документов в решении задач по управлению персоналом.
Основной
процесс документационного обеспечения
кадрами условно можно подразделить на
две взаимосвязанные части: документирование
управления кадрами и организация работы
с кадровыми документами.
Документирование
управления кадрами
представляет собой создание кадровых
документов, обеспечивающих решение
кадровых задач.
Примерный
перечень наиболее важных задач может
быть представлен в следующем виде:
–
оформление организации труда работников;
–
заключение трудового договора и
оформление приема на работу;
–
оформление перевода на другую работу;
–
оформление предоставления отпусков
работникам;
–
оформление поощрения работников;
–
оформление дисциплинарных взысканий
работников;
–
оформление учета использования рабочего
времени;
–
оформление привлечения к работе в
выходные и праздничные дни;
–
оформление служебных командировок;
–
прекращение трудового договора и
оформление увольнения с работы.
Организация
работы с кадровой документацией
представляет собой процесс обработки
кадровых документов, также обеспечивающих
решение кадровых задач.
Примерный
перечень наиболее важных задач, решаемых
в течение этого процесса, состоит из
таких операций:
–
учет кадров, создание и ведение справочного
аппарата;
–
формирование и ведение личных дел;
–
составление номенклатуры дел службы
кадров;
–
подготовка дел службы кадров к передаче
в архив организации;
–
хранение дел службы кадров в архиве
организации;
–
порядок передачи дел службы кадров.
Существенным
недостатком нынешней системы
документирования кадровой службы
является то, что она во многом построена
на основе отдельных актов различных
ведомств, зачастую не увязанных между
собой в областях трудового законодательства,
гражданского права, учета, статистики
и пр. Ведомства эмпирически занимаются
как созданием нормативно-методической
базы, так и построением на ее основе
форм документов исходя из своих
ведомственных функций и задач. Отсюда
и возникают принципиальные отличия в
формах и документов по кадрам. Одна из
главных причин такого положения –
отсутствие в государстве федерального
органа или центра, координирующего
создание и функционирование
нормативно0методической базы
документирования.
Конечно,
жестко задокументировать любую
управленческую кадровую ситуацию
практически невозможно. Но разработать
оптимальную унифицированную систему
взаимосвязанных правовых форм кадровых
документов, необходимых и достаточных
для решения кадровых задач, вполне
целесообразно и реально. В этом плане
основная группа кадровых документов,
включенных в систему, должна быть
утверждена на федеральном уровне и
иметь межведомственный статус. Ряд форм
кадровых документов можно утверждать
на уровне федеральных ведомств или
органов субъектов Российской Федерации,
а некоторые формы кадровых документов
допустимо утверждать на уровне отдельных
организаций.
Такая
система кадровых документов получит
полную правовую поддержку, и будет
возведен определенный барьер на пути
произвольного, субъективного ведения
форм документов по кадрам.
Все ли компании обязаны вести воинский учет?
Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.
ВАЖНО! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).
Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).
В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
- приказ об организации воинского учета;
- журнал проверок воинского учета;
О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017).
Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 1000–3000руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – аналогичного штрафа.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2022 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Обязательные кадровые документы индивидуального характера
К кадровым документам индивидуального характера относятся:
Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».
- трудовая книжка (с 2021 года в оборот введены электронные трудовые книжки; вновь поступающим на работу оформляют исключительно ЭТК);
- распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 (можно не оформлять) и Т-8 соответственно);
Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».
Алгоритм организации кадрового учета в организации приведен в КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и знакомьтесь с актуальным материалом. Это бесплатно.
Состав и виды кадровой документации
Информационные
показатели, используемые в кадровых
службах, включены в общероссийские
классификаторы технико-экономической
информации, позволяющие кодировать
анкетно-биографические данные о
работниках, сведения об их образовании,
занимаемой должности и др. Так,
Общероссийский классификатор профессий
рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов ОК 016-94 (М.: Минтруда России,
1995), введенный в действие с 1 января 1996
г., предназначен для решения задач,
связанных с оценкой численности рабочих
и служащих, учетом состава и распределением
кадров по категориям персонала, уровню
квалификации, степени механизации и
условиям труда, вопросам обеспечения
занятости, организации заработной платы
рабочих и служащих, начисления пенсий
и др.
Под обобщающими
понятиями “кадровая документация”
или “документация по личному составу”
подразумевают широкий круг документов,
содержащих сведения о работниках
предприятия и деятельности самой
кадровой службы: персональные и учетные
документы, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
Разновидности
документов включены в Общероссийский
классификатор управленческой документации
ОК -11-93 (М.: Госстандарт России, 1995):
документы по приему, переводу и увольнению
работников, по оформлению отпусков,
поощрений, дисциплинарных взысканий и
др.
Наиболее
многочисленная по видам группа кадровых
документов – Организационно-распорядительная
документация (ОРД).
К ОРД, оформляемым
или используемым в кадровой службе,
относятся:
- организационные
документы:
положение о кадровой службе, должностные
инструкции работников этой службы,
правила внутреннего трудового распорядка,
положение о персонале, штатное расписание; - распорядительные
документы:
приказы, распоряжения и указания по
вопросам совершенствования работы с
кадрами и приказы (распоряжения) по
личному составу, отражающие конкретные
управленческие ситуации процессов
движения кадров, их учета, оценки и
т.д.; - информационно-справочные
документы:
протоколы заседаний аттестационных и
квалификационных комиссий, акты о
нарушении трудовой дисциплины, переписка
по вопросам работы с кадрами, докладные
и объяснительные записки, заявления,
графики отпусков и т.п.
Из
учетных документов следует выделить
личную
карточку Т-2,
заполняемую на всех работников и служащую
для подтверждения трудового стажа, а
также личный
листок по учету кадров
и дополнение к нему или анкету
и дополнение к ней, входящие в состав
личного дела работника.
Для каждого
работающего особенно важное значение
имеют его персональные документы:
трудовая книжка, справка с места работы,
характеристика, рекомендательное письмо
и др.
При
подготовке кадровой документации и,
прежде всего, приказов по личному
составу, необходимо руководствоваться
статьями Кодекса
законов о труде РФ (КЗоТ)в редакции от
25 сентября 1992 г.
с последующими изменениями и дополнениями.
Оформление,
учет и ведение трудовых книжек описаны
в Инструкции
о порядке ведения трудовых книжек
(Бюллетень Госкомтруда СССР – 1986 – №1).
В дальнейшем в
Инструкцию вносились изменения и
дополнения, которые можно найти в
Бюллетене Госкомтруда СССР: 1987 – №12,
1989 – №9, 1991 – №1, №3.
При подготовке
ОРД нужно руководствоваться требованиями
последнего ГОСТа – ГОСТ Р 6.30-97, введенный
с 01.07.98.
Соседние файлы в папке Образцы документов
II группа – Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений
1.
Локальные
нормативные акты (ЛНА)
–
кадровые
документы которые разрабатываются в
самой организации. Четкого понятия ЛНА
в трудовом законодательстве нет, однако
в статье 8 ТК РФ есть упоминание о том,
что это нормы, которые раскрывают
трудовое законодательство, а также это
те документы, которые рассказывают, как
вы в своей организации под свою специфику
применяете трудовое законодательство.
И здесь нужно отметить самое главное,
что ваши ЛНА, которые вы разрабатываете
и создаете, необходимо анализировать,
чтобы они не ухудшали положение работников
в соответствии с трудовым законодательством,
т.к. в ст. 8 ТК РФ, говорится о том, что:
«Нормы локальных нормативных актов,
ухудшающие положение работников по
сравнению с установленным трудовым
законодательством и иными нормативными
правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, коллективным договором,
соглашениями, а также локальные
нормативные акты, принятые без соблюдения
установленного ст. 372 настоящего Кодекса
порядка учета мнения представительного
органа работников, не подлежат. В таких
случаях применяются трудовое
законодательство и иные нормативные
правовые акты, содержащие нормы трудового
права, коллективный договор, соглашения».
Критериями
нормативности документов являются два
фактора, которые должны применяться в
совокупности:
1.
Неоднократность применения – это
значит, что после того, как вы ввели в
действие документ, применение его не
утрачивает свою силу, а продолжает свое
действие.
2.
Неперсонифицированность – это значит,
что документ касается ни какого-то
отдельного субъекта, а круга лиц,
объединений, подразделений и т.д.
- Штатное
расписание (форма Т-3), утвержденное
приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ); - Правила
внутреннего трудового распорядка
(ПВТР), утвержденные приказом работодателя
(ст. 189, 190, ТК РФ); - Правила
и инструкции по охране труда. Комплект
всех нормативных правовых актов по
охране труда, применимых к предприятию
работодателя (раздел Х ТК РФ); - Положение
о персональных данных работников или
другие документы, регулирующие порядок
использования персональных данных
работников на предприятии, обязательство
о неразглашении персональных данных
(пункт 8 ст. 86, ст. 87 ТК РФ); - Положения/соглашения
о коммерческой тайне. Перечень сведений,
составляющих коммерческую тайну,
утвержденный работодателем; - Локальные
нормативные акты (ЛНА) по оплате труда; - Коллективный
договор (обязателен при условии получения
предложения в письменной форме о начале
коллективных переговоров).
2)
ЛНА
с учетом специфики.
Например, ТК РФ предусмотрена возможность
введения сменного графика работы для
работников. Если вы вводите сменный
график работы, то для вас обязательным
локальным нормативным актом станет
график сменности, с которым работники
должны быть ознакомлены за месяц до
введения его в действие.
3)
Иные
ЛНА.
Иные локальные нормативные акты – это
те акты, которые не предусмотрены
законодательством, но разрабатываются
в организации для того, чтобы урегулировать
трудовые отношения с работниками,
которые включают нормы о дисциплине
работников, режиме рабочего времени,
технике безопасности и производственной
санитарии, приеме и увольнении работников,
без которых работодатель не сможет
нормально функционировать.
2.
Документы
по кадровым функциям.
Следующие документы, в которых возникает
необходимость в организации – это
документы по кадровым функциям. К таким
документам можно отнести договорные
документы – трудовой договор, коллективный
договор, договор о материальной
ответственности и т.д. Распорядительные
документы – приказы, распоряжения
руководителя. Первичные учетные документы
по учету кадров, рабочего времени и
оплаты труда – табель учета использования
рабочего времени, личная карточка Т-2.
Информационно-справочные документы –
это все заявления, служебные записки,
докладные записки, которые возникают
в нашей работе. Относительно архивных
документов – это особый блок
законодательств, который стоит особняком.
На основании Федерального закона №
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации», полномочия по проверкам
организаций на соблюдения архивного
законодательства, переданы Федеральному
архивному агентству.
3)
Первичные учетные документы по учету
кадров, рабочего времени и оплаты труда.
Еще
одна система классификации документации
включает две категории: обязательные
и факультативные документы:
1.
Обязательные кадровые документы,
наличие которых прямо предусмотрено
ТК РФ для всех работодателей (юридических
лиц и индивидуальных предпринимателей).
К
этому виду кадровых документов относятся
локальные нормативные акты, предусмотренные
ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ)
и потому обязательные для каждого
работодателя и документы, создаваемые
в процессе возникновения и документального
оформления трудовых отношений в
соответствии с требованиями ТК РФ
(статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые
связаны с организационно-нормативным
регулированием трудовых отношений и
установлением режима и условий труда
у конкретного работодателя, вторые
служат учету личного состава работников:
Сюда
же можно отнести унифицированные формы
первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, ведение которых
согласно пункту 2 Постановления
Госкомстата Российской Федерации от 5
января 2004 года №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты»
обязательно для всех организаций,
осуществляющих деятельность на территории
Российской Федерации, независимо от
формы собственности.
В
настоящее время действуют следующие
унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме
работника на работу», №Т-1а «Приказ
(распоряжение) о приеме работников на
работу», №Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного
(муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное
расписание», №Т-4 «Учетная карточка
научного, научно-педагогического
работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение)
о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе
работников на другую работу», №Т-6
«Приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска работнику», №Т-6а «Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска
работникам», №Т-7 «График отпусков»,
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с
работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ
(распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работниками
(увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение)
о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении
работников в командировку», №Т-10
«Командировочное удостоверение», №Т-10а
«Служебное задание для направления в
командировку и отчет о его выполнении»,
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении
работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение)
о поощрении работников».
Кроме
того, Постановлением Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года
№1 утверждены унифицированные формы
по учету рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда: №Т-12 «Табель
учета рабочего времени и расчета оплаты
труда», №Т-13 «Табель учета рабочего
времени», №Т-49 «Расчетно-платежная
ведомость», «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а
«Журнал регистрации платежных ведомостей»,
№Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой
счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о
предоставлении отпуска работнику»,
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении
(расторжении) трудового договора с
работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о
приеме работ, выполненных по срочному
трудовому договору, заключенному на
время выполнения определенной работы».
2.
Факультативные кадровые документы,
которые работодатель может принимать
в рамках локального нормотворчества,
их перечень, порядок ведения работодатель
определяет самостоятельно.
Факультативные
кадровые документы носят рекомендательный
характер, они также содержат нормы
трудового права и необходимы для
регламентации трудовых отношений. К
таким кадровым документам можно отнести,
например, положения о структурных
подразделениях, положение о персонале,
должностные инструкции, положение об
аттестации работников и другие.
Таким
образом, общий состав кадровых документов
определяется непосредственно работодателем
с учетом требований действующего
законодательства, масштабов и специфики
организации труда, за исключением тех
документов и унифицированных форм
первичной учетной документации по учету
труда и его оплате, которые являются
обязательными для каждого работодателя.
Кроме
того, разработчики вышеуказанного
классификатора применяют и другой
принцип систематизации кадровой
документации, а именно по типичным
кадровым процедурам различают следующие
виды кадровых документов:
1.
Документация
по приему на работу:
·
Заявление о приеме на работу;
·
Контракт о назначении на должность;
·
Приказ о приеме на работу;
· Протокол
общего собрания трудового коллектива
о приеме на работу.
2.
Документация
по переводу на другую работу:
·
Заявление о переводе на другую работу;
·
Представление о переводе на другую
работу;
·
Приказ о переводе на другую работу.
3.
Документация
по увольнению с работы:
·
Заявление об увольнении;
·
Приказ об увольнении;
·
Протокол общего собрания трудового
коллектива об увольнении.
4.
Документация
по оформлению отпусков:
·
Заявление о предоставлении отпуска;
·
Приказ о предоставлении отпуска.
5.
Документация
по оформлению поощрений:
·
Представление о поощрении;
·
Приказ о поощрении;
·
Протокол общего собрания трудового
коллектива о поощрении.
6.
Документация
по оформлению дисциплинарных взысканий:
·
Докладная записка о нарушении трудовой
дисциплины;
·
Объяснительная записка о нарушении
трудовой дисциплины;
·
Приказ о наложении дисциплинарного
взыскания;
· Протокол
общего собрания трудового коллектива
о наложении дисциплинарного взыскания.
Если
же рассматривать кадровые документы,
входящие в состав личного дела сотрудника,
то их можно подразделить на:
Обязательные кадровые документы в организации общего назначения
Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:
Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».
ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
- приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
- табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);
О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».
- прочие нормативные документы:
- по охране труда;
- о защите персональных данных;
- коллективный договор;
- по внутреннему распорядку;
- об оплате труда и премировании;
- о коммерческой тайне;
- журналы учета:
- трудовых книжек;
- контрактов;
- больничных листов (с 2022 года все больничные листы оформляются только в электронном виде за очень редким исключеним).
ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
- Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
- постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
- правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются. Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
- методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
- приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы писали здесь.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
- правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
- кадровая структура организации;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства
Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.
Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
- защиты трудовых прав сотрудников;
- уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
- информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.
ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
- дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
- административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
- уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
- гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
- налоговые органы при выездных проверках;
- военкомат в целях контроля ведения воинского учета.
Для чего нужны кадровые документы?
Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.
Кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2022 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
- Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
- В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2021 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:
- для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
- для компании — 30 000–50 000 руб.
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 1 000 – 3 000 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 5 000 – 10 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
- ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 200 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
- ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии
В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
- перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
- отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
- доход сотрудника: заработная плата, премии;
- общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
- обязательные правила, действующие внутри компании.
ВАЖНО! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Ранее командировочное удостоверение и служебное задание подтверждали расходы предприятия при исчислении налогов. Теперь в этих целях применяются иные документы — о них рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к соответствующим разъяснениям.
Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.
Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.
Подробнее о компенсации транспортных расходов работнику читайте здесь.
Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.
Какие документы кадрового делопроизводства бывают
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
- документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности;
- документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.
К первой группе относится следующая кадровая документация:
- приказ о приеме на работу (Т-1);
- контракт с сотрудником (ТД-1);
- трудовая книжка (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н);
- личная карточка сотрудника (Т-2);
- документы о переводе (Т-5);
- приказ об оформлении отпуска (Т-6);
- приказ об увольнении (Т-8);
- приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
- командировочное удостоверение (Т-10);
- служебное задание (Т-10А);
- распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).
Ко второй группе относятся:
О хранении кадровых документов читайте в материале «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел».
Как оформляется спецоценка рабочих мест
В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
ВАЖНО! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 3 закона № 426-ФЗ).
Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).
В 2021 году в ст. 11 закона № 426-ФЗ были внесены заметные поправки. Подробности — в специальном материале.
К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
- приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
- приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
- декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
- отчет с результатами.
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании — 60 000–80 000 руб.
Об уплате взносов по результатам спецоценки смотрите в материале «Платить ли допвзносы на ОПС, если спецоценка рабочих мест не проводилась?».
Итоги
Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.
I группа – Документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Документы работников, требуемые законодательством (копии) (ст. 65 тк рф)
–
документы, удостоверяющие личность;
–
трудовая книжка, кроме работников,
устраивающихся впервые и совместителей;
– страховое свидетельство государственного
пенсионного страхования;
– документы
воинского учета (военный билет, приписное
свидетельство и др.);
–
документ об образовании;
– справка о
наличии (отсутствии) судимости по
некоторым видам деятельности.
Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.